Audit des heures supplémentaires des employés canadiens

Rapport Final

Juin 2015

Sommaire exécutif

Contexte

Un audit de la gestion des congés et des heures supplémentaires des employés canadiens a été approuvé dans le cadre du Plan d'audit axé sur les risques 2013-2016 d'Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI). Durant la phase de planification de l'audit, la gestion des congés a été exclue. Même si cette tâche présente des risques potentiels, son ampleur et sa complexité justifient un audit distinct, qui sera considéré lors de la planification des futurs audits axés sur les risques. Parce que cet audit a débuté avant la fusion avec l'Agence canadienne de développement international, elle porte uniquement sur l'ancien MAECI.

Les heures supplémentaires sont les heures durant lesquelles une personne est autorisée à travailler en sus de ses heures de travail quotidiennes ou hebdomadaires normales. Elles peuvent être rémunérées en espèces ou sous forme de congés compensatoires à un taux majoré; les conditions et le taux précis sont indiqués en détail dans les diverses conventions collectives. En 2011-2012, environ 70 % de la valeur totale des heures supplémentaires a été rémunérée en espèces et 30 %, sous forme de congés compensatoires.

La rémunération des heures supplémentaires est régie par ce qui suit :

• la Loi sur la gestion des finances publiques;
• la Loi sur l'emploi dans la fonction publique;
• les conventions collectives;
• la politique et la directive du Conseil du Trésor sur les conditions d'emploi;
• les délégations des pouvoirs en matière de ressources financières et humaines par le Ministère.

Le Secteur des ressources humaines est responsable de l'administration globale de la paye et de l'intégrité du processus; or, les obligations redditionnelles et les structures opérationnelles sont en train de changer. En 2012, le gouvernement a annoncé la création du Projet de regroupement des services de paye en vue d'accroître l'efficacité de la gestion de la rémunération dans la fonction publique. Les services d'administration de la paye sont transférés progressivement du Ministère au centre d'expertise de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) situé à Miramichi (Nouveau-Brunswick). Le transfert sera terminé d'ici 2015-2016.

Pourquoi est-ce important?

Quand elles sont gérées de façon appropriée, les heures supplémentaires constituent un outil important qui peut aider les gestionnaires à équilibrer les budgets salariaux dans le contexte des pressions opérationnelles, et à maximiser le degré de satisfaction des employés et leur bien-être en milieu de travail. On peut donc considérer les heures supplémentaires comme un indicateur de l'efficacité de la gestion. En date du 31 mars 2013, l'ancien MAECI comptait un effectif de 4 644 employés canadiens (EC); cela incluait les employés non permutants, les employés mobiles et les employés permutants qui pouvaient être en poste à l'Administration centrale, dans une mission à l'étranger ou dans un bureau régional. Même si les dépenses affectées aux heures supplémentaires diminuent régulièrement depuis trois ans, elles continuent de représenter un montant élevé pour le MAECI. En 2012-2013, les EC ont touché 13,9 M$ en heures supplémentaires et se sont vu créditer plus de 19 000 jours de congés compensatoires (d'une valeur estimée à 6 M$). Il faut exercer un contrôle efficace pour assurer une saine gestion de ces importantes ressources financières et humaines.

Qu'avons-nous examiné?

Le présent audit avait pour objet d'évaluer les mécanismes de contrôle et les pratiques du Ministère en ce qui concerne la gestion des heures supplémentaires des EC de l'ancien MAECI. Plus précisément, elle visait à déterminer si :

• le MAECI avait élaboré et mis en place une structure de reddition de comptes appropriée, ainsi que les responsabilités, les politiques et les directives visant à appuyer des méthodes efficaces de gestion des heures supplémentaires des EC;
• l'on avait établi les méthodes de contrôle et de gestion garantissant que les heures supplémentaires des EC sont planifiées et contrôlées à l'appui d'une gestion efficace des ressources;
• les méthodes de contrôle permettaient vraiment au Ministère de se conformer aux conventions collectives, politiques et directives applicables;
• les gestionnaires bénéficiaient d'un soutien pour s'acquitter de leurs tâches de suivi et de supervision, grâce à l'élaboration et à la mise en œuvre d'outils et de systèmes normalisés.

Qu'avons-nous constaté?

Il faut renforcer la supervision de la gestion des heures supplémentaires au sein du Ministère et améliorer l'efficacité des contrôles internes lors du traitement de chaque transaction.

Plus précisément, les auditeurs ont constaté que :

• Les obligations redditionnelles, les rôles et les responsabilités sont adéquatement définis – Les délégations de pouvoirs du Ministère en matière de ressources humaines et financières, ainsi que les diverses politiques et directives du Conseil du Trésor, constituent une base acceptable pour les gestionnaires, les employés et les spécialistes des ressources humaines du Ministère, leur permettant de bien comprendre les obligations redditionnelles, les rôles et les responsabilités.
• Le contrôle budgétaire exercé n'est pas suffisant pour garantir une utilisation efficace des budgets en fonction des priorités du Ministère – On n'alloue pas de façon uniforme les budgets du Ministère consacrés aux heures supplémentaires, car cela demeure à la discrétion des sous-ministres adjoints responsables des secteurs. Ainsi, les centres financiers ne disposent pas tous d'un budget pour les heures supplémentaires. Il n'y a pas de base de référence établie pour la surveillance et les rapports annuels relatifs au budget. Les heures supplémentaires rémunérées en espèces sont consignées dans le système financier du Ministère. L'information relative aux heures supplémentaires réclamées sous forme de congés compensatoires est consignée dans le Système de gestion des ressources humaines (SGRH), mais n'est ni budgétisée, ni surveillée, ni consignée dans le système ministériel FINSTAT. Il n'existe donc aucune source d'information unique permettant de fournir à la haute direction les renseignements importants relatifs au coût global des heures supplémentaires au sein du Ministère et aux tendances en matière de recours aux heures supplémentaires.
• Les méthodes d'approbation et de suivi des congés compensatoires ne sont pas efficaces – Les gestionnaires approuvent une plus grande quantité de congés compensatoires que ce qui peut être raisonnablement utilisé dans les délais prescrits par les conventions collectives. Cela complique la gestion des ressources par les différents centres financiers. Il est important de mentionner qu'à l'échelle du Ministère, les crédits de congés accumulés représentent un montant annuel d'environ 2 M$, et que ce passif ne fait pas l'objet d'un suivi actif dans les rapports financiers.
• Un taux d'erreurs significatif a été relevées à l'étape de l'approbation des heures supplémentaires par les gestionnaires, mais la matérialité financière était minime – L'équipe d'auditeurs a réparti les demandes de rémunération d'heures supplémentaires entre les principaux secteurs de risque et choisi un échantillon aléatoire de 90 transactions liées aux heures supplémentaires. Parce qu'ils ne disposaient d'aucune documentation pour 17  transactions, ils en ont examiné 73. L'audit comprenait un test des transactions de surtemps quant au respect des conventions collectives et a révélé un taux d'erreur de 6 %. Il eut également un test de conformité avec la Loi sur la gestion des finances publiques qui révéla un taux d'erreur de 40 %. Dans tous les cas relevés, la matérialité financière des erreurs était minimale.
• Les normes de service visant la rapidité de traitement des demandes n'étaient pas toujours respectées – 54 % des transactions respectaient les normes de service établies pour les délais de traitement; 12 % ne respectaient pas ces normes et 34 % n'ont pu être vérifiées en raison de l'absence de documentation.

