Audit du programme de développement de la Colombie

Bureau du dirigeant principal de la vérification

Mars 2015

Sommaire exécutif

Conformément au Plan d’audit axé sur le risque approuvé pour 2014-2015, le Bureau du dirigeant principal de la vérification au ministère des affaires étrangères, commerce et développement Canada (MAECD) a procédé à un audit interne du Programme de développement de la Colombie.

Pourquoi  est-ce important?

Le Programme de développement de la Colombie (le « Programme ») est une initiative décentralisée, actuellement pilotée à partir de la capitale du pays, Bogota. Non seulement la Colombie est un pays d’intérêt pour la politique étrangère canadienne de par son accord de libre-échange signé en 2008 et son implication dans l’industrie extractive, mais la Colombie est aussi devenu une priorité croissante en matière de développement  pour le MAECD.  Bien que la Colombie soit une démocratie de longue date et figure parmi les pays à revenu intermédiaire, il y a encore de grandes inégalités de revenu et des zones d’extrême pauvreté en marge d’un interminable conflit armé interne ayant entrainé l’un des plus hauts taux au monde de déplacement de personnes à l’intérieur de leur pays.

Qu’avons-nous examiné?

L’objectif de l’audit était de s’assurer que la gestion du Programme de développement en Colombie est efficace et efficiente en vue d’atteindre les objectifs du programme. Les questions suivantes ont donc été posées :

• les rôles et les responsabilités de la gestion et de la surveillance du Programme sont-ils clairement définis et adéquatement communiqués pour permettre des prises de décisions efficaces et rapides?
• la planification et la gestion des projets sont-elles efficaces et efficientes?
• les ressources sont-elles planifiées et gérées de manière optimale pour appuyer les objectifs du Programme d’une manière économique et efficace?
• le Programme gère-t-il efficacement le risque d’atteinte à sa réputation?

L’audit a notamment porté sur les aspects suivants :

• processus et pratiques en place;
• projets en cours ou terminés;
• information financière;
• information sur les ressources humaines; et
• analyse comparative des informations des ressources humaines et financières des programmes de développement du Pérou et du Honduras.

Et qu’avons-nous trouvé?

Dans l’ensemble, le Programme est géré d’une manière efficace et efficiente afin de permettre l’atteinte de ses objectifs. Les rôles et les responsabilités sont clairement définis et bien compris par l’ensemble du personnel. La planification et la gestion des projets sont efficaces et efficientes, les ressources humaines sont gérées de manière rentable. De plus, le Programme a fait l’objet d’initiatives visant à réduire le plus possible le risque d’atteinte à sa réputation dans le domaine des industries extractives. Toutefois, le Programme pourrait améliorer la gestion de sa documentation, et assurer sa pérennité en procédant à une analyse des ressources humaines.

Les rôles et responsabilités de gestion et de surveillance sont clairement définis et adéquatement communiqués pour permettre des décisions rationnelles et rapides.

Des communications fréquentes et claires entre les gestionnaires du Programme et le personnel ont créé un environnement propice à la collaboration et à la cohésion qui permet d’avoir des rôles et responsabilités clairement définis ainsi qu’une bonne compréhension de ces derniers. Il en résulte une prise de décision efficace et rapide.

La planification et la gestion de projet sont efficaces et efficientes.

Dans l’ensemble, le Programme de développement de la Colombie respecte les politiques et les procédures du Ministère en matière de planification et de surveillance. Un processus clair est en place pour assurer que les projets soient gérés de manière efficace pendant tout leur cycle de vie. Cependant, il y a place à l’amélioration dans le domaine de la conservation des documents.

Les ressources sont planifiées et gérées de manière optimale pour appuyer les objectifs du Programme de développement la Colombie d’une manière efficace et rentable; toutefois, le Programme pourrait bénéficier d’une analyse des besoins opérationnels.

La période de transition que vit actuellement le Ministère constitue une opportunité pour le développement d’un environnement plus rentable. En comparaison avec les deux programmes sélectionnés, le Programme de développement de la Colombie utilise actuellement ses ressources d’une manière rentable. Toutefois, il serait souhaitable d’explorer la question de la pérennité des opérations par une analyse des ressources humaines.

Le Programme fait preuve d’une diligence raisonnable dans ses efforts de réduire le plus possible le risque d’atteinte à sa réputation.

