Procédures particulières visant les états financiers ministériels de l’exercice 2011-2012

Affaires étrangères et Commerce international Canada
Bureau du dirigeant principal de la verification

Juillet 2012

Sommaire exécutif

Chaque année, le Bureau du dirigeant principal de la vérification (BDPV) procède à une vérification détaillée de certains éléments des états financiers ministériels. L’année dernière, des procédures particulières de vérification ont été mises en œuvre pour les trois éléments suivants : la paie des employés canadiens, les paiements de transfert et les immobilisations corporelles.

Cette année, les procédures particulières de vérification visaient les comptes suivants propres aux employés recrutés sur place (ERP) :

La responsabilité de la gestion, du traitement et de la déclaration de ces fonds incombe au sous-ministre adjoint de la Plateforme internationale, aux chefs de mission chargés de la paie des ERP et au dirigeant principal des finances. En date du 1er janvier 2012, un important changement a été apporté à l’égard de la gestion du régime de retraite des ERP. Le Conseil du Trésor a transféré cette responsabilité et les fonds du régime de retraite au ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI). Le MAECI doit donc déclarer l’ensemble des dépenses de l’exercice dans ses états financiers ministériels.

Pourquoi est-ce important?

Les états financiers ministériels sont l’un des principaux outils de reddition de comptes au Parlement. Ils permettent de montrer, de façon transparente, que les fonds publics ont été utilisés selon les priorités. Assurer la fiabilité des informations qu’ils contiennent, c’est favoriser une saine intendance.

Quelque 5 518 ERP faisant partie de 160 missions travaillent dans 110 pays différents. Les ERP :

• sont rémunérés dans les devises locales suivant différents systèmes autonomes;
• participent à divers régimes conçus et administrés d’après les lois et les pratiques locales, ou à un régime de retraite mondial administré par le Ministère.

Il s’ensuit que la complexité de l’évaluation, de la consignation et de la déclaration des paiements et du passif, et par conséquent du risque lié aux états financiers ministériels, est élevée.

Qu’avons-nous examiné?

Les vérificateurs ont mis en œuvre des procédures particulières pour :

• bien comprendre les rôles et les responsabilités, les politiques, les procédures et les contrôles mis en place;
• analyser le caractère raisonnable des soldes de compte déclarés;
• vérifier les détails des opérations;
• évaluer le calcul utilisé pour déterminer le passif au titre des indemnités de départ des ERP.

De plus, nous avons évalué l’état d’avancement de la mise en œuvre des mesures de la direction en réponse aux recommandations des travaux de vérification précédents.

Qu’avons-nous constaté?

Mises à part quelques exceptions mineures, les vérificateurs ont constaté que les opérations de paiement étaient correctement consignées dans les dossiers financiers du MAECI. De l’avis des vérificateurs, ces exceptions mineures n’ont aucune incidence importante sur les états financiers pris dans leur ensemble.

La méthode utilisée pour calculer le passif au titre des indemnités de départ des ERP soulève quelques préoccupations. Les vérificateurs n'ont pas été en mesure d'évaluer précisément toute l'incidence sur le passif total en raison du fait que le montant de 92 millions de dollars est fondé sur les renseignements déclarés pour la période de 2007-2008 à 2010-2011 ainsi que sur les données de 2011-2012 en cours d'examen. La section 1.2.4 et le tableau 1 traitent de cette question en détail.

Alors qu’aucune inexactitude importante n’a été relevée, des recommandations ont été formulées au sujet des éléments suivants pour garantir un processus cohérent dans l’ensemble des missions.

• Les activités et processus liés au contrôle des rapports financiers sur la masse salariale des ERP n’ont pas été documentés. Cette situation est problématique pour le Ministère, qui doit satisfaire à l’exigence relative à la documentation de la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, et pourrait entraîner des pratiques incohérentes. Les vérificateurs ont relevé d’importantes différences entre les diverses missions à l’étranger en ce qui concerne le traitement de la paie des ERP.
• La politique du MAECI sur la comptabilisation des salaires et avantages sociaux accumulés des employés canadiens et des employés recrutés sur place n’est plus à jour. De plus, les directives portant sur la fin d’exercice ne sont pas exhaustives. Par conséquent, un traitement incohérent, par les missions, des montants dus en fin d’exercice pourrait s’ensuivre.

Toutes les recommandations découlant de précédents travaux de vérification des états financiers ministériels ont été prises en compte de façon appropriée. La section 1.4 du rapport présente un aperçu des résultats, tandis que l’explication complète des progrès réalisés figure à l’annexe A.

Conclusion

Compte tenu des procédures de vérification réalisées, les vérificateurs n’ont eu aucune raison de croire que la paie, les prestations de retraite et les indemnités de départ des employés recrutés sur place comportent des anomalies importantes. De plus, les opérations examinées ont été adéquatement consignées dans les dossiers financiers du MAECI.

Toutefois, les vérificateurs n’ont pas été en mesure d’évaluer précisément l’incidence du calcul utilisé pour estimer et déclarer le total du passif au titre des indemnités de départ des ERP.

Énoncé d’assurance

Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeant principal de la vérification, des procédures de vérification suffisantes et appropriées ont été suivies, et des éléments de preuve ont été recueillis, pour confirmer l’exactitude des renseignements contenus dans ce rapport. Les résultats s’appuient sur une comparaison des conditions qui prévalaient à l’époque et des critères de vérification établis au préalable et convenus avec la direction. Les résultats ne s’appliquent qu’aux processus examinés. Les éléments de preuve ont été recueillis en conformité avec la politique, les directives et les normes du Conseil du Trésor sur la vérification interne au sein du gouvernement du Canada.

Original signé par : Yves Vaillancourt,
Dirigeant principal de la vérification

1.0 Observations

1.1. Masse salariale des ERP

1.1.1 Compréhension générale des processus et des contrôles

Les vérificateurs ont rencontré les employés de la Comptabilité ministérielle (SMOQ) et des Opérations des RH de la Plateforme internationale (ALDS) afin de déterminer les rôles et les responsabilités ainsi que les processus et les contrôles utilisés dans le cadre de l’administration et du traitement de la paie des employés recrutés sur place (ERP).

Au 31 mars 2012, un total de 5 518 ERP faisant partie de 160 missions travaillent dans 110 pays différents. Ces employés sont rémunérés dans les devises locales. C’est la Direction générale des relations avec les clients et des opérations des missions (AFD) qui détient l’autorisation de financement des postes des ERP. L’équipe d’ALDS réalise l’examen de la rémunération des ERP. La paie des ERP est traitée localement, par chaque mission, au moyen de systèmes ou d’applications autonomes. Par conséquent, les missions s’occupent de la gestion des ressources humaines et de la paie pour ce qui est des ERP, ce qui comprend :

• l’autorisation liée à l’embauche et à la cessation d’emploi des ERP;
• la mise en place et la tenue à jour des dossiers des employés;
• la préparation et la tenue à jour du livre de paie;
• le traitement et l’approbation des paies;
• la préparation et l’inscription du journal de la paie dans les comptes généraux appropriés du Système de gestion intégrée (SGI).

