Procédures particulières sur les états financiers ministériels de l’exercice 2012-2013

Affaires étrangères et Commerce international Canada
Bureau de la vérification, de l’évaluation et de l’inspection

Août 2013

Sommaire Exécutif

Chaque année, le Bureau de la vérification de l’évaluation et de l’inspection procède à une vérification détaillée d’éléments précis des états financiers ministériels. Au cours des deux dernières années, des procédures particulières de vérification ont été mises en œuvre dans les domaines suivants : liste de paie des employés canadiens, paiements de transfert, immobilisations corporelles, salaires, prestations de retraite et indemnités de départ des employés recrutés sur place, et passif au titre des indemnités de départ.

Cette année, les procédures particulières ont visé quatre flux de rentrées présentés dans les états financiers du ministère sous trois activités de programme :

• les frais perçus pour des services consulaires et des services consulaires spécialisés;
• les frais de participation perçus auprès des demandeurs étrangers dans le cadre du programme Expérience internationale Canada;
• les frais des licences d’importation ou d’exportation;
• les frais perçus pour les foires commerciales, les missions et les autres services de développement international.

Pourquoi est-ce important?

Les états financiers ministériels constituent un outil primordial de reddition de comptes au Parlement. Assurer la fiabilité des informations qu’ils contiennent, c’est favoriser une saine intendance.

Par le passé, les procédures particulières ont visé les dépenses. Cette année, les travaux ont porté principalement sur les revenus. Conformément à son mandat, le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI) est autorisé à percevoir des frais de service en vertu de divers règlements et décrets. Le montant présenté dans les états financiers ministériels du MAECI pour l’exercice 2012-2013 au titre des revenus tirés de la vente de biens et de services avoisine 486 millions de dollars.

En raison de leur complexité, la facturation, la perception et la comptabilisation des recettes tirées des différentes gammes de services posaient un risque élevé d’inexactitudes dans les états financiers ministériels. Plus particulièrement :

• Différents modes de paiement sont utilisés pour régler les frais : argent comptant, chèques certifiés, cartes de crédit et transferts bancaires directs, entre autres. Par ailleurs, des frais sont perçus et comptabilisés à la fois par les missions à l’étranger et l’Administration centrale.
• Les opérations relatives aux revenus sont soit enregistrées manuellement dans le Système de gestion intégrée (SGI), soit transférées automatiquement dans le SGI au moyen d’interfaces de système, comme celle du Système des contrôles à l’exportation et à l’importation (SCEI).
• Les revenus sont présentés par activité de programme et par grande catégorie dans les informations sectorielles des états financiers ministériels.

Qu’avons-nous examiné?

Les vérificateurs ont mis en œuvre des procédures particulières dans le but :

• d’avoir une connaissance approfondie des rôles et responsabilités, des politiques, des procédures et des contrôles mis en place;
• de mettre en œuvre des procédures analytiques en vue d’évaluer le caractère raisonnable des revenus présentés;
• de réaliser des tests de détail sur les opérations enregistrées dans le SGI.

La vérification a porté sur quatre flux de rentrées qui sont liés à trois activités de programme :

Qu’avons-nous constaté?

La mise en œuvre des procédures particulières a permis de cerner un certain nombre de questions à régler :

1. Les revenus au titre des services consulaires, des services de passeport et du programme Expérience internationale Canada sont comptabilisés et présentés selon la méthode de la comptabilité de caisse. Or, cette méthode est contraire à la méthode de constatation des produits décrite à la note 2 des états financiers ministériels, Sommaire des principales conventions comptables. Selon cette note, les revenus provenant de frais réglementaires sont constatés dans les comptes en fonction des services fournis au cours de l’exercice, et les fonds reçus pour des services qui n’ont pas encore été rendus sont comptabilisés en tant que revenus reportés.
2. Aucun revenu n’a été présenté pour les foires commerciales, missions ou autres services dans les états financiers ministériels. Les frais de participation à ce titre n’ont pas été bien comptabilisés dans le système financier (SGI) du MAECI. Les vérificateurs n’ont donc pas été en mesure d’évaluer avec exactitude l’impact quantitatif complet de cette situation sur les états financiers en raison de diverses contraintes de temps, de ressources et d’information. Cependant, leur analyse partielle a révélé que des frais de participation de 5,34 millions de dollars environ avaient été perçus au titre de différentes activités commerciales en 2012-2013.
3. Les procédures de fin d’exercice visant l’encaissement de fonds publics n’ont pas été mises en œuvre en bonne et due forme. Certaines sommes encaissées à la fin de l’exercice n’ont pas été comptabilisées dans le bon exercice. Dans un cas de figure, les vérificateurs ont remarqué que des dépôts totalisant 1,11 million de dollars pour Expérience internationale Canada qui avaient été reçus en février et mars 2013 n’avaient pas été comptabilisés pour l’exercice 2012-2013.
4. Les procédures de fin d’exercice du Ministère pour 2012-2013 n’imposaient pas de créer un compte de revenus reportés (revenus reçus d’avance) pour comptabiliser à la fin de l’exercice les sommes reçues pour des services n’ayant pas encore été rendus. C’est pour cette raison que des revenus comptabilisés selon la méthode de la comptabilité de caisse, comme les revenus des services consulaires, des services de passeport et du programme Expérience internationale Canada, n’ont pas été comptabilisés dans le compte des revenus reportés pour l’exercice 2012-2013.

   Plusieurs déficiences du contrôle visant les processus actuels de présentation des rapports des revenus tirés des services consulaires et d’Expérience internationale Canada ont été relevées, et des améliorations ont été recommandées.

Conclusion

Les vérificateurs ont relevé des incohérences dans les méthodes de comptabilisation des revenus. Ils recommandent que l’alinéa e) Revenus, de la note 2 des états financiers, Sommaire des principales conventions comptables, soit modifié pour présenter les méthodes utilisées actuellement pour comptabiliser les revenus au titre des services consulaires, des services de passeport et du programme Expérience internationale Canada.

Par ailleurs, l’application de la méthode de la comptabilité d’exercice est obligatoire selon la Norme comptable 1.2 du Conseil du Trésor – États financiers des ministères et des organismes. Des procédures de fin d’exercice doivent donc être établies pour comptabiliser les revenus reportés et les revenus à recevoir au cours des exercices à venir.

Dans l’ensemble, à la suite des procédures particulières mises en œuvre sur les revenus présentés, les vérificateurs ont constaté que les revenus étaient sous-évalués de 6,45 millions de dollars en tout. Comme le seuil de signification pour la vérification a été fixé à 9 millions de dollars ou 2 % du total des revenus, les vérificateurs sont d’avis que ce montant n’a aucune incidence significative sur la fiabilité des états financiers ministériels pris dans leur ensemble.