La réputation et la confiance des intervenants constituaient l’un des principaux risques mentionnés dans le registre des risques 2013-2014 du Programme de développement de la Colombie. Depuis, le Programme a amélioré ses mesures d’atténuation du risque d’atteinte à sa réputation grâce à ses partenariats privés avec le secteur extractif, à ses pratiques diligentes et à sa participation à l’élaboration du Plan de communications stratégique de l’Ambassade.

Recommandations

1. Le directeur de la coopération du programme de développement de la Colombie devrait s’assurer que les dossiers du projet suivent un cycle approprié de gestion de l’information, soit la collecte, l’organisation et la disposition.
2. Le Sous-ministre adjoint des Amériques devrait effectuer une analyse des ressources humaines pour confirmer les ressources nécessaires pour assurer la pérennité du programme.

Énoncé de conformité

Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeant principal de la vérification, l’audit a été mené conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institut des auditeurs internes et aux normes d’audit interne du gouvernement du Canada, selon les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité. Les procédés d’audit appliqués et les éléments probants recueillis sont suffisants et appropriés pour appuyer l’exactitude des constatations et la conclusion formulée dans le présent rapport, et pour fournir une assurance de niveau d’audit. Les constatations et la conclusion reposent sur une comparaison entre les conditions qui existaient au moment de l’audit et les critères d’audit préétablis convenus avec la direction. Elles ne s’appliquent qu’à l’entité examinée, pour la portée et la période visées par l’audit.

Jean Goulet
Dirigeant principal de la vérification

1.0 Contexte

L’audit du Programme de développement de la Colombie (le « Programme ») faisait partie du plan d’audit axé sur le risque 2014-2015 recommandé par le Comité de vérification et approuvé par le sous-ministre des Affaires étrangères.

Bien que la Colombie soit une démocratie de longue date avec une économie de marché dynamique et en expansion, les inégalités de revenus persistent et près de 16 % de la population vit avec moins de 1,25  dollar américain par jour. De plus, le pays souffre toujours d’un conflit armé interne qui dure depuis une cinquantaine d’années et qui a provoqué le déplacement de près de 4,9 millions d’habitants, l’une des plus fortes proportions de personnes déplacées internes au monde. Les violations des droits de la personne ainsi que les infractions au droit international humanitaire continuent de susciter des préoccupations.

Le Programme de développement de la Colombie relève de la Direction générale de la programmation des Amériques au sein du Secteur des Amériques. La Colombie est un pays d’intérêt pour l’aide internationale et une priorité en matière de politique étrangère. Le Canada a des intérêts dans le secteur minier en Colombie et compte pour 70 % des compagnies extractives étrangères dans le pays.

Les objectifs du Programme sont bien alignés avec les priorités de développement de la stratégie de coopération internationale instituée par le gouvernement de la Colombie. Selon l’ébauche de la stratégie de développement de la Colombie du MAECD pour 2014-2019, l’objectif bilatéral du programme du Canada est de contribuer à un développement social et économique plus inclusif. Pour réaliser cet objectif, le Programme dispose d’un budget de 23 millions pour 2014-2015, ce qui représente une augmentation de 22 % par rapport aux années précédentes. Le programme continuera à se concentrer sur deux priorités thématiques : les enfants et les jeunes ainsi que la croissance économique durable, avec comme thèmes transversaux l’égalité entre les sexes, la viabilité environnementale et  la gouvernance. Une programmation axée sur les droits de l’homme a été intégrés pour soutenir ces deux secteurs prioritaires.

Le Programme est décentralisé et compte onze personnes sur le terrain (un directeur de programme, quatre employés canadiens et six employés recrutés sur place) et un employé à l’administration centrale. Au cours de l’année financière 2013-2014, il y avait environ 16 projets opérationnels en cours. Durant l’audit, le Programme ne disposait pas d’une unité d'appui aux programmes (UAP); il envisageait toutefois la mise en place d’un nouveau modèle de prestation de services de soutien aux programmes : le modèle de services d'appui sur le terrain (SAT).

2.0 Observations et recommandations

2.1 Surveillance

Pour une gestion efficace du personnel, les rôles et les responsabilités doivent être clairement établis pour les membres de l’équipe et doivent faire l’objet d’une surveillance adéquate. Ces mesures facilitent l’établissement d’un milieu propice à la collaboration, réduisent le dédoublement des efforts et assurent que des décisions seront prises en temps voulu. L’audit a permis de déterminer que les rôles et les responsabilités sont clairement définis et adéquatement communiqués, le tout faisant l’objet d’une surveillance appropriée.

