Audit des heures supplémentaires

Rapport final

Direction des opérations de vérification
Bureau du dirigeant principal de la vérification

Mai 2013

Acronymes

Sommaire exécutif

Conformément au Plan approuvé de vérification axé sur les risques pour les exercices 2012-2013 à 2014-2015, le Bureau du dirigeant principal de la vérification de l'Agence canadienne de développement international (ACDI) a effectué un audit des heures supplémentaires. Cet audit visait à :

• évaluer le cadre de contrôle de gestion et de gouvernance des heures supplémentaires mis en place à l'ACDI au regard des exigences de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et de celles des politiques du Conseil du Trésor (CT); et à évaluer si l'ACDI respecte systématiquement ces exigences;
• relever et documenter les sources ou schémas sous-jacents concernant les heures supplémentaires rémunérées à l'ACDI.

 En 2008, la Direction générale des ressources humaines  a rédigé un document intitulé Lignes directrices sur les heures supplémentaires de l'ACDI, qui décrit une méthode uniformisée de gestion des heures supplémentaires. Ce document renvoie également les employés de l'ACDI à leurs ententes collectives respectives ainsi qu'à la Politique sur les conditions d'emploi du CT. Entre autres exigences, le document précise qu'il faut respecter un processus écrit d'approbation préalable, la LGFP et les procédures établies pour le traitement des demandes de paiement.

De 2009-2010 à 2011-2012, le nombre annuel moyen d'heures supplémentaires qui ont l'objet d'une demande de rémunération à l'ACDI s'est élevé à 74 650 heures, pour un montant moyen de 3,1 millions de dollars (les heures supplémentaires rémunérées sous forme de congés compensatoires n'ont pas été comptabilisées). Au cours des trois exercices, le nombre total d'heures supplémentaires a diminué de 28 %, tandis que le montant des paiements a baissé de 30 % (les heures supplémentaires rémunérées sous forme de congés compensatoires n'ont pas été comptabilisées). L'analyse des données a montré que la diminution du total des heures supplémentaires était principalement due à la réduction du rôle de l'ACDI en Afghanistan.

Nous avons constaté que l'ACDI possède des lignes directrices sur la gestion des heures supplémentaires et que celles-ci sont comprises des employés. En outre, nous avons établi que les Lignes directrices sur les heures supplémentaires de l'ACDI concordentavec les exigences de la LGFP et des politiques pertinentes du CT.

À l'ACDI, avant d'être effectuées, les heures supplémentaires doivent faire l'objet d'une approbation préalable écrite par un responsable avec la délégation, puis être approuvées par une personne investie du pouvoir délégué requis aux fins de l'article 34 de la LGFP. Nous avons constaté que ces exigences ne sont pas systématiquement respectées.

Le paiement des heures supplémentaires n'est pas toujours traité conformément aux politiques pertinentes du CT. Bien que la Section de la rémunération et des avantages sociaux de la DGRH s'assure que les heures supplémentaires faisant l'objet d'une demande de rémunération ont été approuvées avant d'en effectuer le paiement, elle ne mène aucune activité de surveillance visant à s'assurer que les personnes les ayant approuvées ont été dûment investies du pouvoir délégué requis en vertu de l'article 34.

Conclusion de l'audit

Même si les Lignes directrices sur les heures supplémentaires de l'ACDI concordent avec les exigences de la LGFP et avec celles des politiques pertinentes du CT, des irrégularités ont été constatées dans leur mise en œuvre. Compte tenu de ces irrégularités, nous concluons que le cadre de contrôle de gestion n'a pas fonctionné efficacement au cours de la période visée par l'audit. Ce rapport contient des recommandations qui, si elles sont mises en œuvre, amélioreront le cadre de contrôle de gestion des heures supplémentaires.

