Procédures particulières sur les états financiers ministériels consolidés de l’exercice 2013-2014

Affaires étrangères, Commerce et Développement Canada
Bureau du dirigeant principal de la vérification

Août 2014

Sommaire exécutif

Chaque année, le Bureau du dirigeant principal de la vérification procède à un audit détaillé d’éléments précis des états financiers ministériels. Au cours des trois dernières années, des procédures particulières d’audit ont été mises en œuvre dans les domaines suivants : liste de paie des employés canadiens, paiements de transfert, immobilisations, salaires, prestations de retraite et indemnités de départ des employés recrutés sur place, charges accumulées liées aux indemnités de départ et recettes tirées des ventes de biens et de services.

Cette année, les procédures particulières d’audit ont visé les paiements de transfert qui ont été présentés dans la version provisoire des états financiers ministériels consolidés.

Pourquoi est-ce important?

Les états financiers ministériels sont l’un des principaux outils de reddition de comptes à l’égard du Parlement. La fiabilité des renseignements qu’ils contiennent favorise une saine gestion.

Affaires étrangères, Commerce et Développement Canada (MAECD) est le ministère qui assume la responsabilité à l’égard de l’aide publique au développement accordée par le Canada. À ce titre, il est chargé de gérer les ressources financières votées qui sont approuvées par le Parlement au nom du Canada. La prestation de l’aide au développement est effectuée sous forme de subventions et de contributions versées aux pays en développement dans le cadre des programmes géographiques, des programmes multilatéraux et des programmes de partenariat. En plus de l’aide au développement, le Ministère offre aussi d’autres programmes de paiements de transfert à des particuliers et à des organisations au moyen d’une combinaison de subventions et de quotes-parts et de contributions volontaires.

Les états financiers ministériels de l’exercice 2013-2014 sont les premiers états financiers consolidés du ministère nouvellement fusionné. Ils portent sur les activités de l’ancien ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI), de la période 1 à la période 12, et sur celles de l’ancienne Agence canadienne de développement international (ACDI), de la période 4 à la période 12. Deux systèmes d’information financière distincts ont été utilisés pour l’enregistrement des paiements de transfert ministériels. Le total des paiements de transfert qui a été déclaré dans la version provisoire des états financiers ministériels consolidés pour l’exercice 2013-2014 s’élève à environ 3,2 milliards de dollars, soit environ 64 % des dépenses encourues par le Ministère.

Qu’avons-nous examiné?

Les auditeurs ont appliqué les procédures particulières dans le but de :

• bien comprendre les rôles et les responsabilités, les politiques, les procédures et les contrôles mis en place;
• mettre en œuvre des procédures analytiques pour évaluer le caractère raisonnable des subventions et des contributions déclarées;
• réaliser des tests de détail sur les opérations enregistrées dans les systèmes d’information financière du Ministère.

Qu’avons-nous constaté?

Les tests d’audit des dépenses liées aux subventions et aux contributions ont été concluants, et aucun écart important ni aucune erreur importante n’ont été relevés. Selon les contrôles détaillés qui ont été effectués, les auditeurs sont convaincus que les opérations de paiements vérifiées ont été enregistrées de manière appropriée dans les systèmes d’information financière provisoire du Ministère.

Conformément aux procédures, des observations et des recommandations sur le cadre de contrôle du Ministère ont été faites. Le Plan d’action de la direction en réponse aux recommandations figure à l’annexe A.

Conclusion

Compte tenu des procédés d’audit appliqués, les auditeurs n’ont eu aucune raison de croire que les paiements de transfert examinés étaient matériellement erronés. De plus, toutes les dépenses liées aux subventions et aux contributions qui ont été vérifiées ont été inscrites et communiquées de façon appropriée dans la version provisoire des états financiers ministériels consolidés.

Les auditeurs ont cerné des lacunes en matière de contrôle et ont fait deux recommandations afin de les corriger.

Énoncé de conformité

ISelon mon jugement professionnel en tant que dirigeant principal de la vérification, l’audit a été mené conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institut des auditeurs internes et aux normes d’audit interne du gouvernement du Canada, selon les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité. Les procédés d’audit appliqués et les éléments probants recueillis sont suffisants et appropriés pour appuyer l’exactitude des constatations et la conclusion formulée dans le présent rapport, et pour fournir une assurance de niveau audit. Les constatations et la conclusion reposent sur une comparaison entre les conditions qui existaient au moment de l’audit et les critères d’audit préétablis convenus avec la direction. Elles s’appliquent uniquement à l’entité examinée ainsi qu’à la portée et à la période visées par l’audit.