Principales recommandations

1. Le dirigeant principal des finances (DPF), en collaboration avec le sous-ministre adjoint (SMA), Secteur des ressources humaines, devrait instaurer un processus permettant de présenter les dépenses en heures supplémentaires et d'en faire le suivi (ce qui inclut les congés compensatoires) au niveau du Secteur.
2. Le SMA, Secteur des ressources humaines, devrait déterminer les types de renseignements, les rapports et les analyses de tendances susceptibles d'aider la haute direction à prendre des décisions, et les produire de façon périodique.
3. Le SMA, Secteur des ressources humaines, en collaboration avec le DPF, devrait améliorer les pratiques ministérielles d'approbation des congés compensatoires. Il faudrait faire le suivi du passif en matière de congés compensatoires et le gérer de près, en particulier dans le cas des employés permutants.
4. Le SMA, Secteur des ressources humaines, devrait procéder à un examen approfondi des employés qui font de nombreuses heures supplémentaires, afin de déterminer si elles étaient justifiées et s'il faudrait prendre des mesures correctives.
5. Le SMA, Secteur des ressources humaines, devrait veiller à ce que les conseillers en rémunération:
   • vérifient que les formulaires de dépenses autorisés conformément aux articles 32 et 34 soient signés par une autorité déléguée avant de traiter les demandes de paiement des heures supplémentaires;
   • saisissent les données dans le système selon le mois durant lequel les heures supplémentaires ont été travaillées.
6. Le SMA, Secteur des ressources humaines, devrait instaurer un processus de suivi des erreurs touchant les demandes de rémunération d'heures supplémentaires et aviser les gestionnaires de ces erreurs.
7. Le SMA, Secteur des ressources humaines, devrait mettre en œuvre des pratiques efficaces de gestion des documents, afin de s'assurer qu'ils sont conservés afin d'appuyer la reconstitution des transactions relatives aux heures supplémentaires.

La direction approuve ces observations et les recommandations, et a élaboré un plan d'action de la gestion (annexe B) afin de répondre aux enjeux soulevés dans le présent rapport.

Conclusion

Les gestionnaires disposent de mécanismes leur permettant de contrôler le traitement de chaque transaction relative aux heures supplémentaires. Il faudrait améliorer l'efficacité de ces contrôles, ce qui pourrait avoir une incidence positive sur le taux de conformité. À l'échelle du Ministère, il existe des possibilités de renforcer la supervision, qui permettront de recueillir des renseignements plus fiables à propos de l'utilisation des heures supplémentaires au sein du Ministère, et de pratiquer une intendance et une gestion des ressources appropriées.

Énoncé de conformité

Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeant principal de la vérification, l'audit a été mené conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne de l'Institut des auditeurs internes et aux normes d'audit interne du gouvernement du Canada, selon les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité. Les procédés d'audit appliqués et les éléments probants recueillis sont suffisants et appropriés pour appuyer l'exactitude des constatations et la conclusion formulée dans le présent rapport, et pour fournir une assurance de niveau d'audit. Les constatations et la conclusion reposent sur une comparaison entre les conditions qui existaient au moment de l'audit et les critères d'audit préétablis convenus avec la direction. Elles ne s'appliquent qu'à l'entité examinée, pour la portée et la période visées par l'audit.

Jean Goulet
Dirigeant principal de la vérification

1.0 Contexte

La gestion des heures supplémentaires est régie par la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, la Loi sur la gestion des finances publiques et une série de politiques du Conseil du Trésor. Les heures supplémentaires peuvent être payées en espèces ou converties en crédits de congé compensatoire. Les conditions et les taux applicables à la rémunération des heures supplémentaires, pour le travail effectué en sus des heures de travail normales d'un employé à la demande de l'employeur, sont décrits en détail dans les diverses conventions collectives. Le MAECI n'a établi aucune autre politique; toutefois, des lignes directrices sont en place concernant les heures supplémentaires en situation de crise.

Le Ministère a fréquemment recours aux heures supplémentaires en guise de rémunération.

Bien que les heures supplémentaires aient diminué au cours des trois dernières années, elles constituent toujours une dépense importante. En 2011-2012 et en 2012-2013, environ 60 % des EC ont reçu chaque année une rémunération pour des heures supplémentaires. Le volume de transactions est considérable  – en 2012-2013, on a effectué 21 037 transactions visant des congés compensatoires et 25 178 transactions pour des paiements en espèces.

Source de données : Outil de prévisions salariales, rapports sur la situation financière et système de gestion des ressources humaines.

* Valeur calculée en fonction d'un salaire moyen hypothétique de 78 000 $ pour 2010-2011, de 80 000 $ pour 2011-2012 et de 82 000 $ pour 2012-2013.

2.0 Observations et recommandations

2.1 Obligations redditionnelles et responsabilités

Les obligations redditionnelles et les responsabilités sont clairement énoncées.

Les obligations redditionnelles et les responsabilités des gestionnaires sont clairement énoncées dans:

• l'instrument de subdélégation des pouvoirs en matière de ressources humaines, qui précise que les gestionnaires à l'échelon de directeur ou à un niveau équivalent peuvent approuver les heures supplémentaires.
• la Loi sur la gestion des finances publiques, qui exige des pouvoirs délégués pour attester des documents en vertu de l'article 32 afin de s'assurer que les fonds disponibles sont suffisants avant d'engager des dépenses et qui prévoit également l'inscription de ces engagements de dépenses, de même que l'article 34, selon lequel il faut attester la réception complète des biens ou des services avant que le paiement ne soit versé.
• la Directive sur les conditions d'emploi du Conseil du Trésor, qui énonce qu'une personne investie du pouvoir délégué requis a la responsabilité d'exiger que l'employé fasse des heures supplémentaires, et précise que l'employé ne peut contrôler la durée de la période durant laquelle sont effectuées les heures supplémentaires.