Énoncé d'assurance

Je déclare, en ma qualité de dirigeant principal de la vérification, que cet audit a été mené conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne de l'Institut des vérificateurs internes et aux normes de vérification interne du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité. Les procédés d'audit appliqués et les éléments de preuve recueillis sont suffisants et appropriés pour appuyer l'exactitude des constatations et la conclusion formulée dans le présent rapport, et pour fournir une assurance de niveau d'audit. Les constatations et la conclusion reposent sur une comparaison entre les circonstances qui existaient au moment de l'audit et les critères d'audit préétablis convenus avec les dirigeants. Elles s'appliquent uniquement à l'entité examinée, ainsi qu'à la portée et à la période visées par l'audit.

Jean Goulet
Dirigeant principal de la vérification

1.0 Contexte

L'audit des heures supplémentaires figurait dans le Plan de vérification axé sur les risques de l'Agence pour la période 2012-2013 à 2014-2015, tel que recommandé par le Comité de vérification et approuvé par la présidente de l'ACDI le 16 mars 2012.

À l'ACDI, les heures supplémentaires sont régies par les Lignes directrices sur les heures supplémentaires de l'ACDI, la LGFP, ainsi que par les conventions collectives et les conditions d'emploi du CT. L'expression « heures supplémentaires » désigne « les heures autorisées durant lesquelles une personne travaille en sus des heures de travail quotidiennes ou hebdomadaires et pour lesquelles elle pourrait avoir droit à une rémunération conformément aux dispositions de la convention collective pertinente ou aux conditions d'emploi applicables»^{Note de bas de page 1}

Toute heure supplémentaire effectuée doit être rémunérée conformément aux dispositions de la convention collective ou des conditions d'emploi applicables. En vertu de la Directive sur les conditions d'emploi du CT, un employé a le droit d'être rémunéré pour les heures supplémentaires qu'il a prestées quand une personne investie du pouvoir délégué requis lui a demandé d'effectuer ces heures. Le nombre d'heures supplémentaires à prester doit être précisé et autorisé avant la prestation effective de ces heures.

Le SAP est le système ministériel que les employés et les gestionnaires utilisent pour demander et approuver la prestation d'heures supplémentaires et pour consigner les demandes de rémunération concernant ces heures. La DGRH supervise l'administration du processus des heures supplémentaires et gère le module des « ressources humaines » du SAP. Le Système régional de paye est l'interface de système de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada que l'ACDI utilise pour payer les heures supplémentaires.

De 2009-2010 à 2011-2012, 1 501 employés ont demandé une rémunération financière équivalant à un total de 74 650 heures supplémentaires, ce qui représente un montant moyen de 3,1 millions de dollars par exercice (les heures supplémentaires rémunérées sous forme de congés compensatoires n'ont pas été comptabilisées). La part des heures supplémentaires rémunérées représente, pour cette période, en moyenne 12,5 % du salaire d'un employé ayant demandé la rémunération financière de ses heures supplémentaires (les heures supplémentaires rémunérées sous forme de congés compensatoires n'ont pas été comptabilisées).

2.0 Objectif, portée, démarche et critères de la vérification

2.1 Objectif

Les objectifs de l'audit consistent à :

• évaluer le cadre de contrôle de gestion et de gouvernance des heures supplémentaires mis en place à l'ACDI au regard des exigences de la Loi sur la gestion des finances publiques et de celles des politiques du CT; et évaluer si l'ACDI respecte systématiquement ces exigences;
• relever et documenter les sources ou schémas sous-jacents concernant les heures supplémentaires rémunérées à l'ACDI.

