Vérification des états financiers de la mission de Copenhague

Affaires étrangères et Commerce international Canada
Bureau du dirigeant principal de la vérification

Mai 2013

Sommaire exécutif

Une vérification exhaustive des états financiers de la mission de Copenhague a été menée à la demande de la sous-ministre adjointe, Enjeux mondiaux, Europe et Moyen-Orient. Ces travaux visaient à effectuer une vérification approfondie des contrôles appliqués aux processus financiers et administratifs et des transactions. Cette vérification a été évaluée comme hautement prioritaire, car des allégations concernant la gestion financière de la mission avaient été soulevées.

La vérification a été menée par le directeur, Vérification interne, et un juricomptable de l’entreprise Deloitte. Les travaux sur place ont été réalisés du 31 octobre au 7 novembre 2012. L’ambassadeur a accueilli positivement les travaux de vérification et a donné un accès libre à tout le personnel et à tous les documents.

Qu’avons-nous examiné?

Selon les constatations préliminaires d’examens précédents et en collaboration avec l’ambassadeur, la vérification a principalement porté sur les procédures financières et administratives suivantes :

• le traitement des transactions financières;
• la gestion des recettes perçues;
• la petite caisse;
• les congés des employés recrutés sur place (ERP);
• les contrats liés à la nouvelle résidence officielle.

La taxe à valeur ajoutée (TVA) constitue une autre source de préoccupations pour la mission. Un expert en la matière devait arriver à la mission une semaine après les travaux de l’équipe de vérification afin de résoudre les problèmes. Par conséquent, cet élément n’a pas été inclus dans la portée de la vérification.

La vérification visait à déterminer s’il y avait suffisamment de contrôles en place et si ceux-ci fonctionnaient efficacement dans chacun de ces secteurs.

Qu’avons-nous constaté?

La vérification a permis de déterminer que certains contrôles internes étaient en place et fonctionnaient efficacement, mais que ce n’était pas le cas d’autres contrôles, ce qui exposait la mission à un niveau de risque plus élevé. La mauvaise gestion des dossiers au sein de la mission a nui à l’achèvement en temps opportun de la vérification. Dans le cas des contrats liés à la résidence officielle, cela a empêché les vérificateurs d’achever leurs travaux. Plus précisément, les vérificateurs ont fait les constatations suivantes :

• Traitement des transactions financières : Les transactions n’ont pas toujours été traitées conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). De nombreux cas de mauvaises approbations en vertu des articles 33 et 34 ont été constatés.
• Gestion des recettes perçues : Il existe un processus cohérent en place quant à la gestion des recettes. La vérification a relevé des contrôles rigoureux efficaces, mais aussi des contrôles manquants qui auraient dû être en place. La comparaison des recettes dont la réception a été consignée (formulaire EXT 119) aux dépôts enregistrés (rapprochement bancaire) d’avril 2011 à juillet 2012 (la période la plus récente enregistrée) indique que toutes les recettes ont été déposées dans le compte bancaire approprié.
• Petite caisse : Le vérificateur a pu établir que les fonds de la petite caisse étaient équilibrés. Il n’y avait cependant pas de contrôles et processus clés en place pour garantir que ce serait toujours le cas.
• Congés des employés recrutés sur place : Il n’y avait pas de processus cohérent à la mission pour gérer et consigner les congés des ERP. Certains contrôles fondamentaux ne figuraient pas parmi les procédures, ce qui ne permettait pas d’établir avec certitude si tous les congés pris avaient été consignés et si les soldes de congés étaient exacts.
• Contrats liés à la nouvelle résidence officielle : Il y avait environ 35 contrats liés, entre autres, à l’amélioration et à la rénovation de la nouvelle résidence officielle. En date de janvier 2013, les travaux de vérification n’ont pu être achevés, car la documentation requise n’était pas complètement disponible à la mission ni à l’Administration centrale. La valeur totale de ces contrats s’élevait à environ 360 000 $. En février 2013, au moyen d’une analyse documentaire exhaustive, des cadres supérieurs de la Division des biens immobiliers ont confirmé qu’ils avaient découvert que leur propre agent des contrats (qui n’était pas responsable du dossier de Copenhague) avait approuvé ces contrats. L’analyse de cette situation a soulevé des préoccupations en ce qui concerne : le fait que des agents des contrats signent des contrats qui ne concernent pas leur portefeuille et ensuite n’avisent ni l’agent des contrats responsable ni leur superviseur; la surveillance; la reddition de comptes à la Division des biens immobiliers de l’Administration centrale ainsi qu’au bureau de Berlin, les rôles et les responsabilités, l’intendance; la gestion des dossiers.
• Le rapprochement bancaire n’était pas effectué régulièrement et les résultats n’étaient pas transmis à l’Administration centrale. La négligence de ce contrôle fondamental aurait dû immédiatement déclencher la prise de mesures urgentes.

Recommandations

La vérification a donné lieu à plusieurs recommandations, qui sont présentées tout au long du rapport, afin de renforcer les contrôles dans chacun des domaines faisant l’objet de cette vérification.

Conclusion

Il existe des lacunes importantes en ce qui concerne les contrôles mis en place à l’égard des questions financières et administratives de la mission. L’ambassadeur a reconnu les faiblesses en matière de contrôle et, dans certains cas, a établi des priorités avec son équipe de gestion pour commencer à les corriger. C’est encourageant.

