Procédures spécifiées sur les états financiers ministériels de l’exercice 2014-2015

Rapport Final

novembre 2015

Sommaire exécutif

Chaque année, le Bureau du dirigeant principal de la vérification du Ministère des affaires étrangères, Commerce et Développement (« désigné ci-après le MAECD ou le Ministère) procède à un travail d’audit détaillé d’éléments particuliers des états financiers ministériels. Au cours des quatre dernières années, des procédures d’audit spécifiées ont été mises en œuvre concernant les éléments suivants : liste de paie des employés canadiens, paiements de transfert, immobilisations corporelles, salaires des employés recrutés sur place, prestations de retraite et indemnités de départ, charges accumulées liées aux indemnités de départ et recettes tirées des ventes de biens et de services. Cette année, les procédures d’audit spécifiées ont visé les aliénations et radiations d’immobilisations corporelles présentées dans les états financiers ministériels provisoires.

Les états financiers ministériels constituent un outil de premier ordre pour rendre des comptes au Parlement. En s’assurant de la fiabilité des renseignements qu’ils renferment, le MAECD favorise une saine gérance. Afin de remplir son mandat et d’obtenir les résultats stratégiques escomptés, le MAECD achète ou construit un certain nombre d’immobilisations corporelles. En date du 31 mars 2015, le Ministère possédait des immobilisations corporelles d’une valeur d’acquisition de plus de 2,5 milliards de dollars. Au cours de l’exercice 2014-2015, 224 immobilisations corporelles, d’une valeur d’acquisition de 41,9 millions de dollars et d’une valeur comptable nette de 23,9 millions de dollars, ont été aliénées et radiées. Ces immobilisations étaient ventilées comme suit :

Les auditeurs ont développé et mis en œuvre des procédures d’audit dans le but suivant :

• Comprendre, à un haut niveau, les rôles et les responsabilités, les politiques, les procédures et les contrôles mis en place;
• Mettre en œuvre des procédures analytiques en vue d’évaluer le caractère raisonnable des aliénations et des radiations déclarées;
• Mener des tests de détail sur les aliénations et les radiations enregistrées dans les systèmes d’information financière du Ministère, ainsi que des tests de détail sur les immobilisations corporelles enregistrées, pour vérifier leur existence; et
• Évaluer la façon de rendre des comptes (p. ex., la présentation d’informations) dans les états financiers ministériels.

Les procédures d’audit n’ont pas inclus l’évaluation du caractère exhaustif de la documentation sur les contrôles, ni la conception, la mise en œuvre ou l’efficacité opérationnelle de ces contrôles.

Les auditeurs ont observé les points suivants concernant les aliénations et les radiations d’immobilisations corporelles :

• 1. L’aliénation de 13 biens immobiliers (six terrains et sept bâtiments) n’a pas été enregistrée correctement au cours de l’exercice où ceux-ci ont été vendus. Ces terrains et bâtiments étaient liés à une transaction d’aliénation;
• 2. Il y a des problèmes de la présentation des aliénations et des radiations d’immobilisations corporelles dans la note 3 a) —Rapprochement du coût de fonctionnement net et des autorisations utilisées pour l’exercice en cours.

Conclusion

Au terme des procédures d’audit spécifiées, les auditeurs n’ont trouvé aucune raison de croire que le montant des aliénations et des radiations déclaré dans les états financiers ministériels pour l’exercice 2014-2015 comportait des anomalies importantes.

Deux recommandations sont formulées pour combler des lacunes en matière de contrôle qui ont été cerné dans l’audit.

Déclaration de conformité

Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeant principal de la vérification, l’audit a été mené conformément aux Normes internationales pour la pratique de l’audit interne de l’Institute des auditeurs internes et aux Normes relatives à la vérification interne du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité. Les procédés d’audit appliqués et les éléments de preuve recueillis sont suffisants et appropriés pour appuyer l’exactitude des constatations et des conclusions formulées dans le présent rapport et pour fournir une assurance au niveau de l’audit. Les constatations et les conclusions reposent sur une comparaison entre les conditions qui existaient au moment de l’audit et les critères de vérification préétablis convenus avec la direction. Les constatations et les conclusions ne concernent que l’entité examinée ainsi que la portée de l’audit et la période visée.

Dirigeant principal de la vérification

1.0 Observations

1.1 Compréhension générale des processus et des contrôles

Au cours de l’audit, l’équipe d’audit s’est familiarisée avec les processus opérationnels, les systèmes et les contrôles internes liés à l’approbation, l’enregistrement et la déclaration des aliénations et des radiations d’immobilisations corporelles. Cela lui a permis d’élaborer un programme d’audit et une stratégie d’échantillonnage en prévision de la réalisation de tests de détail.