2.2 Portée

La portée de l'audit incluait d'évaluer si l'ACDI respecte les dispositions sur les heures supplémentaires contenues dans ses lignes directrices, ses politiques et ses conventions collectives. Elle consistait également à évaluer les lignes directrices et les cadres de l'ACDI sur la gestion des heures supplémentaires au regard de la législation pertinente. En outre, l'audit a cherché à relever la source et la nature des heures supplémentaires rémunérées. L'équipe d'audit a examiné les heures supplémentaires effectuées dans toutes les directions générales, mais elle s'est particulièrement concentrée sur les directions générales ayant fait état du plus grand nombre d'heures supplémentaires au cours des trois exercices compris entre 2009-2010 et 2011-2012. D'après les données recueillies pendant la phase de planification, les trois directions générales ayant affiché le plus grand nombre d'heures supplémentaires rémunérées étaient les suivantes :

• la Direction générale des programmes géographiques;
• la Direction générale du dirigeant principal des finances (DGDPF);
• la Direction générale des programmes multilatéraux et mondiaux.

Les domaines suivants ont été expressément exclus du présent audit :

• l'intégrité ou l'exactitude des données générées par le système SAP de l'ACDI;
• les contrôles généraux de la technologie de l'information liés aux systèmes, étant donné que ces contrôles sont habituellement inclus dans la portée d'un audit de la technologie de l'information. Afin d'évaluer dans quelle mesure on peut se fier à l'efficacité des contrôles, il faut que les contrôles liés aux systèmes qui sont recensés dans cet audit soient examinés en même temps que les évaluations des contrôles généraux de la technologie de l'information, lesquels ne sont pas couverts par cet audit;
• les heures supplémentaires rémunérées sous forme de congés compensatoires;
• les heures supplémentaires effectuées, mais n'ayant donné lieu ni à une rémunération financière, ni à un congé compensatoire; et/ou les heures supplémentaires effectuées qui ont donné lieu à un congé compensatoire non officiel et n'ont pas fait l'objet d'une déclaration.

Pour recenser le nombre total d'heures supplémentaires ayant fait l'objet d'une demande de rémunération, l'audit s'est appuyé sur les rapports générés grâce au SAP. Bien que l'examen de l'intégrité, de l'exhaustivité et de l'exactitude de ces données ne soit pas couvert par le présent audit, nous avons remarqué des problèmes concernant l'exhaustivité des rapports du SAP, lesquels sont abordés à la section 3.3 du présent document.

2.3 Démarche et méthodologie

L'audit des heures supplémentaires a été mené conformément à la politique, aux directives et aux normes du CT en matière de vérification interne, ainsi qu'aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne de l'Institut des auditeurs internes. La portée et les protocoles d'audit ont été établis à partir d'une analyse des risques, et la méthodologie suivie pour cet audit a été la suivante :

• consulter la LGFP et des politiques pertinentes du CT, y compris la Directive sur la gestion financière de l'administration de la paye et la Directive sur les conditions d'emploi, les conventions collectives applicables et les lignes directrices pertinentes de l'ACDI;
• mener des entrevues avec des responsables des principales directions générales;
• analyser les données financières et non financières sur les heures supplémentaires;
• distribuer un questionnaire à un échantillon aléatoire d'employés de l'ACDI;
• examiner un échantillon d'opérations relatives aux heures supplémentaires, choisi de manière aléatoire dans l'ensemble des heures supplémentaires, ayant fait l'objet d'une demande de rémunération.

L'équipe d'audit a fait valider les principales constatations sur les résultats de l'audit auprès de la DGRH et de la DGDPF avant de mener à terme le présent rapport.

2.4 Critères d'audit

Pour élaborer les critères évalués en vue d'atteindre les objectifs de cet audit, nous avons utilisé les résultats de l'évaluation des risques et des contrôles internes, et tenu compte des Contrôles de gestion de base du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). Les critères d'audit sont les suivants :

• Les politiques et les lignes directrices de l'ACDI relatives aux heures supplémentaires et les conventions collectives du SCT sont clairement énoncées, et elles sont bien comprises par les employés de l'ACDI.
• Les heures supplémentaires sont autorisées, consignées, approuvées, rémunérées et surveillées conformément à la LGFP et aux politiques pertinentes du CT.