Avec l’établissement de Berlin comme point de prestation des services communs pour Copenhague, il est prévu que certaines de ces faiblesses de contrôle seront palliées. Lors des travaux effectués par les vérificateurs sur place, des incertitudes persistaient au sein de la mission de Copenhague concernant les processus financiers et administratifs entre Copenhague et Berlin. Les vérificateurs ont reçu une copie de l’Annexe A de l’Accord sur les niveaux de service conclu entre le Centre régional de services – Europe, Moyen-Orient et Afrique (RSCEMA), le point de prestation des services communs à Berlin et Copenhague, qui décrit les responsabilités liées aux différentes tâches. La date d’entrée en vigueur du document n’est pas indiquée, mais il doit être examiné et révisé avant le 31 mars 2013, s’il y a lieu.

Énoncé d’assurance

Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeant principal de la vérification, les procédures de vérification suivies et les données recueillies sont suffisantes et appropriées pour confirmer l’exactitude de l’information formulée dans le présent rapport. Les résultats sont basés sur une comparaison des conditions, telles qu’elles existaient à l’époque, et selon des critères de vérification préétablis qui avaient été convenus avec la direction. Les résultats ne valent que pour les processus examinés. Les éléments probants ont été recueillis en conformité avec la politique, les directives et les normes du Conseil du Trésor en matière de vérification interne pour le gouvernement du Canada.

Original signé par :
Yves Vaillancourt
Dirigeant principal de la vérification et inspecteur général

1.0 Contexte

Une vérification exhaustive des états financiers de la mission de Copenhague a été menée en réponse aux recommandations de la Direction des enquêtes spéciales et à la demande de la
sous-ministre adjointe, Enjeux mondiaux, Europe et Moyen-Orient. Ces travaux visaient à effectuer la vérification précise des contrôles des processus financiers et administratifs et des transactions. Cette vérification a été évaluée comme hautement prioritaire, car des allégations concernant la gestion financière de la mission avaient été soulevées.

La vérification a été menée par le directeur, Vérification interne, et un juricomptable de l’entreprise Deloitte. Les travaux sur place ont été réalisés du 31 octobre au 7 novembre 2012.

Personnel de la mission

La mission de Copenhague avait récemment apporté des changements à son personnel: l’ambassadeur venait d’arriver dans cette mission, le poste de comptable de la mission avait été supprimé et le comptable avait quitté son poste, et l’agent canadien de gestion et des affaires consulaires avait été remplacé par une agente d’administration de la mission (AAM) recrutée sur place. Les employés recrutés sur place qui étaient principalement responsables du traitement des transactions financières et des recettes occupaient leur poste depuis assez longtemps, mais ils avaient l’habitude de bénéficier des conseils et de l’orientation du comptable de la mission.

Il convient de noter que l’ambassadeur a accueilli positivement les travaux de vérification et a donné un accès libre à tout le personnel et à tous les documents.

Objet de la vérification

Selon les constatations préliminaires d’examens précédents et en collaboration avec l’ambassadeur, la vérification a principalement porté sur les procédures financières et administratives suivantes:

• le traitement des transactions financières;
• la gestion des recettes perçues;
• la petite caisse;
• les congés des employés recrutés sur place (ERP);
• les contrats liés à la nouvelle résidence officielle.

La taxe à valeur ajoutée (TVA) constitue une autre source de préoccupations pour la mission. Un expert en la matière devait arriver à la mission une semaine après les travaux de l’équipe de vérification afin de résoudre les problèmes. Par conséquent, cet élément n’a pas été inclus dans la portée de la vérification.

La vérification visait à déterminer s’il y avait suffisamment de contrôles en place et si ceux-ci fonctionnaient efficacement dans chacun de ces secteurs. Une attention particulière était accordée à l’assurance que les recettes perçues au sein de la mission pour les services rendus (passeport, services consulaires et juridiques, notaires) ont été consignées et déposées correctement.

Le traitement des transactions et la gestion des recettes à la mission sont régis par :

Ministère de la Justice du Canada

• Loi sur la gestion des finances publiques (L.R.C. (1985), ch. F-11)
• Règlement de 1997 sur la réception et le dépôt des fonds publics (DORS/98-128)
• Règlement sur le prix des services consulaires spécialisés (DORS/2003-30)
• Règlement sur les droits des services de passeports (C.R.C., ch. 719)

Secrétariat du Conseil du Trésor

• Directive sur les demandes de paiement et le contrôle des chèques
• Directive sur les rentrées, dépôts et enregistrements de fonds

Politiques et directives du MAECI

• Encaissement et dépôt de fonds
• Revenus et comptes à recevoir
• Perception de recettes et émission de reçus – Missions
• Rapprochement bancaire
• Attestation du rapprochement des recettes des services d’immigration

2.0 Obervations et recommandations

2.1 Traitement des transactions financières

Les transactions n’ont pas toujours été traitées conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). Le fait que des transactions ont été traitées avec un manque évident de séparation des tâches et que les rapprochements bancaires n’ont pas toujours été faits augmente le risque de paiements inappropriés.

Les vérificateurs ont examiné en profondeur la base de données des transactions dans le système de gestion intégrée (SGI) global pour relever les transactions dont le risque est le plus élevé. Cela comprend:

1. l’identification de l’ensemble des transactions des exercices de 2010-2011, 2011-2012 et 2012-2013;
2. la compréhension des transactions de l’ambassade grâce au tri des dépenses en fonction de leur nature, montant et date.

Ainsi, 106 transactions ont été sélectionnées pour un examen approfondi.

Pour compléter l’analyse des transactions de la base de données, les vérificateurs ont procédé à l’examen des enveloppes financières mensuelles, ce qui a mené à l’ajout de 39 transactions à l’examen approfondi.

L’examen approfondi comprenait :

1. la détermination de la pertinence de l’approbation (art. 33 et 34 de la LGFP);
2. la détermination de la pertinence du codage des dépenses;
3. l’identification de tout autre enjeu lié à la transaction.