Le MAECI n’a pas documenté les activités et processus et les activités de contrôle visant les rapports financiers sur la masse salariale des ERP. D’après la description générale faite par 17 missions du processus de consignation et d’approbation de la paie des ERP, les vérificateurs ont relevé d’importantes différences concernant le traitement de la paie des ERP. Cette situation met en question la capacité du Ministère à répondre aux exigences relatives à la documentation de la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor.

Les vérificateurs ont été avisés que la Direction générale des finances, de la planification et des systèmes ministériels (SMD) travaillait avec la Direction générale des Services aux employés recrutés sur place (ALD) à l’élaboration d’un système de paie. Cette initiative reçoit maintenant un financement complet et doit être mise en œuvre en 2013-2014. Il est possible d’augmenter l’efficacité et l’efficience du processus de paie des ERP par :

• la détermination et la documentation d’un processus cohérent;
• le développement continu d’un système pour appuyer ce processus.

Pour évaluer le caractère adéquat des procédures de fin d'exercice par rapport aux salaires et aux prestations des ERP, les vérificateurs ont examiné la politique sur la comptabilisation des salaires et avantages sociaux accumulés des employés canadiens et des employés recrutés sur place du MAECI ainsi que les procédures de fin d'exercice de 2011-2012 à l'intention des missions.

Les vérificateurs ont constaté que la politique sur la comptabilisation des salaires et avantages sociaux accumulés des employés canadiens et des employés recrutés sur place du MAECI n’était plus à jour. En effet, la politique ne respectait pas les exigences de reddition de comptes du MAECI concernant le passif lié aux indemnités de départ découlant de la Norme comptable 1.2 du Conseil du Trésor. Comme le Ministère assume la responsabilité de la gestion du régime de retraite des ERP depuis le 1er janvier 2012, cette politique doit être mise à jour pour tenir compte des nouvelles exigences en matière de comptabilisation et de reddition de comptes liées aux prestations de retraite des ERP.

Dans l'ensemble, les procédures de fin d'exercice de 2011-2012 à l'intention des missions offrent des directives détaillées pour le calcul et l'établissement des « créditeurs à la fin de l'exercice ». En ce qui a trait aux prestations et salaires accumulés des ERP, les procédures de fin d'exercice de 2011-2012 prévoyaient seulement que les missions devaient calculer et établir les créditeurs à la fin de l'exercice pour les heures supplémentaires, les congés compensatoires ainsi que les crédits de congé obligatoires et non obligatoires. Elles ne disaient rien sur d’autres sommes exigibles, mais non payées, telles que les indemnités de départ, les paiements forfaitaires (p. ex. les révisions de salaire des ERP) ou les prestations de retraite des ERP. Par conséquent, il se pourrait que les missions ne traitent pas toutes de la même façon les sommes exigibles en fin d’exercice.

1.1.2 Procédures analytiques visant la masse salariale déclarée des ERP

La masse salariale des ERP déclarée par la direction totalisait 227 millions de dollars. La direction a fourni une liste de toutes les opérations figurant dans les grands livres concernant les salaires et traitements des ERP pour l'exercice 2011-2012.

Les vérificateurs ont procédé à une analyse par sous-catégorie et exécuté deux types de procédures analytiques pour évaluer le bien-fondé de la somme déclarée.

• Comparaison de la masse salariale des ERP et de la masse salariale des ERP de l’exercice précédent par sous-catégorie (rémunération normale, rémunération d’intérim, rémunération d’heures supplémentaires, etc.).
• Comparaison des dépenses salariales liées aux ERP avec le budget salarial et les prévisions connexes déclarés dans le rapport FINSTAT de fin d’exercice (au 20 avril 2012) par la Direction générale de la gestion et de la planification des ressources financières.

Les salaires et les traitements des ERP déclarés en 2011-2012 totalisaient 227 millions de dollars. Les dépenses correspondantes en 2010-2011 s'élevaient à 215 millions de dollars. Il s’agit d’une hausse de 12 millions de dollars, ou 5,7 %. La majeure partie de cette hausse (11 millions de dollars) est attribuable à une augmentation de la rémunération normale, laquelle s'explique partiellement par la révision de salaire des ERP faite en 2011-2012 (7 millions de dollars). La tranche restante (4 millions de dollars) est attribuable à des augmentations salariales supplémentaires et à l’ajout de 95 ERP (postes de durée indéterminée, équivalent temps plein).

Pour déterminer si la masse salariale déclarée par la direction était complète, les vérificateurs ont aussi établi une comparaison de la masse salariale des ERP (227 millions de dollars) avec le budget salarial (N012) des ERP et les dépenses réelles déclarées dans le rapport FINSTAT de la fin de l’exercice par la Direction générale de la gestion et de la planification des ressources financières. Selon le rapport FINSTAT de fin d'exercice 2011-2012, les dépenses salariales réelles (N012) étaient de 235 millions de dollars, soit un écart de 8 millions de dollars.

Une analyse poussée a permis de déterminer que ce montant de 8 millions de dollars était consigné dans le compte 40095 du grand livre (autres avantages ou gratifications). Les vérificateurs ont utilisé l’entrepôt de données du SGI pour extraire des données et confirmer la façon dont ce compte du grand livre avait été déclaré dans les états financiers ministériels de l’exercice précédent. Dans les états financiers de 2010-2011, le compte 40095 du grand livre figurait dans la catégorie des salaires et des traitements des ERP. L’écart s’explique donc.

Après avoir appliqué les procédures analytiques susmentionnées, les vérificateurs n’ont eu aucune raison de croire que la masse salariale des ERP déclarée comportait des anomalies importantes.

1.1.3 Tests sur les opérations

Nous avons examiné en détail la masse salariale des ERP afin de déterminer si elle était valide et consignée correctement (bon montant et bon exercice). Autrement dit, nous avons effectué une vérification de la démarcation.

La méthodologie de Deloitte proposait un échantillon de 15 opérations, d’après une évaluation des risques importants et sans se fier aux contrôles. Les vérificateurs ont sélectionné 4 opérations supplémentaires pour un total de 19 afin de s’assurer que la masse salariale était consignée correctement.