Jean Goulet,
Dirigeant principal de la vérification

1.0 Constatations

1.1 1.1 Connaissance générale des processus et des contrôles

Lors du travail d’audit, l’équipe d’audit a acquis une connaissance générale des processus, des systèmes et des contrôles internes liés aux paiements de transfert dans les domaines de l’approbation, de l’enregistrement et de la déclaration des opérations de paiement. Ces connaissances ont permis aux auditeurs d’évaluer les risques et les contrôles et d’élaborer le programme d’audit et la stratégie d’échantillonnage relative aux tests de détail réalisés durant l’étape de l’examen.

Harmonisation avec les normes comptables relatives aux paiements de transfert

Entrée en vigueur en avril 2012, la norme comptable pour le secteur public SP 3410 sur les paiements de transfert contient des directives sur la comptabilisation et les rapports relatifs aux transferts gouvernementaux à des particuliers, des organisations et d’autres gouvernements, tant du point de vue du gouvernement qui effectue le transfert que de celui qui en bénéficie. Conformément à la norme SP 3410, la Norme comptable 3.2 du Conseil du Trésor porte sur certaines exigences relatives à la comptabilisation des paiements de transfert des ministères et à l’établissement de rapports connexes.

La nouvelle norme SP 3410 comporte un changement majeur : elle stipule que les paiements de transfert effectués à l’avance doivent être enregistrés à titre de dépenses et non d’actifs dans l’état de la situation financière, lorsque le pouvoir est exercé et que les critères d’admissibilité du bénéficiaire sont évalués. Par conséquent, tous les paiements de transfert sont reconnus comme des dépenses dans l’état des résultats.

L’audit a permis de déterminer que le Ministère a établi diverses politiques et directives et divers guides relativement aux paiements de transfert, y compris aux subventions et aux contributions. Toutefois, certains de ces documents sont périmés et aucun d’entre eux ne tient entièrement compte des nouvelles exigences de la norme comptable 3.2 du Conseil du Trésor ou de la norme SP 3410.

Contrôles internes des rapports financiers

Le Ministère a élaboré un cadre de gestion du contrôle interne en matière de rapports financiers qui vise à permettre aux sous-ministres de surveiller l’efficacité du système de contrôle interne des rapports financiers. Les contrôles internes des rapports financiers sont des mesures intégrées dans les instruments stratégiques et les procédures du Conseil du Trésor et du Ministère, qui ont été conçues pour atténuer le risque d’inexactitudes dans les états financiers ministériels. L’examen des processus opérationnels liés aux paiements de transfert, des procédures et de la matrice de contrôle démontre que le Ministère a documenté ses principaux processus opérationnels liés aux paiements de transfert et qu’il a élaboré des contrôles internes.

En raison de la fusion, le Ministère a réexaminé les processus financiers de l’ancien MAECI et de l’ancienne ACDI et il a établi une nouvelle liste de processus pour le MAECD. Durant l’exercice 2013-2014, le Ministère a terminé tous les tests sur l’efficacité de la conception des contrôles internes. Il prévoit terminer l’évaluation globale de son système de contrôles internes des rapports financiers d’ici la fin de l’exercice 2014-2015. La surveillance continue des contrôles clés devrait commencer en 2015-2016.

Intégration des systèmes d’information financière du Ministère

Les systèmes d’information financière sont utilisés pour recueillir et enregistrer des données financières et pour établir des rapports connexes à l’intention des décideurs. Ces systèmes ont des incidences directes sur la qualité de l’information financière qui est présentée dans les états financiers ministériels.

Pour la préparation des états financiers ministériels consolidés de 2013-2014, deux systèmes financiers ont été utilisés au sein du ministère fusionné. Le groupe responsable au sein du Ministère a élaboré un plan détaillé visant à intégrer les deux systèmes utilisés en parallèle pour en faire un seul système d’information ministériel servant à traiter l’information financière et non financière, et il a réalisé des efforts pour le mettre en œuvre. Conformément au plan détaillé susmentionné, à compter de l’exercice 2015-2016, un seul système d’information financière sera utilisé au Ministère.

1.2 Procédures analytiques

Le total des dépenses liées aux paiements de transfert qui a été inscrit par la direction dans la version provisoire des états financiers consolidés du MAECD pour l’exercice 2013-2014 était de 3 215 millions de dollars, dont 85 millions ont été déclarés à titre de paiements de transfert encourus au nom du gouvernement^{Note de bas de page 1}. La direction a inscrit la liste de toutes les opérations faisant partie du montant de 3 215 millions de dollars dans les grands livres.

