Audit de l’administration des directives sur le service extérieur

En 2013-2014, on comptait un total de 41 DSE s’appliquant à quelque 1 700 employés affectés dans 174 missions implantées dans 107 pays et à leurs 2 900 personnes à charge^{Note de bas de page 6}. De plus, certains paiements en vertu des DSE ont été versés directement à quelque 800 fournisseurs de services à l’échelle mondiale (p. ex. entreprises de déménagement et écoles). Le personnel d’AED traite plus de 90 000 opérations chaque année. Puisque les facteurs qui influent sur les avantages et les indemnités en vertu des DSE évoluent continuellement et que la clientèle est vaste, le processus d’administration des DSE est complexe.

Le Portail des DSE

En raison de la complexité du processus, un Portail des DSE a été lancé en 2012; la première phase de la mise en œuvre comptait 11 DSE. Le Portail des DSE permet aux employés assignés à l’étranger de soumettre et de suivre leurs demandes relatives aux DSE et de visualiser leurs profils. Le Portail des DSE a été conçu et mis en œuvre pour :

• améliorer l’intégrité des données et la fonction de contrôleur pour les dépenses relatives aux DSE;
• renforcer la cohérence et l’efficience au niveau de l’administration et du suivi des DSE;
• offrir une meilleure capacité de production de rapports et de surveillance;
• offrir un meilleur service à la clientèle;
• maximiser la productivité des ressources d’AED et des missions qui sont mises à contribution pour l’administration des DSE^{Note de bas de page 7}.

La deuxième phase de la mise en œuvre du Portail des DSE, soit pour le reste des DSE, devait être terminée à l’intérieur d’un délai de 2 à 4 ans au moment du lancement du projet.

2. Observations et recommandations

L’équipe d’audit a mené un examen des DSE en fonction des critères décrits à l’Annexe A. Les auditeurs ont interviewé 15 employés du MAECD, choisi 10 études de cas et analysé 138 opérations découlant de 10 DSE différentes. Par suite du travail réalisé, l’équipe a fait des observations et formulé des recommandations, présentées ci-après, traitant des thèmes suivants : structure de gouvernance et de gestion; conformité et administration des DSE; prévision des dépenses et gestion des fonds pour les DSE.

2.1 Structure de gouvernance et de gestion

2.1.1. Directive ministérielle

Le Ministère compte des lignes directrices, des directives et des précisions sur les politiques qui sont conformes aux exigences du CNM pour les DSE. Les employés du MAECD ont facilement accès à la documentation, tout comme les employés d’autres ministères qui sont ou qui seront assignés à l’étranger.

Au MAECD, les directives aux employés sur l’application des DSE sont surtout données par des conseillers au service à la clientèle d’AES. Des procédures administratives ont été élaborées précisément pour les conseillers au service à la clientèle des DSE; elles donnent un aperçu détaillé de la façon de traiter avec cohérence et précision les DSE. Les employés comptent sur le savoir et les conseils des conseillers au service à la clientèle pour s’assurer du respect des principes s’appliquant aux DSE. Par ailleurs, la formation des nouveaux conseillers au service à la clientèle a surtout pris la forme d’un exercice de jumelage. Le chef d’AEF organise périodiquement une séance de questions et de réponses qui vise à se pencher sur les enjeux et les préoccupations qui reviennent couramment dans la prestation des services.

De l’aide sur les DSE est aussi disponible sur le site intranet du Ministère et dans le Portail des DSE. Les employés du MAECD peuvent y trouver les procédures et les étapes à suivre permettant de savoir où, quand et comment présenter une demande individuelle en vertu des DSE. De plus, en 2014, AED a rédigé un Guide du service extérieur à l’intention des employés du MAECD et des autres ministères pour les aider, eux et leurs personnes à charge, tout au long du processus de préparation et pendant tout le cycle d’affectation. AEF coordonne la mise à jour de ce guide, qui est disponible en ligne depuis 2015-2016.

Conformément aux DSE, le Ministère offre à l’AC des programmes d’information pour se préparer aux affectations à l’intention des employés du MAECD et des autres ministères. Ces programmes permettent d’obtenir de l’information détaillée concernant le processus particulier d’application des DSE ainsi que les dispositions et les procédures connexes.

