Audit de la gouvernance de la gestion de l’information

Affaires étrangères, Commerce et Développement Canada
Bureau du dirigeant principal de la vérification

Mars 2014

Acronymes

Sommaire exécutif

Conformément au Plan de l’audit axé sur les risques 2012-2015, le Bureau du dirigeant principal de la vérification de l’Agence canadienne de développement international (ACDI)^{Note de bas de page 1}a réalisé un audit interne de la gestion de l’information (GI). L’objectif était de fournir l’assurance raisonnable qu’une structure de gouvernance appropriée soutient la gestion efficace de l’information à l’ACDI, ainsi que le respect de la législation et des politiques pertinentes.

Le Conseil du Trésor définit la GI comme une discipline qui oriente et appuie une gestion efficace et efficiente de l’information au sein d’un organisme, depuis l’étape de la planification et de l’élaboration des systèmes jusqu’à celle de l’élimination de l’information ou de sa conservation à long terme. L’information est un bien de grande valeur pour toute organisation et se doit être actuelle, pertinente, fiable, complète et accessible. L’essentiel est de la gérer efficacement afin qu’elle puisse soutenir la prestation des programmes et des services. La Section de la gestion de l’information de l’Agence (SGIA), qui fait partie de la Direction générale de la gestion de l’information et de la technologie (DGGIT), est la responsable fonctionnelle de la GI, tandis qu’il incombe à tous les employés d’appliquer les principes, les normes et les pratiques de la GI dans l’exercice de leurs fonctions.

Des comités pertinents ont été formés pour que des représentants des directions générales puissent surveiller les questions concernant la GI et en rendre compte au niveau approprié. Les rapports hiérarchiques entre ces comités sont clairs, et les questions liées à la GI sont soulevées dans les comités de gouvernance pertinents à des fins de recommandation ou d’approbation. En 2012-2013, on a utilisé pour la première fois les ententes de gestion du rendement des membres du Comité directeur de la gestion de l’information et la technologie de l’information afin de renforcer la reddition de comptes concernant la GI.

L’ACDI possède des instruments de politique en GI qui concordent avec la législation fédérale. Cependant, certaines exigences politiques restent encore à mettre en œuvre. Les rôles et responsabilités des spécialistes en GI sont clairement établis et assignés dans les normes de l’ACDI, mais n’ont pas été retranscrits dans les descriptions de travail correspondantes. De plus, l’ACDI n’a pas l’autorisation d’éliminer des documents sur le terrain. La SGIA est au fait de ces deux exigences essentielles et s’emploie à les satisfaire. De plus, l’ACDI n’a pas recensé la valeur opérationnelle des ressources documentaires – un préalable essentiel à des pratiques efficaces de tenue de documents.

La DGGIT a élaboré des plans stratégiques et opérationnels de GI, ce qui démontre une solide culture de planification. Même si on y trace les grandes lignes des indicateurs de réussite, la surveillance se limite aux activités, tel qu’indiqué dans les plans opérationnels de GI. Il y a un manque de mécanismes formels permettant de mesurer la performance, de surveiller la conformité et de rendre compte des résultats. De plus, l’évaluation des risques de la direction générale n’a pas été mise à jour depuis 2010 et n’a pas été utilisé dans le processus de planification de celle-ci. Compte tenu de l’annonce récente de la fusion de l’ACDI avec le ministère des Affaires étrangères et, du Commerce international , un plan stratégique conjoint de GI/TI est en cours de préparation et il remplacera les stratégies provisoires que la DGGIT avait à l’origine préparées pour l’ACDI.

La SGIA a déployé des efforts notables pour sensibiliser les utilisateurs de l’information à leurs rôles et responsabilités en matière de GI : elle leur donne accès à davantage d’outils et de ressources pour qu’ils puissent mieux gérer l’information. Les utilisateurs nous ont indiqué qu’il existe des lacunes dans les connaissances en matière de GI, et que de même les niveaux de satisfaction diffèrent à l’égard des systèmes et des outils disponibles. En recueillant les commentaires et les idées des utilisateurs aux fins du processus de planification de la DGGIT, la SGIA pourrait mieux utiliser ses ressources pour atteindre les résultats escomptés.

Les aspects liés à la GI des initiatives et des processus opérationnels de l’ACDI ne sont pas systématiquement pris en compte au commencement des nouveaux projets. En sensibilisant mieux les utilisateurs à la GI et en augmentant la participation de spécialistes en la matière, on s’assurerait que les exigences opérationnelles sont mieux satisfaites afin de soutenir une information fiable aux fins de la prise de décisions.

Les composantes d’une structure efficace de gouvernance de la GI sont les mêmes, quelle que soit l’organisation. Par conséquent, nous avons élaboré les recommandations du présent rapport de manière à ce qu’elles demeurent entièrement pertinentes pour l’organisation qui naîtra de la fusion de l’ACDI avec le ministère des Affaires étrangères et  Commerce international.

Conclusion

L’ACDI a posé les assises de la gouvernance de la GI, comme le démontre : la mise sur pied de comités de surveillance pertinents ; l’utilisation des instruments de politique qui concordent avec la législation fédérale ; et le déploiement d’efforts notables de sensibilisation au sein de l’Agence. D’autres efforts sont nécessaires pour instaurer une approche de planification globale qui se fonde sur les risques et qui comprend des mécanismes permettant la mesure et l’évaluation de la conformité et de la performance globales des programmes de GI à l’ACDI.