Les auditeurs ont effectué une analyse des sous-catégories des dépenses et mis en œuvre les trois types de procédures analytiques suivants pour évaluer le caractère raisonnable de la somme totale de 3 215 millions de dollars en dépenses pour paiements de transfert présentée dans la version provisoire des états financiers ministériels :

• Comparaison des dépenses pour paiements de transfert déclarées et du plafond des dépenses par type de fonds et par crédit autorisé;
• Comparaison des dépenses pour paiements de transfert et de celles de l’année précédente, par sous-catégorie (c.-à-d. subventions, contributions, contributions evaluée et non évaluées, programmes, etc.);
• Comparaison des dépenses pour paiements de transfert déclarées avec les autres rapports externes et internes tels que le Tableau III-9a – paiements de transfert par bénéficiaire déclarés dans les comptes publics, le crédit 10 du budget des subventions et des contributions et l’information sur les prévisions dans le rapport FINSTAT préparé par la Direction générale de la gestion de la planification des ressources.

Les auditeurs ont extrait les données sur les dépenses budgétaires et réelles par type de fonds directement des systèmes financiers du MAECD (SAP), puis ils ont réalisé une analyse des données sur les dépenses budgétaires et réelles, en plus de procéder au rapprochement de la somme totale du budget et des dépenses à partir du SAP et du budget approuvé ainsi que des autorisations utilisées et déclarées dans le formulaire A des comptes publics. À partir de cette analyse, les auditeurs ont conclu que :

• par type de fonds, les dépenses déclarées respectent le plafond des dépenses;
• si l’on compare le budget total et les dépenses enregistrées dans le SAP avec le budget approuvé et les autorisations utilisées, la différence est minime.

Pour évaluer le caractère exhaustif du total des dépenses liées aux paiements de transfert qui ont été déclarées, les auditeurs ont effectué une comparaison entre les dépenses totales liées aux paiements de transfert qui ont été déclarées dans la version provisoire des états financiers ministériels, soit 3 215 millions de dollars, et les paiements de transfert par bénéficiaire qui ont été présentés dans les comptes publics. Selon les paiements de transfert par bénéficiaire qui ont été inscrits dans les comptes publics pour l’exercice 2013-2014, les dépenses liées aux paiements de transfert s’élevaient à 3 152 millions de dollars, soit une différence de 63 millions de dollars.

Les auditeurs ont procédé à l’analyse de ces 63 millions de dollars et ils ont conclu que cette différence avait été causée par les trois éléments suivants :

1. Des remboursements et des ajustements des dépenses de l’année précédente, soit 12,5 millions de dollars reçus en 2013-2014, ont été inclus dans la version provisoire des états financiers consolidés pour réduire les dépenses liées aux paiements de transfert déclarées. Cette somme a été exclue des rapports sur les comptes publics.
2. Des opérations non affectées de l’ordre de 78 millions de dollars ont été incluses dans la version provisoire des états financiers consolidés. Cet élément a été exclu des rapports sur les comptes publics.
3. Une perte nette de 2,5 millions de dollars attribuable au taux de change des paiements de transfert n’a pas été incluse dans la version provisoire des états financiers ministériels, mais elle l’a été dans les rapports sur les comptes publics.

Pour le premier et le deuxième élément, compte tenu de leur nature et des besoins différents pour ce qui est de l’établissement de rapports, la différence de 65,5 millions de dollars (78 millions – 12,5 millions) était prévisible et raisonnable.

Pour le troisième élément (perte de 2,5 millions de dollars en raison du taux de change dans le cadre des paiements de transfert), les auditeurs ont procédé à une analyse complémentaire et ont discuté avec l’Unité de comptabilité ministérielle (SMOQ). SMOQ est d’accord sur le fait que cet élément devrait être déclaré en tant que charge liée aux paiements de transfert et non à titre de charge de fonctionnement. La correction sera apportée dans les états financiers ministériels consolidés de l’exercice 2013-2014.

Compte tenu des procédures analytiques susmentionnées, les auditeurs n’ont eu aucune raison de croire que les dépenses liées aux paiements de transfert déclarées étaient matériellement erronées.

1.3 Tests de détail

Les auditeurs ont examiné en détail les dépenses liées aux paiements de transfert qui ont été déclarées. L’examen visait à évaluer si ces dépenses étaient valides, autorisées adéquatement et enregistrées pour le bon montant et dans le bon exercice.