La circulaire no 1977-37 du Conseil du Trésor, Administration de la paye, attribue aux ministères la responsabilité de l'administration de la paye et celle d'assurer l'intégrité de l'ensemble du processus de la paye, ce qui comprend les heures supplémentaires. Au MAECI, le Secteur des ressources humaines est responsable de l'administration globale de la paye. La Direction des transactions des ressources humaines, qui relève du Secteur des ressources humaines, est constituée des unités suivantes : les Relations de travail (responsables de l'interprétation des conventions collectives) et les Services de rémunération (responsables du traitement des demandes de paiement d'heures supplémentaires).

Les conseillers en rémunération examinent les formulaires d'heures supplémentaires pour s'assurer qu'ils sont complets, puis saisissent dans le Système régional de la paye (le système de paye du gouvernement du Canada) les heures supplémentaires demandées en espèces, ou dans le Système de gestion des ressources humaines les heures supplémentaires demandées en congés compensatoires. Un deuxième conseiller en rémunération procède à une révision interne des transactions.

Le Secteur des ressources humaines est responsable de l'ensemble de l'administration de la paye et de l'intégrité du processus; cependant, les obligations redditionnelles et les structures opérationnelles font actuellement l'objet de changements. En 2012, le gouvernement a annoncé la création du Projet de regroupement des services de paye en vue d'accroître l'efficacité de la gestion de la rémunération dans la fonction publique. Les services d'administration de la paye sont transférés peu à peu au centre d'expertise de Miramichi, au Nouveau‑Brunswick, qui relève de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC). Le transfert des services devrait être terminé d'ici 2015-2016.

En dépit de ces éléments sur lesquels repose la compréhension des obligations redditionnelles, des problèmes ont été signalés quant à leur application, tel qu'il est indiqué dans les sections qui suivent.

2.2 Contrôle budgétaire : Planification et suivi

Afin d'assurer la saine gérance des budgets salariaux, les gestionnaires des centres financiers doivent planifier les heures supplémentaires en fonction de leurs besoins. Ces budgets devraient faire l'objet d'un suivi et être rajustés au besoin, et les résultats devraient être communiqués de manière à s'assurer qu'il n'y a pas de dépassement budgétaire au chapitre des heures supplémentaires.

Un budget officiel n'est pas systématiquement établi pour les heures supplémentaires dans les centres financiers.

Un budget salarial global est accordé aux secteurs. Par la suite, chaque secteur distribue son budget salarial aux centres financiers et peut, à sa discrétion, décider de réserver une partie de l'enveloppe salariale aux heures supplémentaires.

Les pratiques de planification de dix directions (soit six à l'Administration centrale et quatre dans les missions) ont été revues afin de déterminer si des budgets d'heures supplémentaires ont été affectés à leurs 36 centres financiers. En 2011-2012, seulement une direction à l'Administration centrale et une mission avaient établi un budget d'heures supplémentaires à cet échelon. Bien que la situation se soit légèrement améliorée en 2012-2013, la majorité des centres financiers n'avaient pas établi de budget d'heures supplémentaires officiel, n'avaient transmis aucune documentation à cet égard à l'équipe d'audit, ou encore comptaient sur un budget à plus grande échelle dans l'organisation pour les heures supplémentaires.

Les gestionnaires des centres financiers qui avaient prévu des dépenses en heures supplémentaires ont indiqué s'être servis des estimations et des dépenses réelles des exercices précédents pour établir les prévisions. Pour ce faire, ils ont collaboré avec les conseillers en gestion financière et les bureaux de gestion des directions générales. Les gestionnaires ont également mentionné qu'il peut être difficile de prévoir la charge de travail en raison des situations exceptionnelles qui peuvent survenir, comme les événements ministériels, les visites officielles ou les crises internationales. Par conséquent, il est d'autant plus important d'exercer un suivi en cours d'exercice.

Étant donné qu'un budget officiel n'est pas systématiquement établi pour les heures supplémentaires dans les centres financiers, certains gestionnaires des centres financiers ont indiqué qu'ils ne sont pas en mesure de savoir s'ils disposent de fonds suffisants pour couvrir les heures supplémentaires avant d'approuver celles-ci. Dans d'autres directions où les budgets d'heures supplémentaires ont été calculés en fonction des moyennes historiques, les gestionnaires estimaient ne pas être responsables des budgets établis puisque ceux-ci étaient considérés d'emblée comme étant suffisants.

Le suivi financier mensuel du Ministère exclut les congés compensatoires.

Il s'agit d'une évaluation mensuelle de la situation financière du Ministère, intitulée FINSTAT (rapport sur la situation financière). Cette évaluation englobe les budgets, les dépenses, les engagements, le solde disponible et les indicateurs financiers tels que le « temps d'utilisation » des ressources. Les rapports FINSTAT sont établis -aux centres financiers (le niveau de délégation de pouvoirs financiers le plus bas) et sont regroupés au niveau des directions générales, des secteurs et du Ministère. Les conseillers en gestion financière appuient les gestionnaires des centres financiers tout au long du processus.

Les heures supplémentaires rémunérées sous forme de congés compensatoires ne figurent pas dans les rapports FINSTAT, lesquels ne comprennent que des renseignements sur les dépenses. Les congés compensatoires sont consignés dans le Système de gestion des ressources humaines (SGRH) comme des crédits de congé. Par conséquent, les rapports FINSTAT ne fournissent qu'une partie de l'information en ce qui a trait aux heures supplémentaires et aucune information sur la valeur en espèces des congés compensatoires accumulés.

Recommandation

1. Le DPF, en collaboration avec le SMA, Secteur des ressources humaines, devrait instaurer un processus permettant de présenter les dépenses en heures supplémentaires et d'en faire le suivi (ce qui inclut les congés compensatoires) au niveau du Secteur.

Réponse de la direction : Le DPF approuve cette recommandation et a inclus sa réponse détaillée dans le Plan d'action de la gestion (annexe B).

Il n'y a aucun suivi systématique des heures supplémentaires effectuées par les employés du Ministère ni aucun rapport sur les tendances.

Un suivi ponctuel des heures supplémentaires à divers niveaux au sein du Ministère a été effectué de façon limitée, mais non systématique, et les résultats ne sont pas comparables à l'échelle de l'organisation. Par exemple, en juin 2014, le DPF a présenté un aperçu des tendances financières au Conseil exécutif du Ministère. Cet aperçu comprenait l'ensemble des dépenses en heures supplémentaires, mais excluait les congés compensatoires. Il s'agit là d'une occasion ratée de corriger le tir, au besoin, en ce qui concerne les tendances émergentes sur le plan des heures supplémentaires au sein du Ministère.