2.1.2. Structure de gestion

La plupart des décisions et des activités de la direction concernant l’administration des DSE se déroulent à l’AC. Toutefois, étant donné que certains des paiements en vertu des DSE se font dans les missions ou sont versés en devise locale, les chefs de mission et les agents de gestion et des affaires consulaires assument aussi des responsabilités relatives à l’examen, la vérification et l’approbation de certaines réclamations en vertu des DSE en conformité avec l’instrument de délégation du Ministère.

Groupes de travail et sous-comités interministériels

Comme l’exigent certaines DSE, les réclamations de nature exceptionnelle doivent être soumises à des fins d’examen et d’approbation par un comité de coordination interministériel. Deux groupes de travail interministériels ont été formés. Le Groupe de travail A (GTA) est présidé par un représentant du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT); il émet des conseil relatifs aux politiques pour l’application des DSE dans des dossiers complexes, surtout en ce qui à trait l’esprit des Directives. Le Groupe de travail B (GTB), auquel assistent les représentants d’autres ministères, est présidé par l’AEF. On compte aussi un sous-comité dont le mandat consiste à examiner des dossiers traitant de dispositions relatives à l’éducation formulé des recommandations sur les demandes reliées à l’éducation, et soumettre ces recommandations au GTB pour considération.

Les auditeurs ont examiné les procès-verbaux du GTB; il en est ressorti que les décisions prises par les membres des comités sont fondées sur une analyse de la documentation. Les discussions et les décisions sont bien documentées et sont clairement énoncées. Puisque le GTA se concentre sur les politiques, ce qui ne cadre pas avec la portée de l’audit, les procès-verbaux du GTA n’ont pas été examinés.

Modèle opérationnel

L’examen des organigrammes d’AED, des descriptions de travail et des entrevues avec des employés a révélé que le modèle opérationnel actuel appuie le mandat d’AED et ses activités quotidiennes. De plus, les descriptions de travail énoncent clairement les responsabilités et les rôles respectifs. Les entrevues réalisées auprès d’agents tant d’AES que d’AEF ont démontré que ceux-ci connaissent bien les rôles et les responsabilités qui leur ont été assignés. En général, les auditeurs ont observé que les rôles et les responsabilités assumés par les agents d’AES et d’AEF correspondaient à leurs descriptions de travail respectives.

Le Ministère a aussi établi des normes de service pour aider ses clients. Il s’agit d’attentes claires relativement aux services fournis qui garantissent que les conseils sont donnés à l’intérieur d’un délai annoncé.

2.1.4. Gestion et surveillance des risques

Étant donné la complexité du processus d’administration des DSE et la participation de plus de 100 centres de responsabilité dans les missions et à l’AC, l’équipe d’audit s’attendait à voir un plan de travail fondé sur le risque priorisant les tâches qui influent le plus sur l’atteinte des objectifs de l’organisation. Par ailleurs, les auditeurs s’attendaient à pouvoir évaluer la façon dont les enjeux opérationnels les plus complexes et les plus importants financièrement  pour l’organisation étaient définis, gérés et suivis. Des entrevues avec des employés d’AEF et d’AES ont démontré que ceux-ci connaissaient certains risques liés à l’administration des DSE et à certaines DSE particulières. Toutefois, ces risques n’ont pas encore été définis, analysés et intégrés officiellement dans les processus décisionnels d’AED.

Les auditeurs ont observé que les efforts visant à vérifier les dépenses liées aux DSE n’étaient pas proportionnels au niveau de risque potentiel et à l’importance financière pour le Ministère. Par exemple, les entrevues ont permis d’apprendre que le coordonnateur des DSE passe un nombre d’heures disproportionné à examiner les dépenses de faible importance en éducation qui sont consacrées à l’achat de manuels scolaires par rapport au temps consacré à la vérification de dépenses plus importantes tel que les cotisations (droits) et les frais de scolarité.