Au total, 59 opérations ont été sélectionnées pour les tests de détail, conformément à la stratégie d’échantillonnage préétablie. Celle-ci prévoyait les deux sous-catégories suivantes :

• Échantillonnage ciblé : compte tenu du niveau de risque, un échantillon de 28 opérations ciblées a été sélectionné. Il a porté sur les opérations individuelles d’au moins 22 millions de dollars et sur certaines opérations réalisées selon des processus comptables précis, par exemple les dépenses liées aux institutions financières internationales, aux fonds d’équivalence, etc.;
• Échantillonnage non ciblé : un échantillon de 31 opérations a été pris en compte. La norme comptable 2.2 du Conseil du Trésor, qui porte sur l’importance relative, recommande que les ministères fixent l’importance quantitative entre 1/2 % et 2 % des dépenses totales. Selon des données totales de 3,86 milliards de dollars (3,22 milliards de dollars pour les dépenses de l’ancien MAECI pour l’exercice 2013-2014 et 0,64 milliard pour les dépenses de l’ancienne ACDI [période 1 3]), et selon un seuil d’importance relative de 2 %, les auditeurs ont calculé que l’importance relative est de 77,2 millions de dollars aux fins de l’audit. Pour sélectionner les échantillons, les auditeurs ont élaboré 11 paramètres d’échantillonnage fondés sur la compréhension de la nature des opérations ainsi que sur l’évaluation du risque. Un échantillon discrétionnaire de 31 opérations a été sélectionné après la prise en considération de ces 11 paramètres.

Pour chaque échantillon, les auditeurs ont inscrit les dépenses déclarées dans les dossiers comptables, soit les factures, les accords et les ententes relatifs aux paiements de transfert, les approbations en vertu des articles 34^{Note de bas de page 2} et 33^{Note de bas de page 3} et les documents relatifs à la vérification des comptes, au besoin, tout comme les autres documents à l’appui. Les auditeurs ont évalué si les pouvoirs de signature en vertu des articles 34 et 33 avaient été exercés de façon appropriée en vérifiant les fiches-signatures et les dossiers à l’appui (p. ex. les listes de contrôles de la vérification de comptes relatives à l’article 33 et les listes de contrôles de la vérification relatives à l’article 34, au besoin).

Pour les échantillons examinés, les auditeurs ont relevé les cas suivants, qui pourraient nécessiter une amélioration des pratiques de gestion :

1. Deux des six agents des finances de l’ancienne ACDI qui ont procédé à des autorisations en vertu de l’article 33 au cours de l’exercice 2013-2014 n’avaient pas un pouvoir officiel de signature en vertu de cet article;
2. Dans l’un des cas, la vérification des comptes prévue à l’article 33 n’a pas été trouvée par le Service des paiements (SMFP) pour une subvention de 5 millions de dollars au fonds d’affectation spéciale de l’ONU pour la paix mondiale. Par conséquent, les auditeurs n’ont pas pu déterminer si cette vérification avait été faite ou non;
3. Dans l’un des cas de transaction de règlement interministérielle, la vérification prévue par l’article 34 a été faite; toutefois, aucune signature d’approbation en vertu de l’article 34 n’a été trouvée.

Sauf pour les cas susmentionnés, les auditeurs sont convaincus que les pouvoirs d’autorisation des paiements ont été correctement exercés.

Selon les auditeurs, les opérations examinées étaient valides et ont été enregistrées de manière appropriée dans les systèmes financiers du Ministère.

1.4 Examen des rapports sur les paiements de transfert

Respect de la Norme comptable 1.2 du Conseil du Trésor

Les états financiers du gouvernement du Canada sont préparés conformément aux conventions comptables du gouvernement, qui sont fondées sur les normes comptables canadiennes du secteur public. La Norme comptable 1.2 du Conseil du Trésor sur les états financiers des ministères et des organismes s’applique aux états financiers préparés par les ministères à partir de l’exercice 2011-2012. Cette norme vise à ce que les états financiers ministériels présentent des données financières pertinentes de façon transparente et compréhensible aux parlementaires et aux Canadiens.

Les auditeurs ont indiqué que les paiements de transfert présentés dans les états financiers et dans les notes du MAECD pour l’exercice 2013-2014 sont conformes aux exigences à l’égard des états financiers et à l’ensemble modèle qui sont stipulés dans la Norme comptable 1.2 du Conseil du Trésor relative aux états financiers des ministères et des organismes.