L'audit inclut une analyse à valeur ajoutée des données qui recense les sources et les schémas sous-jacents concernant les heures supplémentaires ayant fait l'objet d'une demande de rémunération à l'ACDI (voir section 3.3).

3.0 Principales constatations de l'audit et recommandations

3.1 Cadre de gouvernance des heures supplémentaires

L'ACDI a élaboré des lignes directrices sur la gestion des heures supplémentaires, notamment les Lignes directrices sur les heures supplémentaires de l'ACDI; le Processus de gestion et d'approbation des heures supplémentaires pour les employés en affectation sur le terrain; le Temps de déplacement et heures supplémentaires effectuées par un(e) employé(e) en mission; les Définitions reliées aux heures supplémentaires; et les Questions et réponses sur les heures supplémentaires. Les lignes directrices s'appliquent aux employés ayant le droit de recevoir une rémunération pour les heures supplémentaires prestées et décrivent les exigences, les processus ainsi que les rôles et responsabilités en ce qui concerne la demande, l'approbation, la rémunération et la surveillance des heures supplémentaires. À l'ACDI, le traitement des heures supplémentaires doit être conforme aux lignes directrices de l'ACDI ainsi qu'aux conventions collectives et aux politiques du CT.

En plus de se référer aux dispositions pertinentes du CT, les Lignes directrices sur les heures supplémentaires de l'ACDI concordent avec la LGFP, qui énonce les obligations des personnes qui demandent, autorisent, approuvent et rémunèrent les heures supplémentaires. Ce document a été évalué puis il a été comparé à la LGFP, ce qui a permis de confirmer la concordance entre les exigences sur l'autorisation, la consignation, l'approbation, la rémunération et la surveillance des heures supplémentaires. Les dispositions des Lignes directrices sur les heures supplémentaires de l'ACDI concordent avec les exigences de l'article 32 (Contrôle des engagements), de l'article 33 (Demandes de paiement) et de l'article 34(Marchés de fournitures, de services ou de travaux) de la LGFP.
Les résultats de nos entrevues avec les dirigeants de l'ACDI et les réponses aux questionnaires données par les employés ayant approuvé des heures supplémentaires au cours des trois exercices visés par l'audit ont confirmé que les politiques et les lignes directrices sur les heures supplémentaires sont claires, faciles à comprendre et aisément accessibles.

D'après nos constatations, bien que les résultats des entrevues et les réponses aux questionnaires indiquent que les lignes directrices sur les heures supplémentaires sont claires et faciles à comprendre, ils confirment que les heures supplémentaires sont effectuées et rémunérées de manière informelle, en dépit des lignes directrices. D'après les réponses au questionnaire, 58 % des répondants ont approuvé de manière informelle des heures supplémentaires de 2009-2010 à 2011-2012. Ces chiffres confirment les résultats des entrevues, selon lesquelles l'approbation informelle des heures supplémentaires est pratique courante à l'ACDI. Les personnes interrogées ont également déclaré que seul un petit nombre des heures supplémentaires prestées sont informelles. Cependant, comme les heures supplémentaires informelles ne sont pas consignées ni suivies, on ne peut pas évaluer leur nombre ni le vérifier.

3.2 Contrôles de la responsabilité financière

L'ACDI doit posséder les contrôles financiers énoncés dans la LGFP. La portée de cet audit couvre les articles 32, 33 et 34 de la LGFP, ainsi que la Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière 5.1 – administration de la paye du CT, qui définit l'application des articles 32, 33 et 34 de la Loi au processus des heures supplémentaires.

Après évaluation, les exigences contenues dans les Lignes directrices sur les heures supplémentaires de l'ACDI concordent avec celles de la LGFP. Par conséquent, quand on fait ici référence aux exigences financières telles qu'énoncées dans les Lignes directrices sur les heures supplémentaires de l'ACDI, on inclut aussi les exigences de la LGFP.