En l’absence d’une administration des DSE fondée sur le risque, l’équipe d’audit s’attendait que la vérification des paiements des DSE effectuée pour l’article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) soit un contrôle compensatoire au cas où l’article 34 de la LGFP ait échoué. L’audit a révélé que la revue pour l’article 33 était faite en vertu d’une liste de risques de haut niveau qui n’avait pas été mis à jour au courant des dernières années. La liste à jour des paiements à haut risque est définie par la division Services de paiement, Opérations comptables (SMFP), comme étant une opération unique pour une réinstallation, une indemnité de congé, les frais scolaires ou tout paiement anticipé de plus de 50 000 $. SMFP n’effectue aucune revue, même sur la base d’un échantillon aléatoire, des dépenses qui ne sont pas comprises dans cette liste. Pour la période visée par l’examen de l’audit, les dépenses à risque élevé n’ont représenté que 0.1 % de toutes les opérations de paiements et 5% de la valeur des dépenses rattachées aux DSE. Selon cette pratique, ainsi que le fait que la surveillance actuelle ne soit pas fondée sur le risque, il y a un risque pour l’organisation que des dépenses liées aux DSE qui n’ont pas été autorisées convenablement n’aient pas été détectées.

La fonction de surveillance d’AEF est dotée de trois agents chargés de la surveillance et est dirigée par un gestionnaire. L’équipe d’audit a remarqué que le groupe chargé de la surveillance à AEF met actuellement l’accent sur la vérification et le traitement des paiements en vertu des DSE plutôt que sur suivi des transactions?). Quant aux activités de suivi qui sont menées, elles se limitent à s’assurer que le montant maximal de certaines DSE n’a pas été dépassé et que les dépenses sont codées en fonction du grand livre qui s’applique.

Les auditeurs ont également constaté que les erreurs et les rajustements ne faisaient ni l’objet d’un suivi ni d’une analyse. Par exemple, la raison d’être du nombre élevé de rajustements sur les indemnités mensuelles n’a pas été analysée et aucune mesure n’a été prise à cet égard pour réduire au minimum le risque que cette situation se reproduise à l’avenir.

Par conséquent, au niveau stratégique, l’audit a constaté qu’aucun plan de suivi fondé sur le risque n’avait été élaboré pour cibler le suivi des paiements à risque élevé dans le but de réduire le plus possible les pertes et de maximiser une utilisation efficiente des ressources se consacrant à la fonction de suivi. Les DSE qui présentent un risque potentiellement élevé pour le Ministère ne font pas l’objet d’une surveillance régulière. Un extrait des résultats d’analyse pour les DSE devant faire l’objet d’une surveillance est présenté à l’Annexe C.

Recommandation 1

Le sous-ministre adjoint, Secteur de la plateforme internationale, devrait élaborer, mettre en œuvre et suivre de près un cadre officiel de gestion du risque lié aux DSE qui comprend une fonction de surveillance et de production de rapports.

2.2. Conformité et administration des DSE

Les auditeurs s’attendaient à ce que des mesures garantissant la conformité aux DSE soient en place et à ce que les employés et leurs personnes à charge admissibles aux avantages et aux indemnités en vertu des DSE reçoivent le bon montant en temps opportun. Il s’agissait des mesures suivantes : paiements en vertu des DSE approuvés adéquatement par les autorités déléguées au moyen d’un examen documenté et d’une évaluation des exigences de la politique; que les contrôles internes à l’égard du calcul des avantages liés aux DSE soient en place et  fonctionnent bien; et enfin, que les DSE soient administrées de façon efficace et efficiente.

2.2.1. Approbation des paiements en vertu des DSE

Le Ministère a mis à jour son instrument de délégation en novembre 2014. Pour la majorité des paiements en vertu des DSE à l’AC, le pouvoir conféré par l’article 34 est principalement exercé par les conseillers au service à la clientèle des DSE et les coordonnateurs d’AEF. De plus, les agents d’AEF exercent un pouvoir restreint au niveau de l’expédition et de l’entreposage des effets mobiliers. Dans les missions, les agents de gestion et des affaires consulaires, le chef de mission et d’autres employés exercent également un pouvoir en vertu de l’article 34.

À l’étape de l’examen de l’échantillon de paiements en vertu des DSE, les auditeurs s’attendaient à ce que l’approbation des paiements soit fondée sur un examen de la documentation et sur une évaluation, permettant à l’administrateur général de déterminer l’éligibilité des dépenses de DES demandées. L’étude de cas a démontré que, dans 23 cas sur 69, les  pièces justificatives sur les opérations étudiées étaient absentes ou insuffisantes. L’analyse statistique de trois DSE nécessitant des factures ou d’autres pièces justificatives a révélé que 27 % des dossiers d’approbation des paiements ne contenaient aucun document justificatif ou que certaines pièces justificatives étaient absentes. Les auditeurs n’ont donc pas pu déterminer si ces dépenses autorisées des DSE auraient dû être payées ou non.