Énoncé de conformité

Selon mon jugement professionnel, en ma qualité de dirigeant principal de la vérification, l’audit a été mené conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l ‘audit interne de l’Institut des auditeurs internes et aux normes d’audit interne du gouvernement du Canada, selon les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité. Les procédés d’audit appliqués et les éléments de preuve recueillis sont suffisants et appropriés pour appuyer l’exactitude des constatations et la conclusion formulée dans le présent rapport, et pour fournir une assurance de niveau audit. Les constatations et la conclusion reposent sur une comparaison entre les conditions qui existaient au moment de l’audit et les critères d’audit préétablis convenus avec la direction. Elles s’appliquent uniquement à l’entité examinée, ainsi qu’à la portée et à la période visées par l’audit.

Le dirigeant principal de la vérification

1.0 Contexte

Le Conseil du Trésor définit la Gestion de l’information (GI) comme une discipline qui oriente et appuie une gestion efficace et efficiente de l’information au sein d’un organisme, depuis l’étape de la planification et de l’élaboration des systèmes jusqu’à celle de l’élimination de l’information ou de sa conservation à long terme . L’information est un bien qui doit être actuelle, pertinente, fiable, complète et accessible pour être considérée comme stratégique. L’essentiel consiste à gérer l’information efficacement afin que l’on puisse l’utiliser pour soutenir la prestation des programmes et des services. Il est indispensable de prendre en compte le cycle de vie de l’information dans l’élaboration des politiques, des programmes, des services et des systèmes, afin de veiller à la diffusion et à la conservation efficaces des ressources documentaires à valeur opérationnelle.^{Note de bas de page 2}

La gouvernance de la GI comprend une série de processus de gestion et de contrôles destinés à établir une orientation stratégique, des plans opérationnels, des objectifs et des priorités, ainsi qu’à fournir une orientation claire sur l’affectation des ressources pour atteindre des objectifs. L’un des principaux catalyseurs de la reddition de comptes est une structure organisationnelle appropriée. Permettant de clarifier les pouvoirs et les responsabilités, cette structure contribue à l’instauration d’un processus décisionnel efficace.

La Section de la gestion de l’information de l’Agence (SGIA), qui fait partie de la Direction générale de la gestion de l’information et de la technologie (DGGIT), est la responsable fonctionnelle de la GI, tandis qu’il incombe aux employés d’exercer une bonne GI. Divers instruments de politique ainsi que des plans stratégiques et opérationnels ont été élaborés pour soutenir la pratique de la GI au sein de l’Agence. Le Comité directeur de la gestion de l’information et de la technologie de l’information (GI/TI) est un comité de gouvernance essentiel, constitué de représentants de directions générales et présidé par le dirigeant principal de l’information.

Le gouvernement fédéral a mis en œuvre le Plan d’action du Canada pour un gouvernement ouvert dans le but de stimuler une transparence et une reddition de comptes accrues, en soulignant tout particulièrement l’importance de la GI. L’ACDI doit harmoniser ses pratiques de GI avec les lois, règlements, politiques et procédures établis au palier fédéral par les organismes centraux, qui ont fixé les trois grandes échéances suivantes :

• à partir du 30 juin 2013, Bibliothèque et Archives Canada n’acceptera plus les ressources documentaires sans valeur archivistique^{Note de bas de page 3}
• au 31 mars 2015, toutes les exigences énoncées dans la Directive sur la tenue de documents du Conseil du Trésor doivent être remplies ;
• à partir de 2017, tous les documents envoyés à Bibliothèque et Archives Canada doivent être au format numérique.

Les initiatives récentes du gouvernement et de l’ACDI ont eu des incidences sur les opérations de la DGGIT. Par exemple, Services partagés Canada a été créé en août 2011 pour rationaliser la technologie de l’information (TI) au sein de l’administration fédérale, en centralisant les services de courriels, de centres de données et de télécommunication. De plus, l’initiative de décentralisation et le processus de programmation de l’ACDI ont nécessité les services de la DGGIT afin de répondre aux exigences connexes en matière de GI/TI. De plus, le plan d’action pour la réduction du déficit du gouvernement du Canada a entraîné une diminution des ressources en 2012-2013. Compte tenu du haut degré d’examen du public – qui a donné lieu à une demande permanente pour des informations exactes, actuelles et pertinentes – et des changements décrits précédemment, le Bureau du dirigeant principal de la vérification a établi que la GI est un domaine d’audit hautement prioritaire.

2.0 Objectif, portée, démarche et critères de l'audit

2.1 Objectif

L’objectif de cet audit est de fournir l’assurance raisonnable qu’une structure de gouvernance appropriée soutient la gestion efficace de l’information à l’ACDI ainsi que le respect de la législation et des politiques pertinentes.