Contrôle des engagements (article 32 de la LGFP)

En vertu des Lignes directrices sur les heures supplémentaires de l'ACDI, les heures supplémentaires doivent être « approuvées à l'avance par écrit, par le fondé de pouvoir approprié, conformément au Tableau des pouvoirs en matière de gestion des ressources humaines et à l'Instrument de délégation des pouvoirs financiers^{Note de bas de page 2}. »

L'approbation préalable des heures supplémentaires peut être consignée dans différents documents comme un courriel, une note de service ou un formulaire d'autorisation de voyage. Les employés qui se trouvent sur le terrain sans pouvoir accéder au SAP, doivent demander d'effectuer des heures supplémentaires, les faire approuvées au préalable, puis les faire approuver par le responsable avec la délégation sur le terrain, au moyen d'un formulaire papier. Ce formulaire est ensuite envoyé à la DGRH, ce qui permet de consigner dans le SAP l'approbation des heures au nom du gestionnaire.

En examinant 75 opérations relatives aux heures supplémentaires, nous avons constaté que 68 d'entre elles ne possédaient pas les justificatifs adéquats établissant l'approbation écrite préalable des heures supplémentaires exigée dans les Lignes directrices sur les heures supplémentaires de l'ACDI. Parmi ces 68 opérations, 26 concernaient des employés sur le terrain et 42, des employés de l'administration centrale de l'ACDI.

D'après les réponses au questionnaire, 53 % des répondants ayant approuvé des heures supplémentaires de 2009-2010 à 2011-2012 n'ont pas fourni d'approbation écrite préalable à la prestation de ces heures. Ces constatations coïncident avec ce que nous avons appris lors de nos entrevues avec les dirigeants de l'ACDI, ce qui confirme que l'approbation préalable des heures supplémentaires se fait généralement verbalement et non par écrit.

Attestation et détermination de l'admissibilité (article 34 de la LGFP)

On peut lire dans les Lignes directrices sur les heures supplémentaires de l'ACDI qu'« en vertu de l'article 34 de la LGFP, le gestionnaire certifie que les informations du registre mensuel des heures supplémentaires sont exactes et que les employés ont travaillé les heures supplémentaires indiquées^{Note de bas de page 3}. » Ce document exige que les directions générales soumettent « les registres mensuels des heures supplémentaires dûment signés par les gestionnaires en vertu de l'article 34 de la LGPF à la Section de la rémunération et des avantages sociaux de la DGRH »; et cette Section renvoie « aux directions générales toutes les demandes de paiement de temps supplémentaire qui ne satisfont pas aux exigences établies, et notamment lorsque les registres mensuels n'ont pas été dûment signés par les gestionnaires en vertu de l'article 34 de la LGPF, afin que les corrections requises leur soient apportées^{Note de bas de page 4}. » Nous avons établi que les registres mensuels des heures supplémentaires déclarées n'ont pas été préparés, envoyés ni examinés conformément aux lignes directrices.

L'article 34 de la LGPF est actuellement appliqué, comme l'attestent les approbations des heures supplémentaires consignées par les gestionnaires dans le système SAP pour chaque demande individuelle. Ce fait a été confirmé grâce à nos discussions avec les principales parties prenantes.

Selon la Directive sur l'authentification et l'autorisation électroniques des opérations financières du Conseil du Trésor, « l'intégrité des opérations financières électroniques implique que les opérations ainsi que les authentifications et autorisations électroniques connexes sont protégées contre l'accès, l'exercice de pouvoirs ou la divulgation non autorisés, la répudiation, la destruction, la suppression, la modification, l'utilisation malveillante, l'incomplétude et l'inexactitude. Il s'agit notamment de veiller à ce que l'autorisation électronique soit unique pour chaque personne, à ce que la personne qui accorde l'autorisation puisse être identifiée, à ce que l'intégrité de l'autorisation soit maintenue pour assurer la responsabilisation et la protection de la personne qui assume la responsabilité et à ce que, le cas échéant, l'intégrité des matrices de délégation électroniques soit préservée^{Note de bas de page 5}. » Au regard de ces exigences, le SAP ne satisfait actuellement pas aux normes d'authentification ni d'autorisation électroniques des opérations financières.