Le comité de Programme, présidé par le sous-ministre adjoint des Amériques, est un élément de la structure de gouvernance pour tous les programmes-pays, y compris celui de Colombie. Son rôle de surveillance consiste à donner des directives et à assurer une cohérence avec la programmation du Ministère. Sa fonction est d’assurer l’uniformité et la rigueur dans la conception, la prestation et la gestion du rendement de tous les programmes du Ministère, particulièrement pour ce qui a trait aux programmes de subventions et de contribution du MAECD, qui sont financés à partir de l’enveloppe de l’aide internationale.

Comme le montre la figure 1, le directeur de la coopération relève hiérarchiquement du chef de mission en Colombie (CDM/ambassadeur) pour les activités quotidiennes. Cela signifie que le CDM participe à toutes les activités de développement au niveau des programmes et des projets stratégiques, et donne des conseils à ce sujet. De plus, le directeur de la coopération reçoit une orientation fonctionnelle et fournit des rapports sur le budget de l’aide et sur le budget de fonctionnement et d’entretien (F&E) au directeur général du bureau de programmation des Amériques (NDD), qui rend compte à son tour au sous-ministre adjoint. 

Au niveau de la mission, deux réunions hebdomadaires, incluant le Programme, visent à fournir une orientation à la direction. À ces réunions, les principaux projets et problèmes relatifs au Programme sont présentés et font l’objet d’une discussion. Ces réunions sont :

• Le comité sur la gestion de la mission – présidé par le CDM, auquel assistent les chefs des programmes de la mission. Ce comité discute d’un large éventail de questions relatives à la gestion de la mission.
• Le comité exécutif décentralisé de la Direction générale de la programmation des Amériques réunit, sous la présidence de la directrice générale de la programmation dans les Amériques, des directeurs des opérations stratégiques, des directeurs des pays décentralisés et des conseillers des services centraux. Au sein des programmes des Amériques (NDD), ce comité fournit un soutien aux directeurs des missions décentralisées et les renseigne sur les affaires de l’administration centrale.

Dans l’ensemble du Programme, les rôles et les responsabilités sont clairement définis et documentés, notamment par des descriptions de tâches à jour pour l’ensemble du personnel, et par une lettre de mandat au directeur de la coopération. La lettre de mandat, qui est établie pour chaque directeur de la coopération dans un pays décentralisé, contient un cadre de gouvernance, des tâches officielles et de représentation, ainsi que des politiques et des instructions sur la gestion du programme. La lettre de mandat précise la double obligation de rapport du directeur de la coopération, comme illustré à la figure 1. Les entrevues avec le directeur de la coopération ont permis de démontrer que ces rôles et responsabilités étaient bien compris.

Deux bonnes pratiques de gestion du Programme on été relevées. En premier lieu, la Direction générale de l’Amérique latine et des Antilles a élaboré un service de soutien commun au niveau de l’administration centrale (AC) assignant un coordonnateur à chaque programme de pays décentralisé. Ce service de soutien permet une liaison continue entre le terrain et l’AC, mais aussi facilite la communication avec les intervenants externes situé au Canada. En second lieu, le Programme a élaboré un système informel de soutien mutuel. Les membres du personnel ont ainsi une bonne compréhension des rôles et des responsabilités de leurs collègues, ainsi que des projets en cours, ce qui leur permet de partager leurs connaissances et d’assurer la continuité des opérations en cas d’absence.

2.2 Planification et gestion de projet

Une planification et une gestion efficaces et efficientes sont essentielles pour permettre d’atteindre les objectifs de chaque projet et d’assurer que le Programme reste aligné sur les priorités du Ministère. À partir d’un échantillonnage de neuf projets, l’équipe d’audit a pu constater que des processus étaient en place pour :

1. évaluer efficacement les projets planifiés;
2. remettre les fonds appropriés aux destinataires en temps opportun;
3. veiller à ce que les projets atteignent les résultats escomptés.

Pour évaluer l’efficacité de la planification de projet, l’audit examiné neuf projets financés par la programmation bilatérale, représentant 71 % du budget total. Cet échantillon incluait également une représentation des deux secteurs thématiques et des mécanismes de financement, comme expliqué à l’annexe B.