L'équipe d'audit a évalué les données disponibles sur les ressources financières et humaines afin d'illustrer le type de renseignements qui pourrait être porté à l'attention de la haute direction. Ces renseignements pourraient porter sur :

• la distribution des congés compensatoires;
• l'identification des employés qui font de nombreuses heures supplémentaires (ceux qui excèdent le seuil ministériel) et les gestionnaires qui approuvent les heures supplémentaires;
• les centres financiers qui affichent des dépenses en heures supplémentaires supérieures à la moyenne ministérielle;
• le montant payé pour des congés compensatoires dans une période-cadre;
• la comparaison des systèmes de rémunération globale des employés qui font le plus grand nombre d'heures supplémentaires par rapport à l'échelle salariale des membres de l'exécutif;
• une analyse approfondie des centres financiers/missions qui affichent un grand nombre d'heures supplémentaires.

Ces renseignements devraient être fondés sur une perspective historique des tendances. Il sera nécessaire de mener d'autres analyses pour que la haute direction ait une compréhension complète des heures supplémentaires effectuées au sein du Ministère.

Le nombre d'employés qui demandent une rémunération des heures supplémentaires est peu élevé, mais le pourcentage de paiements totaux en espèces est important.

En 2011-2012, on a payé 1,4 million de dollars en heures supplémentaires à 1,4 % des employés, ce qui représentait plus de 12 % des paiements totaux en espèces des heures supplémentaires au cours de cet exercice. En 2012-2013, 1,5 % des employés a reçu plus de 1,2 million de dollars en paiement des heures supplémentaires, ce qui représentait plus de 12 % des paiements totaux en espèces des heures supplémentaires au cours de cet exercice. Ces données indiquent qu'il ne s'agit pas d'une pratique généralisée dans l'ensemble du Ministère – sur les deux premières lignes du tableau ci-dessous, il y a un petit groupe d'employés qui effectuent un grand nombre d'heures supplémentaires par rapport à leurs pairs.

Source des données : Outil de prévisions salariales. Les paiements en espèces excluent les rajustements comptables de fin d'exercice.

Une tendance similaire a été relevée pour l'usage des congés compensatoires. En 2011-2012, les 43 employés qui ont travaillé le plus d'heures supplémentaires ont réclamé 14 % des congés compensatoires totaux pendant cet exercice, ou 3 171 sur 22 654 jours au total. Chacun de ces employés a touché entre 10 et 34 semaines. En 2012-2013, les 35 qui ont travaillé le plus d'heures supplémentaires ont réclamé 14 % du total des congés compensatoires, ce qui représente un total de 2 609 jours (moyenne de 15 semaines de congés compensatoires pour chacun des 35 employés).

La rémunération d'un grand nombre d'heures supplémentaires fait en sorte que des employés ont des revenus comparables à ceux des cadres supérieurs.

Le total des salaires et les traitements des dix employés ayant travaillé le plus grand nombre d'heures supplémentaires (paiements des heures supplémentaires plus équivalent estimatif en espèces des congés compensatoires) étaient comparables à l'échelle salariale des cadres supérieurs (EX). Un cadre de niveau EX-01 occupe généralement un poste de directeur; un EX-02 et 03, un poste de directeur général et un EX-04 et 05, un poste de sous-ministre adjoint. Les données indiquent que 19 des 20 employés ayant travaillé le plus grand nombre d'heures supplémentaires (payés en espèces et sous forme de congé compensatoire) ont gagné un revenu supérieur à celui des EX-01 – la plupart d'entre eux ont gagné un revenu équivalent à ceux des EX-02 et EX-03.

 Il y a un risque que les heures supplémentaires rémunérées n'aient pas été travaillées uniquement pour répondre à des pressions opérationnelles liées aux priorités ministérielles, à une augmentation temporaire du travail et à des demandes urgentes.

L'équipe d'audit a choisi quatre missions aux fins de l'examen d'après le nombre d'employés ayant travaillé le plus grand nombre d'heures supplémentaires et les dépenses totales en heures supplémentaires établies par mission. Les auditeurs ont jugé raisonnable le nombre élevé d'heures supplémentaires pour trois de ces missions étant donné les événements extraordinaires, la présence militaire, la reprise après sinistre et l'importance des relations entre les missions et le Canada Cependant, de l'avis des auditeurs, il n'y avait pas de justification apparente pour le nombre élevé d'heures supplémentaires à l'une des quatre missions.

La direction a indiqué que le recours aux heures supplémentaires était élevé en raison des visites ministérielles, des postes vacants et des priorités commerciales. Sur la base de ces explications, on s'attendrait à trouver une corrélation entre ces facteurs (les barres mauves devraient suivre le même schéma que les lignes rouges et bleues), mais ce n'est pas le cas. Comme on le voit ci-dessous, à l'exception de deux visites ministérielles, il n'y a pas de corrélation entre des circonstances spéciales et les heures supplémentaires.

Cette analyse limitée ne permet pas aux auditeurs de conclure de manière définitive que ces nombreuses heures supplémentaires n'étaient pas justifiées. Cette analyse ne visait pas une mission en particulier. Elle visait plutôt à démontrer le type d'analyse possible, d'après les données disponibles, qui pourrait fournir de l'information utile à la haute direction.

Graphique : Rémunération des heures supplémentaires pour une mission en particulier, nombre de postes vacants et visites ministérielles.

Recommandation

2. Le SMA, Secteur des ressources humaines, devrait déterminer les types de renseignements, les rapports et les analyses de tendances susceptibles d'aider la haute direction à prendre des décisions, et les produire de façon périodique.

Réponse de la direction : La direction approuve cette recommandation et a inclus sa réponse détaillée dans le Plan d'action de la gestion (annexe B).

2.3 Gestion des congés compensatoires

Selon les conventions collectives, les heures supplémentaires doivent être rémunérées en espèces, sauf que, à la demande de l'employé et avec l'approbation de l'employeur, les heures supplémentaires peuvent être rémunérées sous forme de congé payé équivalent. En 2011-2012 et 2012-2013, 30 % de la rémunération totale des heures supplémentaires a été accordée sous forme de congé compensatoire et 70 % en paiement en espèces.