De nombreuses DSE contiennent des dispositions d’exception ou des restrictions qui doivent être prises en compte sur une base individuelle par l’administrateur général. Les DSE stipulent qu’il existe trois niveaux d’approbation discrétionnaire, soit aucun pouvoir, pouvoir partiel et plein pouvoir. Selon le Ministère, dans les dépenses liées aux DSE pour l’exercice 2013-2014, on comptait 8 millions de dollars en dépenses discrétionnaires rattachées à des DSE nécessitant un plein pouvoir. L’équipe d’audit n’a pas été en mesure de quantifier les dépenses totales pour les DSE nécessitant un pouvoir d’approbation discrétionnaire partiel puisque les dépenses discrétionnaires ne font pas l’objet d’un suivi ni de rapports distincts.

L’équipe d’audit a sélectionné les DSE suivantes qui nécessitaient un pouvoir d’approbation complet ou partiel de la direction afin de réaliser un examen détaillé : DSE 15.13; DSE 15.28; DSE 25; DSE 33; DSE 34.2. Pour compléter la revue de ces demandes de remboursement des DSE, l’examen des documents à l’appui était nécessaire pour déterminer l’éligibilité au remboursement.  Les détails de l’examen sont présentés à l’Annexe D. Pour la plupart des dossiers examinés, les auditeurs n’ont pas trouvé de preuves indiquant que les exigences de la politique s’appliquant aux DSE avaient fait l’objet d’une évaluation et d’un examen exhaustifs.

Même s’il existait déjà des politiques et des directives générales à l’intention des bénéficiaires de DSE pour faciliter l’application des DSE, les auditeurs ont observé que les directives et les précisions sur les politiques à l’intention des administrateurs généraux sont limitées en ce qui a trait au niveau d’examen et de documentation requis pour approuver les réclamations prévues dans les DSE en vertu d’un pouvoir discrétionnaire. En l’absence de directives adéquates, il se peut que les exigences relatives aux DSE ne fassent pas l’objet d’un processus cohérent d’évaluation et de documentation.

Recommandation 2

Le sous-ministre adjoint, Secteur de la plateforme internationale, devrait s’assurer que l’on élabore des procédures et des directives pour l’exécution et la documentation de tous les examens de réclamations en vertu des DSE. La mise en œuvre de ces procédures devrait faire l’objet d’un processus de suivi officiel.

2.2.2 Contrôles internes à l’égard de l’administration des DSE

Pendant la période visée par l’examen de l’audit, 11 DSE ont été ajoutées au Portail des DSE, dont quatre indemnités mensuelles qui représentent 71 % des dépenses ministérielles totales liées aux DSE et 87 % des opérations de paiement totales pour les DSE. Le Portail des DSE nécessite un grand volume de données d’entrée qui sont versées, saisies et souvent mises à jour à partir de différentes sources et par différents centres de responsabilité, tant à l’AC que dans les missions. Par conséquent, la fiabilité, l’exactitude et le caractère opportun de l’information de base utilisée ont une incidence directe sur la précision du calcul des paiements en vertu des DSE. Ainsi, les auditeurs ont examiné l’information de base utilisée dans le Portail des DSE ainsi que les contrôles internes s’y rattachant. 

Contrôles internes à l’égard de l’information de base

La principale source d’information des données d’entrée pour les DSE est la confirmation d’affectation, qui est téléchargée et utilisée dans le Portail des DSE pour calculer les indemnités des employés en vertu des DSE. Par conséquent, l’administration efficace des confirmations d’affectation représente un processus de contrôle essentiel pour s’assurer que l’information saisie est fiable et exacte. Les études statistiques, les études de cas et l’analyse des auditeurs ont révélé que l’information contenue dans les confirmations d’affectation est souvent incomplète. Par exemple, le test par échantillonnage statistique a démontré que 26 % des confirmations d’affectation délivrées à des employés se rendant à l’étranger n’étaient pas signées par un conseiller au service à la clientèle, alors que cette signature prouve l’exercice du pouvoir en vertu de l’article 34 de la LGFP. Sur les dix études de cas portant sur des employés qui ont été examinées, on a appris que huit employés n’avaient pas de confirmation d’affectation signée par un conseiller au service à la clientèle indiquant la bonne période d’affectation. De plus, l’analyse statistique des indemnités en vertu des DSE a fait ressortir que, dans 35 % des cas formant l’échantillon, les confirmations d’affectation avaient été signées en vertu de l’article 34 après la délivrance de la confirmation d’affectation.

