Audit des demandes de paiement d’heures supplémentaires de la mission de Moscou

Rapport final

Affaires étrangères et Commerce international Canada
Bureau de la vérification, de l’évaluation et de l’inspection

Mai 2013

Sommaire exécutif

À la demande de la sous-ministre adjointe, Enjeux mondiaux, Politiques stratégiques, Europe et Moyen-Orient, l’inspecteur général et dirigeant principal de la vérification du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI) a entrepris un examen des demandes de paiement d’heures supplémentaires soumises par le personnel de la mission de Moscou relativement à l’appui de la participation du Canada au sommet de la Coopération économique Asie-Pacifique (APEC) tenu à Vladivostok, en Russie, en septembre 2012.

L’APEC est un forum intergouvernemental, composé de 21 économies membres, dédié à la promotion du libre-échange et de l’investissement, la croissance économique, le développement et la coopération dans la région de l’Asie-Pacifique. La Direction des relations économiques internationales et des sommets du MAECI est la division chef de file responsable de la participation du Canada au Sommet des dirigeants de l’APEC. Les participants au sommet ont été appuyés par le personnel de la mission de Moscou.

Cet audit a été entrepris afin de déterminer si l’autorisation et le paiement des heures supplémentaires à l’appui du sommet étaient appropriés, et de déterminer quelles options s’offrent à la direction en ce moment. Ce travail permettra :

• de définir les options qui s’offrent à la direction à l’égard des demandes de paiement et de remboursement;
• d’aider la direction à prendre des décisions sur la façon de gérer les situations similaires à l’avenir;
• d’aider les auditeurs à préparer le prochain audit des congés et des heures supplémentaires du personnel canadien, actuellement prévu pour 2013-2014.

Pourquoi est-ce important?

Le MAECI participe à la planification et à l’appui d’un certain nombre de sommets internationaux, notamment du G-8, du G-20, de la Francophonie et de l’APEC. Il est utile de veiller à ce que des pratiques de gestion établies et appropriées soient appliquées dans le cadre de ces événements, y compris en ce qui concerne la gestion des heures supplémentaires des employés qui travaillent à leur soutien.

Qu’avons-nous examiné?

L’examen a porté sur les procédures et les contrôles en place pour la gestion des heures supplémentaires. La conformité de chaque demande de paiement d’heures supplémentaires et de repas a aussi été examinée. Plus précisément, nous avons examiné :

• L’autorisation préalable et la gestion budgétaire.
• La diligence raisonnable pour les articles 32 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques;
• La conformité avec les politiques et directives du Conseil du Trésor et du MAECI ainsi qu’avec les clauses des conventions collectives (concernant les repas, les déplacements, les heures supplémentaires normales);
• Le caractère raisonnable des frais réclamés et la comparabilité entre les différents employés.

Nous donnons à l’annexe A, À propos de l’audit, des précisions sur les objectifs, les critères, la méthodologie et la portée de l’audit.

Qu’avons-nous conclu?

Il n’y avait aucun budget de prévu pour les heures supplémentaires autorisées à l’appui de cet événement.

Bien que la direction de la mission ait mentionné qu’il y aurait des pressions financières associées à ce sommet et que l’Administration centrale (AC) du MAECI ait reconnu que des heures supplémentaires seraient nécessaires et approuvées, ce qui était considéré comme raisonnable n’a pas été précisé. De plus, l’unité qui devait assumer les frais (le centre financier) additionnels associés aux heures supplémentaires à l’AC du MAECI n’avait pas non plus été déterminée avant le sommet.

Les contrôles prévus à l’article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques n’ont pas été correctement effectués.

La mission de Moscou a apposé sa signature d’attestation relative à l’article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques pour indiquer qu’il y avait des fonds dans son budget prévu pour les heures supplémentaires. Or, ce n’était pas le cas. Des contrôles efficaces en vertu de l’article 32 auraient déclenché un transfert officiel de fonds de l’AC ou encore auraient déclenché une autorisation de la part de la personne responsable du budget à l’AC plutôt qu’à la mission. Cela ne s’est pas produit

Une diligence raisonnable à l’égard de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques n’a pas été exercée pour les demandes de paiement d’heures supplémentaires.

Trois employés ont présenté des demandes de paiement d’heures supplémentaires comportant un taux d’erreur de plus de 30 p. 100. Les erreurs visaient aussi bien des demandes de paiement en trop que des demandes inférieures à ce qui était dû. La signature en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques a été apposée par la mission en dépit de la proportion élevée d’erreurs dans les demandes de paiement. Ceci ne démontre pas une diligence raisonnable dans l’exercice de cette autorité.