2.2.1 Des processus sont en place pour évaluer efficacement les projets planifiés.

En fonction des neuf projets examinés, l’équipe d’audit a pu constater que les objectifs des projets étaient alignés avec ceux du Programme et sur les priorités du Ministère et du gouvernement du Canada. De plus, le processus de planification des projets était bien compris et pratiqué par le personnel, comme l’a démontré l’étude des dossiers des projets échantillonnés dans lesquels la plupart des exigences du processus de programmation avaient été suivies.

Bien que les processus en place soient compris et appliqués, l’audit a permis de déterminer certaines améliorations possibles dans le domaine de la documentation des projets.

En raison de la nature décentralisée du Programme, il est important que la documentation des projets soit complète, bien gérée et facilement accessible. L’audit a constaté que des documents clés de la planification des projets, tels que les attestations du dirigeant principal des finances/évaluation des initiatives (44 % de l’échantillonnage), et les justificatifs attestant d’un  contrôle par le conseiller de gestion financière (22 % de l’échantillonnage) présentaient des lacunes. En outre, des documents en double et une structure de classement déficiente rendaient difficile l’accès aux dossiers clés du projet.

Recommandation

1. Le directeur de la coopération du programme de développement de la Colombie devrait s’assurer que les dossiers du projet suivent un cycle approprié de gestion de l’information, soit la collecte, l’organisation et la disposition.

2.2.2 Des processus sont en place pour décaisser les fonds aux destinataires en temps opportun et avec exactitude.

L’utilisation des fonds publics requiert des normes élevées d’intégrité, de responsabilisation et de transparence. Il exige donc l’établissement de processus responsables des audits des comptes garantissant une bonne gestion des ressources financières. L’audit des comptes consiste à s’assurer que les services ont été rendus ou que les biens ont été livrés, que les conditions du contrat ou de l’entente/arrangement ont été respectées, que la transaction est exacte et respecte les échéances, et enfin qu’elle est conforme aux autorisations, aux lois et aux règlements, aux politiques et aux directives applicables.

L’audit a démontré que les processus en place permettaient de verser les fonds en temps opportun et avec exactitude. L’étude des dossiers de projet a montré que toutes les ententes contenaient un calendrier des paiements sur une base définie et qu’aucun des versements initiaux n’avait été fait avant la signature de l’entente ou de l’arrangement. De plus, tous les versements avaient été faits sur la base d’un examen des rapports et des justificatifs financiers. Les dossiers contenaient également des preuves documentaires complètes pour les formulaires de demande d’avance soumis par les partenaires ainsi que pour l’audit des comptes avant que les décaissements soient effectués. Les dossiers financiers des projets contenaient aussi tous les justificatifs nécessaires pour les décaissements et étaient à jour.

Un examen approfondi d’un échantillon représentatif des dépenses montrait que toutes ces dernières respectaient les conditions des ententes, étaient payées après la signature des contributions, étaient admissibles et conformes au budget prévu, et étaient adéquatement documentées.

2.2.3 Des processus sont en place pour surveiller si les projets ont atteint les résultats escomptés et pour prendre des mesures correctives, si nécessaire.

L’énoncé de politique relatif à la gestion axée sur les résultats (GAR) concerne une approche cyclique englobant la stratégie, les personnes, les ressources, les processus et les mesures visant à améliorer la prise de décisions, la transparence et la responsabilisation. La GAR vise avant tout à atteindre des résultats, à mettre en œuvre des moyens de mesure du rendement, d’apprentissage et d’adaptation, de même qu’à établir des rapports de rendement. D’après notre étude des dossiers, toutes les ententes ou arrangements de l’échantillon contenaient l’information exigée par la GAR. Des processus sont également en place pour vérifier si les projets atteignent les résultats escomptés et si des mesures correctives sont prises lorsque requises.

Dans le cadre du Programme, la surveillance des projets consiste à effectuer des visites sur les lieux des projets, à examiner les rapports financiers et les rapports d’étape, et à maintenir des communications continues, étroites et ouvertes avec les partenaires et les intervenants. Au cours des entrevues, le personnel du Programme a informé l’équipe d’audit que l’environnement décentralisé du programme avait permis de renforcer ses pratiques de surveillance en raison de la proximité sur le terrain.