Quand un employé enregistre des heures supplémentaires faisant l'objet d'une demande de rémunération dans le SAP, cette demande est transmise pour approbation à un gestionnaire ou à un superviseur, en fonction du rang hiérarchique de l'employé. Le SAP n'indique pas si le gestionnaire ou le superviseur est investi du pouvoir délégué requis aux fins de l'article 34. Le gestionnaire ou le superviseur qui ne possède pas le pouvoir requis doit déléguer la tâche à une personne qui possède ce pouvoir. Cependant, les entrevues ont révélé que les gestionnaires et les superviseurs ignorent parfois cette obligation. Par conséquent, le SAP ne permet actuellement pas d'empêcher que des personnes non autorisées accomplissent ce type d'opérations et il ne garantit pas non plus que les matrices de délégation électroniques sont utilisées. Les approbations fournies dans le système SAP ne sont donc pas suffisantes pour assurer l'application de l'article 34.

Sur les 75 opérations examinées, nous en avons recensé 14 pour lesquelles l'approbation prévue à l'article 34 a été accordée par des personnes non investies du pouvoir délégué requis. En outre, nous avons relevé 26 opérations d'employés sur le terrain n'ayant pas accès au SAP pour lesquelles les heures supplémentaires ont été approuvées sur un formulaire papier. Ces formulaires n'étaient pas toujours conservés dans le dossier de l'employé et le nom de l'approbateur ne figurait pas toujours sur le formulaire. Par conséquent, il n'a pas été possible de vérifier si dans les circonstances, l'article 34 a été respecté.

Comme le SAP ne fournit pas les contrôles appropriés permettant de s'assurer que les heures supplémentaires faisant l'objet d'une demande de rémunération ont été approuvées par une personne investie du pouvoir délégué requis aux fins de l'article 34 de la LGPF, un contrôle compensatoire devrait exister afin d'atténuer le risque d'une approbation inadéquate. Le respect de l'article 34 de la LGPF ne fait actuellement l'objet d'aucune surveillance. La Section de la rémunération et des avantages sociaux de la DGRH confirme que l'approbation est accordée avant le traitement du paiement des heures supplémentaires. Cependant, on ne procède à aucun contrôle pour s'assurer que l'approbateur est investi du pouvoir délégué requis aux fins de l'article 34 de la LGPF pour le versement du salaire.

Imputation sur un crédit (article 33 de la LGPF)

Le paiement des heures supplémentaires doit être traité conformément à la Directive sur la gestion financière de l'administration de la paye du CT, qui aborde notamment les processus comptables, les pouvoirs de signature et la séparation des tâches dans les dispositions suivantes :

• 6.1.3    s'assurer que chaque personne à qui est délégué un pouvoir de signature pour les opérations de paye ait suivi avec succès la formation requise et comprend les responsabilités connexes au pouvoir délégué;
• 6.1.5    s'assurer que les contrôles de l'ensemble de l'administration de la paye sont énumérés, sont compris et sont exercés;
• 6.1.6    veiller à la mise en œuvre adéquate des articles 33 et 34 de la LGFP en ce qui a trait à toutes les dépenses effectuées pour l'administration de la paye;
• 6.1.7    s'assurer que des contrôles efficaces (p. ex., précision, intégralité, à-propos, autorisation) sont en place pour tous les processus et les systèmes qui appuient l'administration de la paye^{Note de bas de page 6}. 