L’examen en vertu de l’article 33 a été correctement effectué par le personnel de la Rémunération dans la plupart des cas.

Les services de rémunération ont procédé correctement à la vérification des comptes et à la vérification en vertu de l’article 33 pour ces demandes de paiement d’heures supplémentaires et ont décelé la majorité des erreurs. Les auditeurs ont discuté des erreurs relevées dans les demandes de paiement avec le personnel de la Rémunération. Celui-ci leur a expliqué qu’il n’avait pas accès à toute l’information nécessaire pour procéder à une vérification complète des demandes de paiement. Les auditeurs soutiennent cette affirmation.

Recommandations clés

Plusieurs recommandations sont formulées dans le présent rapport en vue d’améliorer la budgétisation et la planification des ressources salariales dans le cadre d’événements clés tels que les sommets. L’accent est mis également sur la surveillance par la direction des dépenses liées aux heures supplémentaires, au fur et à mesure, ainsi que sur la vérification de ces dépenses avant leur approbation

1. De concert avec les directions géographiques et le Bureau du protocole, le Bureau des sommets devrait mettre au point un processus documenté pour la gestion financière des événements de sommets futurs. Il faut notamment désigner clairement qui est responsable des dépenses liées aux heures supplémentaires et fournir un budget préautorisé aux missions au besoin.
2. La direction de la mission doit voir à ce que toutes les demandes de paiement d’heures supplémentaires soient préapprouvées et fassent l’objet d’un suivi pour vérifier qu’il existe un budget suffisant pour couvrir ces dépenses, et une formation doit être fournie sur les procédures de diligence raisonnable pour traiter les demandes de paiement d’heures supplémentaires.
3. Les Services de rémunération devraient obtenir l’accès à toute l’information nécessaire pour exécuter efficacement la vérification en vertu de l’article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques et devraient récupérer les paiements en trop d’heures supplémentaires versés aux employés.
4. La direction de la mission et la direction géographique Enjeux mondiaux, Europe et Moyen-Orient devraient enquêter sur les demandes de paiement de deux employés qui ont demandé le paiement de repas à la fois durant leurs heures supplémentaires et dans leurs demandes de remboursement de frais de voyage, pour vérifier si cette erreur répétée était due à une erreur d’interprétation des règles sur les déplacements et les heures supplémentaires, et prendre des mesures disciplinaires au besoin.

Conclusion

On s’attend à ce qu’un grand nombre d’heures supplémentaires soient nécessaires lorsqu’une équipe doit appuyer la participation du MAECI à un sommet international. Comme le MAECI va tenir encore participer à un grand nombre de sommets, il serait utile qu’au début de l’étape de la planification de la participation à un sommet, le Ministère fournisse des directives et une information complète à la mission hôte, sur lesquelles celle-ci pourrait se baser pour estimer les coûts des heures supplémentaires. De plus, conformément à une saine administration des fonds publics, des contrôles clés, au sein des missions, de la prévision, de la préautorisation des demandes de paiement d’heures supplémentaires et de l’examen efficace des demandes de paiement d’heures supplémentaires avant l’approbation, devraient être appliqués.

Énoncé d’assurance

Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeant principal de la vérification, les procédures d’audit suivies et les données recueillies sont suffisantes et appropriées pour confirmer l’exactitude de l’opinion formulée dans le présent rapport. Les résultats sont basés sur un examen des conditions, telles qu’elles existaient à l’époque, en fonction de critères d’audit préétablis qui ont été convenus avec la direction. Ils s’appliquent uniquement aux processus audités. Les éléments probants ont été recueillis en conformité avec la politique, les directives et les normes du Conseil du Trésor en matière d’audit interne pour le gouvernement du Canada.

Yves Vaillancourt,
Inspecteur général et dirigeant principal de la vérification

1.0 Contexte

À la demande de la sous-ministre adjointe, Enjeux mondiaux, Politiques stratégiques, Europe et Moyen-Orient, l’inspecteur général et dirigeant principal de la vérification du MAECI a entrepris un examen des demandes de paiement d’heures supplémentaires soumises par le personnel de la mission de Moscou relativement à l’appui de la participation du Canada au sommet de la Coopération économique Asie-Pacifique (APEC) tenu à Vladivostok, en Russie, en septembre 2012. Ce travail d’audit a été réalisé de janvier 2013 à mars 2013.