Énoncé d’assurance

Selon mon jugement professionnel en ma qualité de dirigeant principal de la vérification, j’estime que des procédures de vérification suffisantes et appropriées ont été mises en œuvre et que les éléments probants obtenus sont suffisants et appropriés pour fournir un niveau d’assurance élevé à l’égard de l’exactitude des informations présentées dans ce rapport. Les résultats de la vérification sont fondés sur une comparaison entre la situation qui prévalait au moment des travaux de vérification et les critères établis pour la vérification qui ont été acceptés par la direction. Les résultats ne concernent que les processus examinés. Les éléments probants ont été recueillis en conformité avec la politique, les directives et les normes du Conseil du Trésor sur la vérification interne au sein du gouvernement du Canada.

Original signé par :

Yves Vaillancourt, Inspecteur général et dirigeant principal de la vérification

1.0 Observations

1.1 Revenus tirés des services consulaires et des services spécialisés

1.1.1 Connaissance approfondie des processus et des contrôles

Les services consulaires canadiens sont financés par un certain nombre de frais que versent les voyageurs, aux termes de deux règlements : le Règlement sur les droits à payer pour les services consulaires et le Règlement sur le prix des services consulaires spécialisés.

Selon le Règlement sur les droits à payer pour les services consulaires, des frais de 25 $ CA sont exigés pour tous les documents de voyage délivrés à un adulte, y compris les passeports, les certificats d’identité et les documents de voyage d’un réfugié. Ces frais consulaires de 25 $, qui font partie des frais de service, doivent être acquittés au moment où la demande du document est présentée. C’est donc dire que les frais de service pour obtenir un document de voyage pour adulte se divisent en deux volets : des frais consulaires de 25 $ qui sont présentés par le MAECI comme des revenus au titre des services consulaires et le reste de la somme exigée (62 $ de frais de passeport) est comptabilisé et présenté comme revenu au titre des passeports par Passeport Canada (PPT).

Des frais de services consulaires spécialisés sont exigés pour des services de notaire, de virement de fonds et d’autres services. Ces frais sont perçus pour des services spécialisés que le personnel consulaire dans les missions à l’étranger offre aux citoyens canadiens. Les revenus tirés des services spécialisés sont comptabilisés à titre de revenus tirés d’une activité de crédit net du Ministère.

Dans les missions à l’étranger, les agents consulaires du MAECI fournissent des services consulaires aux Canadiens qui vivent et voyagent à l’étranger. Pour l’exercice 2012-2013, des revenus pour des services consulaires de 3,04 millions de dollars pour des demandes de documents de voyage pour adulte ont été présentés. De plus, les missions à l’étranger ont perçu des frais de services spécialisés de 3,24 millions de dollars pour la prestation de services juridiques, notariaux et autres.

Les travaux réalisés dans le cadre de la Vérification des contrôles de traitement des recettes et des liquidités ont porté sur les processus et contrôles liés aux revenus consulaires dans les missions à l’étranger.

Environ 94 % des frais de services consulaires sont perçus aux points de service de PPT pour des demandes faites au Canada. Lorsque Passeport Canada reçoit une demande pour un document de voyage pour adulte, un dossier est ouvert dans le système de gestion des passeports de l’organisme (PPT-IRIS). Il existe une interface entre le système PPT-IRIS et le système financier de Passeport Canada (PPT-SGI) qui permet le téléchargement automatique des opérations comptables toutes les nuits dans le PPT-SGI et la répartition des frais de service entre les frais de passeport (62 $) et les frais consulaires (25 $). Les frais consulaires de 25 $ sont ensuite enregistrés comme une somme à payer (dette) au MAECI par Passeport Canada dans les comptes du grand livre général de Passeport Canada.

Une fois par mois, Passeport Canada règle la somme à payer en fonction du solde de ce compte. Le personnel des finances de Passeport Canada a accès au Système de gestion intégrée (SGI) du MAECI et il y enregistre les revenus consulaires au nom du MAECI.

Compte tenu de la compréhension acquise du processus actuel de présentation des rapports des revenus consulaires, les vérificateurs ont relevé deux secteurs de préoccupation :

Pour les frais consulaires perçus par Passeport Canada, le MAECI n’a pas comptabilisé les revenus, ni effectué la validation du montant présenté. C’est donc dire que le MAECI n’a aucun contrôle interne pour prévenir ou détecter une erreur importante dans l’information financière présentée.

Les revenus consulaires représentent plus de la moitié du montant total des revenus du MAECI. Il incombe au Ministère de comptabiliser et de présenter correctement les revenus consulaires.

Selon les pratiques en vigueur, le personnel des finances de Passeport Canada a accès au SGI du MAECI et peut afficher les entrées sur les revenus. Ces opérations ne sont cependant pas revues par le MAECI, qui n’exige pas non plus de documents justificatifs pour corroborer les revenus enregistrés.

Les activités de Passeport Canada sont financées à l’aide d’un fonds renouvelable et ses états financiers sont assujettis à une vérification externe chaque année. Cette vérification pourrait réduire, dans une certaine mesure, le risque d’erreurs significatives. Cependant, le MAECI ne peut pas se décharger de ses responsabilités en matière de présentation de l’information financière sur une autre organisation.

La Direction générale des finances avait signalé cette déficience du contrôle dans son rapport sur l’efficacité de la conception des contrôles visant les revenus, et la direction a élaboré deux mesures de gestion qui seront mises en œuvre en 2013-2014. Cependant, vu que Passeport Canada sera transféré à Citoyenneté et Immigration Canada (CIC), le MAECI devra concevoir de nouveaux contrôles internes pour les processus liés aux revenus consulaires.

De l’avis du vérificateur, le MAECI devrait se charger de saisir les revenus consulaires dans son SGI, de négocier un accord avec CIC sur les procédures financières normalisées et de demander des documents justificatifs adéquats à Passeport Canada pour s’assurer que les revenus consulaires perçus par l’organisme ont été comptabilisés et présentés de manière appropriée.

Les revenus tirés des frais consulaires ne sont pas comptabilisés selon la méthode de la comptabilité d’exercice.

En ce qui touche les frais de service pour les demandes de passeport, les frais de services consulaires sont constatés dans les revenus dès la réception du paiement et la vérification de l’intégralité des données contenues dans les demandes. Ces frais sont facturés pour des services qui sont, par définition, réglementaires et inscrits dans les revenus lorsque le paiement est reçu.

Des frais consulaires sont facturés pour la délivrance de tout document de voyage pour adulte. Ces frais servent à couvrir les coûts de services consulaires potentiels offerts aux Canadiens qui voyagent à l’étranger. Le Règlement sur les droits à payer pour les services consulaires prévoit que ces frais sont perçus pour la délivrance d’un document de voyage et qu’ils seront remboursés si le document de voyage (un passeport, par exemple) est refusé.

