Procédures particulières pour la note 3 des états financiers ministériels de 2012-2013

Rapport Final

Affaires étrangères et Commerce international Canada
Bureau de la vérification, de l’évaluation et de l’inspection 

Août 2013

Sommaire exécutif

Dans le cadre de son examen des états financiers ministériels des exercices précédents, le Comité ministériel de vérification (CMV) avait demandé des renseignements supplémentaires au sujet de la préparation de la note 3 des états financiers (Autorisations parlementaires). Le Bureau de la vérification, de l’évaluation et de l’inspection a entrepris le travail de vérification lié à ce rapprochement afin d’assurer l’exactitude et l’exhaustivité de la note 3. Les rapports 2009-2010, 2010-2011 et 2011-2012 présentés par le Bureau de la vérification, de l’évaluation et de l’inspection et approuvés par le CMV indiquaient que :

• le processus adéquat avait été suivi;
• le jugement professionnel de la direction s’était avéré fiable;
• le CMV pouvait se fier aux résultats du rapprochement.

Au moment de préparer le plan de vérification axée sur les risques pour 2013-2016, le CMV a demandé que le Bureau de la vérification, de l’évaluation et de l’inspection s’acquitte de ce même travail cette année. Les vérificateurs ont donc suivi les procédures particulières pour vérifier l’exactitude et l’exhaustivité de la note 3 et pour s’assurer qu’elle a été préparée conformément aux exigences de la Norme comptable 1.2 du Conseil du Trésor (NCCT).

Le présent rapport relate les résultats des procédures particulières en question.

Pourquoi cela est-il important?

Les états financiers ministériels sont l’un des principaux outils de reddition de comptes au Parlement. Ils permettent de montrer, de façon transparente, que les fonds publics ont été utilisés en fonction des priorités. En s’assurant que les renseignements fournis dans les états financiers sont fiables, le MAECI favorise une saine gérance.

Qu’avons-nous examiné?

Voici l’approche adoptée dans le cadre de la vérification :

• Décrire de façon détaillée le processus de rapprochement, y compris les contrôles internes existants, pour confirmer l’exactitude de la note;
• Décrire la méthodologie utilisée pour effectuer les rapprochements et exécuter les procédures particulières ci-après relatives à l’exactitude et à l’exhaustivité de la note 3 et à sa préparation :
  • Corroborer les sommes indiquées à la note 3 a) à partir des sommes divulguées dans les états financiers ministériels;
  • Corroborer les sommes indiquées à la note 3 a) qui ne sont pas divulguées clairement dans les états financiers ministériels, à partir de la balance de vérification P12-2 du MAECI;
  • Corroborer les sommes indiquées à la note 3 b) à partir des sommes déclarées dans la présentation aux Comptes publics – Formulaire A (« Formulaire A »);
  • Corroborer les sommes indiquées à la note 3 c) à partir des sommes divulguées dans les états financiers ministériels;
  • Corroborer les sommes indiquées à la note 3 c) qui ne sont pas divulguées clairement dans les états financiers ministériels, à partir de la balance de vérification P12-2 du MAECI.

Qu’avons-nous constaté?

Après avoir suivi les procédures particulières, les vérificateurs ont constaté qu’il y a eu corroboration de toutes les sommes indiquées dans la note 3 à partir des sommes figurant dans les états financiers ministériels, de la balance de vérification P12-2 du MAECI ou du Formulaire A, sauf de la somme indiquée ci-dessous :

• (92 000) $ « Autres rajustements », éléments dans la note 3 c)

La somme susmentionnée représente 0,004 % des autorisations ministérielles utilisées durant l’exercice en cours. La direction ne peut confirmer la somme susmentionnée sans qu’une analyse et une recherche approfondies soient réalisées.

Conclusion

Après avoir appliqué les procédures particulières, les vérificateurs ont trouvé un seul écart (voir précédemment). Ce montant ne représente pas une anomalie ou une omission significative dans la note 3 des états financiers ministériels du MAECI.

Énoncé d’assurance

D’après mon jugement professionnel en tant que dirigeant principal de la vérification, les procédures de vérification suivies et les données recueillies sont appropriées et suffisantes pour confirmer l’exactitude de l’information formulée dans le présent rapport. Les résultats sont basés sur une comparaison des conditions, telles qu’elles existaient à l’époque, et des critères de vérification préétablis qui avaient été convenus avec la direction. Les résultats ne valent que pour les processus examinés. Les éléments probants ont été recueillis en conformité avec la politique, les directives et les normes du Conseil du Trésor en matière de vérification interne pour le gouvernement du Canada.