Dans l’ensemble, environ 150 transactions traitées entre mars 2011 et juillet 2012 ont fait l’objet d’un examen approfondi.

De nombreux cas d’approbations inappropriées accordées par plusieurs agents en vertu des articles 33 et 34 ont été relevés. Les vérificateurs ont cerné des lacunes en matière de contrôle dans les domaines précisés ci-dessous.

Approbation de paiements bancaires : Le système d’approbation des paiements bancaires en place a donné lieu au paiement de fournisseurs sans qu’une approbation en vertu de l’article 34 (5 transactions) et/ou de l’article 33 (11 transactions) ait été obtenue. La banque n’était pas en mesure de fournir des données historiques qui auraient permis d’identifier les personnes ayant approuvé ces transactions dans son système, car elle ne conserve ces dossiers que pendant trois mois. La banque ne fournit pas de relevé mensuel des approbations à la mission. Ces transactions comprennent le paiement des frais de scolarité de l’enfant du chef de la mission (CDM), du salaire du conjoint d’un employé pour des services d’aide temporaire et des heures supplémentaires du chauffeur du CDM.

Intérêt direct ou indirect : Les vérificateurs ont relevé des transactions (9 pour une valeur totale de 8 575 $) dans le cadre desquelles l’ancien ambassadeur avait approuvé des paiements en vertu de l’article 33 ou de l’article 34 au neveu de sa femme qui vivait dans la résidence officielle au moment des paiements.

Les vérificateurs ont relevé des transactions (10 pour une valeur totale de 10 263 $) dans le cadre desquelles l’ancien ambassadeur avait approuvé des paiements en vertu des articles 33 et 34 pour les heures supplémentaires du chauffeur de la mission et du chef cuisinier de la résidence officielle.

L’agente d’administration de la mission (AAM) avait approuvé le salaire d’employés recrutés sur place (ERP), y compris le sien (2 transactions; la valeur totale de sa partie s’élève à 10 547 $).

Articles 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques

Les articles 33 et 34 n’ont pas été appliqués de façon appropriée dans de nombreuses transactions.

• des approbations en vertu de l’article 33 et de l’article 34 accordées par la même personne (14 transactions);
• approbations en vertu de l’article 33 non signées (11 transactions) et non datées (2 transactions);
• approbations en vertu de l’article 33 non signées après le traitement du paiement par la banque (38 transactions);
• approbations en vertu de l’article 34 non signées (5 transactions) et non datées (8 transactions);
• entrée des données dans le SGI effectuée malgré le fait qu’aucune approbation n’ait été accordée en vertu des articles 33 et 34.

Les heures supplémentaires n’ont pas toujours été traitées tous les mois. Dans le cas du chef cuisinier de la résidence officielle, les heures supplémentaires n’ont pas été traitées sur une base régulière. Il y avait quatre transactions qui regroupaient plusieurs mois (dont une pour 6 mois répartis sur deux exercices).

Paiements en double : Trois paiements en double ont été relevés par la Direction des enquêtes spéciales. L’équipe chargée de la vérification a effectué des diagnostics dans la base de données des transactions pour relever les transactions de même montant en dollars payées au même fournisseur à la même date. Aucun autre paiement en double n’a été relevé.

Les rapprochements bancaires n’ont pas été effectués sur une base régulière, ni soumis à l’Administration centrale (ceux de mai, juin et juillet 2012 ont été effectués par l’Administration centrale, mais ceux d’août et de septembre 2012 n’ont pas été inclus). La défaillance de ce contrôle fondamental aurait dû immédiatement déclencher la prise de mesures urgentes. Cette question n’a pas été signalée au chef de mission, à la Direction générale du dirigeant principal des finances ni au sous-ministre adjoint responsable.

Ces situations illustrent que les contrôles en place au moment des transactions n’étaient pas suffisants pour assurer l’intégrité des processus financiers. Le fait que des transactions ont été traitées avec un manque évident de séparation des tâches et que les rapprochements bancaires n’ont pas toujours été faits augmente le risque de paiements inappropriés. Le personnel de la mission a informé les vérificateurs que le point de prestation des services communs à Berlin assure maintenant les approbations en vertu de l’article 33 pour les transactions de type paiement et se charge également d’effectuer les rapprochements bancaires mensuels pour la mission de Copenhague depuis le début d’août 2012.

Recommandations :

1. Le Ministère devrait s’assurer que les membres de l’équipe de gestion de la mission de Copenhague disposent de la formation et des connaissances leur permettant de traiter les transactions conformément aux exigences des articles 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques.
2. Des processus devraient être mis en œuvre à la mission de Copenhague pour faire en sorte qu’aucune transaction n’ayant pas obtenu les approbations appropriées en vertu des articles 33 et 34 ne soit saisie dans le système financier ministériel (le SGI) ou traitée électroniquement par l’intermédiaire de la banque locale.
3. La Direction générale du  dirigeant principal des finances doit s’assurer que toutes les missions remplissent et soumettent leurs rapprochements bancaires tous les mois. Des procédures devraient être mises au point et communiquées de façon à signaler les problèmes au chef de mission, au sous-ministre adjoint de la région géographique ainsi qu’à la Direction générale des finances.

2.2 Gestion des recettes perçues

Il existe un processus solide en place quant à la gestion des recettes dans les missions. La vérification a relevé des contrôles rigoureux efficaces, mais aussi des contrôles manquants qui auraient dû être en place. La comparaison entre les recettes dont la réception a été consignée (formulaire EXT 119) et les dépôts enregistrés (rapprochement bancaire) d’avril 2011 à juillet 2012 (la période la plus récente enregistrée) indique que toutes les recettes ont été déposées dans le compte bancaire approprié.