2.2 Portée

L’audit a porté sur les aspects liés à la gouvernance de la GI pour tous les types et tous les formats de renseignements détenus dans les principaux dépôts de l’ACDI. Nous avons examiné les processus et les contrôles mis en place par le responsable fonctionnel de la GI à l’ACDI, à savoir la SGIA qui relève du dirigeant principal de l’information. Les critères ci-dessous décrivent les domaines de gouvernance examinés. Même si les informations ont été obtenues auprès des utilisateurs – au moyen d’entrevues et de questionnaires – l’évaluation de leurs pratiques de GI n’a pas fait partie de la portée de cet audit.

Nous avons été guidés dans notre travail d’audit par les principaux textes fédéraux suivants :

• La Politique sur la gestion de l’information du Conseil du Trésor ;
• La Directive sur les rôles et responsabilités en matière de gestion de l’information du Conseil du Trésor ;
• La Directive sur la tenue de documents du Conseil du Trésor ;
• La Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada.

2.3 Démarche et méthodologie

L’audit a été mené conformément à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor et au Cadre international de référence des pratiques professionnelles de l’Institut des auditeurs internes. Afin de conclure en regard des critères définis, nous avons utilisé les méthodes suivantes de collecte des éléments probants :

• Examen de la documentation sur les principaux comités de l’ACDI qui interviennent dans la GI ;
• Examen et analyse des documents du gouvernement du Canada et de l’ACDI sur la GI ;
• Soumission d’un questionnaire à un échantillon discrétionnaire de 257 utilisateurs de l’information, soit 15 % des employés de l’ACDI travaillant à l’administration centrale et sur le terrain. Le taux de réponse a été de 23 %;
• Entrevues menées auprès du personnel de la DGGIT et d’autres directions générales.

2.4 Critères d’audit

Les six critères d’audit suivants ont été utilisés collectivement afin de créer la norme selon laquelle l’audit a été mené:

• Critère 1. La structure de gouvernance, les rôles, les responsabilités et les obligations redditionnelles en matière de GI sont définis et assignés dans l’ensemble de l’ACDI.
• Critère 2. La planification stratégique de l’ACDI en matière de GI concorde avec ses priorités et celles du gouvernement du Canada.
• Critère 3. Le cadre stratégique de l’ACDI en matière de GI est conforme aux exigences politiques et législatives pertinentes du gouvernement du Canada.
• Critère 4. Les rôles, responsabilités et obligations redditionnelles des utilisateurs fonctionnels sont définis et assignés dans les projets de GI.
• Critère 5. Des initiatives adéquates de formation, de communication et de sensibilisation en matière de GI sont en place afin de promouvoir les pratiques de GI.
• Critère 6. Les exigences relatives au cycle de vie de l’information sont prises en compte dans l’élaboration des initiatives et des processus opérationnels de l’ACDI.

3.0 Principales constatations et recommandations

La gouvernance comprend une série de processus et de contrôles mis en place par la direction pour établir l’orientation stratégique, les plans opérationnels et les priorités afin qu’une organisation puisse atteindre ses objectifs. Une saine gouvernance permet à une organisation de fonctionner efficacement et d’obtenir les résultats escomptés.

3.1 Comités de gestion de l’information

L’une des assises de la gouvernance est la création d’une structure de comités permettant d’assurer la surveillance et la reddition de comptes concernant la mise en œuvre efficace de la GI dans l’ensemble de l’Agence. Les comités doivent posséder un mandat clair, se réunir régulièrement et avoir une composition dûment représentative. De plus, les rapports hiérarchiques entre les comités doivent être clairs et l’information doit être dûment communiquée aux parties intéressées. Les membres des comités doivent comprendre leurs rôles et responsabilités et s’en acquitter afin de remplir le mandat assigné.

Pour connaître le degré de surveillance et de reddition de comptes, nous avons examiné la structure des comités concernant la GI et créés au début de 2011, à savoir :

• Le Comité directeur de GI/TI : groupe de discussion constitué de vice-présidents et de directeurs généraux chargés d’examiner toutes les questions liées à la planification opérationnelle et stratégique en matière de GI/TI;
• Le Comité de gestion de la planification des ressources de l’entreprise : composé de membres du personnel, possédant les connaissances spécialisées nécessaires pour gérer l’élaboration et l’entretien du SAP et des outils de rapport de l’Agence ;
• Le Comité de la gestion des données : composé de membres du personnel et de spécialistes des données au niveau opérationnel de l’Agence chargés d’apporter de la méthode, de l’expertise et un leadership en matière de données.

D’après l’examen des mandats et des comptes rendus de décision disponibles pour la période d’avril à décembre 2012, les trois comités se réunissent régulièrement, possèdent des mandats clairement définis et ont une composition dûment représentative. En outre, les rapports hiérarchiques entre ces trois comités sont clairs. Les entrevues ont montré que la plupart des membres comprennent clairement leurs rôles et responsabilités.