Original signé par :
Yves Vaillancourt
Inspecteur général et dirigeant principal de la vérification

1.0 Contexte

Les états financiers ministériels sont établis conformément à la Norme comptable 1.2 du Conseil du Trésor : États financiers des ministères et des organismes (NCCT 1.2). La NCCT et les bulletins d’information du Secrétariat du Conseil du Trésor exigent que les états financiers soient présentés selon la comptabilité d’exercice. La comptabilité d’exercice vise à garantir que les opérations sont comptabilisées pour la période pendant laquelle elles ont été réalisées. Les recettes sont comptabilisées au moment où elles sont gagnées (par opposition au moment où l’argent est reçu) et les dépenses, au moment où elles sont engagées (par opposition au moment où l’argent est versé).

En raison de l’utilisation de la comptabilité d’exercice, l'état des résultats et de la situation financière nette ministérielle et l’état de la situation financière du MAECI peuvent inclure des éléments pour lesquels des autorisations parlementaires ont été obtenues lors d’exercices précédents ou de l’exercice en cours ou encore seront accordées pour des exercices futurs. Par conséquent, les résultats nets différeront probablement selon qu’ils sont présentés en fonction du financement octroyé par le gouvernement ou en fonction de la méthode de la comptabilité d’exercice. La NCCT 1.2révisée exige que les ministères et organismes présentent une note sur les autorisations parlementaires, qui doit comporter les deux sections suivantes :

1. Rapprochement du coût de fonctionnement net et des autorisations de l’exercice en cours;
2. Autorisations fournies et utilisées.

Bien que la NCCT 1.2 révisée ne l’exige plus, le Comité ministériel de vérification a demandé que la direction prépare la note 3 c) – Rapprochement de l’encaisse nette fournie par le gouvernement et des autorisations de l’exercice en cours utilisées. Pour répondre à cette demande, le MAECI a communiqué cette note pour faire preuve de transparence en ce qui concerne les autorisations utilisées. L’ensemble des autorisations utilisées en 2013 (selon la note 3 des états financiers) totalisait 2 394 879 000 $ et concordait avec les renseignements sur les autorisations du MAECI contenus dans les Comptes publics du Canada 2012‑2013.

2.0 Objectif

Le mandat dans le cas de cette vérification était d’exécuter des procédures particulières pour vérifier l’exactitude et l’exhaustivité de la note 3 et pour s’assurer qu’elle avait été préparée conformément aux exigences de la NCCT 1.2. L’objectif est de donner des renseignements sur les composantes clés qui suivent :

• Description détaillée du processus de par lequel les rapprochements sont faits, y compris des contrôles internes existants, pour confirmer l’exactitude de la note;
• Méthodologie utilisée pour effectuer les rapprochements et exécution des procédures particulières suivantes relatives à l’exactitude et à l’exhaustivité de la note 3 et à sa préparation :
  • Corroborer les sommes indiquées à la note 3 a) à partir des sommes divulguées dans les états financiers ministériels;
  • Corroborer les sommes indiquées à la note 3 a) qui ne sont pas divulguées clairement dans les états financiers ministériels, à partir de la balance de vérification P12-2 du MAECI;
  • Corroborer les sommes indiquées à la note 3 b) à partir des sommes déclarées dans la présentation aux Comptes publics – Formulaire A (« Formulaire A »);
  • Corroborer les sommes indiquées à la note 3 c) à partir des sommes divulguées dans les états financiers ministériels;
  • Corroborer les sommes indiquées à la note 3 c) qui ne sont pas divulguées clairement dans les états financiers ministériels, à partir de la balance de vérification P12-2 du MAECI.

3.0 Description du processus

Les vérificateurs ont passé en revue le processus suivi pour préparer les rapprochements relatifs à la note 3 pour 2012-2013 avec le personnel de l’Unité de la comptabilité ministérielle (SMOQ) du MAECI. La compréhension des vérificateurs se fonde principalement sur les entrevues réalisées avec les représentants du MAECI ainsi que sur un examen de la documentation choisie. Les vérificateurs n’ont pas examiné la conception et la mise en œuvre des contrôles internes et n’ont pas procédé à une vérification des données qui sous‑tendent les sommes indiquées à la note 3 des états financiers ministériels.