L’étude des dossiers a permis de constater que toutes les exigences en matière d’établissement de rapport étaient respectées. Des rapports d’étape complets ont aussi été examinés et le suivi et la rétroaction étaient faits lorsque nécessaire.

2.3 Planification et gestion des ressources

L’optimisation de la main d’œuvre en vue d’améliorer le rendement et de favoriser une utilisation efficace des ressources humaines constitue une pratique de saine gestion qui est recommandée dans la Politique sur la structure de la gestion, des ressources et des résultats du Secrétariat du Conseil du Trésor, ainsi que dans le cadre de responsabilisation de gestion.

Depuis deux ans, le Ministère a traversé une période de transition et de réorganisation qui a eu des répercussions importantes sur ses programmes. Le plan d’action pour la réduction du déficit (PARD), la décentralisation et la fusion ont représenté des défis obligeant les ressources des programmes à devenir moins coûteuses, tout en continuant d’atteindre les mêmes objectifs généraux.

Pour évaluer le rapport coût-efficacité du programme, l’équipe d’audit a procédé à une analyse comparative. Deux programmes-pays ont été sélectionnés en fonction de leurs budgets, des programmes et des emplacements géographiques similaires. Pour mesurer l’efficacité d’un programme, le principal indicateur choisi était le niveau de dépenses. L’audit n’a pas tenu compte du contexte spécifique des pays, du niveau de dialogue politique, de la coordination avec d’autres donateurs, ni de la fusion au niveau de l’ambassade. La principale différence relevée entre les programmes des pays de comparaison et celui de la Colombie est l’existence d’une unité d’appui aux programmes (UAP). Cette unité assure un appui aux programmes en fournissant des conseils d’expert et un soutien administratif et logistique. À noter que le Ministère est en train de convertir le modèle des UAP en services d’appui sur le terrain (SAT).

2.3.1 Les ressources humaines sont planifiées et gérées de manière à appuyer les besoins du programme et la pérennité des opérations.

Les directives du MAECD recommandent que tous les secteurs et tous les gestionnaires des ressources humaines procèdent au moins une fois par an à un exercice de planification des ressources humaines. Ils doivent également surveiller régulièrement les besoins identifiés en ressources humaines (RH) et les stratégies de RH proposées pour y répondre. Pour le moment, le Programme n’a pas fait l’objet d’une analyse officielle des RH. Les deux outils utilisés pour planifier les RH sont l’outil de prévision des salaires et l’organigramme du programme.

Une analyse rigoureuse et à jour aiderait le Programme à déterminer : le niveau d’efforts et la combinaison de spécialistes nécessaires, les plans de fidélisation et de relève, et les besoins en formation. Ce serait un outil précieux pour assurer la continuité des opérations en cas de changements soudain du personnel.

En raison de l’évolution de l’environnement au Ministère et de la nature complexe de la programmation du développement, le Programme court également le risque d’être touché par les nouvelles demandes du Ministère, par la rotation du personnel et par les fluctuations des budgets d’aide au développement. Avec la croissance prévue du budget du Programme, il est essentiel de bien positionner ce dernier afin de répondre à la charge de travail prévue.

L’audit a permis de constater que la hausse des charges de travail au sein du Programme  est due à l’augmentation du budget d’aide, à l’accroissement du nombre d’accords de contributions par rapport aux subventions, à l’intérêt politique grandissant et donc à des visites de haut niveau plus fréquentes, et enfin à la diminution des services de soutien du Ministère attribuable au PARD.

Recommandation

1. 2. Le sous-ministre adjoint des Amériques devrait effectuer une analyse des ressources humaines pour confirmer les besoins en ressources nécessaires afin d’assurer la pérennité du programme.

2.3.2 Les ressources sont utilisées de manière économique en fonction des besoins du programme et de la pérennité des opérations.

En comparant le programme de la Colombie avec les programmes-pays sélectionnés, l’audit constate que les dépenses de voyages, de formation, de fonctionnement et d’entretien, et le rapport subventions-contributions (en pourcentage des frais administratifs globaux) sont relativement similaires entre les trois programmes.

L’audit a procédé à une analyse pour comparer les frais d’administration (salaires, fonctionnement et entretien, dépenses UAP) au budget d’aide versé par le Programme. L’analyse mesurait les résultats obtenus en fonction des fonds dépensés en personnel et en frais d’administration du personnel pour la gestion des projets. À la lumière de l’analyse comparative, le programme de la Colombie utilise actuellement ses ressources de façon économique. Bien que les dépenses du projet aient augmenté et que le niveau des effectifs   aient demeuré inchangés, les objectifs du programme continuent d’être atteints.