Le Manuel de comptabilité du MAECI indique que les revenus doivent être comptabilisés dans la période où se produisent les transactions ou les faits ayant permis de dégager des revenus. Par exemple, les frais d’utilisation sont constatés dans l’exercice au cours duquel les biens ou les services sont fournis, les ventes sont constatées lorsqu’elles sont réalisées et les revenus découlant d’ententes de partage des coûts sont saisis lorsque les coûts sont engagés pour générer ces revenus.

Selon le vérificateur, les revenus devraient être constatés après la délivrance des documents de voyage. À ce moment-là, le MAECI se doit de fournir des services consulaires, et les frais de service ne sont plus remboursables.

Les procédures de fin d’exercice du Ministère pour 2012-2013 n’offraient pas d’instructions précises et n’imposaient pas de créer un compte de revenus reportés (revenus reçus d’avance) pour comptabiliser à la fin de l’exercice les sommes reçues pour des services n’ayant pas encore été rendus. De plus, les vérificateurs ont confirmé auprès de PPT qu’il n’y avait pas eu, en 2012-2013, de processus pour estimer et comptabiliser les revenus reportés au titre des revenus consulaires et des passeports.

La méthode de comptabilisation des revenus n’est pas bien décrite dans les états financiers ministériels – Note 2, Sommaire des principales conventions comptables.

Dans les états financiers ministériels des exercices antérieurs et de l’exercice considéré, la note 2, Sommaire des principales conventions comptables – Revenus, indique ce qui suit :

• « Les revenus provenant de droits réglementaires sont constatés dans les comptes en fonction des services fournis au cours de l’exercice. »
• « Les fonds qui ont été reçus sont comptabilisés comme revenus reportés dans la mesure où le Ministère a une obligation envers d’autres parties de fournir des biens, des services, ou des actifs qui seront utilisés à une date future. »

Selon le vérificateur, la méthode de comptabilisation des revenus décrite précédemment est contraire aux pratiques de constatation des revenus consulaires et des revenus tirés des passeports.

Cette observation est également étayée par la note 2 des états financiers vérifiés de Passeport Canada qui indique ce qui suit :

« La méthode de comptabilisation utilisée pour l’établissement des états financiers diffère sensiblement des principes comptables généralement reconnus du Canada pour les raisons suivantes :

• les revenus tirés des frais de demande de services de passeport sont comptabilisés au moment de la réception du paiement et de la vérification de l’intégralité des données contenues dans la demande comme il est indiqué dans les règlements prescrivant les droits exigibles pour les services de passeport. ».

C’est donc dire que la note 2 des états financiers, Sommaire des principales conventions comptables, devrait être révisée afin de présenter la méthode de comptabilisation des revenus, tant pour les revenus au titre des passeports que des services consulaires.

1.1.2 Procédures analytiques sur les revenus consulaires présentés

Les revenus présentés pour les Services consulaires et la gestion des urgences pendant l’exercice 2012-2013 se chiffrent à 107,92 millions de dollars. Sur ce montant, 104,68 millions de dollars représentent les frais de services consulaires perçus pour la délivrance des documents de voyage pour adulte, et 3,24 millions de dollars sont les revenus tirés d’une activité de crédit net relativement à des frais de services spécialisés pour la prestation de services juridiques, notariaux et autres.

Les vérificateurs ont effectué une analyse des sous-catégories de revenus et mis en œuvre deux types de procédures analytiques pour évaluer le caractère raisonnable de la somme totale présentée :

• comparaison des revenus consulaires présentés pour l’exercice précédent par sous-catégorie, c’est-à-dire les frais de services consulaires par rapport aux frais de services spécialisés; analyse géographique (centre financier) des revenus dans chacune des sous-catégories;
• analyse prévisionnelle pour évaluer le caractère raisonnable des revenus consulaires présentés.

Le total des revenus présentés au titre des services consulaires pour l’exercice 2012-2013 est de 107,92 millions de dollars. Pour 2011-2012, les revenus présentés totalisaient 101,05 millions de dollars. Il s’agit donc d’une hausse de 6,86 millions de dollars ou de 6,8 %, qui s’explique comme suit :

• augmentation de 7,17 millions de dollars des frais de services consulaires;
• diminution de 0,31 million de dollars des frais de services spécialisés.

Les vérificateurs ont examiné l’augmentation de 7,17 millions de dollars en réalisant une analyse des revenus par centre financier. Le gros de cette hausse (soit 7,12 millions de dollars) est attribuable à une forte augmentation des frais de services consulaires perçus par l’entremise de PPT, qui pourrait s’expliquer par les 288 000 demandes supplémentaires présentées dans les bureaux de passeport de PPT au Canada.

Pour évaluer l’exhaustivité des frais de services consulaires présentés, les vérificateurs ont demandé les données relatives aux demandes de documents de voyage pour adulte provenant du système de gestion des passeports (IRIS) de Passeport Canada afin de mener une analyse prévisionnelle.

Pendant l’exercice 2012-2013, 4 210 851 demandes de documents de voyage pour adulte ont été reçues en tout. Comme des frais consulaires de 25 $ sont exigés par document de voyage pour adulte, les vérificateurs s’attendaient à ce que les revenus consulaires totalisent 105,27 millions de dollars. Une comparaison entre les revenus escomptés et les revenus présentés (somme réelle), qui se chiffrent à 104,68 millions de dollars, permet de constater une différence de 0,59 million de dollars, qui peut s’expliquer par deux grands facteurs :

• le remboursement des frais consulaires de 25 $ pour les demandes rejetées;
• les passeports délivrés sans frais pour diverses raisons : passeports perdus par la poste, erreurs de Passeport Canada, y compris des renseignements erronés inscrits dans le passeport, etc.

À la suite des procédures analytiques décrites précédemment, les vérificateurs ont conclu que rien ne leur permettait de croire que les frais réglementaires présentés au titre des services consulaires et des services spécialisés comportaient des anomalies significatives.

1.1.3 Tests de détail

En plus des procédures analytiques, les vérificateurs ont aussi effectué un contrôle par sondages limités. Il s’agissait alors de déterminer si les opérations relatives aux revenus étaient valides et si les frais facturés étaient conformes aux règlements sur les frais à payer en vigueur, enregistrés pour le bon montant et dans la bonne période (tests de séparation de l’exercice).

Vu que Passeport Canada perçoit 94 % du montant total des revenus consulaires, nous avons retenu quatre opérations sur les 17 enregistrées dans le SGI en 2012-2013 par l’équipe des finances de l’organisme. De plus, les vérificateurs ont sélectionné 11 opérations effectuées par quatre missions, dans le cadre des tests sur les revenus du programme Expérience internationale Canada, en vue de cibler expressément les procédures de séparation de l’exercice.