Comme chaque direction générale de l’ACDI est représentée au Comité directeur den GI/TI, celui-ci constitue le lieu idéal pour les directions générales de faire connaître leurs besoins en GI/TI. Chaque année, les membres de ce comité recensent les besoins des directions générales grâce au processus intégré de planification des activités de l’ACDI, et ils les classent par ordre de priorité. Ce processus d’établissement des priorités contribue à la vision holistique adoptée dans tout effort déployé pour améliorer l’harmonisation avec les priorités de l’Agence et la satisfaction des besoins fonctionnels. De même, un certain nombre d’aspects propres à la GI, comme les normes, les lignes directrices et les plans, sont soumis à ce comité. Les aspects pertinents liés à la GI sont soumis au comité de gouvernance corporatif , à des fins de recommandation ou d’approbation. Cependant, les entrevues que nous avons menées ont révélé que les directions générales ne reçoivent pas toujours une rétroaction sur leurs questions liées à la GI/TI.

Pour renforcer l’échange d’information, les cadres supérieurs de la DGGIT se rencontrent une fois par semaine au sein du Comité de gestion de la direction générale. D’après l’examen des comptes rendus de décision, ce comité discute des questions liées à la GI, et il assure une surveillance et un suivi permanents des mesures à prendre.

En 2012-2013, les cadres du Comité directeur de GI/TI ont pour la première fois dû rendre compte de la gestion efficace de l’information tout au long de son cycle de vie par l’intermédiaire de leur entente de gestion du rendement. Au moment de la rédaction du présent rapport, la réussite de cette initiative n’a pu être mesurée car les résultats n’étaient pas encore prêts; toutefois, il est estimé que l’utilisation de cet instrument de reddition de comptes constitue une bonne pratique pour toute organisation voulant appuyer la gouvernance de la GI.

Des comités pertinents ont été créés pour que la surveillance et la reddition de comptes concernant la GI soient assurées par un groupe approprié de représentants et de cadres. Comme les questions liées à la GI continuent à être abordées aux réunions des comités, la GI sera prise en compte dans tous les aspects des activités de l’ACDI.

3.2 Instruments de politique de l’ACDI concernant la gestion de l’information

Une importante composante de base pour la gouvernance est une série appropriée d’instruments de politique qui sert de document de référence ultime aux employés de l’ACDI sur la pratique de la GI. Ces instruments doivent non seulement traiter adéquatement les exigences de la législation fédérale, mais ils doivent aussi concorder avec elles.

Pour corriger les lacunes entre les exigences de la législation fédérale et les instruments de politique actuels de l’ACDI, la SGIA a élaboré un cadre de politique sur la GI en 2011. Ce cadre est accompagné d’une liste détaillée d’instruments de politique à élaborer. Plus récemment, la SGIA a conçu un plan d’action sur la tenue des documents de l’ACDI pour 2012-2015 et un plan connexe de conformité relatif à la tenue des documents, dans lequel on décrit les activités spécifiques à mener pour se conformer à la Directive sur la tenue de documents du Conseil du Trésor.

Les instruments de politique actuels de l’ACDI concordent avec les exigences législatives du gouvernement du Canada. Cependant, certaines exigences restent à satisfaire. Une description des trois domaines de priorités dans lesquels il faudra agir pour atténuer les risques suit.

Rôles et responsabilités des spécialistes en gestion de l’information

Les rôles et responsabilités généraux des spécialistes en GI sont clairement définis et assignés dans les normes des rôles et responsabilités en matière de GI de l’ACDI. Cependant, les descriptions de tâches spécifiques pour des postes individuels n’ont ni été finalisées ni été approuvées. En 2011, les fonctions de GI ont été centralisées à la DGGIT et le nombre de spécialistes en la matière a été réduit. Ce processus de centralisation a conduit à une reconfiguration des postes et à une réaffectation des tâches entre les spécialistes en GI, sans que les rôles et responsabilités soient redéfinis. Il en résulte une redondance des efforts et le non-accomplissement de certaines tâches. La SGIA est en cours de finalisation des descriptions de tâches pour tous les spécialistes en GI afin de clarifier leurs rôles et responsabilités.

Recensement des ressources documentaires ayant une valeur opérationnelle

Aux termes de la Directive sur la tenue de documents du Conseil du Trésor, l’ACDI doit recenser les ressources documentaires ayant une valeur opérationnelle en analysant ses fonctions et ses activités. Généralement, les ressources documentaires ayant une valeur opérationnelle sont des documents qui fournissent les éléments probantsdes décisions et des activités opérationnelles de l’ACDI. Une analyse aidera la DGGIT à comprendre les biens essentiels, à repérer les risques inhérents (à savoir la sécurité, la protection des renseignements personnels, la perte, etc.) et à énoncer des processus pour veiller à la sauvegarde et à l’intégrité des ressources documentaires ayant une valeur opérationnelle. La SGIA a connaissance de cette exigence, mais doit encore documenter les processus opérationnels et les flux de l’information pour faciliter le recensement des ressources documentaires ayant une valeur opérationnelle. Cette analyse est un préalable indispensable au soutien des pratiques efficaces de GI en ce qui concerne le recensement, la classification, la protection, la conservation et l’élimination de l’information.

Recommandation 1

Le dirigeant principal de l’information doit mener une analyse des activités et des fonctions de l’ACDI pour recenser les ressources documentaires ayant une valeur opérationnelle en vue de soutenir des pratiques efficaces de tenue des documents.