Les conclusions de l’analyse comparative indiquent que le Programme est rentable, mais il y a un risque que l’augmentation des charges de travail nuise à sa pérennité, à son efficacité et à sa capacité d’atteindre les objectifs fixés.

2.4 Gestion du risque d’atteinte à la réputation

Les compagnies canadiennes sont les plus gros investisseurs étrangers dans le secteur extractif (pétrole et gaz, mines) de la Colombie. On s’attend donc à ce que l’expertise canadienne aide la Colombie à mieux gérer ses ressources naturelles. Sur le plan du développement, on s’attend également à ce que le Canada aide à diversifier les économies rurales et à appuyer d’autres initiatives de développement dans les zones extractives.

Le registre des risques du Programme pour 2015-2019 a coté la « réputation et confiance des intervenants » comme un risque élevé et grandissant. Ce risque implique que l’association des projets du Programme avec le secteur extractif pourrait avoir des conséquences négatives sur la réputation du MAECD. Pour atténuer ce risque, le Programme propose les activités suivantes :

• Mettre en place une stratégie de communication pour faire connaître l’approche du MAECD dans ses relations avec le secteur privé, notamment l’industrie extractive.
• Mettre en œuvre un plan de sensibilisation pour expliquer et promouvoir une meilleure compréhension des objectifs du MAECD, en mentionnant les progrès et les résultats des projets cofinancés par le secteur privé.
• Effectuer une analyse de diligence raisonnable avant d’entreprendre un partenariat avec le secteur privé dans le but de favoriser des possibilités économiques pour les populations vulnérables.
• Renforcer les efforts en ce qui a trait au partage d’information, à la consultation et à la mobilisation du gouvernement colombien et des partenaires afin de mieux gérer les attentes.
• Établir un contact permanent avec les autres sections de la mission (commerce et politique) pour échanger de l’information et gérer des événements particuliers relatifs au secteur extractif.
• Promouvoir la feuille de route de la responsabilité sociale d'entreprise (RSE) de la mission. La RSE est une activité volontaire entreprise par les compagnies du secteur extractif pour mener des activités dans des conditions plus économiques, plus sociales et plus durables sur le plan de l’environnement.

2.4.1 Le programme de la colombie communique ses priorités et objectifs aux intervenants extérieurs.

Depuis quelques années, le Programme a sensiblement pris de l’importance de par sa taille, sa portée et sa visibilité. Cette visibilité exige des efforts supplémentaires pour veiller à ce que les priorités de développement du Canada répondent bien aux besoins des collectivités locales.

Un plan de communications stratégique de l’ambassade a été élaboré pour promouvoir la visibilité du Canada et protéger sa réputation. Ce plan résulte d’un effort coordonné entre l’administration centrale du MAECD et l’ambassade du Canada en Colombie sous l’autorité du chef de mission. Ce plan a été approuvé en janvier 2015. Il vise à mettre en évidence les multiples facettes de l’engagement du Canada en Colombie au cours des trois dernières années et couvre la plupart des engagements en matière de communication décrits dans le registre des risques du Programme 2015-2019.

Le Programme a également développé un énoncé de travail pour un consultant en communication. Celui-ci travaillera à rehausser la visibilité et la compréhension en Colombie du programme bilatéral d’aide au développement du Canada. Il devra aussi produire des livrables de communications en coordination avec le conseiller en communications du MAECD travaillant à l’administration centrale, ainsi qu’en collaboration avec les conseillers locaux et les partenaires de projets.

2.4.2 Une étude de diligence raisonnable a été effectuée pour atténuer le risque d’atteinte à la réputation.

Pour s’assurer que le MAECD cofinance des projets avec des compagnies extractives respectant les normes canadiennes d’intégrité, d’éthique et de valeur, le Programme conduit des études de diligence raisonnable pour réduire le plus possible le risque d’atteinte à sa réputation. De telles études de diligence raisonnable ont été effectuées pour chaque projet échantillonné dans lequel le Programme était partenaire avec une entreprise du secteur privé travaillant dans le secteur extractif. Avant chaque signature d’entente avec les soumissionnaires potentiels les activités suivantes ont été menées :

• vérifications de l’historique et des antécédents;
• évaluation des résultats financiers;
• consultation avec le bureau du procureur général de la Colombie pour s’assurer de l’absence de toute activité illégale;
• recherches sur la compagnie dans le domaine public, sur les pages Web gouvernementales et sur les pages Web officielles des institutions et des organismes faisant l’objet d’une enquête; et
• évaluation d’autres informations pertinentes et disponibles.