Nous avons déterminé que les opérations d’embauche, de réembauche et de cessation d’emploi représentaient un niveau de risque plus élevé que la rémunération normale courante. Ainsi, les vérificateurs ont opté pour 6 cas où des personnes ont été embauchées durant l’année et 5 autres où des personnes ont quitté leur emploi pendant l’année. Par conséquent, 11 opérations sur 19 (soit 58 %, ce qui est conforme aux travaux réalisés l’exercice précédent pour les employés canadiens) ont fait l’objet de tests. De plus, nous avons également choisi 3 employés qui n’avaient pas de numéro de poste dans le Système de gestion des ressources humaines (SGRH). Les 5 autres opérations concernaient des employés qui ont été au service du MAECI tout au long de l’exercice 2011-2012. Le choix des employés s’est fait au moyen de listes fournies par la direction, qui précisaient les embauches et les cessations d’emploi ayant eu lieu pendant l’exercice et identifiaient les employés ayant travaillé tout au long de l’exercice. Les vérificateurs n’ont pas validé l’intégralité des listes.

En ce qui concerne les échantillons, les vérificateurs ont constaté ce qui suit :

• dans un cas, la lettre d’offre n’était pas signée par l’employé, et le gestionnaire avait quant à lui signé la lettre environ trois mois après l’entrée en fonction;
• la documentation fournie pour une période de paie d’un employé visé par un test ne comportait pas l’approbation en vertu de l’article 33.

À l’exception de ce qui est mentionné précédemment, les vérificateurs sont convaincus que les opérations testées ont été consignées de manière appropriée dans les documents financiers du MAECI. De l’avis des vérificateurs, il n’y a aucune incidence significative sur les états financiers pris dans leur ensemble.

1.2 Paiements et passif liés aux indemnités de départ des ERP

1.2.1 Compréhension générale des processus et des contrôles

Les vérificateurs ont rencontré le groupe de la Comptabilité ministérielle du MAECI et la Direction générale des services aux employés recrutés sur place (la Direction des pensions et assurances des ERP [ALDP]) afin de mieux comprendre les rôles et les responsabilités ainsi que les processus et les contrôles utilisés par la direction pour traiter les indemnités de départ des ERP et établir le passif au titre des indemnités de départ des ERP.

Les vérificateurs ont été avisés que toutes les indemnités de départ des ERP devaient être calculées et autorisées par ALDP. Lorsqu’une mission lui envoie une demande pour l’établissement d’une indemnité, ALDP :

• obtient certaines précisions, comme la raison de la cessation d’emploi et l’information utilisée par la mission pour le calcul initial;
• examine le dossier de RH de l’employé et reconfirme les conditions d’emploi propres au pays;
• calcule le montant de l’indemnité de départ;
• procède à une évaluation de données comparables et approuve le montant de l’indemnité;
• autorise la mission à effectuer des paiements et fournit des directives sur la façon de coder les opérations dans le SGI;
• demande à la mission de fournir la preuve de paiement nécessaire pour fermer le dossier de cessation d’emploi.

ALDP fait le suivi des indemnités de départ approuvées dans son système de suivi (le « WIP »).

Conformément à la Norme comptable 1.2 du Conseil du Trésor, les ministères doivent consigner l’obligation relative aux prestations de départ constituées des employés. Contrairement au passif au titre des indemnités de départ des employés canadiens, qui est calculé d’après une évaluation actuarielle pangouvernementale et réparti proportionnellement à l’échelle des ministères, le passif au titre des indemnités de départ des ERP est calculé selon une méthodologie élaborée par ALDP. C’est également ALDP qui détermine la source des données utilisées et qui effectue le calcul. Le personnel de la Comptabilité ministérielle inscrit les montants accumulés d’indemnités de départ dans les dossiers financiers et les états financiers.

1.2.2 Analyse des indemnités de départ déclarées

Les indemnités de départ des ERP déclarées dans le SGI pour l’exercice terminé le 31 mars 2012 étaient de 6,9 millions de dollars. Pour évaluer l’exactitude et l’exhaustivité du montant total des indemnités de départ, les vérificateurs ont mis en œuvre des procédures analytiques en comparant ce montant au montant total autorisé dans le système WIP d’ALDP.

Dans le système WIP d’ALDP, le montant total autorisé était de 5,6 millions de dollars pour 239 employés pendant l'exercice 2011-2012. Ce montant est de 1,3 million de dollars de moins que le montant déclaré dans les dossiers du SGI.

Les vérificateurs ont procédé à une analyse poussée des opérations relatives aux indemnités de départ dans le SGI et se sont renseignés auprès de la direction d’ALDP et de la mission concernée pour déterminer la nature de l’écart de 1,3 million de dollars, et décider si cet écart devait être déclaré à titre d’indemnités de départ des ERP. L’écart de 1,3 million de dollars a été expliqué comme suit :

• 0,75 million de dollars liés à des indemnités de départ au Brésil. ALDP a confirmé que les indemnités de départ sont obligatoires selon les lois locales et ne nécessitent pas son autorisation. Par conséquent, elles ne sont pas enregistrées dans le système WIP;
• 0,15 million de dollars à titre de paiements consignés par la mission de Bogotá. Les vérificateurs ont fait un suivi auprès des responsables de la mission de Bogotá et ont confirmé que ces paiements étaient versés à divers régimes privés choisis par les employés conformément aux lois locales. Il s’agit d’indemnités de départ gagnées par les employés et payées au plus tard le 14 février de chaque année relativement à l’année civile précédente;
• 0,16 million de dollars consignés à titre d’avances d’indemnités de départ mensuelles à la mission de Caracas;
• 0,24 million de dollars restants, montant pouvant être attribuable à des erreurs de code ou à un décalage entre l’autorisation d’ALDP et la date de paiement de la mission, etc. Les vérificateurs n’ont pas fait de suivi puisque le montant n’était pas important.

D’après l’analyse ci-dessus, un rapprochement est possible pour l’écart entre le SGI et le système WIP de d’ALDP.

1.2.3 Tests sur les opérations liées aux indemnités des ERP

Aux procédures analytiques, les vérificateurs ont ajouté quelques tests par échantillons. Ils ont d’abord sélectionné au hasard 5 indemnités de départ dans les dossiers du SGI, puis en ont choisi 4 autres provenant de l’écart de 1,3 million de dollars déterminé par les procédures analytiques.

Les vérificateurs ont associé ces paiements aux courriels d’autorisation d’ALDP pour évaluer si ces paiements avaient été autorisés adéquatement, versés aux employés admissibles et consignés correctement (bon montant et bon exercice).