Les conventions collectives prévoient également que les congés compensatoires acquis au cours d'un exercice doivent être utilisés dans un délai de 12 mois ou avant une certaine date au cours de l'exercice suivant et ils doivent être rémunérés au taux horaire de l'employé au moment du paiement. 

Les congés compensatoires, s'ils sont gérés correctement, peuvent être utilisés par les gestionnaires comme un puissant outil pour gérer leurs budgets et équilibrer le volume de ressources disponibles avec les besoins opérationnels.

Les congés compensatoires offrent aux gestionnaires et aux employés la souplesse requise pour équilibrer la charge de travail, les budgets et le bien-être en milieu de travail. Les gestionnaires ne tiennent pas toujours compte des besoins opérationnels lors de l'approbation des congés compensatoires. Les entrevues avec les gestionnaires ont révélé que la rémunération des heures supplémentaires a souvent été accordée en fonction des préférences des employés. Un bon nombre de gestionnaires n'étaient pas au courant des clauses des conventions collectives qui leur permettaient de déterminer le mode de rémunération en fonction des besoins opérationnels. Certains gestionnaires ont également fait savoir qu'ils ne voulaient pas refuser les préférences des employés. En conséquence, les gestionnaires peuvent ne pas avoir considéré les besoins opérationnels lorsqu'ils approuvaient des heures supplémentaires ou la possibilité de congés compensatoires dans les délais prescrits par les conventions collectives.

Le nombre de jours de congé compensatoire approuvés dépassait le nombre de jours qui pouvaient être utilisés dans les délais prescrits.

Au niveau ministériel, pour 2011-2012 et 2012-2013, environ 60 % du temps compensatoire approuvé a été pris sous forme de congés. Les 40 % restants ont été convertis en paiements en espèces qui peuvent ne pas avoir été prévus dans le système financier ministériel. Cet enjeu est important au niveau du centre financier, qui peut éprouver des répercussions importantes dues aux personnes qui utilisent un grand nombre de congés compensatoires.

Les données consignées dans le SGRH pour 2011-2012 indiquent que l'on a approuvé davantage de congés compensatoires qu'il serait raisonnable d'utiliser dans la période prescrite. Par conséquent, les crédits de congé compensatoire ont été payés aux employés à un taux moyen de 73 %.

Le paiement des crédits de congé compensatoire a pour résultat un passif financier qui n'est pas surveillé au moyen des rapports FINSTAT .

Les congés compensatoires accumulés représentent un passif financier potentiel, car les gestionnaires ont l'obligation de payer en espèces tout congé compensatoire qui n'est pas utilisé dans les délais prescrits. Les entrevues avec les gestionnaires ont révélé qu'un très petit nombre d'entre eux surveillaient régulièrement les congés compensatoires accumulés dans leur centre financier. Avec l'approche actuelle, les congés compensatoires peuvent facilement contourner le suivi financier jusque vers la fin de l'exercice courant. Dans le cas d'un centre financier étudié, le passif que représentaient à la fin de l'exercice les congés compensatoires était si élevé qu'il était impossible de le couvrir. L'agent de la gestion des affaires a donc dû transférer des fonds d'un autre centre financier. Compte tenu du montant que représente le paiement des congés compensatoires pour le ministère, estimé à 2 millions de dollars par an, cela pourrait créer un risque financier pour le Ministère.

L'impact de l'accumulation d'un passif de congé compensatoire est double. Sur le plan financier, bien que ce soit mineur, le paiement des congés compensatoires est versé à un taux horaire plus élevé en raison des augmentations de salaire qui sont entrées en vigueur depuis que les heures supplémentaires ont été effectuées initialement. En outre, le paiement du cumul des congés compensatoires est un fardeau administratif pour les agents de gestion des affaires et les conseillers en rémunération, qui doivent créer des paiements de fin d'exercice (CAFE).

La permutation des affectations des EC renforce la nécessité de gérer rigoureusement les congés compensatoires.

Les répercussions du passif que représentent les congés compensatoires sont accentuées par le fait que 48 % des EC occupent des postes permutants. Souvent, les employés ont accumulé des congés compensatoires alors qu'ils travaillaient pour un centre financier donné et ils amènent ce passif avec eux dans un nouveau centre de fonds lors de la modification de leurs affectations. Leur nouveau gestionnaire hérite alors soit d'un déficit budgétaire s'il paie le congé compensatoire, soit d'un manque de ressources si l'employé utilise les congés qu'il a acquis. Dans certains cas, les fonds peuvent être récupérés à partir du centre financier précédent, ce qui, dans ce cas aussi, ajoute à la charge administrative.

Recommandations

3. Le SMA, Secteur des ressources humaines, en collaboration avec le DPF devrait améliorer les pratiques ministérielles d'approbation des congés compensatoires. Il faudrait faire le suivi du passif en matière de congés compensatoires et le gérer de près, en particulier dans le cas des employés permutants.

4. Le SMA, Secteur des ressources humaines, devrait procéder à un examen approfondi des employés qui font de nombreuses heures supplémentaires, afin de déterminer si elles étaient justifiées et s'il faudrait prendre des mesures correctives.

Réponse de la direction : La direction approuve cette recommandation et a inclus sa réponse détaillée dans le Plan d'action de la gestion (annexe B).

2.4 Traitement des transactions en heures supplémentaires.

Pour veiller à ce que les transactions liées aux heures supplémentaires aient été traitées conformément aux conventions collectives et à la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), un échantillon aléatoire de transactions a fait l'objet d'un examen. La population totale a été stratifiée pour couvrir chaque type d'heures supplémentaires travaillées (p. ex. mise en disponibilité, rappel au travail) et mettre l'accent sur les domaines à risque élevé, tels que les heures supplémentaires liées aux déplacements.

Les employés, les gestionnaires et les conseillers en rémunération interviennent dans le traitement des transactions.

• Les employés sont responsables de remplir et de signer le Rapport d'autorisation et de paiement des heures supplémentaires. 
• Les gestionnaires délégués doivent préapprouver les heures supplémentaires et signer le rapport, conformément aux articles 32 et 34 de la LGFP.
• Les conseillers en rémunération sont responsables de procéder à un examen de l'assurance de la qualité des formulaires de paiement autorisés, d'apporter les corrections nécessaires et de saisir l'information dans le système ministériel adéquat.

Les transactions ne sont pas toujours traitées conformément aux conventions collectives applicables à la Loi sur la gestion des finances publiques et à la Politique sur la vérification des comptes du Ministère.