Le processus de traitement des recettes perçues auprès de clients faisait intervenir les membres du personnel occupant les postes suivants:

• Réceptionniste;
• Agent consulaire;
• Adjoint à la gestion des biens et du matériel;
• Agent d’administration de la mission.

Les vérificateurs ont mis à l’essai le processus à partir de la réception initiale des fonds (à la fois en personne et par la poste) afin d’évaluer les contrôles mis en place. Les enveloppes financières mensuelles des recettes ont été attentivement examinées afin de s’assurer que tous les fonds enregistrés avaient été déposés de façon appropriée dans le compte bancaire de la mission.

Les vérificateurs ont constaté que le rapprochement des entrées du formulaire EXT 119 avec les bordereaux de dépôt et les relevés bancaires indiquait que tous les fonds consignés comme ayant été reçus de clients avaient été déposés dans le compte bancaire.

De plus, les vérificateurs ont évalué le processus mis en place pour le traitement des recettes et ont relevé les forces et les faiblesses suivantes en matière de contrôle.

Points forts

• Les enveloppes de recettes mensuelles sont préparées et organisées de manière à faciliter l’examen et à permettre de déceler facilement toute anomalie. Il s’agit d’un excellent exemple de saine gestion de dossiers.
• Le formulaire EXT 119 contient déjà les différents codages permettant de faire la distinction entre les différentes sources de recettes. Cette mesure de contrôle permet de réduire les erreurs de codage.
• Il existe un solide processus de rapprochement entre les reçus officiels remis aux clients au moment du paiement, les reçus de caisse, les bordereaux de dépôt bancaire et le formulaire EXT 119. Ce rapprochement est effectué par l’agent consulaire et l’adjoint à la gestion des biens et du matériel sur une base régulière.
• Les transferts d’argent de l’agent consulaire de la mission et de l’adjoint à la gestion des biens et du matériel (responsable des dépôts bancaires) sont bien documentés grâce à l’émission d’un accusé de réception de transfert officiel signé par les deux parties.
• L’adjoint à la gestion des biens et du matériel exige que la banque indique la source des recettes sur le bordereau de dépôt pour faciliter la réalisation des rapprochements bancaires.

Faiblesses

• Une seule personne ouvre le courrier qui contient parfois des espèces. S’il y avait un écart entre le montant attendu et le montant reçu, il serait impossible de déterminer si l’enveloppe contenait l’argent au départ. Cette façon de procéder compromet le réceptionniste ou l’agent consulaire.
• Il n’y a aucune affiche dans l’aire consulaire (où les clients sont servis) qui indique au client qu’il devrait s’attendre à recevoir un reçu pour le montant total payé. Une telle affiche réduirait les risques liés au paiement en espèces par le client, à la non-émission d’un reçu, à la non-consignation des recettes et à la non-prestation du service.
• La caisse est déverrouillée toute la journée. Elle est située dans le bureau de l’agent consulaire auquel tout le personnel de la mission a accès. Le public n’y a toutefois pas accès. S’il devait manquer des fonds, il serait très difficile de déterminer qui a commis l’infraction. Cela compromet l’agent consulaire à titre de trésorier.

Les vérificateurs sont particulièrement préoccupés par le fait qu’il n’y a aucun moyen de déterminer si toutes les recettes reçues pour des « services juridiques » à la mission ont été consignées et déposées. Il n’existe aucune entrée dans le système COSMOS qui permettrait de faire un rapprochement entre les services fournis et les recettes consignées. Il est donc possible que des fonds soient recueillis sans être consignés. Il n’y avait aucune indication que ce fut le cas à Copenhague, mais le Ministère est néanmoins exposé à un degré plus élevé de risque de malfaisance. Les frais facturés pour des services spécialisés, notamment les services juridiques et de notaire et les transferts de fonds, sont tous consignés dans le même compte du grand livre général du Ministère (à savoir le compte 38600 – NVR-frais consulaires spéciaux). Les recettes totales du Ministère pour 2011-2012 s’élevaient à 3 543 551 $.

Recommandations :

4. La mission devrait mettre en œuvre toutes les mesures de contrôle nécessaires pour s’assurer que les recettes reçues de la part des clients sont protégées, consignées et déposées de façon appropriée.
5. La Direction générale du dirigeant principal des finances devrait examiner et évaluer les risques liés à l’incapacité de rapprocher les recettes perçues pour acquitter des frais juridiques ou de notaire. Dans la mesure du possible, une mesure de contrôle devrait être mise en œuvre pour permettre ce rapprochement.

2.3 Petite caisse

Le vérificateur a pu établir que la petite caisse avait été équilibrée. Le montant des fonds plus la valeur totale des reçus s’élevait à 4 000 DKK, ce qui correspond au montant que devait détenir cette mission. Il n’y avait cependant pas de contrôles et processus clés en place pour garantir que ce serait toujours le cas.

La réceptionniste de la mission est la gardienne de la petite caisse. Les vérificateurs ont compté les fonds de la petite caisse en collaboration avec la réceptionniste et ont passé en revue les mesures de contrôle en place pour protéger les fonds. Le contenant de la petite caisse était conservé dans un endroit différent de sa clé et le contenant était verrouillé en tout temps. Les faiblesses suivantes en matière de contrôle ont été relevées :

• La gardienne de la petite caisse est entrée en poste en 2007 et n’avait reçu aucune formation. Elle ne connaissait pas les mesures de contrôle requises, ni le montant maximal que pouvait contenir la petite caisse, et ne savait pas si elle était autorisée à accorder des avances de fonds. Surtout, elle ne savait pas quand demander le renflouement des fonds ni à qui présenter la demande.
• Le formulaire de dénombrement de la petite caisse n’avait pas été mis à jour depuis mai 2012. Plusieurs reçus se trouvaient dans la caisse, mais n’avaient pas été enregistrés. La gardienne de la petite caisse a indiqué qu’elle avait l’habitude de le remplir chaque mois, mais que cela n’avait pas été fait depuis le départ du comptable de la mission. Ainsi, elle n’était pas en mesure de savoir quand renflouer les fonds.
• La clé porte clairement la mention « petite caisse » et il n’y a qu’une seule clé pour le bureau. Elle a été très facile à trouver.
• La direction du bureau n’avait jamais procédé à un décompte-surprise des fonds.