Sur les 9 échantillons testés, les vérificateurs ont relevé que deux opérations n’avaient pas été consignées dans le bon exercice. Un montant total de 0,01 million de dollars en indemnités de départ avait été consigné à titre de dépenses pour l'exercice 2011-2012 au lieu de l'exercice 2010-2011. Ce montant a une incidence minimale sur les états financiers pris dans leur ensemble. Toutefois, cette situation motive la recommandation (voir la recommandation n^o 2) visant à offrir aux missions des directives claires concernant les procédures de fin d’exercice pour que toutes les indemnités exigibles, mais non encore payées aux ERP qui ont été rayés de l’effectif en date du 31 mars soient correctement comptabilisées.

À l’exception de ce qui est mentionné précédemment, les vérificateurs sont convaincus que les opérations testées ont été consignées de manière appropriée dans les documents financiers du MAECI. Ils n’ont eu aucune raison de croire que les indemnités de départ des ERP comportent des anomalies importantes.

1.2.4 Évaluation du calcul du passif au titre des indemnités de départ des ERP

Les agents du MAECI ont estimé le montant total du passif au titre des indemnités de départ des ERP au 31 mars 2012 à 92 millions de dollars. Comme il est mentionné plus haut, l’estimation du montant du passif au titre des indemnités de départ des ERP est calculée selon une formule élaborée par ALDP. C’est également ALDP qui détermine la source des données utilisées et qui effectue le calcul du passif au titre des indemnités de départ.

La formule employée pour calculer le montant des indemnités de départ des ERP est la suivante : le coût d’indemnités de départ moyen par employé multiplié par le nombre total d’employés admissibles à la fin de l’exercice, puis multiplié par un taux de versement des idemnités. Le coût d’indemnités de départ moyen par ERP est le coût d’indemnités de départ moyen selon les données historiques (dans le SGI, le WIP d’ALDP et le SGRH) des cinq derniers exercices; le taux de versement des idemnités est calculé en divisant le nombre moyen d’indemnités de départ approuvées par le nombre moyen de cessations d’emploi indéterminées.

ALDP a précisé que cette formule ne vise pas à déterminer le passif comptable réel ou les dépenses annuelles réelles déterminés selon les principes de la comptabilité d’exercice en conformité avec les normes comptables pour le secteur public. La formule calcule plutôt le montant total que l’on s’attend à payer selon le montant d’indemnités de départ moyen payé ces dernières années, et pour les cessations antérieures. Elle n’inclut aucune disposition pour les augmentations de salaire, les changements de composition et les changements dans les provisions pour les indemnités de départ. La Comptabilité ministérielle assure que le montant calculé correspond à la meilleure estimation de la direction et de leur jugement.

Dans les notes des états financiers, le passif au titre des indemnités de départ des employés canadiens et le passif au titre des indemnités de départ des employés recrutés sur place sont déclarés ensemble. Dans le cas des employés canadiens, la note mentionne clairement que l’on se fonde sur une évaluation actuarielle pangouvernementale des dettes futures. L’explication relative au calcul des indemnités de départ des ERP ne mentionne pas s’il y a un fondement actuariel.

Les vérificateurs ont examiné plus en détail le calcul d’ALDP et la source des données utilisées pour évaluer le caractère raisonnable du calcul. Ils s’interrogent sur la source des données utilisées dans le calcul du coût d’indemnités de départ moyen par ERP.

Pour obtenir le coût d’indemnités de départ moyen par ERP, ALDP a utilisé le nombre moyen d’indemnités de départ approuvées de son système WIP, alors que les données de paiement moyen d’indemnités de départ sont tirées du SGI, en tenant pour acquis que toutes les indemnités de départ dans le SGI sont des indemnités réelles. Comme il est mentionné dans l’analyse des indemnités de départ pour l’exercice courant dans le SGI, un montant de 1,3 M$ n’a pas été versé concernant des cessations, mais est plutôt lié à des paiements pour l’exercice courant attribuables à des indemnités découlant des lois locales et d’avances. L’utilisation de deux sources de données pour calculer le coût moyen par ERP (paiements totaux dans le SGI et nombre de dossiers approuvés dans le WIP d’ALDP) pourrait ne pas donner un portrait réel du coût moyen par cessation.

Pour évaluer l’incidence du montant de 1,3 M$, les vérificateurs ont calculé le coût moyen par ERP en utilisant deux ensembles de données de 2011-2012 différents. Nous avons comparé les résultats obtenus aux moyens de ces deux méthodes :

• en utilisant le coût et le nombre de dossiers approuvés d’ALDP; et alternativement,
• en utilisant la méthodologie d’ALDP (qui consiste à prendre le nombre de dossiers approuvés et les données du SGI).

La différence entre ces deux méthodes est illustrée au tableau 1 ci-après, qui démontre que l’écart dans le calcul des indemnités de départ des ERP, selon les données de 2011-2012, est de 17 millions de dollars.

Les vérificateurs n’ont pas été en mesure d’évaluer précisément l’incidence sur le total des indemnités de départ des ERP estimé et déclaré. Cela s'explique par le fait que le montant de 92 millions de dollars est fondé sur les renseignements déclarés pour la période de 2007-2008 à 2010-2011 et sur les données de 2011-2012 en cours d'examen. Les travaux de vérification n’incluaient pas un examen en profondeur des états financiers des exercices précédents.

Tableau 1 - Analyse des calculs sur le passif lié aux indemnités de départ des ERP

Analyse des résultats de l’application de différentes sources de données pour calculer le coût moyen des indemnités des ERP

Formule : Nombre d’ERP nommés pour une période indéterminée en date du 31 mars 2012 X facteur de versement X coût moyen des indemnités des ERP.

Pour calculer le coût moyen des indemnités des ERP, ALDP a employé la moyenne des versements au titre des indemnités selon le SGI (5 829 000 $ dans le tableau ci-dessus) et le nombre moyen de cas d’indemnisation approuvés (220 dans le tableau ci-dessus) d’après le WIP.

Comparaison de l’utilisation d’ensembles de données différents (exercice 2011-2012)

Formule

Calculs d’ALDP selon les données des cinq années antérieures :

• Facteur (départs) : 65 %
• Nombre d’ERP au 31 mars : 5 325
• Coût moyen par cas : 26 500 (5 829 000 $/220)
• Application de la formule au calcul pour les ERP : 91 723 125

Coût moyen des indemnités des ERP calculé à l’aide des données d’ALDP pour le coût et le nombre de cas d’indemnisation approuvés :

• Facteur (départs) : 65 %
• Nombre d’ERP au 31 mars : 5 325
• Coût moyen par cas : 23 331 (5 576 000 $/239)
• Application de la formule au calcul pour les ERP : 80 752 845

Coût moyen des indemnités des ERP calculé à l’aide de la méthode d’ALDP : nombre de cas approuvés d’après l’information du WIP et données relatives au coût du SGI :

• Facteur (départs) : 65 %
• Nombre d’ERP au 31 mars : 5 325
• Coût moyen par cas : 28 225 (6 887 000 $/244)
• Application de la formule au calcul pour les ERP : 97 695 200

*Comparaison: 97 695 200 - 80 752 845 = 16 942 355

Résultat de l’analyse

Pour évaluer l’incidence possible des 1,3 million de dollars sur les estimations du passif lié aux indemnités de départ des ERP à la fin de l’année, les vérificateurs ont calculé le coût moyen par cas d’indemnisation approuvé à l’aide de deux ensembles de données différents (exercice 2011-2012), puis ils ont appliqué la formule. La différence est de plus ou moins 17 millions de dollars.