Conservation et élimination

L’initiative de décentralisation de l’ACDI visant à augmenter la programmation sur le terrain a engendré une quantité croissante de renseignements venant du terrain. Par conséquent, il serait plus facile d’éliminer des documents sur le terrain. Cependant, comme Bibliothèque et Archives Canada n’a pas accordé à l’ACDI cette autorité spécifique, les documents papier sont acheminés vers l’administration centrale, ce qui génère des coûts élevés de transport et d’entreposage. De plus, ces documents sont triés par des personnes qui ne connaissent pas le sujet traité et qui risque d’éliminer des renseignements potentiellement importants ou de conserver une quantité excessive de données ce qui pourrait s’avérer redondant. Avant d’obtenir l’autorisation d’éliminer des documents sur le terrain, l’ACDI doit se conformer à certaines pratiques de tenue des documents. La SGIA a donc soumis la documentation nécessaire à Bibliothèque et Archives Canada afin de démontrer qu’elle se conforme à ces pratiques, et est en attente des résultats de l’évaluation.

3.3 Cadre de planification pour la gestion de l’information

C’est essentiellement par la planification que l’ACDI peut faire concorder ses activités avec ses ressources dans le but d’accomplir son mandat, d’atteindre le résultat stratégique, d’obtenir les résultats escomptés et de respecter les priorités. Une stratégie se veut un plan de haut niveau qui traduit la vision et l’orientation d’une organisation afin qu’elle atteigne ses objectifs. Une stratégie approuvée de GI avec ses plans opérationnels doivent concorder avec les priorités du gouvernement du Canada et de l’ACDI. De plus, dans l’élaboration de ces plans, on doit tenir compte des exigences législatives fédérales et des besoins opérationnels de l’Agence. Il est également important que ces plans soient fondés sur les risques et qu’ils incluent la surveillance du rendement et l’établissement de rapport.

Un plan stratégique de GI/TI pour 2010-2013 a été approuvé en 2010, et un plan provisoire a été préparé pour 2013-2016. D’après notre examen de ce plan provisoire, les initiatives de GI concordent avec les priorités de l’ACDI et du gouvernement du Canada. Cette concordance est facilitée par la participation de l’ACDI à divers comités interministériels œuvrant dans les domaines de la GI/TI, ce qui permet à la DGGIT d’être au courant des initiatives à venir du gouvernement du Canada.

En décembre 2012, le dirigeant principal de l’information a présenté une stratégie de transformation des systèmes d’entreprises au Comité directeur de GI/TI. Cette approche stratégique diffère de celle du plan stratégique provisoire pour 2013-2016, en ce sens qu’elle contient des estimations du financement pluriannuel requis et une nouvelle approche proactive pour mieux répondre aux besoins des utilisateurs et intégrer les systèmes de l’ACDI. Elle inclut aussi une importante initiative de GI qui consiste à remplacer l’actuel répertoire central de GI de l’Agence, à savoir le Système de gestion des documents de l’entreprise (SGDE), par une nouvelle solution pangouvernementale appelée GCDOCS. Cependant, elle ne couvre pas d’autres questions importantes liées à la GI, énoncées dans la Directive sur la tenue de documents, comme l’élimination de documents, la surveillance de la conformité, la formation et la sensibilisation.

Une stratégie globale de GI/TI est nécessaire pour aller de l’avant. Compte tenu de la fusion récemment annoncée de l’ACDI avec le ministère des Affaires étrangères et Commerce international, l’approbation de la stratégie de transformation des systèmes d’entreprise ainsi que celle du plan stratégique provisoire pour 2013-2016 n’est plus demandée. La DGGIT collabore avec le ministère des Affaires étrangères et Commerce international pour préparer un plan stratégique conjoint de GI/TI en tenant compte des solutions pangouvernementales.

Dans la foulée du plan stratégique de GI/TI pour 2010-2013, divers plans opérationnels ont été élaborés, à savoir : le plan opérationnel de GI 2011-2014, le plan d’éducation et de sensibilisation à la GI 2012-2014, la stratégie de communication concernant la GI pour 2012-2014, le plan d’élimination des documents 2012-2016 et le plan d’action relatif à la tenue des documents pour 2012-2015. De plus, la DGGIT prépare chaque année un plan d’activités intégré, dans le cadre du processus de planification mené à l’échelle de l’ACDI. La préparation de ces divers plans démontre que la SGIA possède une solide culture de la planification opérationnelle, qui reconnaît la nécessité d’orienter les activités de GI. Cependant, l’existence d’un grand nombre de plans opérationnels entraîne un chevauchement et une dispersion des activités.

Habituellement, l’évaluation des risques à l’échelle de la direction générale est réalisées afin d’en informer son processus de planification pour que ces derniers puissent traiter les domaines prioritaires et ainsi réduire son exposition au risque. Le processus d’évaluation des risques comprend le repérage des risques, des stratégies d’atténuation des risques et un classement des risques qui donne lieu à l’établissement d’un ordre de priorité entre les activités. La DGGIT a effectué une évaluation des risques en 2010. Cependant, cette évaluation n’était pas reliée au plan stratégique et n’a pas été mise à jour. Étant donné que l’évaluation des risques de cette direction générale est obsolète et qu’elle n’a pas servi à éclairer le processus de planification, il se peut que l’on ne traite pas de manière adéquate et en temps opportun les domaines qui requerraient une action immédiate. Qui plus est, une approche de planification fondée sur les risques améliorera la rationalisation et l’intégration des plans.