La Coopération économique Asie-Pacifique (APEC)

L’APEC est un forum intergouvernemental, composé de 21 économies membres, dédié à la promotion du libre-échange et de l’investissement, à la croissance économique, au développement et à la coopération dans la région de l’Asie-Pacifique. Des sommets annuels sont organisés avec des représentants de tous les pays membres. Le Canada est un membre fondateur de l’APEC.

Le sommet de l’APEC de 2012, organisé par la Fédération de Russie, a comporté plusieurs réunions. Il s’agissait notamment de trois réunions de hauts fonctionnaires; de 12 réunions ministérielles sectorielles; d’un sommet des dirigeants d’entreprise de l’APEC; d’un Festival de la jeunesse; et de la Réunion des dirigeants économiques de l’APEC.

Le rôle du MAECI à l’APEC

La Direction des relations économiques internationales et des sommets (le Bureau des sommets), qui fait partie d’Affaires étrangères et Commerce international Canada (le MAECI), est la direction chef de file responsable de la participation du Canada aux sommets de l’APEC. Le Bureau des sommets coordonne l’ensemble de la participation du Canada avec les directions du MAECI responsables de la préparation des sommets et les autres ministères fédéraux pour voir à ce que les représentants du gouvernement canadien soient bien préparés. Le Bureau des sommets relève de la sous-ministre adjointe, Enjeux mondiaux, Politiques stratégiques, Europe et Moyen Orient.

La mission canadienne responsable de la zone géographique où se tient le sommet de l’APEC exécute les instructions reçues du MAECI et d’autres ministères fédéraux. C’est la mission de Moscou qui était responsable des activités entourant l’APEC en 2012.

Heures supplémentaires pour l’APEC

Dans le cadre du soutien au sommet de l’APEC, un recours aux heures supplémentaires était prévu afin de fournir un appui crucial aux réunions tenues en dehors des heures normales de bureau, pour les déplacements vers les lieux de réunion, et pour répondre à l’augmentation de la charge de travail résultant de multiples demandes. Les titulaires des postes suivants ont accumulé des heures supplémentaires à l’appui du sommet de l’APEC.

Autorisations

La rémunération et les conditions du recours aux heures supplémentaires par le personnel canadien sont régies par des conventions collectives. Les heures supplémentaires des employés recrutés sur place sont régies par leurs modalités d’emploi. L’approbation de la direction et l’autorisation du paiement des heures supplémentaires sont déléguées en vertu des articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

2.0 Observations et recommandations

2.1 Planification et gestion budgétaire

Une gestion budgétaire efficace dans le cadre de la préparation à la participation à un sommet suppose tout d’abord une bonne planification et budgétisation, c’est-à-dire la définition des plans et des priorités pour le sommet, et l’harmonisation du budget consacré au sommet avec ces plans en tenant compte des contraintes financières. Elle suppose également la préparation de rapports et d’analyses, sur les dépenses et les engagements réels relatifs à ces plans et, au besoin, des réaffectations budgétaires si les dépenses prévues dépassent les dépenses réelles planifiées. Dans le cas des sommets, il est essentiel de fonder les estimations sur l’information disponible et ensuite d’attribuer la « propriété des coûts » d’un budget quantifié le plus précisément possible. Le respect de ces éléments clés permet d’éviter les surprises ou les conflits pour ce qui est de l’entité qui dépense et de celle qui paie. Elle fournit également une base pour le contrôle des dépenses.

Les auditeurs reconnaissent que, dans les situations telles que le sommet de l’APEC à Vladivostok (Russie), il est difficile d’évaluer précisément les heures supplémentaires à cause de la longueur des déplacements ainsi que des possibilités de problèmes de sécurité, des contraintes logistiques et des événements imprévus qui ne manquent pas de survenir. Dans le cas du MAECI, cependant, un certain nombre d’événements du même genre ont déjà été organisés, et ces exemples antérieurs auraient pu servir à estimer les heures supplémentaires nécessaires pour cet événement.

Des processus de planification et de budgétisation n’ont pas été appliqués pour les heures supplémentaires.

L’Affectation au titre des conférences internationales (ACI), centralisée dans le budget du Bureau du protocole, prévoit le financement de la participation du Canada aux grandes conférences internationales multilatérales à l’étranger. Toutefois, les coûts engagés pour les heures supplémentaires du personnel canadien ou de celui de la mission à l’appui d’événements financés par l’ACI (comme ce sommet) ne peuvent pas être imputés à l’ACI.