En 2009-2010 et 2010-2011, pour 26 des 75 opérations examinées, les éléments probants étaient insuffisants pour établir l'identité de la personne donnant l'approbation en vertu de l'article 33. Cette situation a été corrigée en 2011-2012, et la personne donnant l'approbation en vertu de l'article 33 a pu être identifiée dans le cas de chaque opération examinée. Nous avons constaté que dans 15 des 49 opérations où l'on pouvait identifier la personne ayant donné l'approbation en vertu de l'article 33, cette personne n'était pas investie du pouvoir délégué requis pour le faire.

D'après nos discussions avec les dirigeants des ressources humaines, les employés investis du pouvoir délégué requis aux fins de l'article 33 ont communiqué leur code d'accès à des employés de la Section de la rémunération et des avantages sociaux de la DGRH qui n'avaient pas le pouvoir délégué requis aux fins de l'article 33. Cette pratique est généralement utilisée en vue d'éviter tout retard dans l'octroi d'une approbation en vertu de l'article 33 quand les employés compétents sont en congés.

Recommandation 1

Le directeur général des ressources humaines, en consultation avec le dirigeant principal des finances, devrait veiller à ce que les heures supplémentaires soient autorisées, approuvées et payées de façon appropriée, et à ce que les pièces justificatives soient conservées.

Recommandation 2

Le directeur général des ressources humaines devrait mettre en place les mesures appropriées pour que les codes d'accès permettant de donner une approbation en vertu de l'article 33 ne soient pas communiqués par les employés au sein de la Section de la rémunération et des avantages sociaux.

3.3 Sources et schémas relatifs aux heures supplémentaires

Afin de fournir à la direction de l'ACDI les sources et les schémas relatifs aux heures supplémentaires ayant fait l'objet d'une demande de rémunération pour les trois exercices couverts par cet audit (2009-2010 à 2011-2012), nous avons analysé les données générées par le système SAP.

Nombre total d'heures

Le nombre total d'heures supplémentaires ayant fait l'objet d'une demande de rémunération à l'ACDI a diminué de 28,8 %, passant de 81 207 heures en 2009-2010 à 57 753 heures en 2011-2012. Cette tendance s'explique principalement par la réduction du rôle de l'ACDI en Afghanistan, qui a entraîné, de 2010-2011 à 2011-2012, une baisse de 61 % du nombre d'heures supplémentaires ayant fait l'objet d'une demande de rémunération de la part des employés de l'ex-Groupe de travail sur l'Afghanistan (ce groupe n'existe plus et est désormais remplacé par la Direction de l'Europe, du Moyen-Orient, du Maghreb, de l'Afghanistan et du Pakistan).

Modes de rémunération des heures supplémentaires

De 2009-2010 à 2011-2012, le nombre d'heures supplémentaires ayant fait l'objet d'une demande de rémunération financière a diminué, tandis que celui ayant fait l'objet d'une demande de congés compensatoires a augmenté. D'après nos entrevues avec les dirigeants de l'ACDI, cette tendance pourrait être due à la baisse des budgets et aux tentatives visant à réduire les dépenses en heures supplémentaires en proposant une compensation en temps de repos plutôt qu'une rémunération financière. Bien que la tendance penche vers la demande de congés compensatoires, les personnes interrogées ont déclaré que ces congés n'étaient généralement pas pris dans les délais prescrits, ce qui entraînait le versement de fortes sommes aux dates de paiement prévues dans chaque convention collective.

Nature des heures supplémentaires

Les heures supplémentaires peuvent correspondre au temps consacré à un voyage, à un rappel au travail, à une disponibilité passive ou à un travail supplémentaire. Pour la période visée par notre audit, nous avons constaté que la majorité des heures supplémentaires ayant fait l'objet d'une demande de rémunération découlaient d'un travail supplémentaire ou d'un long voyage. La nature des heures dépend essentiellement des programmes exécutés et des voyages nécessaires dans les directions générales.