Aux termes de la Politique sur la gestion de l’information et de la Directive sur la tenue de documents du Conseil du Trésor, le respect des exigences doit être surveillé, les résultats escomptés doivent être mesurés et les lacunes en matière de rendement et de conformité doivent être signalées. Des indicateurs de réussite sont décrits dans le plan stratégique de GI/TI et dans le plan opérationnel de GI ; toutefois, ils n’ont pas été utilisés. De plus, la SGIA a exercé un certain suivi des activités, mais ce dernier s’est limitée aux activités décrites dans le plan opérationnel de GI. La surveillance et la présentation des résultats des initiatives et des plans de GI ont aussi été entravées par la dispersion des activités dans le plan opérationnel en GI et divers plans d’élimination de documents afin de respecter les échéances de Bibliothèque et Archives Canada, fixées au 30 juin 2013^{Note de bas de page 4} et à2017^{Note de bas de page 5}. Sans approche globale pour mesurer le rendement performance et surveiller la conformité, la SGIA ne peut pas déterminer si les exigences et les délais sont respectés.

Recommandation 2

Le dirigeant principal de l’information doit adopter un cadre de planification globale fondé sur les risques et contenant des mécanismes permettant de mesurer le rendement et de surveiller la conformité avec les exigences législatives fédérales et celles de l’ACDI à propos de la GI.

3.4 Les besoins des utilisateurs de l’information

Le personnel de diverses directions générales a été consulté, un questionnaire et un examen des documents pertinents ont été analysés afin d’évaluer les besoins des utilisateurs de l’information et de recueillir leurs commentaires sur le niveau de sensibilisation, de connaissance et de satisfaction à l’égard de la GI.

Systèmes et outils de gestion de l’information

En ce qui concerne la GI, les systèmes et les outils efficaces sont ceux qui soutiennent le cadre de gouvernance, répondent aux besoins des utilisateurs et facilitent les bonnes pratiques. Par ailleurs, la prise en compte des besoins des utilisateurs au moment de la conception des outils et des systèmes de GI pour l’ensemble de l’ACDI permet de répondre aux exigences opérationnelles, ce qui facilite leur adoption par les utilisateurs.

À l’ACDI, les principaux répertoires d’information sont :

• Le Système de gestion des documents de l’entreprise (SGDE) : répertoire pour les documents électroniques non structurés ;
• Le Centre de gestion des documents de l’Agence : répertoire pour les documents papier ;
• L’outil de planification des ressources : répertoire pour les données structurées composé du SAP (ressources humaines, finances, gestion du matériel, systèmes de projets et portail) et pour les rapports de l’Agence (entrepôt des données et outils d’établissement de rapports).

Il existe d’autres outils comme le courriel, Collaboration@ACDI, l’ACDI au travail, la Banque de projets, l’outil de suivi et de rapport et Partenaires@ACDI.

Près de la moitié des personnes ayant répondues au questionnaire ont indiqué que la disponibilité d’outils et de systèmes de GI répondant à leurs besoins était leur exigence prioritaire et amélioreraient grandement la GI. En ce qui a trait aux systèmes et outils existant, les courriels, « L’ACDI au travail » et la Banque de projets sont les favoris des utilisateurs. Par contre, le SGDE et les outils de suivi et de rapport sont les moins appréciés, en raison de leur manque de convivialité mais aussi des limites du système et du réseau.

Il est important de comprendre les exigences des utilisateurs lorsqu’on élabore et implante des systèmes d’information. Les besoins des utilisateurs sont communiqués par l’intermédiaire des représentants des directions générales qui siègent au Comité directeur de GI/TI et des plans d’activités intégrés des directions générales, comme nous l’avons indiqué précédemment. Par ailleurs, quand il met au point des applications, le personnel de la DGGIT collabore avec les utilisateurs afin de cerner leurs besoins et de concevoir des solutions et des outils de support comme un manuel, un guide de référence, etc. Cependant, au cours des entrevues, les utilisateurs ont souligné le manque de mécanismes formels servant à recueillir leurs commentaires sur les systèmes et les outils d’information.

Ainsi, 84 % des répondants au questionnaire ont indiqué qu’on leur a rarement, voire jamais, demandé de donner leur avis sur les outils et les systèmes actuels ou d’émettre des idées sur la mise au point d’applications, alors que 52 % auraient aimé le faire.

La prise en compte des besoins des utilisateurs dans la mise au point et l’implantation de systèmes pourrait améliorer leur adoption mais aussi la satisfaction des utilisateurs et ainsi réduire les coûts de formation. Par exemple, pour réussir l’implantation du GCDOCS, un processus de consultation des utilisateurs et les enseignements tirés des limites du SGDE devraient faciliter la tenue efficace des documents électroniques.

Formation et sensibilisation à la gestion de l’information

La formation et la sensibilisation à la GI constituent une autre composante essentielle de la gouvernance. Elles englobent toutes les activités organisées pour apprendre aux employés à améliorer leurs pratiques de GI. Des initiatives adéquates de formation, de communication et de sensibilisation en matière de GI devraient être en place. Plus précisément, les employés devraient posséder les connaissances et les compétences appropriées mais aussi accéder aux instruments de politique nécessaires afin de remplir leurs rôles et responsabilités à l’égard de la GI.