Par conséquent, l’emploi de différentes sources de données a entraîné une importante différence dans l’estimation du total du passif lié aux indemnités de départ des ERP.

Cependant, les vérificateurs n’ont pas été en mesure d’évaluer avec exactitude l’incidence sur les 91,7 millions de dollars du passif lié aux indemnités de départ des ERP dont il est fait état, puisque les données de 2007-2008 à 2010-2011 (qui sont utilisées en partie pour calculer le passif au 31 mars 2012) débordaient le cadre de cette vérification.

1.3 Prestations de retraite des ERP

1.3.1 Compréhension générale des processus et des contrôles

Les vérificateurs ont rencontré le groupe de la Comptabilité ministérielle du MAECI et la Direction des pensions et assurances des ERP (ALDP) afin de comprendre les exigences (y compris les récents changements) de déclaration des prestations de retraite des ERP, les rôles et les responsabilités ainsi que les processus et les contrôles utilisés par la direction pour traiter les primes et prestations de retraite des ERP.

À l’exercice 2011-2012, le MAECI a reçu du Conseil du Trésor un nouveau crédit concernant les régimes de retraite, d’assurance et de sécurité sociale des ERP. Les prestations de retraite, d’assurance et de sécurité sociale des ERP sont maintenant financées par ce nouveau crédit. À compter du 1er janvier 2012, la responsabilité de gestion du régime de retraite des ERP a été transférée par le Conseil du Trésor, et est passée du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) au MAECI. Par conséquent, il y a des changements importants pour l’exercice 2011-2012 concernant le calcul et la déclaration des prestations de retraite des ERP. Toutes les prestations de retraite des ERP sont déclarées selon les autorisations du MAECI (crédit 17) ainsi que comme dépenses ministérielles particulières. À l’exercice 2011-2012, le Secrétariat du Conseil du Trésor détenait la responsabilité jusqu’au moment où le nouvel accord est entré en vigueur. Ainsi, les dépenses du 1er avril au 31 décembre ont été transférées au MAECI par un règlement interministériel. Le MAECI doit maintenant déclarer l’ensemble des dépenses de l’exercice engagées par le Gouvernement du Canada relativement à ces prestations. De plus, les vérificateurs ont été avisés que les déficits ou les surplus actuariels du régime de retraite des ERP seront pris en compte dans les états financiers du Gouvernement du Canada, et non dans ceux du MAECI, puisque le Secrétariat du Conseil du Trésor était le promoteur du régime (il était donc responsable des déficits ou des surplus actuariels).

En général, les coûts des prestations de retraite des ERP sont de deux types :

• cotisations ou primes (cotisations de l’employeur) payées au régime local de sécurité sociale et aux régimes de retraite d’employeur distincts;
• paiements de prestations de retraite à la cessation d’emploi dans les cas de cessations et de départs à la retraite admissibles, y compris rentes et les prestations de retraite forfaitaires.

En ce qui a trait aux cotisations de retraite ou aux primes payées au titre des régimes de sécurité sociale et régimes distincts, la participation à ces régimes ou aux régimes locaux de sécurité sociale a toujours été approuvée par le Secrétariat du Conseil du Trésor. Les missions vont approuver et traiter les paiements selon les taux déterminés par les organisations locales de sécurité sociale ou selon le montant requis en conformité avec le régime approuvé par le SCT et l’entente avec le fournisseur du régime pour l’exercice 2011-2012. Pour établir les coûts annuels pour les régimes de sécurité sociale et les régimes de retraite d’employeur distincts, ALDP a demandé aux missions de procéder à une estimation du financement pour chaque exercice. Les missions doivent fournir à ALDP le nom du fournisseur, le taux de cotisation, le nombre d’employés inscrits et le montant total des salaires, ainsi que la fréquence et le montant des paiements.

Les prestations de retraite forfaitaires pour les cessations et les départs à la retraite admissibles sont traités et calculés centralement à ALDP, en conformité avec les dispositions du Régime de pension des employés du gouvernement du Canada recrutés sur place, 1996. À cet égard, ALDP doit :

• examiner les dossiers de RH des ERP;
• calculer le montant forfaitaire des prestations selon les dispositions et une évaluation de données comparables;
• approuver le calcul des prestations;
• autoriser le paiement par courriel, afin que la mission procède au paiement;
• demander un transfert de fonds pour que le paiement puisse être fait par la mission;
• conserver une preuve de paiement dans le WIP et les dossiers sur les paiements forfaitaires.

De plus, pour les rentes, ALDP informe les missions ou l’Unité de soutien en gestion financière, Politique et services relatifs aux directives sur le service extérieur (SWCR) du montant à payer à chaque pensionné ainsi que la fréquence des paiements après l’exercice d’indexation annuel.

1.3.2 Analyse des prestations de retraite globales

Le total des cotisations de retraite des ERP (dépenses) déclaré par la Comptabilité ministérielle pour l’exercice terminé le 31 mars 2012 est de 47,87 millions de dollars, à savoir essentiellement 38,43 millions en paiements de primes au titre de régimes de retraite distincts et de sécurité sociale, 7,68 millions en paiements forfaitaires pour les cessations et les départs à la retraite admissibles et 1,62 million en rentes aux pensionnés.

Les vérificateurs ont procédé à l’analyse suivante pour évaluer le caractère raisonnable des cotisations de retraite de 47,87 millions de dollars déclarées :

• rapprochement du montant forfaitaire des prestations de retraite de 7,68 millions et du montant total autorisé figurant dans le système WIP d’ALDP;
• comparaison du total des paiements de primes des ERP et du budget et des prévisions figurant dans les feuilles de calcul d’ALDP du financement de 2011-2012.

Selon le WIP d’ALDP, un total de 7,44 millions de dollars en paiements a été autorisé pour 114 personnes admissibles. Le montant restant de 0,24 million de dollars a été consigné dans le SGI à titre de montant accumulé de fin d’exercice, selon l’estimation d’ALDP concernant les prestations de retraite qui ont été calculées, mais non autorisées avant le 31 mars 2012.