Conventions collectives

Pour fournir l'assurance que les conventions collectives ont été appliquées correctement, un échantillon des transactions a été examiné. Il existe un degré de complexité inhérent au traitement des demandes de remboursement des heures supplémentaires puisque les EC sont représentés par sept conventions collectives différentes. Les règles varient d'une convention à une autre, et les gestionnaires et les conseillers en rémunération doivent interpréter plusieurs articles à propos des heures supplémentaires.

En raison de cette complexité, il n'est pas surprenant qu'il y ait eu de nombreuses erreurs sur les formulaires d'heures supplémentaires soumis aux conseillers en rémunération qui ont été certifiés par les gestionnaires conformément à l'article 34 de la LGFP. Les conseillers en rémunération ont corrigé la plupart de ces erreurs; cependant, les auditeurs ont trouvé un taux d'erreur de 6 % qui n'avaient pas été notées durant l'examen de l'assurance de la qualité. Le tableau 3 fournit le détail sur les types d'erreurs. Dans tous les cas relevés, la matérialité financière des erreurs était minimale. Selon la Politique sur la vérification des comptes du Ministère, les documents doivent être retournés à l'expéditeur lorsque des erreurs sont découvertes durant un examen de l'assurance de la qualité afin que des mesures correctives soient prises. La correction des erreurs a été effectuée par les conseillers en rémunération, sans cependant aviser le gestionnaire délégué. Les conseillers en rémunération voulaient probablement être serviables et accélérer le processus, mais il arrive parfois que seul le gestionnaire soit au courant des circonstances et des justifications concernant l'approbation d'un taux précis.

Loi sur la gestion des finances publiques

L'article 32 de la LGFP confère le pouvoir d'engager des dépenses et des fonds avant que les dépenses ne soient engagées. Pour ce qui est des heures supplémentaires, cela signifie que le gestionnaire investi de pouvoirs délégués a demandé à la personne de faire des heures supplémentaires et que les fonds sont disponibles pour le permettre. L'approbation en vertu de l'article 34 de la LGFP vise à assurer que le travail a été exécuté avant l'obtention du paiement. Dans ce contexte, cela veut dire que le gestionnaire investi de pouvoirs délégués atteste que les heures supplémentaires déclarées sont exactes et préapprouvées et que l'employé n'a pas décidé de la durée du travail supplémentaire. Les gestionnaires qui signent les déclarations d'heures supplémentaires doivent avoir le pouvoir financier délégué du centre financier au moment de la transaction comme en témoigne la carte de spécimen de signature. L'examen des transactions a généré un taux d'erreur sur plus du tiers des transactions en vertu des articles 32 et 34 de la LGFP. Les types d'erreurs sont mentionnés dans le tableau ci-dessous.

Les conseillers en rémunération procèdent à un examen interne des transactions de leurs pairs; cependant, l'efficacité du processus pourrait être améliorée. Les auditeurs ont noté un taux d'erreur de 6 % quant à la conformité aux conventions collectives et un taux d'erreur de plus de 33 % lié à la LGFP.

Politique sur la vérification des comptes du Ministère

Aux termes de la Politique sur la vérification des comptes du Ministère, les services de rémunération doivent vérifier les signatures sur les formulaires d'heures supplémentaires avant tout paiement; l'audit a cependant permis de constater que les conseillers en rémunération ne validaient pas la signature de l'autorité déléguée par rapport à la carte de spécimen de signature. Ce même enjeu a été soulevé lors d'un audit précédent en mai 2013 – la date d'exécution prévue de la mesure corrective était septembre 2013. Étant donné le caractère permutant des gestionnaires du Ministère et le personnel réduit du service de rémunération, il est difficile d'assurer le suivi des délégations des gestionnaires. Une vérification systématique de l'autorité déléguée avant de saisir les transactions en heures supplémentaires dans le système aiderait à assurer la conformité aux exigences en vertu de la LGFP.

L'audit a également permis de noter des erreurs relatives à l'article 34 de la LGFP qui n'avaient pas été repérées. Ainsi, il manque au Ministère une source importante d'information pour élaborer les lignes directrices et les formations sur les heures supplémentaires à l'intention des employés et des gestionnaires. Selon la Politique sur la vérification des comptes ministérielle, lorsque des erreurs sont fréquentes et sérieuses, un examen des méthodes comptables peut être effectué à titre de mesure correctrice. Sans le repérage des erreurs à propos des réclamations ou des approbations d'heures supplémentaires, il manque au Ministère un mécanisme permettant de déterminer les exigences en vue d'un examen ultérieur.

La qualité des données compromet la capacité du Ministère à produire de l'information utile.

Les employés sont tenus de produire un rapport mensuel sur les heures supplémentaires; cependant, les registres de transactions sont souvent regroupés par les conseillers en rémunération afin de réduire les exigences en termes d'entrées de données. Cette action n'a pas d'effet sur le total d'heures supplémentaires payées, mais elle restreint l'utilité des données sur les heures supplémentaires pour l'effectif ou une analyse opérationnelle, car l'information n'est pas disponible sur une base mensuelle. En 2011-2012 et en 2012-2013, 10 % des transactions s'étendaient sur plus d'un mois. Par conséquent, il n'y a aucune façon de savoir quand les heures supplémentaires ont été réalisées sans consulter les formulaires à ce sujet.

Fait intéressant, nous avons noté durant l'analyse que 33 % des transactions en heures supplémentaires payées en 2011-2012 et en 2012-2013 concernaient des heures supplémentaires réalisées au cours des années précédentes (remontant jusqu'à 2001). La gestion pourrait vouloir se pencher davantage sur cette question.

Recommandations

5. Le SMA, Secteur des ressources humaines, devrait veiller à ce que les conseillers en rémunération:

• vérifient que les formulaires de dépenses autorisés conformément aux articles 32 et 34 soient signés par une autorité déléguée avant de traiter les demandes de paiement des heures supplémentaires;
• saisissent les données dans le système selon le mois durant lequel les heures supplémentaires ont été travaillées.

6. Le SMA, Secteur des ressources humaines, devrait instaurer un processus de suivi des erreurs touchant les demandes de rémunération d'heures supplémentaires et aviser les gestionnaires de ces erreurs.

Réponse de la direction : La direction approuve cette recommandation et a inclus sa réponse détaillée dans le Plan d'action de la gestion (annexe B).

La norme de service établie pour le délai de traitement n'était pas toujours respectée.