Le Ministère utilise l’amendement à la confirmation d’affectation pour refléter et confirmer les changements qui ont une incidence sur les indemnités mensuelles et sur d’autres avantages en vertu des DSE. Ces changements englobent entre autres la destination et la durée de l’affectation, la structure familiale, l’âge des personnes à charge, les absences temporaires, etc. Des changements surviennent tout au long du cycle d’affectation de l’employé, ce qui est normal en raison de la nature du processus d’affectation. Toutefois, l’information indiquant comment et quand ces changements sont autorisés et consignés dans le système n’est ni clairement définie ni documentée. L’absence de contrôle sur cette information qui est en constante évolution peut accroître le risque que des paiements en vertu des DSE soient inexacts ou que des rajustements soient retardés.

Les auditeurs ont constaté un autre risque possible, soit les contrôles d’accès au Portail des DSE. 15 employés d’AES et d’AEF, ainsi que trois employés chargés des systèmes, avaient un accès à titre de « super utilisateur ». Cela signifie que ces employés avaient le même niveau d’accès aux tarifs, aux rajustements, aux téléchargements, aux importations dans le système de gestion des ressources humaines ainsi qu’aux paiements quotidiens et mensuels dans le système de gestion de l’information. En raison de cet accès exhaustif, une revue secondaire du système ne serait pas possible. Par conséquent, il se peut que la séparation des responsabilités pour le Portail des DSE ne soit pas adéquate, ce qui pourrait compromettre l’intégrité de l’information.

Rajustement des indemnités en vertu des DSE

Les résultats de l’analyse des indemnités en vertu des DSE ont démontré que les deux tiers des paiements d’indemnités comportaient des erreurs et des rajustements pour différentes raisons, comme des modifications du salaire, un changement à l’heure d’arrivée des personnes à charge, une mutation à une autre mission, une absence temporaire de la mission et un changement dans le niveau de difficulté. Une revue de ces rajustements a fait ressortir que 78 % de ceux-ci s’expliquaient par l’utilisation de renseignements qui ne sont plus à jour; cela pourrait être évité avec des contrôles internes de l’information de base plus forts ou plus opportuns.

De plus, il a été établi qu’aucun examen secondaire officiel n’a été mené concernant les rajustements qui ont été affichés dans le Portail des DSE et dans le système de gestion de l’information. Aucun rajustement n’a fait l’objet d’une vérification après paiement, et des rajustements ont été faits et affichés par un agent désigné uniquement à la demande des conseillers au service à la clientèle des DSE. L’analyse statistique des indemnités en vertu des DSE a permis de conclure que les deux tiers des cas examinés comportaient des erreurs et des rajustements. Une analyse plus poussée de ces rajustements a révélé que 48 % des cas n’étaient étayés par aucune pièce justificative.

En raison des erreurs qui se répètent et des rajustements, il faut prévoir des ressources supplémentaires qui seront utilisées pour apporter des modifications constantes sur une base quotidienne. Cela signifie également qu’il se peut que les employés ne reçoivent pas la bonne indemnité en vertu des DSE ou qu’ils ne la reçoivent pas à temps. Même si l’on sait que le taux d’erreurs peut être supérieur à la normale pendant la phase de lancement du Portail des DSE, il est primordial d’analyser les causes des erreurs en plus de mettre en place des contrôles opérationnels pour l’information de base.

Recommandation 3

Le sous-ministre adjoint, Secteur de la plateforme internationale, devrait mener une révision visant l’amélioration des contrôles sur l’information de base et la mise en œuvre des mesures pour s’assurer que l’information utilisée dans le calcul des avantages en vertu des DSE est exacte et opportune.

2.3 Prévision des dépenses en vertu des DSE, gestion des fonds et budgétisation

L’audit avait notamment pour objectif de donner l’assurance que les DSE sont gérées d’une façon financièrement durable. L’équipe d’audit a examiné et analysé les processus de prévision et de budgétisation des dépenses en vertu des DSE.