La stratégie de la SGIA pour améliorer la sensibilisation à la GI consiste à faire connaître leurs responsabilités aux utilisateurs et à renforcer la culture de la GI dans l’ensemble de l’ACDI. La SGIA a récemment mis à jour les pages du site Web consacrées à la GI, lesquelles pages constituent un point d’accès central en ligne aux politiques, aux normes, aux lignes directrices et aux outils – point d’accès que les utilisateurs trouvent utile et convivial. Il existe de nombreuses initiatives de sensibilisation, notamment la Semaine de la sensibilisation à la GI, la trousse d’information sur la GI remise aux nouveaux employés et à ceux qui se trouvent sur le terrain, ainsi que du matériel de promotion. La SGIA propose aussi des séances individuelles d’encadrement pour les employés qui entrent à l’ACDI ou qui la quittent. Les utilisateurs peuvent se former en suivant le cours en ligne d’initiation à la GI ainsi qu’une formation sur le SGDE. De plus, dans le cadre de l’initiative de décentralisation, la SGIA propose des séances de formation sur le terrain, des trousses d’information pour le terrain et des séances d’encadrement.

Certes, de nombreuses ressources de formation sont disponibles, mais d’après les commentaires recueillis à l’aide du questionnaire, beaucoup de répondants ne connaissent pas ou n’ont jamais utilisé l’espace de collaboration de GI dans le Carrefour ACDI (Quickr), les publications sur le sujet, le cours d’initiation sur la GI ou la documentation sur le SGDE. Par exemple, le cours d’initiation à la GI est obligatoire pour tous les nouveaux employés de l’ACDI, si l’on se réfère aux listes de contrôle de conformité dans le domaine de la GI. Pourtant, près d’un quart des répondants ne connaissaient pas ce cours ou n’y ont jamais participé. Soixante-huit pour cent (68 %) des répondants ont indiqué qu’ils se sont référés aux politiques et aux lignes directrices sur la GI. En général, ces politiques et ces lignes directrices sont jugées utiles et claires, mais beaucoup estiment qu’elles pourraient être plus facilement accessibles. Ainsi, bien que le site Web de la GI ait été réorganisé de manière à offrir un point d’accès unique aux outils et aux références en matière de GI, on trouve aussi des documents de référence sur la GI à d’autres endroits, comme un espace de collaboration de GI dans le Carrefour ACDI (Quickr) et « L’ACDI au travail ». Les utilisateurs ont exprimé des points de vue divergents concernant leur compréhension de leurs rôles et responsabilités en matière de GI. Soixante-huit pour cent (68 %) ont confirmé qu’ils sont familiarisés avec leurs rôles et responsabilités. Par contre, d’après les entrevues que nous avons menées auprès des spécialistes en GI et des gestionnaires de différentes directions générales, les utilisateurs de l’ensemble de l’ACDI ne comprennent pas toujours leurs rôles et responsabilités en matière de GI et ne connaissent pas les durées de conservation ni les procédures d’élimination de documents. Cette situation peut être due à la formation, qui est facultative au lieu d’être obligatoire, ou à un manque d’information sur les sources de formation, les politiques, les lignes directrices et les outils.

Il n’existe pas de mécanisme formel permettant d’évaluer les besoins en formation des utilisateurs et de mesurer l’efficacité des activités actuelles de formation et de sensibilisation. Par conséquent, il est difficile d’évaluer le niveau de sensibilisation et de connaissance des utilisateurs en matière de GI pour parvenir à mieux utiliser les ressources et ainsi atteindre les résultats escomptés.

Recommandation 3

Le dirigeant principal de l’information doit élaborer des mécanismes formels afin d’obtenir les commentaires et les avis des utilisateurs sur les systèmes, les outils, les formations et les initiatives de sensibilisation en matière de GI pour soutenir le processus de planification de la direction générale.

Cycle de vie de la gestion de l’information

Aux termes de la Politique sur la gestion de l’information du Conseil du Trésor, les exigences et les activités en matière de gestion de l’information doivent être intégrées à tous les aspects des activités ministérielles . Les exigences relatives au cycle de vie de l’information, telles que schématisées ci-dessous, doivent être prises en compte pendant l’élaboration des processus opérationnels et des initiatives de l’ACDI. L’application du cycle de vie de l’information permettra d’obtenir plus rapidement des informations exactes.

Certaines initiatives de l’Agence tiennent compte des exigences relatives au cycle de vie de la GI. Par exemple, les aspects liés à la GI ont été intégrés dans les dernières étapes du processus de programmation de l’ACDI afin que l’on puisse établir une convention d’appellation des fichiers électroniques et recenser les documents essentiels. De même, dans le cadre de l’initiative de décentralisation, le personnel de la DGGIT a conçu des outils et des processus de GI visant à soutenir les activités opérationnelles. Par ailleurs, concernant l’élaboration des processus opérationnels, le personnel de la DGGIT et les gestionnaires de diverses directions générales ont indiqué que les besoins en information et les exigences relatives au cycle de vie de la GI n’ont pas toujours été pris en compte. Cette situation pourrait être due soit au manque de connaissance des utilisateurs soit au manque d’engagement de la DGGIT. Conscient du peu de considération des aspects liés à la GI, le personnel de la SGIA a redoublé d’efforts pour améliorer la sensibilisation à cet égard et a mis à jour la documentation pertinente afin d’y inclure une exigence concernant la GI pendant la conception de systèmes, mais pas des processus opérationnels. Malgré ces efforts, les aspects de la GI continuent à être pris en compte de façon irrégulière.