La Direction des relations économiques internationales et des sommets (le Bureau des sommets), la direction chef de file responsable de l’APEC, a affecté un budget pour les heures supplémentaires basées à l’AC en fonction des données historiques. La mission avait déterminé que des heures supplémentaires seraient nécessaires pour appuyer cet événement, mais elle n’a pas préparé de budget pour les heures supplémentaires.

Avant le sommet, la mission avait informé l’AC qu’elle ne disposait pas des fonds nécessaires pour couvrir les frais supplémentaires non compris dans les activités habituelles de la mission. La mission a été informée par le haut représentant à l’APEC que les dépenses « raisonnables » seraient remboursées. Or la Direction des sommets et la mission n’ont pas établi d’entente concrète quant au montant qui serait considéré comme étant « raisonnable »,ou au groupe qui paierait, ou au type de dépenses acceptables relatives au sommet.

L’absence de budget approuvé des heures supplémentaires a entraîné une non-conformité avec l’article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Le gestionnaire qui signe l’attestation en vertu de l’article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques certifie que des fonds suffisants sont disponibles pour engager une dépense. Un budget des heures supplémentaires approuvé et le transfert de fonds à la mission auraient donné à l’agent de gestion financière de la mission les conditions requises pour exercer correctement ses pouvoirs délégués en vertu de l’article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Comme ces éléments étaient absents, il n’y avait pas d’information suffisante pour fournir une attestation en vertu de l’article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Or le formulaire de Rapport d’autorisation et de paiement des heures supplémentaires (EXT 995) nécessite une attestation en vertu de l’article 32 et cette attestation a été signée par l’agent de gestion financière de la mission pour 13 des 14 demandes de paiement d’heures supplémentaires examinées.

L’agent de gestion financière de la mission a fourni l’attestation en vertu de l’article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques en se basant sur les garanties verbales et les directives qu’il avait reçues, même si les fonds n’étaient pas disponibles et engagés. En raison de cette faiblesse du contrôle, la mission a été exposée à un risque financier de déficit budgétaire.

Recommendation :

1. De concert avec les directions géographiques et le Bureau du protocole, le Bureau des sommets devrait mettre au point un processus documenté pour la gestion financière des événements de sommets futurs. Il faudrait notamment désigner clairement qui est responsable des dépenses d’heures supplémentaires et fournir un budget préautorisé aux missions au besoin.

2.2 Conformité des heures supplémentaires et des paiements connexes

Les auditeurs ont réalisé un examen détaillé de chaque demande de paiement d’heures supplémentaires pour en déterminer la conformité avec la convention collective pertinente, avec les modalités d’emploi et avec la Loi sur la gestion des finances publiques. Le montant total des paiements demandés s’élevait à 99 114 $. Des demandes de paiement ont été présentées par sept employés différents. En tout, 14 formulaires d’heures supplémentaires ont été soumis, comprenant 298 entrées.

Le taux d’erreurs était élevé dans les demandes de paiement d’heures supplémentaires soumises par les employés.

L’examen des demandes de paiement d’heures supplémentaires a révélé un taux d’erreur très élevé. Au total, 71 des 298 entrées renfermaient des erreurs.

Ainsi qu’on peut le voir ci-dessous, le taux d’erreur moyen pour toutes les demandes était de 24 p. 100, et les demandes présentées par trois des sept employés comportaient des taux d’erreurs très importants, de 34 à 40 p. 100.

Le tableau suivant décrit les types d’erreurs et le pourcentage de toutes les demandes de paiement d’heures supplémentaires.

Deux employés ont demandé des paiements pour des repas à la fois sur leurs demandes de paiement d’heures supplémentaires et leurs demandes de remboursement de frais de déplacement.

Les auditeurs ont également mené un examen détaillé de chaque demande de remboursement de repas inscrite sur les demandes de paiement d’heures supplémentaires pour s’assurer de sa conformité avec les conventions collectives et la Directive sur les voyages du Conseil national mixte (CNM).

Les indemnités de repas sont réglementées de façon à ce que les employés ne présentent pas de demandes multiples pour le même repas.