Afin de pouvoir évaluer la fiabilité des dépenses prévues à l’égard des DSE, les auditeurs ont comparé les dépenses prévues avec les dépenses réelles pour trois exercices, soit de 2012-2013 à 2014-2015, selon ce qu’indique le rapport de situation sur l’information financière^{Note de bas de page 8}. L’analyse a démontré que les différences entre les dépenses prévues et les dépenses réelles pour chaque exercice n’étaient pas significatives et qu’elles ont graduellement diminué au cours des trois exercices visés par l’examen. Cela indique que le Ministère a amélioré ses pratiques de prévision des dépenses en vertu des DSE au cours des trois dernières années.

Malgré les améliorations apportées aux prévisions au cours de chaque exercice, pour les trois dernières années consécutives, le Ministère a accusé un déficit au niveau du financement des DSE. Ce qui signifie que les dépenses relatives aux DSE ont dépassé celles prévues au budget. Les auditeurs ont examiné les processus servant au calcul du niveau de financement des DSE pour l’année suivante; ces calculs sont ensuite utilisés pour autoriser le budget des DSE auprès du Ministère. Plus concrètement, les auditeurs ont examiné les prévisions de financement des DSE qui ont été soumises ainsi que la base ayant permis d’établir de telles prévisions pour les trois derniers exercices (de 2012-2013 à 2014-2015). Ainsi, on a pu cibler deux facteurs d’importance qui ont contribué au déficit structurel rattaché aux DSE :

1. La réduction du niveau de financement des DSE pour 2012-2013 combinée à d’autres réductions du financement en cours d’année était disproportionnée par rapport au changement net dans le nombre d’employés canadiens à l’étranger. Le budget initial était donc insuffisant en 2012-2013, ce qui a entraîné un déficit continu sur plusieurs exercices au niveau du financement.
2. Le calcul du financement supplémentaire des DSE n’a pas suivi intégralement la formule préétablie au sens de l’entente conclue entre le Ministère et le SCT relativement aux rajustements des calculs pour la mise à jour annuelle des niveaux de référence et les crédits supplémentaires (Cadre quasi législatif).

Recommandation 4

Le dirigeant principal des finances devrait revoir le processus actuel d’estimation du niveau de financement des DSE pour s’assurer que le calcul du financement sur plusieurs exercices traduit bien les principes définis dans le Cadre quasi législatif.

3. Conclusion

La gestion des DSE est structurée de façon à faciliter l’administration quotidienne des Directives et d’assurer la conformité aux DSE; cependant, la gestion structurée des risques ainsi que le suivi axé sur les risque n’étaient pas évidents clairement établi pour permettre une prise de décisions éclairée et une administration efficiente des DSE. De plus, les faiblesses suivantes ont été relevées :

• les contrôles internes des paiements pour des dépenses rattachées aux DSE devraient être étayés par une documentation suffisante et un processus d’examen cohérent;
• les contrôles de l’information de base ayant servi au calcul des avantages en vertu des DSE devraient être renforcés pour s’assurer que l’information est conforme et que l’administration est efficiente; et
• il faudrait revoir le processus d’estimation du financement et de budgétisation pour les DSE.

Annexe A : À propos de l’audit

Objectif de l’audit

L’objectif du présent audit était de donner l’assurance que les DSE sont gérées d’une façon efficace, efficiente et financièrement durable, qu’elles sont appliquées uniformément et qu’elles respectent les principes directeurs de comparabilité et d’incitation/d’encouragement ainsi que les dispositions du programme.

Portée de l’audit

La portée de l’audit englobait les éléments suivants :

• paiements en vertu des DSE autorisés à la fois par l’AC et par les missions du 1er avril au 31 décembre 2014 à des fins d’analyse par échantillons;
• pratiques d’administration et de gestion des deux ou trois dernières années;
• Portail des DSE et données;
• information ayant servi aux projections financières et analyse des tendances pour les trois ou quatre dernières années;
• examen des DSE suivantes :
  1. DSE 55, 56, 58 : Indemnités mensuelles;
  2. DSE 34 : Indemnités scolaires;
  3. DSE 50 : Aide au déplacement de vacances;
  4. DSE 33 : Lycée au Canada;
  5. DSE 15.13 : Expédition des effets mobiliers au Canada et frais de déménagement vers la mission;
  6. DSE 15.13.2 : Expédition des effets mobiliers – mutation à une autre mission;
  7. DSE 15.28 : Voyages à la recherche d’un logement;
  8. DSE 25 : Logement.