Processus de préparation

En 2013, les renseignements de la note 3 ont été rassemblés à partir des différents documents suivants :

• Les états financiers non vérifiés : état des résultats et de la situation financière nette ministérielle, état de la variation de la dette nette ministérielle, état de la situation financière et état des flux de trésorerie;
• Feuilles de calcul Excel préparées par SMOQ : renseignements sur la balance de vérification par numéro de fonds et numéro de compte de rapports financiers;
• Présentation aux Comptes publics – Formulaire A – Résumé de la provenance et de l’utilisation des autorisations (information budgétaire);
• Rapports sur les affectations fournis par le Secrétariat du Conseil du Trésor;
• Rapports du Système de gestion intégrée : utilisation des autorisations au cours de l’exercice;
• Correspondance intraministérielle par courrier électronique.

Les états financiers, y compris les notes, sont établis à l’aide d’un modèle de feuille de calcul Excel. Ce modèle permet à SMOQ d’importer le fichier texte de la balance de vérification P12-2 dans le logiciel Excel, lequel organise ensuite automatiquement les renseignements par compte de rapports financiers. Les notes 3 a) et 3 c) ont été alimentées à l’aide de ces feuilles de calcul reliées.

La note 3 b) a été alimentée à l’aide d’une « feuille d’entrée » préparée par SMOQ. La « feuille d’entrée » est une feuille de calcul Excel qui renferme les éléments n’apparaissant pas dans la balance de vérification du MAECI (par exemple, les crédits alloués et les crédits inutilisés). Les éléments pertinents de la « feuille d’entrée » sont tirés de la présentation aux Comptes publics – Formulaire A.

La note 3 été préparée par un analyste financier principal de SMOQ et examinée par le directeur adjoint de SMOQ (Comptabilité ministérielle). L’examen a consisté à examiner les renseignements qui sous‑tendent la balance de vérification ainsi que les chiffres utilisés pour le rapprochement. Les crédits inutilisés indiqués se fondaient sur les rapports du Conseil du Trésor et sur des renseignements internes. Ils ont été fournis par la Direction de la planification et de la gestion des ressources (SWE).

Contrôles internes

Les vérificateurs ont examiné le processus actualisé de préparation et d’examen de la note 3 et ont recensé les contrôles internes suivants :

• Séparation des tâches : la note 3 des états financiers est préparée par un analyste financier principal et examinée par le directeur adjoint;
• Collecte de documents à l’appui et tenue des dossiers (cahier de la documentation de fin d’exercice) : le cahier de la documentation de fin d’exercice renferme une documentation abondante pour les éléments individuels des états financiers et l’information à fournir;
• La direction se fonde sur les politiques et procédures comptables du MAECI et sur la NCCT pour préparer la note 3 des états financiers;
• Contrôles intégrés au SGI et aux feuilles de travail des états financiers, tels que les mots de passe;
• Accès limité aux états financiers : seul le personnel de SMOQ a le droit d’accès aux états financiers, soit cinq personnes au total.

Description de la méthode de rapprochement

Les rapprochements relatifs à la note 3 effectués par la direction ont été comparés aux instructions de la NCCT 1.2 pertinentes, le but étant d’examiner la méthode appliquée pour faire les rapprochements.

La direction a préparé la note 3 en se servant des formulations suggérées dans la NCCT1.2 et en suivant la présentation de l’exemple donné pour les parties a) et b), à l’exception des éléments suivants :

• La NCCT 1.2 propose d’inclure un court paragraphe d’introduction pour expliquer le but des rapprochements. En plus de ce paragraphe, le rapprochement dans la note 3 du MAECI comporte un paragraphe supplémentaire décrivant les causes des écarts dans la note 3 a) et la note 3 b).

Pour la préparation de la note 3 c), la direction a suivi la présentation exposée dans la version précédente de la NCCT 1.2, puisque la NCCT 1.2 actualisée ne montre pas la note 3 c) dans l’ensemble modèle d’états financiers.

Description des estimations et jugement professionnel posé pour les rapprochements

Les vérificateurs ont recensé les estimations significatives ci-dessous dont la préparation a fait appel au jugement professionnel et qui sont incluses dans la note 3 et dans les états financiers :

Poste des états financiers : Provision pour créances douteuses

Constatation : La direction évalue chaque catégorie de clients et établit une provision fondée sur les critères suivants :

• ancienneté des comptes débiteurs;
• réponses obtenues aux demandes d’information faites auprès des clients;
• rapports de situation obtenus auprès de l’agence de recouvrement;
• pays du client; etc.

Poste des états financiers : Indemnités de départ des employés

Constatation : Les indemnités de départ des employés canadiens (EC) sont calculées en multipliant les dépenses salariales totales par un taux annuel fixe fourni par le Secrétariat du Conseil du Trésor.