Lors du contrôle par sondages, les vérificateurs ont constaté des problèmes de séparation de l’exercice pour trois des quatre missions retenues. C’est ainsi que les revenus consulaires de février et de mars 2013 ont été comptabilisés dans les revenus de l’exercice 2013-2014, plutôt que de l’exercice 2012-2013. Ce montant a une incidence minimale sur les états financiers pris dans leur ensemble. Elle vient cependant étayer l’observation formulée dans la Vérification des contrôles de traitement des recettes et des liquidités, selon laquelle peu d’importance est accordée à la mise en œuvre des procédures de fin d’exercice qui permettent de garantir que les revenus sont comptabilisés dans le bon exercice.

À l’exception de ce qui est mentionné précédemment, les vérificateurs sont convaincus que les opérations testées ont été enregistrées de manière appropriée dans les documents financiers du MAECI.

1.2 Revenus du programme Expérience internationale Canada

1.2.1 Connaissance approfondie des processus et des contrôles

Expérience internationale Canada (EIC) est un programme qui a été mis en place afin de promouvoir les échanges culturels réciproques à l’échelle internationale par les voyages et les expériences de vie et de travail à l’étranger de jeunes Canadiens et de jeunes étrangers, dans le cadre d’accords bilatéraux. Au 31 mars 2013, des accords bilatéraux avaient été conclus avec 32 pays dans le cadre du programme.

En vertu du décret JUS-609929, tout candidat d’EIC qui demande d’entrer au Canada dans le cadre du programme EIC doit, sous réserve de l’acceptation de sa demande, payer des frais de participation de 150 $ CA. EIC est l’une des activités de crédit net du MAECI. Les frais de participation servent à payer les frais d’administration du programme, notamment l’évaluation de l’admissibilité des demandes par le MAECI et de l’admissibilité des demandeurs par Citoyenneté et Immigration Canada (CIC). Le programme EIC fonctionne selon le principe du recouvrement complet des coûts.

Le traitement des demandes de participation au programme EIC se déroule en deux temps et fait appel à deux ministères : le MAECI et CIC. Le MAECI reçoit et gère les demandes, évalue l’intégralité des informations qu’elles contiennent et vérifie l’admissibilité au programme, perçoit et administre les frais de participation, et communique avec les demandeurs.

Dès que l’admissibilité des demandes au programme EIC est confirmée par le MAECI, les dossiers de demande sont envoyés à CIC, qui procède à son tour à un examen de l’admissibilité. Une lettre de présentation est envoyée aux demandeurs qui sont acceptés par CIC. Il s’agit d’une étape clé du processus, car après la réception de cette lettre, les demandeurs ne peuvent plus retirer leur demande ni se faire rembourser.

Les vérificateurs ont mené des entretiens avec l’unité d’Expérience internationale Canada (GLEE) à l’Administration centrale du MAECI. Ils ont posé des questions au personnel responsable des finances au sein des missions afin de comprendre les rôles et responsabilités de chacun, les systèmes utilisés, les processus et les contrôles mis en œuvre pour percevoir les frais de participation et comptabiliser les revenus.

Au 31 mars 2013, 16 des 32 pays concernés utilisaient le système de présentation de demandes en ligne Kompass. L’Administration centrale du MAECI a traité les dossiers de demande provenant de six pays, alors que les demandes des dix autres pays ont été traitées dans les diverses missions. Les 16 pays restants ont utilisé des formulaires papier et transmis les demandes par courrier. Ces demandes ont été traitées à l’échelon local par les missions, qui ont utilisé un système indépendant pour ce faire.

Les frais de participation sont perçus et traités par la mission/mission centrale du pays de citoyenneté du demandeur. Il incombe à la mission de définir les modalités et l’échéance du paiement des frais. Au moment de la vérification, 24 des 32 pays exigeaient que les frais de participation soient réglés par virement bancaire électronique et les huit autres utilisaient des instruments financiers non négociables, comme des mandats et des chèques certifiés. Les différentes missions ont perçu les frais de participation à divers moments du traitement des demandes. Les frais exigés devaient être réglés lors de la présentation de la demande dans certains pays; ailleurs, les demandeurs devaient régler les frais uniquement au moment de la réception de la lettre d’acceptation conditionnelle dans laquelle le MAECI indiquait qu’il avait mené à bien l’examen de l’admissibilité au programme EIC et que le demandeur satisfaisait aux critères d’admissibilité. Ce manque d’uniformité a eu une incidence sur la comptabilisation et l’enregistrement des revenus.

Des procédures normalisées de fonctionnement ont été définies pour le programme EIC dans le but d’uniformiser les procédures de gestion des finances et de rapport. Toutefois, à la lumière des entretiens menés auprès du groupe de programme et des informations recueillies auprès de sept missions, la comptabilisation des revenus au titre du programme et leur enregistrement dans le SGI soulèvent des préoccupations.

Les frais de participation à EIC ont été comptabilisés à titre de revenus dès la réception du paiement, non lors de la prestation du service.

Dans la plupart des missions, le service des finances a enregistré et comptabilisé les frais de participation dès leur dépôt dans le compte bancaire des missions. C’est donc dire que les frais ont été exigés et enregistrés à diverses étapes du traitement des demandes dans les différentes missions. Les vérificateurs ont relevé des incohérences dans les pratiques des missions, notamment celles-ci :

• Certaines missions ont exigé et perçu les frais au moment de la présentation des demandes.
• D’autres ont exigé le paiement des frais après la vérification de l’admissibilité des demandes selon les critères du programme, mais avant l’envoi des demandes à CIC pour la vérification de l’admissibilité.
• Dans un cas, les vérificateurs ont constaté que des chèques certifiés avaient été demandés au moment de la présentation de la demande. Ces chèques n’ont cependant pas été envoyés au service des finances de la mission tant que les dossiers n’avaient pas été soumis aux deux volets du processus d’évaluation : la vérification de l’admissibilité au programme par le MAECI et l’évaluation de l’admissibilité par CIC.

Le manque d’uniformité dans les pratiques des missions aboutit à un manque de cohérence dans la comptabilisation et l’enregistrement des revenus dans le système financier du MAECI.

Dans la plupart des missions, le gestionnaire du programme EIC n’a pas revu les opérations enregistrées dans le SGI et il n’y a eu aucun rapprochement périodique entre les revenus consignés dans le SGI et le nombre de demandes présentées.

Sur les 32 pays concernés, 24 ont perçu les frais de participation par des virements bancaires directs. Les frais ont donc été directement versés dans le compte bancaire de la mission, et les revenus au titre du programme EIC ont été enregistrés dans le SGI par le service chargé des finances de la mission en fonction des dépôts effectués dans le compte.

Vu que la plupart des missions n’ont pas un compte bancaire distinct pour le programme EIC, il y a un risque accru que les sommes déposées pour le programme EIC ne puissent être distinguées des autres dépôts et qu’elles ne soient pas enregistrées correctement dans le SGI. Les vérificateurs ont relevé des écarts et des erreurs lors des tests de détail.