Au moment de procéder aux tests sur les aliénations et les radiations d’immobilisations corporelles, les auditeurs ont observé que le Ministère avait documenté ses processus opérationnels et ses contrôles internes liés aux immobilisations corporelles, y compris les aliénations et les radiations. Notamment, le Ministère a :

• lié ses processus et ses contrôles internes clés aux assertions pertinentes des états financiers;
• cerné, pour chaque risque opérationnel, le risque d’anomalie importante;
• déterminé la fréquence et le type (manuel / automatique) de chaque contrôle.

Les contrôles internes clés cernés liés à l’aliénation et à la radiation d’immobilisations corporelles incluent :

Des contrôles liés aux biens immobiliers

• Le Comité d’examen des programmes du Ministère approuve annuellement un plan d’aliénation de terrains et de bâtiments, et aucune aliénation de ce type de biens ne peut se faire sans son approbation;
• Le formulaire « Compte rendu de liquidation » doit être approuvé conformément à la délégation des pouvoirs du Ministère;
• Les missions rapprochent annuellement les biens immobiliers enregistrés dans SAP^{Note de bas de page 1} avec le système de suivi des biens immobiliers du Ministère (Prime)^{Note de bas de page 2} pour confirmer leur existence.

Des contrôles liés à toutes les immobilisations corporelles

• Les missions (et les gardiens des actifs conservés à l’Administration centrale) doivent présenter annuellement une liste complète certifiée de leurs immobilisations corporelles, précisant que ces immobilisations sont utilisées de façon active;
• Dès qu’une immobilisation corporelle est marquée comme étant aliénée ou radiée dans SAP, SAP calcule automatiquement les gains et les pertes connexes (la différence entre la valeur comptable nette des immobilisations corporelles et les produits de l’aliénation); et
• Les écritures de journal liées aux aliénations et de radiations d’immobilisations corporelles sont approuvées par une personne autre que le préparateur avant d’être saisies dans SAP par l’Unité de comptabilité ministérielle.

De plus, la direction a mis en œuvre un environnement de contrôle qui permet la séparation des tâches liées aux principales responsabilités financières concernant les aliénations et les radiations d’immobilisations incorporelles; notamment :

• Les aliénations et les radiations doivent être approuvées conformément à la délégation des pouvoirs du Ministère;
• Les missions procèdent à l’aliénation physique des immobilisations corporelles; et
• L’Unité de comptabilité ministérielle est responsable de l’enregistrement de toutes les aliénations et radiations. 

1.2 Procédures analytiques

La valeur totale des aliénations et des radiations d’immobilisations corporelles déclarée par la direction dans les états financiers provisoires de 2014-2015 était de 41,9 millions de dollars. La direction a fourni aux auditeurs la liste de toutes les opérations dans les grands livres.

Les auditeurs ont procédé à une analyse des sous-catégories d’aliénations et de radiations à l’aide des trois types de procédures analytiques qui suivent, afin d’évaluer le caractère raisonnable de la valeur totale des aliénations et radiations déclarée :

• 1. La comparaison des aliénations et des radiations d’immobilisations de l’exercice visé et de l’exercice précédent, par catégorie d’immobilisation;
• 2. La comparaison des aliénations et des radiations d’immobilisations déclarées dans les états financiers provisoires et dans les autres rapports externes et internes, comme les immobilisations corporelles déclarées dans les comptes publics et la feuille de suivi de l’Unité de soutien en gestion financière pour l’aliénation de biens immobiliers;
• 3. La comparaison des éléments transversaux – une analyse effectuée au moyen de rapprochements entre les produits de la vente des immobilisations, les pertes et gains découlant des aliénations et des radiations, et les registres de disposition des immobilisations corporelles, afin d’évaluer le caractère raisonnable des sommes déclarées.

Pour l’exercice 2014-2015, un total de 224 immobilisations ont été inscrites comme ayant été aliénées ou radiées, pour lesquelles des produits nets de 36,7 millions de dollars ont été obtenus. En outre, des gains de 23,2 millions de dollars et des pertes de 10,4 millions de dollars ont été comptabilisés au titre des aliénations d’immobilisations.