Pour évaluer le caractère raisonnable des cotisations ou primes payées au titre des régimes de sécurité sociale et régimes distincts, les vérificateurs ont comparé les paiements de primes réels au budget et aux prévisions figurant dans les feuilles de calcul d’ALDP du financement de 2011-2012. Le total des paiements de primes réel au régime local de sécurité sociale et aux régimes de retraite distincts était de 38,43 millions de dollars. Le budget total pour le système local de sécurité sociale et les régimes de retraite distincts (coûts annuels estimés) était de 37,46 millions de dollars. Il s’agit d’une sous-estimation de 0,97 million de dollars, soit 2,5 %. Une analyse poussée a permis de déterminer que la sous-estimation est principalement due à une opération, à savoir une cotisation spéciale de 3,26 millions au régime à prestations déterminées de Londres pour l’amortissement du déficit pour la période 2012-2020. Les vérificateurs ont demandé plus de renseignements à la mission concernant cette opération, et ont été avisés que le régime de retraite des ERP au Royaume-Uni était sous-financé. Un plan de redressement et un calendrier de paiement fixe pour la période 2010-2020 ont été mis en place et approuvés par le Conseil du Trésor. Le montant de 3,26 millions est le paiement prévu pour la période 2010-2020.

Compte tenu de nos procédures analytiques, les vérificateurs n’ont eu aucune raison de croire que les dépenses liées aux prestations de retraite des ERP qui ont été déclarées comportaient des anomalies importantes.

1.3.3 Tests sur les opérations

Aux procédures analytiques, les vérificateurs ont ajouté quelques tests par échantillons (tests sur les opérations). Les vérificateurs ont choisi au hasard 5 opérations relatives à différents types de prestations de retraite ainsi qu’un échantillon discrétionnaire supplémentaire relatif à l’écart soulevé dans les procédures analytiques. Ils voulaient déterminer si les dépenses étaient valides et si elles avaient été consignées correctement (bon montant et bon exercice).

Pour les paiements de primes, les vérificateurs ont associé les montants aux documents justificatifs connexes (c.-à-d., contrats conclus entre le Gouvernement du Canada et les fournisseurs de régimes de retraite distincts et les organisations locales de sécurité sociale, montant du calcul et reçus des paiements).

Pour les rentes et les paiements forfaitaires de prestations de retraite, les vérificateurs ont retracé les courriels et lettres d’autorisation d’ALDP aux pensionnés pour l’exercice d’indexation annuel afin d’évaluer si les paiements avaient été autorisés adéquatement, versés aux employés admissibles et consignés correctement (bon montant et bon exercice).

Les vérificateurs n’ont trouvé ni écarts ni d’erreurs. À la suite des tests effectués, les vérificateurs sont convaincus que les opérations testées ont été consignées de manière appropriée dans les documents financiers du MAECI.

1.4 Mesures suivant les recommandations des rapports précédents

Les vérificateurs ont évalué l’état d’avancement de mesures de la direction mises en place en réponse à de précédents travaux de vérification des états financiers ministériels. Toutes les mesures ont été suivies de manière satisfaisante, comme le démontre l’annexe A, notamment la vérification des immobilisations. Par conséquent, des procédures et politiques cohérentes sont maintenant en place au Ministère relativement à la consignation et à la déclaration des immobilisations.

2.0 Recommandations

Les procédures particulières mises en œuvre ont permis de recenser des possibilités d’amélioration. Leurs recommandations à ce sujet sont résumées ici.

1. Le Secteur du dirigeant principal des finances doit continuer de développer le système de paie des ERP, dont l’achèvement est prévu d’ici décembre 2013, afin de fournir des directives opportunes au personnel.
2. Le Secteur du dirigeant principal des finances doit s’assurer que les activités de contrôle clés relatives à la paie, aux prestations de retraite et aux indemnités de départ des ERP sont documentées de sorte à réduire les écarts dans le traitement de la paie des ERP par les différentes missions à l’étranger, et à répondre aux exigences de documentation de la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor.
3. Le Secteur du dirigeant principal des finances doit mettre à jour la politique sur la comptabilisation des salaires et avantages sociaux accumulés des employés canadiens et des employés recrutés sur place du MAECI afin que celle-ci tienne compte des nouvelles exigences de déclaration du MAECI concernant le passif au titre des indemnités de départ des ERP et le régime de retraite des ERP.
4. Le Secteur du dirigeant principal des finances doit fournir des instructions claires dans les procédures de fin d’exercice des missions pour que tous les éléments relatifs aux dépenses pour la paie et les prestations des ERP engagées, mais impayées à la fin de la période comptable soient comptabilisés de manière adéquate et cohérente.
5. Le Secteur du dirigeant principal des finances, en collaboration avec la Direction des pensions et assurances des ERP (ALDP), doit obtenir la confirmation du Secrétariat du Conseil du Trésor quant au caractère approprié de la méthode de calcul et de déclaration du passif au titre des indemnités de départ des ERP dans les états financiers ministériels.
6. La Direction générale des services aux employés recrutés sur place – Plateforme internationale (ALDP) doit analyser les données utilisées pour calculer le coût d’indemnités de départ moyen par ERP afin de garantir l’intégrité des données au moment de calculer le passif au titre des indemnités de départ des ERP en fin d’exercice.

La réponse et le plan d’action de la direction pour donner suite à ces recommandations figurent à l’annexe B.

3.0 Conclusion

Compte tenu des procédures de vérification réalisées, les vérificateurs n’ont eu aucune raison de croire que les dépenses relatives à la masse salariale, aux indemnités de départ et aux prestations de retraite examinées des employés recrutés sur place comportaient des anomalies importantes . De plus, les opérations examinées ont été adéquatement consignées dans les dossiers financiers du MAECI.

Cependant, les vérificateurs n’ont pas été en mesure d’évaluer précisément l’incidence sur le total des indemnités de départ des ERP estimé et déclaré. Cela s'explique par le fait que le montant d'estimation du passif au titre des indemnités de départ de 92 millions de dollars est fondé sur les renseignements déclarés pour la période de 2007-2008 à 2010-2011 et sur les données de 2011-2012 en cours d'examen. Les travaux de vérification n’incluaient pas un examen en profondeur des états financiers des exercices précédents.

Annexe A : État des mesures suivant les recommandations découlant des rapports précédents sur les états financiers

États financiers 2008-2009 – rapprochements relatifs à la note 3

Aucun écart n’a été relevé; par conséquent, il n’y a aucune recommandation découlant de la vérification.