D'après les personnes interrogées, il est difficile de réduire le nombre d'heures supplémentaires consacrées aux voyages, car il faut tenir compte de nombreux facteurs comme le coût du déplacement, la disponibilité des vols et leur durée, ainsi que le nombre d'heures supplémentaires prestées. Les personnes interrogées ont également indiqué que les réunions imprévues et les activités qui se déroulent en soirée à l'étranger intègrent généralement des heures supplémentaires; cependant, il est difficile de prévoir et de surveiller ce type d'activités.

Limites du système

Comme l'indique la partie du présent document consacrée à la portée de l'audit, nous avons analysé les données générées grâce au système SAP de l'ACDI. Pendant cet examen, nous avons relevé des incohérences et nous n'avons pas pu concilier les rapports suivants concernant les heures supplémentaires :

• Nombre total d'heures supplémentaires faisant l'objet d'une demande de rémunération – Somme totale des trois rapports ci-dessous.
• Sous-rapport 1 – Heures supplémentaires rémunérées financièrement (fonction de la paie).
• Sous-rapport 2 – Congés compensatoires pour heures supplémentaires (fonction des congés).
• Sous-rapport 3 – Rémunération financière des congés compensatoires non pris (fonction de la paie).

Les incohérences portent notamment sur les personnes identifiées dans les sous-rapports qui n'étaient pas indiquées dans le « Nombre total d'heures supplémentaires faisant l'objet d'une demande de rémunération ». Nous avons également constaté des incohérences entre la liste des personnes indiquées dans le « Nombre total d'heures supplémentaires faisant l'objet d'une demande de rémunération » et les listes des trois sous-rapports.

Ces incohérences ont peut-être des explications raisonnables, mais nous n'avons pas été en mesure de concilier ces rapports dans le délai prévu pour l'audit, ce qui pourrait indiquer l'existence de problèmes dans les spécifications du rapport sous-jacent.

Recommandation 3

Le directeur général des ressources humaines devrait procéder à un examen des rapports sur les heures supplémentaires générés grâce au SAP afin de s'assurer que ceux-ci sont complets et exacts.

Annexe A : Liste des recommandations, réponse de la direction et plan d'action

Recommandation 1

Le directeur général des ressources humaines, en consultation avec le dirigeant principal des finances, devrait veiller à ce que les heures supplémentaires soient autorisées, approuvées et payées de façon appropriée, et à ce que les pièces justificatives soient conservées.

Responsable

Directeur général, DGRH

Réponse de la direction et plan d'action

Nous sommes d'accord avec cette recommandation, et la DGRH examinera les lignes directrices sur les heures supplémentaires afin de clarifier les divers rôles et de veiller à ce que le processus requis soit respecté.

Date cible

Complété

Recommandation 2

Le directeur général des ressources humaines devrait mettre en place les mesures appropriées pour que les codes d'accès permettant de donner une approbation en vertu de l'article 33 ne soient pas communiqués par les employés au sein de la Section de la rémunération et des avantages sociaux.

Responsable

Directeur général, DGRH

Réponse de la direction et plan d'action

Nous sommes d'accord avec cette recommandation, et la DGRH prendra des mesures pour que seules les personnes investies du pouvoir délégué requis donnent les approbations prévues à l'article 33.

Date cible

Complété

Recommandation 3

Le directeur général des ressources humaines devrait procéder à un examen des rapports sur les heures supplémentaires générés grâce au SAP afin de s'assurer que ceux-ci sont complets et exacts.

Responsable

Directeur général, DGRH

Réponse de la direction et plan d'action

Nous sommes d'accord avec cette recommandation, et nous réaliserons, entre mai et juillet 2013, un examen de tous les rapports sur les heures supplémentaires générés à l'aide du module « ressources humaines » du SAP, avec le responsable des procédés administratifs (gestionnaire, Services du travail). Les mises à jour appropriées seront réalisées et mises en application dans le module « ressources humaines » du SAP, au besoin.

Date cible

Complété