Les indemnités de départ des employés recrutés sur place (ERP) sont calculées en fonction du nombre d’employés admissibles, du coût moyen des indemnités et d’un taux de versement des indemnités. Le taux utilisé pour le calcul concernant les ERP est évalué sur une base annuelle par l’équipe des Pensions et Assurances ERP.

Poste des états financiers : Amortissement des immobilisations corporelles

Constatation : Les immobilisations corporelles sont amorties selon la méthode linéaire pour leur durée de vie utile estimative. La NCCT 3.1 donne une directive sur la durée de vie de chaque catégorie de biens. Elle autorise les ministères à estimer la durée de vie utile des immobilisations corporelles.

Les estimations se fondent sur les hypothèses établies par la direction et sur les données historiques rassemblées par SMOQ. Le jugement professionnel utilisé pour calculer la provision pour créances douteuses se fonde sur l’analyse des soldes des comptes débiteurs. Le jugement professionnel utilisé pour calculer les indemnités de départ repose sur le ratio fourni par le Secrétariat du Conseil du Trésor ainsi que sur les tendances historiques que révèlent les données liées aux employés recrutés sur place (p. ex. taux de versement des indemnités). Le jugement professionnel utilisé en ce qui concerne l’amortissement des immobilisations corporelles est limité, puisque le système comptable sélectionne automatiquement la durée de vie utile en fonction de la catégorie de biens choisie lorsqu’on inscrit au budget l’acquisition d’une immobilisation. Les durées de vie utile choisies par le MAECI sont conformes à la NCCT 3.1 (Immobilisations corporelles).

4.0 Procédures particulières

Les vérificateurs ont exécuté les cinq procédures particulières qui suivent en lien avec le contenu de la note 3 des états financiers ministériels 2013 du MAECI :

1. Corroborer les sommes indiquées à la note 3 a) à partir des sommes divulguées dans les états financiers ministériels;
2. Corroborer les sommes indiquées à la note 3 a) qui ne sont pas  divulguées clairement dans les états financiers ministériels, à partir de la balance de vérification P12-2 du MAECI;
3. Corroborer les sommes indiquées à la note 3 b) à partir des sommes déclarées dans le Formulaire A;
4. Corroborer les sommes indiquées à la note 3 c) à partir des sommes divulguées dans les états financiers ministériels;
5. Corroborer les sommes indiquées à la note 3 c) qui ne sont pas divulguées clairement dans les états financiers ministériels, à partir de la balance de vérification P12-2 du MAECI.

L’annexe A présente ces éléments, lesquels ont été examinés selon les procédures particulières, ainsi que leurs montants respectifs, tels qu’ils sont présentés à la note 3.

4.1 Corroborer les sommes indiquées à la note 3 a) à partir des sommes divulguées dans les états financiers ministériels

Les vérificateurs ont corroboré les sommes indiquées à la note 3 a) à partir des autres sommes qui ont été indiquées séparément dans les états financiers ministériels, tels que l’état consolidé de la situation financière, l’état consolidé des résultats et de la situation financière nette ministérielle, l’état consolidé des flux de trésorerie et la note sur les immobilisations corporelles. Voici les éléments de la note 3 a) qui ont fait l’objet d’une corroboration :

• Coût de fonctionnement net : 2 239 465 000 $;
• Services fournis gratuitement par d’autres ministères : (79 793 000 $);
• Amortissement des immobilisations corporelles : (89 891 000 $);
• Indemnités de cessation d’emploi – coût du réaménagement des effectifs : 13 900 000 $
• Gain (perte) net sur l’aliénation d’immobilisations corporelles : (1 141 000 $);
• Créances douteuses : (1 120 000 $);
• Diminution (augmentation) des indemnités de vacances et congés compensatoires : 2 315 000 $;
• Diminution (augmentation) des avantages sociaux accumulés des employés : 30 397 000 $;
• Acquisition d’immobilisations corporelles : 251 216 000 $;
• Augmentation (diminution) des charges payées d’avance : 5 664 000 $;
• Augmentation (diminution) du stock destiné à la revente : 7 569 000 $;
• Augmentation (diminution) du stock de matières consommables : 1 002 000 $.

Nous n’avons constaté ni erreur ni écart.

4.2 Corroborer les sommes indiquées à la note 3 a) qui ne sont pas divulguées clairement dans les états financiers, à partir de la balance de vérification P12-2 du MAECI

Les éléments ci‑après faisaient partie des rapprochements relatifs à la note 3 a), mais n’ont pu être retracés dans les états financiers. Nous avons donc demandé au personnel du MAECI de fournir des renseignements supplémentaires. Il s’agit de ce qui suit :

• Remboursements de dépenses d’exercices précédents : 9 941 000 $;
• Autres rajustements : 457 000 $;
• Opérations interministérielles : 4 898 000 $.