États financiers 2009-2010 – rapprochements relatifs à la note 3

Recommandation découlant de la vérification : Si des rapprochements relatifs à la note 3 étaient demandés dans les exercices à venir, le MAECI devrait envisager de ne pas arrêter ses états financiers avant d’avoir reçu les derniers documents du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Réponse de la direction et état actuel : La direction accepte cette recommandation. Dans la vérification effectuée sur les rapprochements relatifs à la note 3 (2010-2011), les vérificateurs se sont assurés que les mesures avaient été prises. Aucune mesure additionnelle n’est requise.

Recommandation découlant de la vérification : Le MAECI doit s’assurer que la documentation comprise dans le cahier de documentation de fin d’exercice est à jour après chaque ajustement des états financiers effectué au cours du processus de préparation des états financiers.

Réponse de la direction et état actuel : La direction accepte cette recommandation. Dans la vérification effectuée sur les rapprochements relatifs à la note 3 (2010-2011), les vérificateurs se sont assurés que les mesures avaient été prises. Aucune mesure additionnelle n’est requise.

Recommandation découlant de la vérification : Le MAECI devrait envisager de déclarer les produits de l’aliénation ayant une incidence sur les crédits séparément dans les rapprochements relatifs à la note 3.
La direction doit s’assurer d’obtenir des approbations et des examens appropriés des montants non rapprochés, qui serviront d’éléments probants pour la vérification.

Réponse de la direction et état actuel : La direction accepte cette recommandation. Dans la vérification effectuée sur les rapprochements relatifs à la note 3 (2010-2011), les vérificateurs se sont assurés que les mesures avaient été prises.
REMARQUE : Concernant l’obtention des documents appropriés devant servir d’éléments probants pour la vérification, ce problème s’est posé de nouveau dans les rapprochements relatifs à la note 3 pour 2011-2012.

Recommandation découlant de la vérification : Le MAECI doit comparer annuellement les titres et les numéros des crédits du formulaire A, d’une part, et la présentation des états financiers, d’autre part. Si les titres et les numéros ne changent pas souvent, cela permettrait d’assurer l’exactitude de la note 3b).

Réponse de la direction et état actuel : La direction accepte cette recommandation. Dans la vérification effectuée sur les rapprochements relatifs à la note 3 (2010-2011), les vérificateurs se sont assurés que les mesures avaient été prises. Aucune mesure additionnelle n’est requise.

Recommandation découlant de la vérification : Le MAECI doit améliorer son processus d’examen et s’assurer de fournir les éléments probants appropriés de l’examen de la documentation en appui de la note 3, par exemple la signature des préparateurs et des examinateurs dans le cahier de documentation de fin d’exercice.

Réponse de la direction et état actuel : La direction accepte cette recommandation. Dans la vérification effectuée sur les rapprochements relatifs à la note 3 (2010-2011), les vérificateurs se sont assurés que les mesures avaient été prises. Aucune mesure additionnelle n’est requise.

États financiers 2010-2011 – rapprochements relatifs à la note 3

Aucun écart n’a été relevé; par conséquent, il n’y a aucune recommandation découlant de la vérification.

États financiers de 2010-2011 : procédures de fermeture à la fin de l’exercice

Recommandation découlant de la vérification : Nous recommandons :

• que le MAECI réalise son évaluation des dépenses de paie comme prévu;
• qu’il communique les résultats à la direction et au Comité ministériel de vérification.

Réponse de la direction et état actuel : Des contrôles d’efficacité de conception ont déjà commencé. Une fois les éventuels écarts de conception cernés, les contrôles d’efficacité du fonctionnement pourront commencer.

Conformément à la Politique sur le contrôle interne, la direction et le Comité ministériel de vérification sont informés des résultats dans l’annexe de la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers.

État actuel : Terminé
Des contrôles d’efficacité de conception et une analyse des écarts ont été réalisés au cours de l’exercice. Un rapport a été rédigé, et on a demandé aux responsables des processus de préparer des plans d’action de la direction. Les résultats de l’évaluation de l’efficacité de conception et du fonctionnement sont pris en compte dans l’annexe de la Déclaration de responsabilité de la direction, qui fait l’objet d’un examen par le Comité ministériel de vérification.

Les vérificateurs ont examiné l’ébauche de l’annexe B et sont convaincus que cette recommandation a été mise en œuvre.

Recommandation découlant de la vérification : Tout en continuant de documenter ses processus et ses contrôles, le MAECI doit veiller à ce que :

• les contrôles automatisés soient bien identifiés dans la documentation;
• la grille de contrôle indique la fréquence des contrôles et donne des renseignements suffisants pour vérifier les contrôles.

Le MAECI doit s’assurer que la documentation est assez précise pour permettre de vérifier seulement les principaux contrôles liés à la masse salariale du personnel canadien à l’étranger. Ainsi, la haute direction disposera de résultats ciblés quant à l’efficacité des principaux contrôles, et la responsabilité à l’égard des contrôles au Ministère sera améliorée.

Réponse de la direction et état actuel : La documentation des processus (descriptions narratives et graphiques) sert à donner un aperçu d’un processus administratif déterminé et pas seulement des renseignements sur les contrôles clés.
La grille de contrôle sert ensuite à ramener la liste aux contrôles « clés » importants pour la vérification.
La grille de contrôle interne cerne et documente les risques inhérents à chaque processus, les objectifs de contrôle correspondants et les activités de contrôle visant à gérer ces risques, et renvoie aux contrôles clés dans les graphiques. La grille de contrôle interne sert à consigner l’assertion des états financiers visée, le type de contrôles (manuels, automatisés, préventifs ou correctifs; séparation des tâches, etc.) et le responsable des contrôles. Ces éléments permettent de déterminer les contrôles clés pour la vérification. Un examen des contrôles clés permet ensuite de confirmer leur bonne conception. Une fois les écarts de conception résolus, on vérifie l’efficacité du fonctionnement des contrôles clés (seulement). À ce stade, la fréquence de fonctionnement des contrôles clés sert à déterminer la taille de l’échantillon; elle doit être indiquée dans la documentation.

État actuel : Aucune mesure additionnelle n’est requise.

Recommandation découlant de la vérification : Nous recommandons que la direction évalue les besoins en formation des responsables des paiements de transfert et y réponde adéquatement.

Réponse de la direction et état actuel : Un groupe de cible du Ministère travaille présentement à une analyse des besoins pour l’élaboration d’un cours de gestion financière des subventions et des contributions propre au MAECI. L’initiative doit se terminer au cours du présent exercice. État actuel : Terminé

L’évaluation des besoins est terminée, et la formation a été élaborée. Les trois cours du projet pilote sont inscrits à l’horaire dans la semaine du 27 juillet 2012 :

1. Introduction à la dimension financière des paiements de transfert le 19 juillet 2012;
2. Évaluation financière des projets de S et C le 24 juillet 2012;
3. Surveillance financière des projets de S et C le 25 juillet 2012.