• Les conventions collectives permettent à un employé de réclamer une indemnité de repas pendant les heures supplémentaires après qu’un certain nombre d’heures ont été travaillées.
• Les conventions collectives stipulent que les indemnités de repas pendant les heures supplémentaires ne s’appliquent pas aux employés en déplacement, car les employés en déplacement ont droit à une indemnité de repas sous l’égide de la Directive sur les voyages du CNM.
• La Directive sur les voyages du CNM stipule que les employés en situation de voyage ne reçoivent pas d’indemnité de repas pour les repas qui sont fournis.

Les deux employés ont demandé une indemnité pour un total de 109 repas sur leurs formulaires d’heures supplémentaires. Les Services de rémunération ont examiné les réclamations et réduit l’admissibilité à 67 repas en fonction du nombre d’heures travaillées. Les Services de rémunération n’ont toutefois pas accès aux autorisations de voyage et aux demandes de remboursement de ces employés et, par conséquent, n’étaient pas au courant que ces employés avaient également soumis une demande pour ces repas sur leurs demandes de remboursement de frais de voyage.

Les auditeurs ont examiné les indemnités de repas durant les heures supplémentaires en les comparant aux périodes de déplacement. Ils ont ainsi pu réduire encore davantage l’admissibilité aux indemnités de repas durant les heures supplémentaires à 19 repas comparativement au nombre initial de 109 repas demandés.

Il est également noté que, sur ces 109 repas, 30 repas réclamés répartis sur 16 journées différentes ont également été réclamés sur les formulaires de remboursement des frais de déplacement. Les employés ont signé leurs formulaires de frais de déplacement et d’heures supplémentaires le même jour, ce qui amène à douter qu’il s’agissait d’une simple distraction.

Nous ajoutons que, lors de la vérification selon le critère des heures non admissibles, nous avons constaté qu’en 13 occasions, les deux employés avaient demandé à la fois le paiement d’heures supplémentaires pour avoir travaillé durant l’heure du dîner et des indemnités de repas sur leurs demandes de remboursement de frais de déplacement.

Il est nécessaire pour la direction de discuter avec chacun des employés en question pour savoir pourquoi ces demandes ont été mal remplies et de cerner la source de l’erreur d’interprétation des règles concernant les demandes de remboursement de repas durant les heures supplémentaires, les situations de déplacements et les repas dont le remboursement est demandé durant ces périodes, ainsi que pour leur expliquer comment consigner les heures admissibles.

La direction de la mission n’a pas démontré une diligence raisonnable dans l’exercice de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP).

Le Rapport d’autorisation et de paiement des heures supplémentaires (EXT 995) nécessite une attestation en vertu de l’article 34 de la LGFP : « cet employé a reçu instruction de travailler en dehors des heures normales de travail et qu’il a effectivement fait des heures supplémentaires aux dates et pendant le nombre d’heures indiquées, et qu’il n’a pas décidé de la durée des heures supplémentaires effectuées. » Les gestionnaires délégataires sont responsables de signer l’attestation en vertu de l’article 34 avant que les paiements puissent être effectués.

Une préautorisation précise des heures supplémentaires n’a pas été donnée. L’employé devrait normalement demander la permission de faire des heures supplémentaires afin d’entreprendre une tâche particulière et obtenir l’autorisation de procéder. La mission a affirmé que les heures supplémentaires ont été accordées et travaillées en vertu des rôles et responsabilités convenus, conformément aux directives normales d’exploitation, pour assurer la réussite du sommet. Des dispositions des conventions collectives permettent effectivement les heures supplémentaires effectuées « conformément aux directives normales d’exploitation » plutôt que selon des directives précises. L’absence de préautorisation et l’absence d’un budget consacré aux heures supplémentaires rendent difficile pour la mission le contrôle après-coup des heures supplémentaires effectuées.

De plus, étant donné le nombre élevé d’erreurs relevées sur les demandes de paiement d’heures supplémentaires soumises, autorisées et payées, il est impossible de démontrer que la mission a fait preuve de la diligence requise en autorisant les demandes.