Nous n’avons constaté ni erreur ni écart.

4.3 Corroborer les sommes indiquées à la note 3 b) à partir des sommes déclarées dans le Formulaire A – Présentation aux Comptes publics

La note 3 b) sert au rapprochement des autorisations obtenues et utilisées par le MAECI; le MAECI rend des comptes au receveur général sur les autorisations au moyen du Formulaire A, qui renferme des informations inscrites au préalable par le Secrétariat du Conseil du Trésor. Nous avons dû examiner le Formulaire A et la note 3 b) simultanément pour nous assurer que les états financiers et la présentation au receveur général contenaient les mêmes renseignements. Le MAECI a fait rapport des autorisations suivantes en 2013 :

• Crédit 1 (Dépenses de fonctionnement) : 1 393 631 000 $;
• Crédit 5 (Dépenses en capital) : 341 230 000 $;
• Crédit 10 (Subventions et contributions) : 822 927 000 $;
• Crédit 15 (Paiements relatifs aux régimes de retraite, à l’assurance, aux prestations sociales ou à d’autres arrangements liés aux ERP) : 72 668 000 $;
• Dépenses prescrites par la loi (Passeport Canada) : 138 820 000 $;
• Autres dépenses prescrites par la loi : 91 631 000 $;
• Total des autorisations non utilisées : 466 028 000 $ divisés comme suit :
  • Autorisations disponibles pour les années futures : 116 442 000 $;
  • Crédits inutilisés – Fonctionnement : 123 371 000 $;
  • Crédits inutilisés – Immobilisations : 73 143 000 $;
  • Crédits inutilisés – Subventions et contributions : 150 490 000 $;
  • Crédits inutilisés – Paiements relatifs aux régimes de retraite, à l’assurance, aux prestations sociales ou à d’autres arrangements liés aux ERP : 2 582 000 $.

Nous n’avons constaté ni erreur ni écart.

4.4 Corroborer les sommes indiquées à la note 3 c) à partir des sommes divulguées dans les états financiers

Les vérificateurs ont corroboré les sommes indiquées à la note 3 a) à partir des autres sommes qui ont été indiquées séparément dans les états financiers ministériels, tels que l’état consolidé de la situation financière, l’état consolidé des résultats et de la situation financière nette ministérielle, l’état consolidé des flux de trésorerie et la note sur les immobilisations corporelles. Voici les éléments de la note qui ont fait l’objet d’une corroboration :

• Encaisse nette fournie par le gouvernement : 2 439 856 000 $;
• Produits de l’aliénation d’immobilisations corporelles : 12 296 000 $
• Diminution (augmentation) des comptes débiteurs et des avances : 7 056 000 $;
• Augmentation (diminution) des comptes créditeurs et des charges à payer : (88 175 000 $);
• Éléments de passif transférés à d’autres ministères : (4 230 000 $);
• Indemnités de cessation d’emploi acquises incluses dans les comptes créditeurs et les charges à payer : 13 900 000 $.

Nous n’avons constaté ni erreur ni écart.

4.5 Corroborer les sommes indiquées à la note 3 c) qui ne sont pas divulguées clairement dans les états financiers, à partir de la balance de vérification P12-2 du MAECI

Les éléments ci-après faisaient partie des rapprochements relatifs à la note 3 c), mais n’ont pu être retracés dans les états financiers ministériels. Nous avons donc demandé au personnel du MAECI de fournir des renseignements supplémentaires. Il s’agit de ce qui suit :

• Remboursements de dépenses d’exercices précédents : 9 941 000 $;
• Opérations interministérielles : 4 327 000 $;
• Autres rajustements : (92 000 $).

Nous n’avons constaté ni erreur ni écart. Toutefois, la direction n’a pas pu fournir de documents justificatifs en ce qui concerne les autres rajustements, d’une valeur de : (92 000 $). Ce montant représente 0,004 % des autorisations ministérielles utilisées durant l’exercice en cours.

5.0 Conclusion

Après avoir appliqué les procédures particulières, les vérificateurs n’ont trouvé qu’un écart (voir précédemment). Cet écart ne représente pas une anomalie ou une omission significative dans la note 3 des états financiers ministériels du MAECI.

Annexe A – Note 3 des états financiers

3. Autorisations parlementaires