La gardienne de la petite caisse a indiqué aux vérificateurs qu’il manquait 200 DKK lorsqu’elle est entrée en poste et qu’elle a dû débourser ce montant. Bien qu’il ne s’agisse pas d’un montant important par rapport au budget de la mission, cela représentait un montant considérable pour cette personne. Ce fait l’a d’ailleurs sensibilisée à l’importance de mesures de contrôle rigoureuses.

Recommandations :

6. Le gardien de la petite caisse devrait recevoir une orientation/formation sur la façon de s’acquitter de ses responsabilités.
7. La responsabilité de l’exécution de vérifications surprises régulières de la petite caisse devrait être confiée à l’un des membres de l’équipe de gestion de la mission. Tout écart devrait être immédiatement signalé au chef de mission.

2.4 Congés des employés recrutés sur place (ERP)

Il n’y avait pas de processus cohérent à la mission pour gérer et consigner les congés des ERP. Certains contrôles fondamentaux ne figuraient pas parmi les procédures, ce qui ne permettait pas d’établir avec certitude si tous les congés pris avaient été consignés et si les soldes de congés étaient exacts.

Plusieurs formulaires différents étaient utilisés pour consigner les congés et, dans certains cas, l’approbation des gestionnaires était demandée et reçue par courriel. La documentation, dans l’ensemble, n’était pas efficace. Les faiblesses suivantes en matière de contrôle ont été relevées.

• Le formulaire officiel de « demande de congé » du MAECI, qui documente chaque congé et doit être signé par l’employé puis autorisé/approuvé par son superviseur, avait été utilisé dans certains cas, mais pas pour tout le personnel.
• La « Fiche de registre de présence », créée par la mission de Copenhague pour documenter les congés pris (par type) tout au long de l’année et le solde de congés décroissant, ne comptait pas de bloc-signature pour l’employé ni pour le superviseur. Par conséquent, il n’y avait pas d’attestation par l’employé ni aucune indication que le superviseur avait approuvé le congé pris rapporté.
• Le formulaire nouvellement créé (courriel du 27 septembre 2012) pour la consignation des congés de chaque employé indique le solde reporté de l’exercice précédent et le nombre de congés accordés pour l’exercice en cours pour chacune des cinq catégories de congés (congés annuels, heures supplémentaires prises en congé, vacances, congés spéciaux, maladie). Il n’y avait pas de bloc-signature pour l’employé ni pour le superviseur. Par conséquent, il n’y avait pas d’attestation par l’employé ni aucune indication que le superviseur avait approuvé le congé pris rapporté.
• La réceptionniste prépare un document Excel (sans titre) pour consigner l’ensemble des congés pris et le solde pour chaque employé en se basant sur les formulaires susmentionnés qui n’avaient pas été autorisés par la direction.

Le Ministère n’a pas de système en place pour consigner et gérer les congés des ERP. Par conséquent, la mission a élaboré un processus qui répondait à ses besoins. L’absence d’autorisation de la direction au sein de ce processus augmente toutefois les risques d’abus.

Recommandations :

8. L’agente d’administration de la mission (AAM) devrait élaborer un processus pour l’autorisation appropriée et la consignation des congés des ERP. Les gestionnaires responsables devraient appliquer ce processus lié aux congés pour tout le personnel.
9. La Direction générale du dirigeant principal des finances devrait, dans le cadre de l’élaboration du système de rémunération des ERP, veiller à ce que la fonction de contrôle des congés soit intégrée dans le système.

2.5 Contrats liés à la résidence officielle

Les travaux de vérification n’ont pu être achevés, car la documentation requise n’était pas complètement disponible à la mission ni à l’Administration centrale. La valeur totale de ces contrats s’élevait à environ 360 000 $. L’analyse de cette situation a soulevé des préoccupations en ce qui concerne la surveillance, la reddition de comptes, les rôles et les responsabilités, l’intendance et la gestion des dossiers.

Il y avait environ 35 contrats liés, entre autres, à l’amélioration et à la rénovation de la nouvelle résidence officielle. Les dossiers contractuels n’étaient pas bien organisés et plusieurs documents clés nécessaires à la vérification n’ont pas pu être fournis. La mission de Copenhague a fourni les pièces justificatives facilement accessibles aux vérificateurs durant leur visite.

Les demandes de documents restants ont été présentées à la mission de Copenhague ainsi qu’à la Direction générale des biens immobiliers du Secteur de la plateforme internationale à l’Administration centrale.

En date du 16 janvier 2013, la documentation n’avait pas été reçue. Les vérificateurs ont effectué un examen fondé sur la documentation disponible à la mission de Copenhague jusqu’en janvier 2013. Les lacunes fondamentales suivantes ont été relevées:

• Incapacité de démontrer une saine intendance en raison de l’absence de pièces justificatives.
• Délimitation peu claire des rôles et des responsabilités entre la Direction générale des biens immobiliers, le Centre régional de services de la Thames Valley et la mission.
• Manque de compréhension du rôle du Comité d’examen des marchés de la mission.
• Module de gestion du matériel du SGI non utilisé. Il est important de noter qu’il s’agit d’une priorité pour le chef de la mission et que de la formation avait été prévue pour le personnel.
• La gestion de nombreux contrats a nui à la capacité de l’agente d’administration de la mission de se concentrer sur d’autres questions financières et administratives importantes.