Examen des obligations contractuelles

En raison de leur nature, les activités réalisées dans le cadre des programmes du Ministère, surtout les initiatives liées aux programmes et aux projets de développement international, peuvent donner lieu à des contrats importants, à des obligations, à des accords de contribution et à des accords de subvention pluriannuels selon lesquels le Ministère est tenu d’effectuer des paiements en cours d’exercices futurs afin de maintenir ses programmes de paiements de transfert ou lorsque les biens ou les services sont reçus. Dans la note 11 de la version provisoire des états financiers ministériels de l’exercice 2013-2014, les obligations contractuelles suivantes liées aux paiements de transfert ont été considérées comme importantes et présentées comme suit :

L’équipe d’audit a procédé au rapprochement et à l’examen des obligations contractuelles déclarées au regard des documents à l’appui. Des écarts non significatifs ont été relevés; ils se sont produits en raison d’erreurs humaines, et la direction est d’accord pour automatiser le processus et ainsi éviter que de tels écarts se reproduisent. Les auditeurs ont aussi analysé huit échantillons. Les résultats démontrent que toutes les obligations contractuelles qui ont été enregistrées dans le système d’information financière du Ministère correspondent à la note 11 de la version provisoire des états financiers ministériels de l’exercice 2013-2014.

Examen des indemnités liées aux paiements de transfert

Le Ministère a établi des procédures liées aux prévisions et aux hypothèses utilisées pour l’évaluation des actifs. Trois types d’actifs financiers liés aux paiements de transfert ont été recensés :

1. Placements et avances aux institutions financières internationales.
2. Fonds d’investissement du Canada pour l’Afrique.
3. Prêts aux pays en développement et aux institutions financières internationales.

L’équipe d’audit a examiné les documents appuyant les provisions pour évaluation établies par la direction du Ministère. Ils ont constaté que les prévisions des provisions pour évaluation présentées dans la version provisoire des états financiers ministériels de l’exercice 2013-2014 sont raisonnables.

2.0 Recommandations

À la suite des procédures particulières mises en œuvre, des secteurs susceptibles d’être améliorés ont été recensés.

1. La Direction générale du dirigeant principal des finances doit mettre à jour les politiques ou les directives du Ministère en matière de paiements de transfert pour veiller à ce qu’elles correspondent pleinement aux nouvelles exigences de la norme comptable 3.2 du Conseil du Trésor et à la norme SP 3410.
2. La Direction générale du dirigeant principal des finances doit veiller à ce que tous les agents des finances qui effectuent des approbations en vertu de l’article 33 aient les pouvoirs de signature liés à cet article formellement délégués.

Le plan d’action de la direction en réponse à ces recommandations figure à l’annexe A.

3.0 Conclusion

Compte tenu des procédures d’audit réalisées, les auditeurs n’ont eu aucune raison de croire que les paiements de transfert examinés étaient matériellement erronés. De plus, toutes les dépenses liées aux subventions et aux contributions ont été inscrites et communiquées de façon appropriée dans les états financiers ministériels consolidés.

Les auditeurs ont cerné des lacunes en matière de contrôle et ils ont fait deux recommandations afin de les corriger.

Annexe A – Plan d’action de la direction

Recommandation de l’audit 1

La Direction générale du dirigeant principal des finances doit mettre à jour les politiques ou les directives du Ministère en matière de paiements de transfert pour veiller à ce qu’elles correspondent pleinement aux nouvelles exigences de la norme comptable 3.2 du Conseil du Trésor et à la norme SP 3410.

Mesure prise par la direction

L’Unité de comptabilité ministérielle (SMOQ) entreprendra une révision exhaustive du manuel de comptabilité du MAECD au cours de l’exercice 2014-2015. Dans le cadre de cette révision, le chapitre 6 (Comptabilisation des subventions et des contributions) sera revu et mis à jour prioritairement, s’il y a lieu, pour refléter les exigences de la norme comptable 1.2 du Conseil du Trésor et la norme SP 3410.

Responsable

SMOQ- Planification ministérielle, finance et technologie de l’information (Dirigeant principal des finances) (SCM)

Date d’achèvement prévue

31 mars 2015

Recommandation de l’audit 2

La Direction générale du dirigeant principal des finances doit veiller à ce que tous les agents des finances qui effectuent à des approbations en vertu de l’article 33 aient les pouvoirs de signature liés à cet article formellement délégués.

Mesure prise par la direction

Le dirigeant principal des finances reconnaît que tous les agents des finances qui procèdent à des approbations en vertu de l’article 33 doivent avoir les pouvoirs officiels de signature formellement délégués, et il veillera à ce que l’ensemble du personnel actuel respecte les politiques et les procédures existantes.

Responsable

Opérations financières domestiques et internationales (SMF)-SCM

Date d’achèvement prévue

30 septembre 2014