L’examen, par le personnel chargé du programme EIC, des opérations enregistrées dans le SGI pour vérifier l’exactitude des montants constatés et la réalisation d’un rapprochement périodique entre les revenus consignés dans le SGI et le nombre de demandes présentées constituent un contrôle essentiel pour garantir l’exactitude des frais de participation comptabilisés et présentés. Or, une seule mission a indiqué que le gestionnaire du programme EIC examinait et approuvait les revenus mensuels consignés dans le SGI pour le programme.

Les dépôts au titre du programme EIC n’ont pas été enregistrés en temps opportun dans le SGI et les exigences relatives aux codes financiers décrites dans les Procédures normalisées de fonctionnement n’ont pas été respectées en bonne et due forme. Il est donc difficile d’établir des prévisions et des budgets de manière appropriée pour le programme.

Selon les Procédures normalisées de fonctionnement, les dépôts pour le programme EIC doivent être enregistrés toutes les semaines. Lors des tests de détail effectués, les vérificateurs ont constaté que, dans une mission centrale (Londres), qui traite plus de 20 % du montant total des revenus au titre du programme EIC, les dépôts s’étaient accumulés pendant plusieurs mois avant d’être enregistrés dans le SGI.

Or, les revenus au titre du programme EIC sont considérés comme disponibles. Le registre des revenus pour le programme EIC du SGI sert à établir les prévisions et les budgets des dépenses du programme. Il est donc primordial d’enregistrer les revenus dans le SGI dans les meilleurs délais si l’on veut être en mesure de gérer au mieux les ressources du programme.

En outre, comme le programme EIC est une activité de crédit net, il faut, selon les Procédures normalisées de fonctionnement, utiliser un code financier spécial (structure de codage normalisée du SGI) pour enregistrer les revenus de ce programme dans le SGI. Or, de nombreuses missions n’ont pas respecté cette exigence. Sans ces codes spéciaux, il est difficile de déterminer la provenance des revenus, d’effectuer un rapprochement entre les sommes perçues et les demandes, et de procéder à des analyses financières utiles et au suivi du programme.

Les vérificateurs savent que le programme EIC sera transféré à CIC en septembre 2013. Par ailleurs, le système en ligne Kompass et le Système de paiements électroniques des missions (SPEM) sont en voie d’être mis en place pour tous les pays participants. C’est donc dire que le processus de présentation des revenus du programme sera réaménagé substantiellement. Ces changements pourraient contribuer à régler les déficiences du contrôle recensées. Toutefois, tant que le système Kompass et le SPEM ne sont pas entièrement mis en œuvre, les responsables de la gestion et des finances du programme devraient régler ces déficiences pour s’assurer que les revenus sont comptabilisés et enregistrés correctement.

1.2.2 Procédures analytiques sur les frais de participation présentés

Les revenus au titre du programme EIC enregistrés dans le SGI comme frais de participation ont totalisé 10,42 millions de dollars pour 2012-2013. Les vérificateurs ont exécuté une analyse prévisionnelle pour évaluer le caractère raisonnable de ce montant.

Étant donné que les frais de participation ont été comptabilisés et enregistrés dans le SGI à diverses étapes du processus d’étude des demandes par les différentes missions, les vérificateurs ont utilisé des données provenant à la fois de demandes reçues et de demandes approuvées au préalable pour estimer l’éventail des revenus prévus au titre du programme.

Selon les données du programme EIC, 87 823 demandes ont été reçues en 2012-2013 et 71 478 demandes ont été jugées préapprouvées et envoyées à CIC. Si l’on multiplie ce nombre de demandes par les frais de 150 $ CA exigibles pour chacune, les revenus pour 2012-2013 devraient osciller entre 10,72 et 13,17 millions de dollars.

Cependant, si l’on tient compte du fait que des missions ont exigé et comptabilisé les frais uniquement après la vérification de l’admissibilité au programme EIC, les revenus prévus devraient osciller entre 10,72 et 11,60 millions de dollars.

L’analyse comparative entre le montant prévu et le montant des revenus réels présenté, à savoir 10,42 millions de dollars, indique que les revenus au titre du programme ont été sous-évalués de 0,29 à 1,18 million de dollars. Les constatations découlant des tests de corroboration permettent d’expliquer en grande partie cette sous-évaluation :

• Des dépôts pour le programme EIC n’ont pas été comptabilisés dans le bon exercice. Les vérificateurs ont noté que des frais de 1,11 million de dollars qui avaient été déposés dans le compte bancaire d’une mission en février et en mars 2013 n’avaient pas été enregistrés dans le SGI pour l’exercice 2012-2013.
• Des remboursements se rattachant à environ 220 demandes rejetées ou retirées (0,03 million de dollars) n’avaient pas été enregistrés dans le SGI au 31 mars 2013.

À la lumière des procédures analytiques décrites précédemment, les vérificateurs sont d’avis que le montant des revenus – 10,42 millions de dollars – au titre du programme EIC présenté dans les états financiers a été sous-évalué si les revenus ont été constatés selon la comptabilité de caisse. Cependant, la sous-évaluation n’aura aucune incidence significative sur les états financiers du Ministère pris dans leur ensemble.

1.2.3 Tests de détail

Les vérificateurs ont réalisé des tests de détail sur les revenus au titre du programme EIC enregistrés dans le grand livre général. Les tests visaient à déterminer si les opérations étaient valides, enregistrées pour le bon montant et dans le bon exercice et si les remboursements avaient été autorisés en bonne et due forme.

Les vérificateurs ont retenu 64 opérations relatives à EIC en tout réalisées au sein de sept missions. Les sept missions ont été retenues en fonction des trois facteurs suivants : importance du montant des revenus, système utilisé (formulaire papier ou système en ligne), et modes de paiement (virements bancaires directs ou instruments financiers non négociables).

Compte tenu des problèmes recensés lors de l’examen des éléments de l’échantillon sélectionné, les vérificateurs ont procédé à une analyse plus approfondie des revenus comptabilisés par une mission donnée pour déterminer le montant des dépôts non enregistrés pour le programme EIC à la clôture de l’exercice et confirmer le montant évalué.

Ce test de corroboration a permis de constater ce qui suit :

• Des dépôts totalisant 1,11 million de dollars faits en février et mars 2013 dans le compte bancaire de la mission n’ont pas été comptabilisés pour l’exercice 2012-2013.
• 220 demandes rejetées ou annulées (0,03 million de dollars canadiens) n’avaient pas fait l’objet d’un remboursement, ou les remboursements n’avaient pas été comptabilisés dans le SGI au 31 mars 2013.