Des faiblesses ont été observées en ce qui concerne la diligence raisonnable exercée conformément à l’article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Une attestation conformément à l’article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques est nécessaire avant d’effectuer un paiement. Les personnes qui signent une attestation en vertu de l’article 33 sont chargées d’approuver les paiements et d’imputer les montants aux affectations après avoir vérifié la légalité du paiement. Les pouvoirs de signature en vertu de l’article 33 sont délégués à des agents qui peuvent vérifier de façon indépendante la façon dont les gestionnaires exercent le pouvoir de dépenser en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Les Services de rémunération assurent l’attestation en vertu de l’article 33 pour le paiement d’heures supplémentaires au moyen d’un processus de signature électronique dans le Système régional de paye; c’est l’approbation finale qui lance le paiement. Bien que les Services de rémunération aient le pouvoir de valider les attestations selon l’article 34, ils n’ont pas actuellement accès à des cartes de signature et/ou à des indications de pouvoirs délégués, ce qui rend la diligence raisonnable impossible. Ainsi que nous l’avons mentionné ci-dessus, il leur manque aussi l’accès aux autorisations de voyager et aux formulaires de remboursement des frais de déplacement. Bien qu’ils puissent exécuter certains aspects de la vérification de l’article 33, ils ne sont pas équipés pour prendre toutes les mesures nécessaires afin de fournir l’attestation appropriée.

Recommendations :

2. La direction de la mission doit voir à ce que toutes les demandes de paiement d’heures supplémentaires soient préapprouvées et fassent l’objet d’un suivi pour vérifier qu’il existe un budget suffisant pour couvrir ces dépenses, et une formation doit être fournie sur les procédures de diligence raisonnable pour traiter les demandes de paiement d’heures supplémentaires.
3. Les Services de rémunération devraient obtenir l’accès à toute l’information qui leur permettrait d’exécuter efficacement la vérification en vertu de l’article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques et devraient récupérer les paiements en trop d’heures supplémentaires versés aux employés.
4. La direction de la mission et la direction géographique Enjeux mondiaux, Europe et Moyen-Orient devraient enquêter sur les demandes de paiement de deux employés qui ont demandé le paiement de repas à la fois durant leurs heures supplémentaires et dans leurs demandes de remboursement de frais de voyage, pour vérifier si cette erreur répétée était due à une erreur d’interprétation des règles sur les déplacements et les heures supplémentaires, et prendre des mesures disciplinaires au besoin.

2.3 Caractère raisonnable

Afin d’évaluer le caractère raisonnable des demandes de paiement d’heures supplémentaires, les auditeurs ont examiné plusieurs facteurs. En voici quelques-uns :

• Les dépenses liées aux heures supplémentaires sont similaires à celles d’événements semblables dans des circonstances similaires;
• La répartition globale des heures supplémentaires correspond à la description de travail ou aux rôles de la personne concernée;
• Les heures dont le paiement est demandé se situent à la même période de la journée et le nombre d’heures supplémentaires demandées est compatible avec les horaires des vols.

Le caractère raisonnable des demandes n’a pas pu être vérifié au moyen d’une comparaison avec d’autres événements similaires.

Les auditeurs ont évalué le caractère raisonnable du montant total des heures supplémentaires en comparant ce dernier aux dépenses liées aux heures supplémentaires des deux précédents sommets de l’APEC. Le tableau suivant fournit un aperçu à cet égard.

Bien que le coût des heures supplémentaires liées au sommet de Vladivostok soit sensiblement plus élevé en proportion des budgets préliminaires que celui des deux précédents sommets de l’APEC, on ne peut conclure qu’il ait été déraisonnable en raison des différences essentielles observées entre le contexte opérationnel observé de ce sommet et celui des sommets de Yokohama et de Honolulu :

• Géographie physique : distance entre la mission et le lieu du sommet.
• Infrastructure de transport : la facilité de transport des personnes et du matériel vers le lieu du sommet.
• Environnement politique et de sécurité : retards dans le déplacement de personnes et du matériel en raison des conditions locales.
• Environnement technologique : facilité de mise en œuvre des exigences en matière de technologie de l’information et de communications.
• Inexpérience : niveau d’expérience et relations sur les lieux du sommet.
• Charge de travail de la mission : charge de travail variable et demandes incontrôlables du Protocole, des ministres et des autres ministères fédéraux.
• Charge de travail de la mission : charge de travail variable non liée au sommet de l’APEC.

Les heures supplémentaires ont été affectées conformément aux rôles et responsabilités attribués.

De plus, dans un contexte de demandes raisonnables, les employés jouant un rôle d’appui important lors du sommet auraient dû être la source de la plus grande partie des dépenses liées aux heures supplémentaires. Les trois employés qui ont réclamé le plus d’heures supplémentaires ont été le coordonnateur de l’équipe de la mission, le coordonnateur de la logistique de la mission et la personne responsable de la technologie l’information et des communications. Des nombres d’heures supplémentaires moins importants ont été soumis par le coordonnateur de l’équipe de Moscou (ayant la responsabilité du programme du Premier ministre), les Affaires publiques et relations avec les médias et le superviseur et les manutentionnaires du fret. Aucun élément d’information ne porte à croire que cette répartition parmi le personnel n’était pas raisonnable.