Recommandation découlant de la vérification : Nous recommandons que le MAECI adopte des critères de capitalisation des dépenses permettant de consigner correctement les opérations liées aux immobilisations corporelles.

Réponse de la direction et état actuel : La politique et les directives sur les immobilisations contiennent des critères de capitalisation conformes à ceux du CCSP et aux NCCT. SMO mènera pendant l’exercice en cours un examen complet des processus liés aux immobilisations. Cela permettra de préciser, de simplifier et d’uniformiser les directives en matière de capitalisation. Une stratégie de communication et de formation permettra de faire connaître les nouvelles procédures et lignes directrices.

État actuel : Terminé Un examen complet des immobilisations a été réalisé. Par conséquent, une nouvelle politique a été élaborée et diffusée, énonçant les critères de capitalisation des dépenses. Cette politique se trouve sur le site Web, et un message pour diffusion générale sera envoyé dans la semaine du 27 juillet 2012. Des procédures normalisées sur les immobilisations ont été préparées.
Les conseillers en gestion financière ont été amplement consultés relativement à leurs nouveaux rôles et responsabilités.
Les vérificateurs ont examiné les documents à l’appui et sont convaincus que cette recommandation a été mise en œuvre.

Recommandation découlant de la vérification : Nous recommandons que le MAECI adopte des critères de regroupement des immobilisations corporelles permettant de consigner uniformément ses opérations.

Réponse de la direction et état actuel : Au cours de l’examen des immobilisations, SMO va revoir la politique et les lignes directrices sur les immobilisations et y intégrer des exigences politiques claires sur la consignation uniforme des achats communs de biens de moins de 10 000 $.

État actuel : Terminé La politique sur les immobilisations a été révisée afin de préciser que la mise en commun des actifs n’est pas permise.

Les vérificateurs ont examiné les documents à l’appui et sont convaincus que cette recommandation a été mise en œuvre.

Annexe B: Plan d'action de la direction

Recommandation découlant de la vérification 1

Le Secteur du dirigeant principal des finances doit continuer de développer le système de paie des ERP, dont l’achèvement est prévu d’ici décembre 2013, afin de fournir des directives opportunes au personnel.

Mesure de la direction : La méthode d’approvisionnement pour les ressources de projet sera choisie avant le 31 juillet 2012. La première étape du projet des ERP visant à présenter un modèle international pour choisir les missions pilotes débute en août 2012.

Responsable : Systèmes ministériels des finances et processus opérationnels (SMS)

Date d'achèvement prévue :Avril 2016

Recommandation découlant de la vérification 2

Le Secteur du dirigeant principal des finances doit s’assurer que les activités de contrôle clés relatives à la paie, aux prestations de retraite et aux indemnités de départ des ERP sont documentées de sorte à réduire les écarts dans le traitement de la paie des ERP par les différentes missions à l’étranger, et à répondre aux exigences de documentation de la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor.

Mesure de la direction : Parallèlement à la mise en œuvre de la Politique sur le contrôle interne, SMD crée un répertoire générique des contrôles clés normalisés, y compris ceux concernant la paie des ERP. Les missions devront s’assurer que ces contrôles sont en place, peu importe leur processus de paie. Cette approche, combinée au nouveau système de paie normalisé, permet d’éviter d’avoir à documenter 175 processus différents.

Responsable : Comptabilité ministérielle, Politique financière, contrôle et développement de la collectivité (SMO)

Date d'achèvement prévue : Complété

Recommandation découlant de la vérification 3

Le Secteur du dirigeant principal des finances doit mettre à jour la politique sur la comptabilisation des salaires et avantages sociaux accumulés des employés canadiens et des employés recrutés sur place du MAECI afin que celle-ci tienne compte des nouvelles exigences de déclaration du MAECI concernant le passif au titre des indemnités de départ des ERP et le régime de retraite des ERP.

Mesure de la direction : SMO doit mettre à jour la politique du MAECI sur la comptabilisation des salaires et avantages sociaux accumulés des employés canadiens et des employés recrutés sur place afin que celle-ci tienne compte des nouvelles exigences du MAECI en matière de comptabilité et de déclaration du passif au titre des indemnités de départ des ERP et le régime de retraite des ERP.

Responsable : Comptabilité ministérielle, Politique financière, contrôle et développement de la collectivité (SMO)

Date d'achèvement prévue : Complété

Recommandation découlant de la vérification 4

Le Secteur du dirigeant principal des finances doit fournir des instructions claires dans les procédures de fin d’exercice des missions pour que tous les éléments relatifs aux dépenses pour la paie et les prestations des ERP engagées, mais impayées à la fin de la période comptable soient comptabilisés de manière adéquate et cohérente.

Mesure de la direction : Les procédures de fin d’exercice des missions de 2012-2013 comprendront toutes les instructions sur les éléments relatifs aux dépenses pour la paie et les prestations des ERP payables à la fin de l’exercice.

Responsable : Opérations financières nationales et internationales (SMF)

Date d'achèvement prévue :Complété

Recommandation découlant de la vérification 5

Le Secteur du dirigeant principal des finances, en collaboration avec la Direction des pensions et assurances des ERP (ALDP), doit obtenir la confirmation du Secrétariat du Conseil du Trésor quant au caractère approprié de la méthode de calcul et de déclaration du passif au titre des indemnités de départ des ERP dans les états financiers ministériels.

Mesure de la direction : ALDP est d’accord avec cette recommandation. En plus de la méthodologie relative aux indemnités de départ, des codes financiers doivent être choisis pour les différents types d’ententes d’indemnités de départ, afin que les données utilisées pour déterminer le passif au titre des indemnités de départ soient plus étoffées.

Responsable : Secteur du dirigeant principal des finances et Direction générale des services aux employés recrutés sur place de la Plateforme internationale

Date d'achèvement prévue : Complété

Recommandation découlant de la vérification 6

La Direction générale des services aux employés recrutés sur place – Plateforme internationale (ALDP) doit analyser les données utilisées pour calculer le coût d’indemnités de départ moyen par ERP afin de garantir l’intégrité des données au moment de calculer le passif au titre des indemnités de départ des ERP en fin d’exercice.

Mesure de la direction : ALDP est d’accord avec cette recommandation. En outre, une analyse des codes financiers doit être effectuée pour évaluer la validité des données utilisées, et pour choisir d’autres codes au besoin. Cela contribuerait à améliorer le processus de rapprochement.

Responsable : Secteur du dirigeant principal des finances et Direction générale des services aux employés recrutés sur place de la Plateforme internationale

Date d'achèvement prévue : Complété