À l’exception de ce qui est mentionné précédemment, les vérificateurs sont convaincus que les opérations testées ont été enregistrées avec exactitude dans les documents financiers du MAECI. De l’avis des vérificateurs, il n’y a aucune incidence significative sur les états financiers pris dans leur ensemble.

1.3 Revenus tirés des frais des licences d’importation ou d’exportation

1.3.1 Connaissance approfondie des processus et des contrôles

Les activités génératrices de revenus dans le secteur de l’importation et de l’exportation découlent de la mission confiée au MAECI de faire respecter la Loi sur les licences d’exportation et d’importation. La Loi confie au Ministère le pouvoir d’accepter ou de refuser les demandes de licence d’importation ou d’exportation pour les produits inscrits sur les listes des marchandises d’importation contrôlée ou d’exportation contrôlée.

Aux termes de l’Arrêté sur le prix des licences et des certificats en matière d’importation et d’exportation et du Règlement sur le prix des licences d’exportation (Produits de bois d’œuvre), les prix à payer pour la délivrance d’une licence d’importation ou d’exportation pour certaines catégories de marchandises sont établis en fonction de la valeur des marchandises ou en fonction de chaque demande, alors que les demandes de licence pour d’autres produits sont gratuites.

Dans le cadre des travaux sur la Vérification des contrôles de traitement des recettes et des liquidités, les vérificateurs se sont entretenus avec le personnel de la Direction générale de la réglementation commerciale et des obstacles techniques (TID) et des Opérations financières (SMFR) et ont examiné les documents du système pour comprendre les rôles et responsabilités de chacun, les processus et contrôles mis en œuvre pour l’enregistrement, la facturation et la perception des frais de licence.

TID est chargé de délivrer les licences et les certificats. Le Système des contrôles à l’exportation et à l’importation (SCEI) est le principal système d’application qui gère les demandes de licence d’importation/d’exportation, leur approbation et leur traitement. Une fois la licence approuvée et délivrée, le Système est conçu pour calculer les frais exigibles, le cas échéant.

Tous les jours, le SCEI transmet automatiquement les données sur la facturation au Système de gestion intégrée (SGI) du MAECI par l’interface SCEI-SGI. SMFR procède au chargement des fichiers. Environ 95 % des factures pour des licences délivrées sont enregistrées grâce à cette interface, puis les transactions sont automatiquement enregistrées dans les grands livres des revenus, le grand livre des comptes clients et les grands livres auxiliaires.

Les opérations relatives aux revenus qui restent (5 %) sont enregistrées manuellement par SMFR. Elles représentent des frais pour des licences d’exportation délivrées par le Système des contrôles des exportations en direct (CEED). Au début de chaque mois, SMFR reçoit un rapport sur les licences délivrées au cours du mois précédent, et les transactions correspondantes sont enregistrées dans le SGI. Les vérificateurs ont été informés que la Direction générale de la réglementation commerciale et des obstacles techniques s’employait à mettre au point un SCEI-II, qui permettrait d’éliminer le traitement manuel des factures.

Tous les mois, SMFR imprime les états de compte du SGI pour chaque client et demande le paiement des frais exigibles. Les frais sont payés au Bureau du caissier du MAECI, puis les encaissements quotidiens, accompagnés de documents justificatifs, sont envoyés à SMFR pour qu’il reporte les paiements dans le compte du client concerné dans le SGI.

Comme cela a été constaté dans la Vérification des contrôles de traitement des recettes et des liquidités, il y a des systèmes et des processus en place pour comptabiliser les frais de licences d’importation ou d’exportation, et la séparation des tâches relatives à la délivrance des licences, à la facturation des frais des licences, à leur enregistrement et à leur perception est respectée. Tous les secteurs susceptibles d’être améliorés ont été décrits dans le rapport de vérification des contrôles de traitement des recettes et des liquidités.

1.3.2 Procédures analytiques sur les frais des licences

Le montant des Ventes de biens et services pour Commerce international totaliserait, selon la direction, 2,58 millions de dollars, dont une partie, 2,56 millions de dollars, se rattache à des frais règlementaires perçus pour la délivrance de licences d’importation ou d’exportation.

Les vérificateurs ont procédé à une analyse par sous-catégorie de revenus et mis en œuvre deux types de procédures analytiques pour évaluer le caractère raisonnable du montant présenté.

• Comparaison entre les frais perçus au cours de l’exercice considéré et les frais perçus au cours de l’exercice précédent, par sous-catégorie.
• Analyse prévisionnelle en fonction de données opérationnelles sur la délivrance des licences par catégories de produits pour lesquelles des frais sont exigés en vue d’évaluer le caractère raisonnable du montant des revenus présenté.

En 2012-2013, les frais réglementaires au titre des licences délivrées ont totalisé 2,56 millions de dollars. Le montant total des revenus présenté pour 2011-2012 se chiffrait à 2,50 millions de dollars. Il y a donc eu une augmentation de 0,06 million de dollars, qui s’explique par la hausse des frais perçus au titre des licences pour les produits de bois d’œuvre.

Pour évaluer l’exhaustivité du montant présenté, les vérificateurs ont demandé à la Direction générale de la réglementation commerciale et des obstacles techniques de leur fournir des données sur les licences délivrées provenant du SCEI et du CEED afin d’estimer les revenus en fonction du volume de licences délivrées. En multipliant le nombre de licences délivrées par le montant des frais exigibles, ils ont estimé que les revenus devraient se chiffrer à 2,24 millions de dollars. En comparant cette prévision au montant réel figurant dans le SGI, soit 2,56 millions de dollars, ils ont constaté un écart de 0,22 million de dollars. Selon les entretiens menés avec les responsables de la Direction générale de la réglementation commerciale et des obstacles techniques, il serait difficile de générer des données opérationnelles avec la version actuelle du SCEI. Selon eux, les données opérationnelles ne sont pas d’une exactitude suffisante pour permettre de réaliser une analyse pertinente.

À la lumière des procédures analytiques mises en œuvre, il n’y a pas lieu de croire, selon les vérificateurs, que les frais règlementaires perçus pour la délivrance de licences d’importation ou d’exportation contiennent des anomalies significatives.

1.3.3 Tests de détail

Les vérificateurs ont réalisé des contrôles par échantillonnages limités pour les combiner à leurs connaissances des contrôles internes et des procédures analytiques. Il s’agissait de déterminer si les opérations relatives aux revenus étaient valides, si les taux facturés étaient conformes aux règlements ou arrêts en vigueur sur les frais à payer et si les revenus avaient été enregistrés pour le bon montant et dans le bon exercice.

Les vérificateurs ont choisi au hasard un échantillon de 15 transactions appartenant à différentes catégories : quatre notes de crédit (avoirs), trois opérations de vente saisies manuellement et huit opérations reportées au moyen de l’interface SCEI, pour des licences d’exportation de bois d’œuvre et d’autres licences d’importation ou exportation.