Les heures supplémentaires dont le paiement a été demandé se situaient à la même période de la journée et les horaires de voyage concordaient.

Dans le cas des journées pour lesquelles plusieurs employés ont demandé le paiement d’heures supplémentaires, les périodes de la journée visées étaient semblables et, par conséquent, rien ne permettait de juger ces demandes déraisonnables.

Pour ce qui est de la cohérence des horaires, nous notons seulement que, le 9 septembre 2012, dernier jour du sommet, deux employés ont demandé le paiement d’heures supplémentaires pour une période allant de 7 h jusqu’à 23 h. L’événement de clôture de la manifestation a commencé à peu près à 21 h 30, ce qui signifie que les heures supplémentaires auraient dû se terminer à ce moment-là. On ne sait pas avec certitude si les employés ont continué à travailler (c’est-à-dire nettoyer) ou s’ils ont participé à la célébration. Dans le dernier cas, les auditeurs ne jugeraient pas cette demande de paiement d’heures supplémentaires raisonnable.

Le tableau reflète notre évaluation des heures supplémentaires et la répartition entre ce qui a été jugé raisonnable, déraisonnable ou nécessitant une nouvelle évaluation.

Des heures supplémentaires n’étaient peut-être pas requises pour mener certaines activités particulières.

Bien que le nombre d’heures supplémentaires demandées par chaque employé ait été jugé raisonnable par rapport à celui demandé par les autres employés examinés (tel qu’indiqué ci-dessus), les auditeurs ont été incapables d’évaluer si certaines heures supplémentaires spécifiques étaient bien nécessaires. Il a été difficile d’analyser si certaines activités effectuées en heures supplémentaires étaient requises étant donné que chaque employé a un rôle distinct qui suppose différentes tâches et délais d’achèvement. La direction de la mission de Moscou est la mieux placée pour examiner les activités que nous avons relevées dans le tableau ci-dessus comme exigeant de nouvelles évaluations et pour déterminer, après examen, si les heures supplémentaires étaient raisonnables.

3. Conclusion

Des sommets ont lieu chaque année, et les missions du MAECI vont continuer de diriger la participation à ces événements et de veiller à leur succès. Ce dernier dépend en partie d’une bonne planification et d’une bonne budgétisation, suivies d’une gestion prudente des dépenses engagées.

La direction doit définir les attentes pour ces événements et mettre en place des contrôles clés. Ces contrôles clés demeurent les suivants : des prévisions budgétaires approuvées qui serviront de point de référence pour gérer les dépenses; des fonds pleinement engagés et suivis par rapport au budget; la communication aux employés de l’obligation d’une préautorisation des heures supplémentaires; et l’approbation de ces demandes en sachant qu’elles sont entièrement justifiées par des documents et engagées dans le respect des règles sur les heures supplémentaires.

Annexe A : à propos de l’audit

Objectif

L’objectif de cet audit était d’évaluer les procédures et les contrôles en place pour gérer les heures supplémentaires dans cette situation, ainsi que d’examiner chaque demande d’heure supplémentaire et de remboursement d’indemnité de repas pour s’assurer de leur conformité.

Critères

Plus précisément, cet audit visait à évaluer :

Critères d’audit 1

Autorisation préalable et gestion budgétaire.

Cadre de responsabilisation de gestion connexe – Éléments clés : Gérance : ST-1

Critères d’audit 2

Diligence raisonnable relative aux articles 32 et 34 – s’assurer que l’information a été consignée avec uniformité et exactitude tout au long du processus.

Cadre de responsabilisation de gestion connexe – Éléments clés : Gérance : ST-13

Critères d’audit 3

Conformité avec les politiques et directives du Conseil du Trésor et du MAECI ainsi qu’avec les clauses des conventions collectives (concernant les repas, les déplacements, les heures supplémentaires normales).