Ces faiblesses en matière de contrôle augmentent considérablement le niveau de risque lié à ces contrats.

À la fin de février 2013, la documentation relative à ces contrats a été trouvée. En examinant ces documents, la Direction générale des biens immobiliers a constaté qu’elle ne savait pas que son propre agent de passation des contrats avait autorisé ces contrats sans que l’agent de passation des contrats responsable (pour les contrats de Copenhague) ou que des hauts fonctionnaires ne soient au fait de cette approbation. Cette situation indique un autre manque de contrôle de la part de la Direction des biens immobiliers, qui n’a pas été en mesure de confirmer que sa direction avait autorisé ces travaux.

Recommandations :

10. La Direction générale des biens immobiliers devrait revoir le processus d’approbation de ces contrats et étudier la façon dont les pouvoirs sont répartis dans sa direction. La Direction générale devrait expliquer comment les mesures correctives influeront sur les autorisations des contrats à l’avenir, y compris sur les contrôles relatifs à la révision et à la surveillance.
11. La Direction générale du dirigeant principal des finances devrait clarifier, documenter et communiquer les obligations de rendre compte, les rôles et les responsabilités de l’Administration centrale, des centres régionaux de services et de la mission en ce qui concerne la passation de contrats. En outre, le sous-ministre adjoint du Secteur de la plateforme internationale devrait examiner la question des rôles et responsabilités de la Direction générale des biens immobiliers, du Centre régional de services et de la mission à l’égard de la gestion de la résidence officielle.
12. Le Ministère devrait s’assurer que tous les dossiers de contrats sont constitués et maintenus de façon appropriée.

3.0 Évaluation des causes et des répercussions des lacunes liées aux contrôles

Cause

L’examen des différents processus financiers et administratifs de la mission a relevé des faiblesses importantes en matière de contrôle qui exposent le Ministère au risque de malversation. Au cours des entrevues avec les ERP, il a souvent été noté que ceux-ci n’avaient pas reçu une formation appropriée pour s’acquitter de leurs responsabilités de façon efficace. Compte tenu de la situation, les vérificateurs ont été impressionnés par la capacité de l’agent consulaire et de l’adjoint à la gestion des biens et du matériel de poursuivre le traitement des transactions financières en l’absence du comptable de la mission et au manque d’orientation claire et de formation.

Il y avait un manque fondamental de connaissances sur les principaux contrôles financiers et administratifs qui auraient dû être en place.

• Les changements de personnel, comme la suppression du poste de comptable de la mission, le remplacement de l’agent canadien de gestion et des affaires consulaires (AGC) par une agente d’administration de la mission (AAM) recrutée sur place et la permutation habituelle des autres employés canadiens, nécessitent que les processus et contrôles soient adaptés. Ces changements de personnel n’ont pas été planifiés et mis en œuvre pour assurer une transition en douceur.
• L’agente d’administration de la mission avait acquis son expérience dans le domaine des biens immobiliers et ne connaissait pas bien la gestion financière. Elle n’avait reçu qu’environ une semaine de formation avant de devenir responsable des fonctions financières et administratives au sein de la mission. La charge de travail associée à la conclusion et à la gestion des 35 contrats liés à la nouvelle résidence officielle a considérablement réduit le temps qu’elle pouvait consacrer aux autres fonctions financières et administratives importantes. Cela est devenu un problème plus important après le départ de l’agent consulaire de la mission et du comptable.
• Les processus clés n’ont pas été documentés (guide étape par étape) pour permettre aux employés de suivre des procédures bien conçues. Dans la plupart des cas, le personnel n’avait pas reçu de formation liée aux domaines dont ils étaient désormais responsables. Il n’y avait personne au sein de la mission vers qui il était possible de se tourner pour obtenir des conseils et une orientation.
• Le personnel chargé du traitement des transactions financières attendait de recevoir la formation sur le SGI qui devait être donnée au cours de la semaine que les vérificateurs étaient sur place. Malheureusement, des défaillances du système ont retardé la prestation de ce cours en ligne.

Incidence

Ces lacunes liées aux contrôles ont des répercussions importantes au sein de la mission. Plus précisément :

• L’intégrité est remise en question quand il n’y a aucune assurance que des contrôles sont en place et fonctionnent efficacement. S’il manquait des fonds, il serait très difficile de déterminer la personne responsable.
• Le Ministère ne sait pas si toutes les recettes pour des services juridiques ont été consignées et déposées dans les comptes bancaires appropriés.
• La direction n’a aucune garantie que tous les formulaires de congé ont été soumis pour les congés pris.
• Il est impossible d’établir la preuve d’une saine intendance en ce qui concerne la passation de contrats.
• Il est difficile d’évaluer le rendement de personnes si celles-ci n’ont pas reçu une formation pour le poste qu’elles occupent.

Cette situation s’améliore grâce à l’appui du point de prestation des services à Berlin et au Centre régional de services de la Thames Valley. Des spécialistes avaient été appelés pour venir en aide à l’agente d’administration de la mission à l’égard de certains aspects financiers et administratifs clés. Le Ministère a déployé sur place un agent consulaire chevronné, en service temporaire, afin qu’il assure la formation de l’agente d’administration de la mission et qu’il vienne en aide à celle-ci. L’agente d’administration de la mission a indiqué que cela a été particulièrement bénéfique.