Par ailleurs, à la lumière de leur compréhension du processus d’enregistrement des revenus, les vérificateurs ont déterminé que les opérations effectuées à une date proche de la date de coupure posaient un plus grand risque. Ils ont donc examiné sommairement toutes les opérations relatives à des revenus enregistrées à la clôture de l’exercice (mars et avril 2013) afin de déterminer si les procédures de fin d’exercice avaient été correctement mises en œuvre et ainsi veiller à ce que les opérations soient comptabilisées dans le bon exercice.

Après avoir réalisé les tests de corroboration décrits précédemment, les vérificateurs ont constaté ce qui suit :

• Des frais de 25 036 dollars pour des licences délivrées en mars 2013 auraient dû être comptabilisés dans les revenus de 2012-2013. Or, ces opérations ont été comptabilisées en avril 2013 dans le SGI comme des revenus de 2013-2014. Ce montant représente environ 1 % du montant total des frais de licences d’importation ou d’exportation présenté pour 2012-2013.

À l’exception de ce qui est mentionné précédemment, les vérificateurs sont convaincus que les opérations testées ont été enregistrées de manière appropriée dans les documents financiers du MAECI. De l’avis des vérificateurs, il n’y a aucune incidence significative sur les états financiers pris dans leur ensemble.

1.4 Revenus tirés des foires commerciales, des missions et d’autres services de développement du commerce international

1.4.1 Connaissance approfondie des processus et des contrôles

La Vérification des contrôles de traitement des recettes et des liquidités a permis de constater que le MAECI ne comptabilisait pas correctement les revenus provenant d’activités commerciales. Dans les faits, les frais de participation aux diverses activités commerciales ont été comptabilisés dans les Comptes à fins déterminées (CFD) dans le SGI et non dans les Recettes tirées d’une activité de crédit net.

Les problèmes visant les processus et les contrôles liés à ce flux de rentrées ont été abordés dans la Vérification des contrôles de traitement des recettes et des liquidités. Le présent rapport d’audit ne porte que sur l’incidence de ces problèmes sur les états financiers ministériels de 2012-2013.

Grâce aux Comptes à fins déterminées, les rentrées sont comptabilisées à titre de passifs, puis les décaissements connexes sont comptabilisés en compensation directe de ceux-ci. Par ailleurs, les revenus tirés des foires commerciales et des missions sont comptabilisés dans un compte à fins déterminées général qui sert aussi à comptabiliser les sommes perçues dans le cadre d’activités normalement comptabilisées dans ce compte. La comptabilisation des frais de participation à ces événements dans les Comptes à fins déterminées plutôt que dans les Recettes tirées d’une activité de crédit net aurait les effets suivants sur les états financiers ministériels :

• Sous-évaluation à la fois des Revenus et des Dépenses présentés dans les états financiers.
• Incapacité de déterminer et de présenter avec exactitude le montant total des sommes perçues lors des foires commerciales et des missions et le total des dépenses se rapportant à ces événements.

1.4.2 Procédures analytiques en vue d’évaluer les sommes perçues en 2012 2013

Les vérificateurs ont confirmé qu’aucun revenu tiré des foires commerciales, des missions et d’autres services commerciaux n’avait été présenté dans les états financiers de 2010-2011, de 2011 2012 et de 2012-2013.

Les vérificateurs ont été informés qu’il y avait deux comptes à fins déterminées dans le grand livre général pour comptabiliser ce type d’encaissements. Compte tenu de la nature de ces comptes (c. à d. comptabiliser des sommes perçues et des dépenses par engagement financier), il est difficile de distinguer les sommes perçues au titre des foires commerciales et des missions des autres transactions relatives aux comptes à fins déterminées, puis d’établir le montant total des sommes perçues et des dépenses.

Vu les contraintes de temps, de ressources et d’information, les vérificateurs n’ont pas été en mesure d’évaluer dans sa totalité l’incidence quantitative de cette situation sur les états financiers.

Les vérificateurs ont cependant procédé à une évaluation préliminaire de cette incidence. Après avoir examiné la feuille de suivi « SPA HQ GL24100 RS » établie par le service des finances de l’Administration centrale, ils ont constaté que sur les frais de participation de 5,34 millions de dollars perçus dans le cadre des trois types d’activités commerciales organisées par le MAECI :

• 0,36 million de dollars avaient été perçus en 2012-2013 pour six missions ministérielles organisées par la Direction générale des missions commerciales du Canada.
• 3,18 millions de dollars ont été perçus dans le cadre de divers salons de l’éducation en 2012 2013. Les salons de l’éducation sont des événements et activités organisés par les missions à l’étranger pour promouvoir l’image de marque du Canada en matière d’éducation et attirer les étudiants pour qu’ils viennent étudier au Canada. Les organisateurs de chaque salon invitent divers établissements d’enseignement canadiens à y participer, et des frais sont perçus pour couvrir les coûts des salons.
• 1,80 million de dollars ont été perçus dans le cadre de divers projets de foires commerciales, de missions, de salons commerciaux et de conférences de sociétés et de provinces qui y participaient. Les vérificateurs ont été avisés que les missions à l’étranger organisaient ces événements, recrutaient les services de tiers pour installer des stands et des kiosques et que les sociétés ou exposants versaient des frais à la mission directement ou indirectement pour couvrir les frais liés aux stands ou les frais généraux des activités.

Dans le cadre des trois types d’activités, les sociétés participantes reçoivent des « biens et services » en contrepartie des sommes d’argent versées. Le Ministère utilise les sommes perçues pour assumer les coûts des activités commerciales, et tout déficit est couvert avec les crédits octroyés. C’est donc dire que les sommes perçus constituent des recettes tirées d’une activité de crédit net puisqu’elles servent à assumer des coûts fonctionnels. Selon les vérificateurs, les sommes perçues devraient être comptabilisées et présentées comme des revenus dans les états financiers ministériels.

L’équipe de vérification n’a pas été en mesure d’évaluer entièrement l’incidence sur les états financiers, car les revenus sont comptabilisés dans les comptes à fins déterminées à la fois à l’Administration centrale et dans les missions. Comme il a été indiqué précédemment, l’analyse préliminaire réalisée par les vérificateurs a permis de déterminer que des revenus de 5,34 millions de dollars n’avaient pas été enregistrés. Ce montant est en deçà du seuil de signification établi pour la vérification, qui se chiffre à 9,2 millions de dollars. À la lumière de l’analyse actuelle, ce montant n’aura donc pas une incidence significative sur la fiabilité des revenus présentés dans les états financiers ministériels.

2.0 Recommanations

À la suite des procédures particulières mises en œuvre, les vérificateurs ont recensé des secteurs susceptibles d’être améliorés. Leurs recommandations à ce sujet sont résumées ci-après.