Le rapport de diligence raisonnable est suivi d’une évaluation technique de conformité avec les thèmes transversaux du Ministère et avec le mandat du projet. Ces résultats sont ensuite partagés avec à l’équipe de développement pour examen et sélection. Les dossiers des projets sélectionnés sont ensuite soumis au comité directeur consultatif local pour conseils et recommandations  et enfin présentés au chef de l’aide pour approbation finale.

En plus de ce processus, l’audit a permis de constater que le Programme a pris d’autres mesures pour atténuer le risque d’atteinte à sa réputation. En effet, le Programme à participer à l’élaboration de la feuille de route de la  RSE de la mission. Cette dernière porte sur les mesures décisives à prendre au cours de l’année, que ce soit au niveau du développement, du commerce et des politiques, pour défendre et promouvoir les politiques de la RSE du Canada alignées sur celles du gouvernement de la Colombie.

Un sondage a également été fait par la mission sur les activités de RSE des compagnies canadiennes œuvrant dans le secteur extractif en Colombie. Les résultats de ce sondage ont fourni des informations utiles concernant les enjeux éventuels à une plus grande collaboration avec le gouvernement, les compagnies et les communautés pour aider le Programme à mieux gérer le risque d’atteinte à sa réputation.

Les procédures de diligence raisonnable examinées au cours de l’audit corroborent et fournissent une aide efficace pour permettre au Programme de mieux gérer sa réputation.

3.0 Conclusion

L’audit conclut que le programme de développement de la Colombie gère et atteint ses objectifs de manière efficace et efficience. Les rôles et les responsabilités sont clairement définis au sein du Programme. La planification et la gestion des projets sont efficaces et efficientes, tandis que les ressources humaines sont gérées d’une manière rentable. De plus, le Programme a lancé des initiatives visant à atténuer le risque pour sa réputation que représente sa participation dans le secteur extractif.

Toutefois, le Programme pourrait améliorer sa gestion de la documentation et assurer sa pérennité en effectuant une analyse des ressources humaines.

Annexe A : À propos de l'audit

Objectif

L’objectif de l’audit était de s’assurer que le programme de développement de la Colombie est efficace et efficient pour appuyer l’atteinte de ses objectifs.

Portée

La portée de l’audit comprenait :

• processus et pratiques en place;
• projets en cours ou terminés;
• renseignements financiers pour 2011-2012 à 2014-2015;
• renseignements relatifs aux ressources humaines;
• comparaison avec les programmes du Pérou et du Honduras sur le plan des ressources humaines, des renseignements financiers et des autres informations pertinentes.

Critères

Les critères ont été élaborés à la suite de l’évaluation détaillée des risques, et l’étude a porté sur les critères d’audit relatifs au cadre de responsabilisation de gestion établi par le Bureau du contrôleur général du Secrétariat du Conseil du Trésor. Ces critères sont aussi appelés contrôles de gestion de base. Les critères d’audit ont fait l’objet d’une discussion et d’un accord avec l’entité auditée. Les critères détaillés sont les suivants :

Critère : 1.0  Les rôles et les responsabilités associés à la gestion et à la surveillance du Programme de développement en Colombie sont clairement définis et communiqués pour permettre une prise de décision efficace et rapide

Critère : 2.0  La planification et la gestion des projets sont efficaces et efficientes

Sous-critère : 2.1  Des processus sont en place pour examiner efficacement les projets planifiés

Sous-critère : 2.2  Des processus sont en place pour permettre de verser des fonds aux partenaires avec exactitude et en temps opportun.