4.0 Conclusion

Il existe des lacunes importantes en ce qui concerne les contrôles mis en place à l’égard des questions financières et administratives de la mission. L’ambassadeur a reconnu les faiblesses en matière de contrôle et, dans certains cas, a établi des priorités avec son équipe de gestion pour commencer à les corriger. C’est encourageant.
Il existe des lacunes importantes en ce qui concerne l’autorisation et le suivi des décisions en matière de passation des contrats et des pouvoirs qui sont accordés par la Direction générale des biens immobiliers à l’égard des contrats liés aux rénovations et au réaménagement dans les missions.

Avec l’établissement de Berlin comme point de prestation des services communs pour Copenhague, il est prévu que certaines de ces faiblesses de contrôle seront palliées. Lors des travaux effectués par les vérificateurs sur place, des incertitudes persistaient au sein de la mission de Copenhague concernant les processus financiers et administratifs entre Copenhague et Berlin. Les vérificateurs ont reçu une copie de l’Annexe A de l’Accord sur les niveaux de service conclu entre le Centre régional de services – Europe, Moyen-Orient et Afrique (RSCEMA), le point de prestation des services communs à Berlin et la mission de Copenhague, qui décrit les responsabilités liées aux différentes tâches. La date d’entrée en vigueur du document n’est pas indiquée, mais il doit être examiné et révisé avant le 31 mars 2013, s’il y a lieu.

Annexe A : Plan d’action de la direction

Recommandation de la vérification 1

Le Ministère devrait s’assurer que les membres de l’équipe de gestion de la mission de Copenhague disposent de la formation et des connaissances leur permettant de traiter les transactions conformément aux exigences des articles 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Mesure prise par la direction : Cela devrait être résolu grâce au transfert des opérations financières de Copenhague au point de prestation des services communs de Berlin (PPSC).

Berlin accorde maintenant les approbations en vertu de l’article 33 pour l’ensemble des paiements de la mission de Copenhague.

La mission devrait s’assurer que les gestionnaires détenant des pouvoirs financiers sont formés en conséquence, s’il y a lieu.

Opérations financières – International (SMFF) assurera la surveillance de la situation à Berlin.

L’Institut canadien du service extérieur (ICSE) a élaboré un cours de base sur les budgets qui sera offert à la mission de Copenhague en tant que projet pilote et de mise à l’essai.

Responsable : Directrice, Opérations financières nationales et internationales / chef de mission – Copenhague

Date d’achèvement prévue : Complété

Recommandation de la vérification 2

Des processus devraient être mis en œuvre à la mission de Copenhague pour faire en sorte qu’aucune transaction n’ayant pas obtenu les approbations appropriées en vertu des articles 33 et 34 ne soit saisie dans le système financier ministériel (le SGI) ou traitée électroniquement par l’intermédiaire de la banque locale.

Mesure prise par la direction : Cela a été résolu grâce au transfert des opérations financières de la mission de Copenhague au point de prestation des services communs de Berlin (PPSC).

C’est maintenant Berlin qui inscrit tous les paiements de la mission de Copenhague dans le SGI et les approuve en vertu de l’article 33.

Responsable : Sans objet

Date d’achèvement prévue : Complété

Recommandation de la vérification 3

La Direction générale du dirigeant principal des finances doit s’assurer que toutes les missions remplissent et soumettent leurs rapprochements bancaires tous les mois. Des procédures devraient être mises au point et communiquées de façon à signaler les problèmes au chef de mission, au sous-ministre adjoint de la région géographique ainsi qu’à la Direction générale des finances.

Mesure prise par la direction : Un processus de suivi des rapprochements bancaires et du signalement est en place.

Opérations financières, nationales et internationales (SMF) a rappelé aux agents financiers cette responsabilité et ce processus.

Responsable : Directrice, Opérations financières nationales et internationales / Directrice générale, Direction générale des finances, de la planification et des systèmes ministériels

Date d’achèvement prévue : Complété

Recommandation de la vérification 4

La mission devrait mettre en œuvre toutes les mesures de contrôle nécessaires pour s’assurer que les recettes reçues de la part des clients sont protégées, consignées et déposées de façon appropriée.

Mesure prise par la direction : Le Bureau des opérations consulaires examinera les contrôles, en collaboration avec les responsables concernés de l’Administration centrale et de la mission, afin d’assurer la mise au point d’une formation appropriée, de procédures de contrôle et d’affiches pour la mission au cours des trois à six prochains mois et de vérifier que la mise en œuvre se fait de façon appropriée.

Responsable : Directeur général, Politique consulaire et formation / Directrice générale, Direction générale des opérations consulaires

Date d’achèvement prévue : Complété

Recommandation de la vérification 5

La Direction générale du dirigeant principal des finances devrait examiner et évaluer les risques liés à l’incapacité de rapprocher les recettes perçues pour acquitter des frais juridiques ou de notaire. Dans la mesure du possible, une mesure de contrôle devrait être mise en œuvre pour permettre ce rapprochement.

Mesure prise par la direction : SMF est conscient des risques liés aux services consulaires.

De meilleurs outils sont en cours d’élaboration pour augmenter les contrôles des recettes perçues à la mission.

Le Service de paiements électroniques des missions (SPEM) permettra aux clients de payer pour les services consulaires par carte de crédit. Toutes les recettes perçues en utilisant le SPEM seront déposées au compte du receveur général, conciliées et automatiquement consignées dans le SGI. Cela permettra de réduire de façon considérable le montant des recettes en espèces traitées dans les missions.

Responsable : Directeur général, Direction générale des finances, de la planification et des systèmes ministériels

Date d’achèvement prévue : Complété

Recommandation de la vérification 6

La gardienne de la petite caisse devrait recevoir une orientation ou une formation sur la façon de s’acquitter de ses responsabilités.