1. La Direction générale des finances, de la planification et des systèmes ministériels (SMD) devrait revoir l’alinéa e) Revenus de la note 2 des états financiers ministériels, Sommaire des principales conventions comptables, afin de présenter correctement les méthodes utilisées pour comptabiliser les revenus qui se rattachent aux services consulaires, aux services de passeport et au programme Expérience internationale Canada.
2. Au cours du prochain exercice, la Direction générale des finances, de la planification et des systèmes ministériels (SMD) devrait établir des procédures de fin d’exercice pour estimer et comptabiliser les revenus à recevoir et les revenus reportés à la fin de l’exercice.
3. La Direction générale des finances, de la planification et des systèmes ministériels (SMD) devrait conclure un accord avec CIC sur les procédures financières normalisées et s’assurer que les employés du MAECI enregistrent les revenus consulaires dans le SGI du Ministère avec les documents justificatifs appropriés.
4. La mise en place du système de présentation de demandes en ligne Kompass et du Système de paiements électroniques des missions (SPEM) devrait se poursuivre, dans le cadre du programme Expérience internationale Canada (GLEE), afin de contribuer à uniformiser le traitement des demandes, les exigences relatives au paiement des frais de participation et la constatation des revenus.
5. Le programme EIC (GLEE) devrait exiger que les gestionnaires du programme examinent et approuvent les registres des revenus du SGI-EIC chaque mois afin de procéder à un rapprochement entre le nombre de demandes reçues et le montant des frais de participation enregistré dans le SGI.

La réponse et le plan d’action de la direction pour donner suite à ces recommandations figurent à l’annexe A.

3.0 Conclusion

Les vérificateurs ont relevé des incohérences dans les méthodes de comptabilisation des revenus. Ils recommandent que l’alinéa e) Revenus de la note 2 des états financiers, Sommaire des principales conventions comptables, soit modifié pour présenter les méthodes utilisées actuellement pour comptabiliser les revenus au titre des services consulaires, des services de passeport et du programme Expérience internationale Canada.

Par ailleurs, l’application de la méthode de la comptabilité d’exercice est obligatoire selon la Norme comptable 1.2 du Conseil du Trésor – États financiers des ministères et des organismes. Des procédures de fin d’exercice doivent donc être établies pour comptabiliser les revenus reportés et les revenus à recevoir au cours des exercices à venir.

Dans l’ensemble, à la suite des procédures particulières mises en œuvre sur les revenus présentés, les vérificateurs ont constaté que les revenus étaient sous-évalués de 6,45 millions de dollars en tout. Comme le seuil de signification pour la vérification a été fixé à 9 millions de dollars ou 2 % du total des revenus, les vérificateurs sont d’avis que ce montant n’a aucune incidence significative sur la fiabilité des états financiers ministériels pris dans leur ensemble.

Annexe A – Plan d'action de la direction

1. Recommandation de la vérification : La Direction générale des finances, de la planification et des systèmes ministériels (SMD) devrait revoir l’alinéa e) Revenus de la note 2 des états financiers ministériels, Sommaire des principales conventions comptables, afin de présenter correctement les méthodes utilisées pour comptabiliser les revenus qui se rattachent aux services consulaires, aux services de passeport et au programme Expérience internationale Canada.

Mesures de suivi de la direction : La note 2 présente les méthodes comptables du Ministère. Le MAECI a pour politique de constater les revenus selon les principes de la comptabilité d’exercice.

En ce qui touche les revenus de Passeport Canada, nous avons ajouté ce qui suit à la note 2 : « Passeport Canada constate les revenus tirés des frais de passeport lors de la réception du paiement et de la vérification de l’intégralité des données contenues dans la demande. »

Responsable : Politique et contrôles financiers (SMO)

Date d’achèvement prévue : Complété

2. Recommandation de la vérification : Au cours du prochain exercice, la Direction générale des finances, de la planification et des systèmes ministériels (SMD) devrait établir des procédures de fin d’exercice pour estimer et comptabiliser les revenus à recevoir et les revenus reportés à la fin de l’exercice.

Mesures de suivi de la direction : Une analyse sera effectuée pour déterminer si les revenus concernés représentent des sommes significatives. Si l’on détermine que de telles procédures sont justifiées, les procédures de fin d’exercice pour 2013-2014 seront mises à jour pour assurer la comptabilisation des revenus à recevoir et des revenus reportés.

Responsable : Opérations financières (SMF)

Date d’achèvement prévue : Complété

3. Recommandation de la vérification : La Direction générale des finances, de la planification et des systèmes ministériels (SMD) devrait conclure un accord avec CIC sur les procédures financières normalisées et s’assurer que les employés du MAECI enregistrent les revenus consulaires dans le SGI du Ministère avec les documents justificatifs appropriés.

Mesures de suivi de la direction : Un accord avec CIC sera élaboré une fois la fusion terminée.

À la suite de la recommandation issue de l’examen sur la Politique sur le contrôle interne, SMF a maintenant un tel processus en place avec Passeport Canada.

Responsable : SMD, SMF

Date d’achèvement prévue : Complété

4. Recommandation de la vérification : La mise en place du système de présentation de demandes en ligne Kompass et du Système de paiements électroniques des missions (SPEM) devrait se poursuivre, dans le cadre du programme Expérience internationale Canada (GLEE), afin de contribuer à uniformiser le traitement des demandes, les exigences relatives au paiement des frais de participation et la constatation des revenus.

Mesures de suivi de la direction : Le Groupe des projets financiers international (SMFB), en collaboration avec GLEE, intégrera le système Kompass au SPEM, ce qui permettra d’accepter des paiements par carte de crédit en ligne. Nous recommandons que la mise en œuvre du système soit achevée et son fonctionnement efficace avant la prochaine vague de demandes. Nous recommandons également que ce soit le seul mode de paiement utilisé pour les demandes en ligne. Cela devrait permettre de donner suite à cette recommandation si toutes les demandes sont traitées en ligne.

Responsable : SMFB et GLEE

Date d’achèvement prévue : Complété

5. Recommandation de la vérification : Le programme EIC (GLEE) devrait exiger que les gestionnaires du programme examinent et approuvent les registres des revenus du SGI-EIC chaque mois afin de procéder à un rapprochement entre le nombre de demandes reçues et le montant des frais de participation enregistré dans le SGI.

Mesures de suivi de la direction : GLEE inclura dans les procédures opérationnelles normalisées d’EIC la recommandation des vérificateurs et exigera une formation sur le SGI pour les gestionnaires du programme EIC. Chaque mois, GLEE rapprochera le nombre de demandes et le montant des frais de participation inscrit dans le SGI. Le personnel d’EIC devra aussi avoir accès au SGI pour les 32 missions.

Responsable : GLEE

Date d’achèvement prévue : Complété