Sans une meilleure prise en compte des exigences relatives au cycle de vie de la GI pendant l’élaboration des initiatives et des processus opérationnels de l’ACDI, il existe un risque que l’information ne soit pas fiable pour répondre aux exigences opérationnelles.

Recommandation 4

Le dirigeant principal de l’information doit élaborer une méthodologie permettant de définir, de documenter et d’examiner les besoins et les processus en matière d’information pendant la conception des initiatives et des processus opérationnels de l’ACDI.

Annexe A: Liste des recommandations et plan de la direction

Recommandation : 1. Le dirigeant principal de l’information doit mener une analyse des activités et des fonctions de l’ACDI pour recenser les ressources documentaires ayant une valeur opérationnelle en vue de soutenir des pratiques efficaces de tenue des documents.

Responsable : Dirigeant principal de l’information

Mesures proposées par la direction : Afin de se conformer à la Directive sur la tenue des documents, la SGIA a élaboré un plan de tenue des documents et a fait approuver celui-ci par le dirigeant principal de l’information de l’Agence. Elle prévoit les activités suivantes afin de recenser les ressources documentaires à valeur opérationnelle (RDVO) :

• élaborer un outil structuré pour compiler toutes les RDVO de l’ACDI ;
• rencontrer toutes les unités opérationnelles et recenser leurs RDVO ;
• élaborer et appliquer un processus et une gouvernance pour tenir à jour les RDVO à mesure que de nouvelles initiatives et de nouveaux processus sont mis en œuvre.

Date cible : Complété

Recommandation : 2. Le dirigeant principal de l’information doit adopter un cadre de planification globale fondé sur les risques et contenant des mécanismes permettant de mesurer le rendement et de surveiller la conformité avec les exigences législatives fédérales et celles de l’ACDI à propos de la GI.

Responsable : Dirigeant principal de l’information

Mesures proposées par la direction : Dans le contexte de la fusion, un nouveau cadre de planification globale sera élaboré. Ce cadre comprendra un plan stratégique de GI et les plans opérationnels connexes, décrivant les risques établis, les mesures d’atténuation des risques ainsi que les cibles et les mesures de performance afin de permettre la surveillance et la prise de mesures correctives.

Date cible : Complété

Recommandation : 3. Le dirigeant principal de l’information doit élaborer des mécanismes formels afin d’obtenir les commentaires et les avis des utilisateurs sur les systèmes, les outils, les formations et les initiatives de sensibilisation en matière de GI pour soutenir le processus de planification de la direction générale.

Responsable : Dirigeant principal de l’information

Mesures proposées par la direction :

• Concevoir un questionnaire d’évaluation qui sera remis aux utilisateurs à l’issue des séances d’encadrement sur la GI afin d’adapter les séances ultérieures, le cas échéant
• Élaborer un processus pour recueillir annuellement les avis des membres du Comité directeur de GI/TI sur les services de GI énoncés dans l’accord approuvé sur les niveaux de service en matière de GI
• Définir un processus pour la mise à jour annuelle de l’accord sur les niveaux de service en matière de GI, laquelle serait éclairée par les avis des membres du Comité directeur de GI/TI
• Élaborer un formulaire d’évaluation visant à recueillir annuellement les commentaires formels des utilisateurs de l’ACDI sur les services et outils de GI au cours d’événements de sensibilisation sur le sujet. Ce formulaire sera disponible par voie électronique et sera aussi envoyé à tout le personnel de terrain pour recueillir ses commentaires.
• Consulter les directions générales pendant l’établissement de structures appropriées de dossiers pour le futur dépôt de l’ACDI.

Date cible : Complété

Recommandation : 4. Le dirigeant principal de l’information doit élaborer une méthodologie permettant de définir, de documenter et d’examiner les besoins et les processus en matière d’information pendant la conception des initiatives et des processus opérationnels de l’ACDI.

Responsable : Dirigeant principal de l’information

Mesures proposées par la direction :

• Les exigences en matière de GI figurent actuellement dans le modèle de la DGGIT concernant le document des besoins opérationnels utilisé pour les initiatives de GI/TI – les rôles et responsabilités propres à la GI seront aussi ajoutés au modèle « charte de projet » de la DGGIT. Ainsi, on garantira la consultation et la participation en matière de GI pour les initiatives de GI/TI de l’ACDI tout au long du processus de projet.
• Le modèle de bout en bout RACI (Responsable, Agent comptable, Consulté, Informé) de la DGGIT sera mis à jour afin que les responsables de la GI soient dûment informés et consultés tout au long d’une initiative de GI/TI de l’ACDI.

Date cible : Complété