Les normes de service ont été établies par le Secteur des ressources humaines en 2009. Ces normes prévoient 30 jours pour le traitement des demandes de paiement, une fois qu'elles sont reçues par les conseillers en rémunération, et 15 jours pour le traitement des demandes de congé compensatoire. Les services de rémunération respectent cette norme dans 62 % des cas. Ils n'ont pas respecté la norme dans 14 % des cas – les autres 24  % n'ont pas pu être mesurés en raison des données de système ou des timbres dateurs manquants. En ce qui concerne les transactions pour lesquelles les normes de service n'ont pas été respectées, le délai de traitement moyen pour les demandes de congé compensatoire était de 53 jours. Le délai correspondant pour les demandes de paiement en espèces était de 47 jours.

La gestion des dossiers au sein de l'unité de la rémunération n'était pas suffisante pour permettre l'essai complet des dossiers sélectionnés.

L'unité de la rémunération n'a fourni aucune documentation pour appuyer le paiement effectué ou les crédits de congé accordés aux employés dans le cadre de 17 des 90 transactions en heures supplémentaires pour lesquelles un examen a été demandé.

Recommandation

7.   Le SMA, Secteur des ressources humaines, devrait mettre en œuvre des pratiques efficaces de gestion des documents, afin de s'assurer qu'ils sont tenus à jour à l'appui de la reconstitution des transactions relatives aux heures supplémentaires.

Réponse de la direction : La direction approuve cette recommandation et a inclus sa réponse détaillée dans le Plan d'action de la gestion (annexe B).

3.0 Conclusion

Des contrôles par la gestion sont en place pour traiter les transactions en heures supplémentaires individuelles des employés canadiens de l'ancien ministère des Affaires étrangères et du Commerce international. Toutefois, ces contrôles ne fonctionnent pas efficacement. Des améliorations ont été proposées à l'égard des éléments suivants : la validation de l'autorité d'approbation des demandes; les erreurs de suivi; la gestion des documents; la qualité des données.

En ce qui concerne la gestion générale des heures supplémentaires à l'échelle du Ministère, l'audit a révélé qu'il y a peu de contrôles en place. Il est possible d'appliquer des mesures de suivi et de gestion, comme établir des budgets, un suivi systématique et des rapports. Cela permettra de communiquer une meilleure information sur l'utilisation des heures supplémentaires et de mettre en place une gérance et une gestion des ressources adéquates. Cela permettra également au Ministère de mettre en évidence les enjeux, comme la gestion de la responsabilité à l'égard des congés compensatoires, et de prendre constamment les mesures qui s'imposent.

Il existe une délégation officielle des pouvoirs en matière de ressources humaines et financières et des pratiques établies pour les conseillers en rémunération, les employés et les gestionnaires. D'ailleurs, ceux-ci comprennent bien les responsabilités connexes. Cela servira de fondement pour l'application des recommandations indiquées dans le présent rapport d'audit.

Annexe A : Au sujet de l'audit

Objectif

L'audit visait à évaluer les contrôles et les pratiques en place pour gérer les heures supplémentaires des employés canadiens de l'ancien ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI). Plus précisément, l'audit visait à déterminer si :

• le MAECI avait conçu et mis en œuvre un cadre de gestion efficace (rôles et responsabilités, politiques et directives) à l'appui de pratiques efficaces de gestion des heures supplémentaires des employés canadiens;
• des contrôles et des pratiques de gestion étaient en place pour assurer la planification et le contrôle des heures supplémentaires des employés canadiens à l'appui d'une gestion des ressources efficace;
• les contrôles permettaient d'assurer la conformité du Ministère aux conventions collectives, aux politiques et aux directives;
• la direction était soutenue dans l'exécution de ses responsabilités de surveillance et de supervision grâce à l'élaboration et à la mise en œuvre d'outils et de systèmes normalisés.

Critères

Les critères choisis aux fins de l'étape de l'examen ont été tirés de l'ébauche de document intitulée Contrôles de gestion fondamentaux, puis ils ont été quelque peu adaptés. Ces contrôles ont été élaborés par le Bureau du contrôleur général. Ils sont en lien avec le Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) et ils visent à répondre entièrement aux objectifs et à la portée établis en matière d'engagement.

Critères d'audit et Contrôles de gestion de base connexes

Critère d'audit 1

1. Le MAECI a conçu et mis en œuvre des contrôles efficaces pour régir la gestion des heures supplémentaires au sein du Ministère.

1.1. Les obligations redditionnelles ainsi que les rôles et les responsabilités concernant la gestion des heures supplémentaires sont clairement définis et communiqués.

1.2. Des directives, des procédures et des formations appropriées ont été élaborées, mises en œuvre et communiquées pour régir et gérer les heures supplémentaires.

Contrôles de gestion de base connexes

• Responsabilité : AC-1, AC-3
• Personnes : PPL-4
• Administration : ST-12

Critère d'audit 2

2. Des processus et des contrôles sont en place pour assurer la planification et le contrôle adéquats, ainsi que la conformité aux conventions collectives, aux politiques et aux directives applicables.

2.1 Les gestionnaires prévoient les besoins en matière d'heures supplémentaires et établissent le budget en conséquence, et envisagent des solutions de rechange afin de réduire le nombre d'heures supplémentaires.

2.2 Des processus et des contrôles sont en place pour assurer l'autorisation, l'enregistrement, l'approbation et la rémunération adéquats des heures supplémentaires dans les délais requis.

2.3 Les heures supplémentaires sont rémunérées conformément aux conventions collectives, aux politiques et aux directives applicables.

Contrôles de gestion de base connexes

• Administration : ST-1, ST-2, ST-4, ST-7, ST-10, ST-11, ST-12, ST-13, ST-15, ST-18
• Personnes : PPL-4
• Gestion du risque : RM-3, RM-7

Critère d'audit 3

3. Des mécanismes de suivi et de production de rapports sont en place afin de cerner, d'évaluer et d'atténuer les risques administratifs et opérationnels liés aux heures supplémentaires.

3.1 Des mécanismes de suivi et de présentation de rapports sont en place afin de rendre compte des heures supplémentaires travaillées, ainsi que de cerner et d'évaluer les secteurs de risque.

3.2 Les gestionnaires disposent de renseignements utiles et fiables et passent régulièrement en revue les dépenses liées aux heures supplémentaires.

Contrôles de gestion de base connexes

• Gouvernance et orientations stratégiques : G-6
• Administration : ST-4, ST-15, ST-17, ST-20
• Personnes : PPL-4
• Gestion du risque : RM-2, RM-4

Portée

L'audit a porté sur tous les types d'heures supplémentaires effectuées par l'ensemble des employés canadiens de l'ancien MAECI au cours des exercices 2011-2012 et 2012-2013.