Les auditeurs ont examiné l’information contenue dans le Portail des DSE, qui vient en partie d’autres systèmes d’information ministériels, comme le système de gestion des ressources humaines et le système de gestion de l’information. Toutefois, les contrôles internes à l’égard de ces systèmes ne sont pas pris en compte dans la portée du présent audit.

Critères d’audit

Les critères ont été élaborés par suite de la réalisation d’une évaluation détaillée des risques; ils tiennent compte des contrôles de gestion de base tirés des Critères de vérification liés au Cadre de responsabilisation de gestion, qui ont été élaborés par le Bureau du contrôleur général, Secrétariat du Conseil du Trésor. Les parties visées par l’audit ont discuté des critères de vérification et les ont approuvés. Les critères détaillés sont présentés ci-après.

1.0 Des cadres de gouvernance et de gestion sont en place pour superviser l’application des DSE. Ainsi :

• 1.1 La directive ministérielle est conforme aux DSE du CNM.
• 1.2 Les rôles et les responsabilités sont définis et communiqués.
• 1.3 Les risques rattachés à l’application des DSE sont définis, évalués, gérés et suivis de près.
• 1.4 Les dépenses à l’égard des DSE font l’objet d’un processus de prévision, de budgétisation, de surveillance et de déclaration adéquat.

2.0   Des procédures, des systèmes et des processus sont mis en place de manière à garantir une administration efficiente et conforme des DSE.

3.0   L’exercice des pouvoirs discrétionnaires est adéquat et cohérent.

Approche et méthode d’audit

L’audit des DSE a été mené conformément à la Politique de vérification interne et aux Directives du Conseil du Trésor ainsi qu’aux Normes relatives à la vérification interne du gouvernement du Canada; de plus, il respecte les Normes internationales pour la pratique de l’audit interne de l’Institute des auditeurs interne.

Afin de répondre aux critères qui précèdent et en fonction des principaux risques ciblés et évalués et des contrôles internes associés aux processus opérationnels connexes, la méthode d’audit englobait notamment ce qui suit :

• concevoir des diagrammes d’acheminement  sur les processus d’administration, de paiement et de surveillance des DSE;
• définir et examiner les politiques, les lignes directrices et les lois qui sont pertinentes;
• analyser les données financières et non financières;
• examiner la documentation pertinente et un échantillon de dossiers pour la vérification des opérations, les études de cas et l’examen analytique;
• mener des entrevues et des révisions structurées des processus d’administration des DSE en collaboration avec le personnel et la direction du MAECD.

L’équipe d’audit a établi et sélectionné un échantillon statistiquement valide de 138 opérations de paiement en vertu de DSE pour l’analyse détaillée. L’échantillon a été sélectionné suivant une stratégie aléatoire stratifiée avec un intervalle de confiance de 95 % et une précision de ± 5 %. L’échantillon a été sélectionné de façon aléatoire et est représentatif de la population et de la sous-population définies à partir desquelles il est possible d’extrapoler des résultats d’analyse et de se faire une opinion générale. L’équipe d’audit a aussi sélectionné de façon discrétionnaire un échantillon à des fins d’examen analytique.

L’équipe d’audit a travaillé en étroite collaboration avec le groupe Contrôle interne (SCM) dans le domaine de la vérification des opérations liées aux DSE. Les DSE forment l’un des 12 processus opérationnels à partir desquels les principaux contrôles connexes ont été définis et analysés par SCM tant du point de vue de la conception que de l’efficacité opérationnelle. Puisque les analyses menées par SCM ont été coordonnées avec l’audit interne des DSE, il a été possible de réduire le plus possible les dérangements pour le client et d’éviter le dédoublement des efforts entre les deux groupes.

Annexe B : Portée de l’audit au niveau des dépenses en vertu des DSE

Les dépenses liées aux DSE de avril  à décembre 2014 ont totalisé 111 millions de dollars, sans compter la DSE 8 – Affectations de courte durée et la DSE 25 – Logement. La portée de l’audit représente 66 % (73 066 062 $) des dépenses totales en vertu des DSE pour la période sous revue.

Annexe C : Résultats d’analyse — DSE à surveiller

Annexe D : Paiements en vertu des DSE assujettis à un pouvoir discrétionnaire

Annexe E : Plan d’action de la direction