Sous-critère : 2.3 Des processus sont en place pour surveiller si les projets ont atteint les résultats escomptés et pour prendre des mesures correctives, si nécessaire

Critère : 3.0  Les ressources sont planifiées et gérées d’une manière optimale pour appuyer les objectifs du programme de Colombie d’une manière efficace et économique

Sous-critère : 3.1  Les ressources humaines sont planifiées et gérées de manière à appuyer les besoins du programme et la pérennité des opérations

Sous-critère : 3.2  Les ressources sont utilisées de manière économique en fonction des besoins du programme et de la pérennité des opérations

Critère : 4.0  Le Programme de Colombie gère efficacement le risque d’atteinte à sa réputation

Sous-critère : 4.1 Le Programme de Colombie gère efficacement le risque d’atteinte à sa réputation

Sous-critère : 4.2 Une étude de diligence raisonnable a été effectuée en vue de réduire le plus possible le risque d’atteinte à sa réputation

Approche et méthodologie

Pour tirer des conclusions sur les critères ci-dessus et sur la base des risques clés identifiés et évalués, et des contrôles internes associés au processus d’affaires correspondant, la méthodologie d’audit comprenait, sans s’y limiter, les opérations suivantes :

• effectuer une révision structurée des processus de planification et de mise en œuvre des projets;
• identifier et étudier les politiques, les directives et lois applicables;
• analyser des renseignements financiers et non financiers;
• examiner la documentation pertinente du Programme et un échantillon des dossiers du projet;
• faire une analyse comparative avec des programmes-pays similaires;
• faire des entrevues avec le personnel et les cadres du Programme de Colombie, ainsi qu’avec des personnes clés des services centraux et des programmes-pays comparables;
• faire des visites sur le terrain pour interroger le personnel du programme, les donateurs et les partenaires, et pour visiter les projets sur les lieux.

Annexe B : Liste des projets échantillonnés

Annexe C :  Plan d'action de la gestion

Recommandation de l’audit : 1. Le directeur de la coopération du programme de développement de la Colombie devrait s’assurer que les dossiers du projet suivent un cycle approprié de gestion de l’information, soit la collecte, l’organisation et la disposition.

Mesure prise par la direction :

Le Programme élaborera un plan de gestion de l’information, conformément aux directives sur la tenue de documents du MAECD et à la Directive sur la tenue de documents du Secrétariat du Conseil du Trésor, avec le soutien de la Direction générale de la gestion de l’information et de la technologie. Le plan doit porter sur les éléments suivants :

1. La formation du personnel au sujet des processus de gestion de l’information (GI) et des responsabilités connexes (activités opérationnelles consignées; ressources documentaires générées dans le cadre des activités; conservation et disposition).
2. L’examen de l’intégrité de la GI relative à l’ensemble des documents du programme de la Colombie (y compris les documents sur les projets, les analyses, les finances et l’administration).
3. Les engagements en matière de gestion de l’information, qui doivent être inscrits dans tous les plans de gestion du rendement des employés du programme de la Colombie pour 2015-2016

Responsable : Directeur, Programme de développement de la Colombie (NDO)

Date de fin prévue : 1^er décembre 2015

Recommandation de l’audit : 2. Le sous-ministre adjoint (SMA) des Amériques devrait effectuer une analyse des ressources humaines pour confirmer les besoins en ressources nécessaires afin d’assurer la pérennité du programme.

Mesure prise par la direction :

1. Amériques (NGM) demandera qu’une analyse des ressources humaines soit réalisée pour la Direction générale de la programmation dans les Amériques (NDD) afin de confirmer les besoins en ressources pour les programmes de développement des Amériques. La mise en œuvre des mesures recommandées dépendra des résultats des processus corporatifs menés dans le contexte de la fusion, tel que l’examen de la décentralisation réalisé par la direction et l’examen de l’optimisation des ressources des missions de NGM. Par conséquent, la mise en œuvre des résultats de l’analyse des ressources humaines ne peut être considérée comme faisant partie de la réponse de la gestion relativement à l’audit du Programme de la Colombie.
2. En réponse aux besoins en ressources qui ont été identifiés pour le programme de développement de la Colombie, deux ressources additionnelles devraient être ajoutées dans le cadre de l’exercice de planification des missions pour 2015-2016 (la création proprement dite des postes dépend de la capacité à contrebalancer ces coûts additionnels). De plus, la mise en œuvre d’une initiative de services d’appui sur le terrain (SAT) en Colombie est prévue pour 2015-2016, ce qui contribuera à la pérennité du Programme.

Responsable :

1. SMA, NGM
2. DG, NDD

Date de fin prévue :

1. Fin juin 2015
2. Mars 2016