Méthodologie

On a mené l'audit conformément aux normes internationales relatives à la profession d'audit interne et aux Normes en matière de vérification interne du Conseil du Trésor :

• exploration des données et analyse de l'information dans le Système de gestion intégrée (système financier ministériel), l'Outil de prévisions salariales et le SGRH;
• mise à l'essai des contrôles et examen approfondi des demandes de rémunération d'heures supplémentaires;
• examen de documents (politiques, procédures, directives, processus et rapports d'audit et d'inspection pertinents);
• entretiens avec la direction, le personnel des ressources humaines et des finances à l'Administration centrale ainsi que dans les centres financiers des missions.

Annexe B : Plan d'action de la direction

Recommandation découlant de l'audit 1

Le dirigeant principal des finances (DPF), en collaboration avec le sous-ministre adjoint (SMA), Secteur des ressources humaines, devrait instaurer un processus permettant de présenter les dépenses en heures supplémentaires et d'en faire le suivi (ce qui inclut les congés compensatoires) au niveau du Secteur.

Mesures prises par la direction

Le Secteur du DPF déterminera le meilleur moyen de rendre compte des dépenses en heures supplémentaires, y compris les coûts liés aux congés compensatoires, et d'en effectuer le suivi dans les rapports FINSTAT.

Responsable

Planification ministérielle, finance et technologie de l'information (Dirigeant principal des finances) (SCM)

Date d'achèvement prévue

Le Secteur a créé des budgets pour les heures supplémentaires et le processus de production de rapports et de suivi est en place. La production de rapports commencera le 1er août.

Recommandation découlant de l'audit 2

Le SMA, Secteur des ressources humaines, devrait déterminer les types de renseignements, les rapports et les analyses de tendances susceptibles d'aider la haute direction à prendre des décisions, et les produire de façon périodique.

Mesures prises par la direction

HCM et SCM participeront à des consultations avec la haute direction pour déterminer quels seront les renseignements utiles aux prises de décisions qui doivent figurer dans les tableaux de bord. Ils établiront un processus pour obtenir des rapports mensuels de Système de gestion des ressources humaines (SGRH) et Outil de prévision de salaire (SFT), qui qui indiqueront les approbations et l'utilisation des heures supplémentaires par secteurs, directions générales et directions, y compris par groupes et niveaux.

Responsable

Ressources humaines (HCM) - SCM

Date d'achèvement prévue

Le processus de collecte des données et d'établissement de rapports est en place. Des consultations ont eu lieu avec la haute direction et la production de rapports commencera le 1er août.

Recommandation découlant de l'audit 3

Le SMA, Secteur des ressources humaines, en collaboration avec le DPF, devrait améliorer les pratiques ministérielles d'approbation des congés compensatoires. Il faudrait faire le suivi du passif en matière de congés compensatoires et le gérer de près, en particulier dans le cas des employés permutants.

Mesures prises par la direction

Les conseillers en gestion financière (CGF) incluront les rapports des heures supplémentaires (payées en argent) avec les Bureaux de gestion des activités (BGA), de telle sorte que l'utilisation de ces heures pourra faire l'objet de discussions dans le cadre de l'examen de FINSTAT. Il est prévu de modifier les pratiques actuelles concernant l'affectation du personnel permutant/mobile, de façon à permettre le partage des soldes de congés compensatoires accumulés (CCA) avec les gestionnaires hôtes, dans le cadre du processus décisionnel relatif aux affectations.

HCM préparera un guide pratique sur l'approbation et l'utilisation des heures supplémentaires à l'intention des gestionnaires.

Responsable

SCM – HCM, HCM

Date d'achèvement prévue

La production de rapports mensuels commencera le 1er août.

Le guide s'appliquera quand tous les comptes de paye auront été transférés à Miramichi. Cela devrait coïncider avec le lancement de l'Initiative de modernisation de la rémunération, en décembre 2015.

Recommandation découlant de l'audit 4

Le SMA, Secteur des ressources humaines, devrait procéder à un examen approfondi des employés qui font de nombreuses heures supplémentaires, afin de déterminer si elles étaient justifiées et s'il faudrait prendre des mesures correctives.

Mesures prises par la direction

Les rapports trimestriels sur les grands utilisateurs de CCA communiqués par les BGA devraient aider les SMA des secteurs à déterminer qui sont ces employés et à prendre les mesures correctives au besoin.

Responsable

SMA des secteurs

Date d'achèvement prévue

La production de ces rapports trimestriels devrait commencer le 1er août.

Recommandation découlant de l'audit 5

Le SMA, Secteur des ressources humaines, devrait veiller à ce que les conseillers en rémunération:

• vérifient que les formulaires de dépenses autorisés conformément aux articles 32 et 34 soient signés par une autorité déléguée avant de traiter les demandes de paiement des heures supplémentaires;
• saisissent les données dans le système selon le mois durant lequel les heures supplémentaires ont été travaillées.

Mesures prises par la direction

La mise en œuvre du processus de rémunération pour services supplémentaires (RSS), dans l'application Web de la rémunération, a automatisé ces processus opérationnels. La comptabilité ministérielle (SMD) fournit à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) la liste des gestionnaires autorisés à signer les formulaires. RSS s'assurera électroniquement que les personnes chargées d'approuver les dépenses conformément aux articles 32 et 34 possèdent l'autorité déléguée nécessaire. Tous les formulaires de CCA envoyés au Centre d'expertise en vue de leur traitement auront été vérifiés par une source digne de confiance à TPSGC, à Miramichi.

Responsable

SCM - HCM

Date d'achèvement prévue

Terminé

Recommandation découlant de l'audit 6

Le SMA, Secteur des ressources humaines, devrait instaurer un processus de suivi des erreurs touchant les demandes de rémunération d'heures supplémentaires et aviser les gestionnaires de ces erreurs.

Mesures prises par la direction

Le système de RSS entièrement automatisé effectue le suivi des erreurs et les signale au gestionnaire ayant l'autorité déléguée, au moyen de l'application Web de la rémunération.

Responsable

SCM-HCM

Date d'achèvement prévue

Terminé

Recommandation découlant de l'audit 7

Le SMA, Secteur des ressources humaines, devrait mettre en œuvre des pratiques efficaces de gestion des documents, afin de s'assurer qu'ils sont tenus à jour à l'appui de la reconstitution des transactions relatives aux heures supplémentaires.

Mesures prises par la direction

Lorsque le transfert des comptes de paye sera terminé, la tenue des dossiers sera effectuée au Centre d'expertise de Miramichi.

Responsable

HCM

Date d'achèvement prévue

S'achèvera d'ici le 1^er décembre 2015, lorsque le transfert de tous les comptes de paye sera terminé.