Cadre de responsabilisation de gestion connexe – Éléments clés : Gérance : ST-5

Critères d’audit 4

Caractère raisonnable des frais réclamés et comparabilité entre les différents employés

Cadre de responsabilisation de gestion connexe – Éléments clés : Gérance : ST-9

Portée

Dans le cadre de cet audit, tous les documents pertinents concernant les demandes de paiement d’heures supplémentaires et les repas des sept employés de Moscou travaillant à l’appui du sommet de l’APEC à Vladivostok, en Russie, ont été examinés. Les demandes portaient sur les mois d’août et septembre 2012

Il n’y avait aucune exigence en matière de déplacement relative à ce travail d’audit.

Méthode

Cet audit a été effectué conformément à la Politique sur la vérification interne du gouvernement du Canada. Les conventions collectives et les politiques suivantes ont été consultées au cours de l’audit :

• Convention collective des FS (Service extérieur);
• Convention collective des AS (Services des programmes et de l’administration);
• Convention collective des CS (Systèmes informatiques);
• Modalités d’emploi du personnel recruté sur place;
• Politiques et directives du Conseil du Trésor et du MAECI.

Afin de fournir l’assurance que les conventions collectives des employés ont été respectées et appliquées de façon adéquate, et que les politiques du Conseil du Trésor et du MAECI ont été suivies, les méthodes suivantes ont été utilisées pour recueillir les éléments probants nécessaires pour conclure sur chaque critère d’audit :

• Tests de transactions et analyses, y compris du formulaire EXT995, Rapport d’autorisation et de paiement des heures supplémentaires, des rapports de temps des employés et des reçus des déplacements et repas;
• Analyse des contrôles;
• Examen des documents et de la correspondance;
• Entrevues, au besoin.

Annexe B : plan d’action de la direction

Recommandation de l’audit 1

De concert avec les directions géographiques et le Bureau du protocole, le Bureau des sommets devrait mettre au point un processus documenté pour la gestion financière des événements de sommets futurs. Il faut notamment désigner clairement qui est responsable des dépenses liées aux heures supplémentaires et fournir un budget préautorisé aux missions au besoin.

Suivi de la direction : Le Bureau des sommets, les directions géographiques et le Bureau du protocole vont revoir et documenter leurs processus actuels de gestion des événements et s’assurer que les rôles et les responsabilités pour la gestion des ressources financières en vue des futurs événements sont clairement énoncés.

Responsable : Bureau des sommets, directions géographiques et Bureau du protocole

Date d’achèvement prévue : Complété

Recommandation de l’audit 2

2. La direction de la mission doit voir à ce que toutes les demandes de paiement d’heures supplémentaires soient préapprouvées et fassent l’objet d’un suivi pour vérifier qu’il existe un budget suffisant pour couvrir ces dépenses, et une formation doit être fournie sur les procédures de diligence raisonnable pour traiter les demandes de paiement d’heures supplémentaires.

Suivi de la direction : Le chef de la mission de Moscou procurera une formation à toutes les personnes qui ont des responsabilités de ressources humaines pour s’assurer qu’elles comprennent les exigences de préapprobation des heures supplémentaires et l’exercice de la diligence voulue pour les demandes de paiement d’heures supplémentaires.

Responsable : Mission de Moscou

Date d’achèvement prévue : Complété

Recommandation de l’audit 3

Les Services de rémunération devraient obtenir l’accès à toute l’information nécessaire pour exécuter efficacement la vérification en vertu de l’article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques et devraient recouvrer les paiements en trop d’heures supplémentaires versés aux employés.

Suivi de la direction : Les Services de rémunération vont travailler avec le groupe de l’agent des finances en chef pour obtenir l’information nécessaire à la vérification en vertu de l’article 33 et commenceront à recouvrer les trop-payés aux employés.

Responsable : Services de rémunération

Date d’achèvement prévue : Complété

Recommandation de l’audit 4

La direction de la mission et la direction géographique Enjeux mondiaux, Europe et Moyen-Orient devraient enquêter sur les demandes de paiement de deux employés qui ont demandé le paiement de repas à la fois durant leurs heures supplémentaires et dans leurs demandes de remboursement de frais de voyage, pour vérifier si cette erreur répétée était due à une erreur d’interprétation des règles sur les déplacements et les heures supplémentaires, et prendre des mesures disciplinaires au besoin.

Suivi de la direction : La direction de la mission et la Direction géographique Enjeux mondiaux, Europe et Moyen-Orient vont travailler ensemble pour enquêter sur cette situation et prendre les mesures nécessaires.

Responsable : Direction de la mission de Moscou et Direction géographique Enjeux mondiaux, Europe et Moyen-Orient

Date d’achèvement prévue : Complété