Mesure prise par la direction : SMF offrira une orientation ou une formation à la gardienne de la petite caisse.

La mission assurera le suivi des progrès réalisés pour veiller à ce que les contrôles soient en place.

Responsable : Directrice, Opérations financières nationales et internationales / chef de mission – Copenhague

Date d’achèvement prévue : Complété

Recommandation de la vérification 7

La responsabilité de l’exécution de vérifications surprises régulières de la petite caisse devrait être confiée à l’un des membres de l’équipe de gestion de la mission. Tout écart devrait être immédiatement signalé au chef de mission.

Mesure prise par la direction : Conformément à la politique, l’agente de l’administration de la mission (AAM) a la responsabilité de calculer au moins deux fois par an le montant de la petite caisse, et ce, de façon aléatoire.

Responsable : Chef de mission – Copenhague

Date d’achèvement prévue : Complété

Recommandation de la vérification 8

L’agente d’administration de la mission (AAM) devrait élaborer un processus pour l’autorisation appropriée et la consignation des congés des ERP. Les gestionnaires responsables devraient appliquer ce processus lié aux congés pour tout le personnel.

Mesure prise par la direction : Le Centre régional de services de Londres fournira des conseils à l’AAM sur la mise en œuvre d’un processus d’autorisation et de consignation des congés des ERP.

Responsable : Directeur général, Centre régional de services – Europe, Moyen-Orient et Afrique / chef de mission – Copenhague

Date d’achèvement prévue : Complété

Recommandation de la vérification 9

La Direction générale du dirigeant principal des finances devrait, dans le cadre de l’élaboration du système de rémunération des ERP, veiller à ce que la fonction de contrôle des congés soit intégrée dans le système.

Mesure prise par la direction : Le projet de rémunération des ERP progresse bien et sa première mise à l’essai est prévue à Londres, à Dublin et dans trois missions dans des États baltes. La portée du projet comprend un système libre-service intégré de gestion et d’approbation des congés.

Responsable : Directrice générale, Direction générale des finances, de la planification et des systèmes ministériels / Directeur, Service à la clientèle des missions

Date d’achèvement prévue : Avril 2016

Recommandation de la vérification 10

La Direction générale des biens immobiliers devrait revoir le processus d’approbation des contrats et étudier la façon dont les pouvoirs sont répartis dans sa direction. La Direction générale devrait expliquer comment les mesures correctives influeront sur les autorisations des contrats à l’avenir, y compris sur les contrôles relatifs à la révision et à la surveillance.

Mesure prise par la direction : La Direction générale des biens immobiliers examinera ce problème lié aux contrats, y compris en ce qui concerne les pouvoirs de passation des contrats au sein de la Direction générale, et elle prendra toutes les mesures nécessaires.

On étudiera la possibilité d’établir des contrôles additionnels de révision et de surveillance pour combler les lacunes soulevées dans le processus

Responsable : Direction générale des biens immobiliers

Date d’achèvement prévue : Complété

Recommandation de la vérification 11

La Direction générale du dirigeant principal des finances devrait clarifier, documenter et communiquer les obligations de rendre compte, les rôles et les responsabilités de l’Administration centrale, des centres régionaux de services et de la mission en ce qui concerne la passation de contrats. En outre, le sous-ministre adjoint du Secteur de la plateforme internationale devrait examiner la question des rôles et responsabilités de la Direction générale des biens immobiliers, du Centre régional de services et de la mission à l’égard de la gestion de la résidence officielle.

Mesure prise par la direction : On procède actuellement à la mise sur pied d’un comité régional d’examen des contrats par l’intermédiaire du Centre régional des services. Celui-ci aidera la mission à mettre au point des procédures et des mesures de surveillance liées à la passation de contrats dans les missions.

Le directeur de l’Initiative de modernisation des achats poursuivra ses travaux sur le renforcement du pouvoir fonctionnel du DPI de façon à clarifier les rôles, à renforcer la structure de reddition de comptes et à s’assurer que celle-ci est suivie. Un examen est actuellement en cours pour déterminer la meilleure structure de gouvernance du processus de passation des contrats au MAECI et le soutien qui sera nécessaire. La mise en œuvre devrait commencer tôt en 2013-2014. Les travaux comprendront l’élaboration d’un cadre contractuel du MAECI et de politiques à l’appui en vue de clarifier davantage les rôles et les responsabilités.

Responsable : SMA du Secteur de la plateforme internationale

Direction générale des biens immobiliers

Sous-ministre adjoint, Secteur des finances et des opérations ministérielles

Directeur général, Direction générale des relations avec la clientèle et des opérations des missions

Directeur, Initiative de modernisation des achats / Directeur, Politique d’attribution des marchés, de la surveillance et des opérations

Date d’achèvement prévue : Complété

Recommandation de la vérification 12

Le Ministère devrait s’assurer que tous les dossiers de contrats sont constitués et maintenus de façon appropriée.

Mesure prise par la direction : Le directeur de l’Initiative de modernisation des achats passera en revue et renforcera le cadre global de surveillance et de coordination. Dans le cadre de ce processus, les comités d’examen des marchés à l’échelon ministériel, régional et des missions seront étudiés. Des procédures de gestion des dossiers seront mises en place afin d’assurer l’entreposage cohérent de tous les dossiers de passation de contrats.

Responsable : Directeur général, Achats organisationnels, gestion des installations et locaux nationaux

Directeur, Initiative de modernisation des achats / Directeur, Politique d’attribution des marchés, de la surveillance et des opérations

Date d’achèvement prévue : Complété