La comparaison des opérations d’aliénation déclarées dans les états financiers ministériels provisoires et de la feuille de suivi manuel interne pour l’aliénation de biens immobiliers a révélé que 13 immobilisations des catégories Terrains et Bâtiments situées à Londres, correspondant à une valeur d’acquisition totale de 3,37 millions de dollars, ne figuraient pas dans les dossiers de suivi de l’exercice 2014-2015 de la Direction générale des biens du Secteur de la plateforme internationale.

Une analyse approfondie a révélé que ces immobilisations étaient associées à une opération d’aliénation unique et qu’elles avaient toutes été vendues au cours de l’exercice 2013-2014. Toutefois, les aliénations n’étaient pas correctement comptabilisées en 2013-2014. Afin de corriger cette erreur, elles ont été comptabilisées au titre des radiations dans l’exercice 2014-2015, ce qui s’est traduit par des anomalies dans les états financiers des deux exercices. Pour l’exercice 2013-2014, cela s’est traduit par une surévaluation de 3,37 millions de dollars des coûts et une valeur comptable nette de 0,7 million de dollars; et par une surévaluation de 0,7 million de dollars des gains liés à l’aliénation d’immobilisations. Pour l’exercice 2014-2015, cela s’est traduit par une surévaluation de 0,7 million de dollars des pertes liées à l’aliénation d’immobilisations.

En dépit de ce qui précède, au terme des procédures analytiques suivies, les auditeurs n’ont trouvé aucune raison de croire que la valeur déclarée des aliénations et des radiations d’immobilisations corporelles comportait des anomalies importantes.

1.3 Tests de détail

Les auditeurs ont assujetti les sommes déclarées pour les aliénations et les radiations d’immobilisations corporelles à des tests de détail. L’objectif de ces tests était de déterminer si les montants déclarés pour ces aliénations et radiations reflétaient la totalité des opérations, étaient valides, avaient été dûment autorisés et avaient été correctement enregistrés, dans la bonne période.

Comme les tests visaient les immobilisations corporelles déclarées dans les états financiers ministériels, la valeur d’acquisition enregistrée des immobilisations corporelles et un facteur de seuil de signification de 1 p. 100 ont été utilisés comme fondement pour calculer le seuil de signification. En conséquence, un seuil de signification de 25 millions de dollars a été calculé, et un seuil de travail de 10 millions de dollars a été retenu aux fins des tests. Un total de 41 opérations ont été sélectionnées pour être assujetties à des tests de détail, conformément à une stratégie d’échantillonnage robuste. Les tests ont visé notamment 1) les aliénations et les radiations d’immobilisations corporelles; et 2) la vérification de l’existence des immobilisations corporelles enregistrées.

Aliénations et radiations d’immobilisations corporelles comptabilisées

À l’aide d’une stratégie d’échantillonnage ciblée visant les aliénations et les radiations, un total de 14 opérations ont été sélectionnées aux fins des tests. Pour chaque opération, les auditeurs ont examiné les documents à l’appui des aliénations et radiations, y compris les suivants :

• Compte rendu de liquidation (Formulaire  EXT-369);
• Approbation par le Comité d’examen des programmes (applicable aux biens immobiliers seulement);
• Délégation de pouvoirs pour l’approbation des aliénations et radiations;
• Documents de vente ou l’équivalent (y compris les documents d’appui pour les coûts engagés en lien avec les aliénations, le cas échéant); et
• Les chèques encaissés ou l’équivalent, le cas échéant.

Les auditeurs ont noté, qu’à une exception près, la direction avait utilisé le formulaire d’approbation normalisé pour documenter les pouvoirs requis conformément à la politique du Ministère visant toutes les aliénations de biens immobiliers assujetties aux tests.

L’équipe d’audit a également demandé à la direction de fournir la preuve de la réception des produits pour étayer les sommes enregistrées. Toutefois, avant la conclusion des tests, cette preuve pour étayer les produits enregistrés dans SAP n’était pas disponible pour cinq (5) opérations.  L’équipe de vérification a noté qu’un contrôle compensatoire (par exemple les rapprochements bancaires) est en place, et que le produit des ventes et la convention d’achat sont conformes aux écritures du journal des pièces justificatives.

Test d’existence des immobilisations corporelles enregistrées

En raison de la nature des aliénations et radiations d’immobilisations corporelles, il existe un risque naturel que les immobilisations corporelles ne soient pas comptabilisées comme des immobilisations « aliénées » ou « radiées » dans le système d’information financière, même s’ils ont été (ou devraient avoir été) aliénés par le Ministère. Dans ce contexte, l’équipe d’audit a mené des tests de détail sur l’existence des immobilisations corporelles enregistrées. À l’aide d’une démarche axée sur les risques, les auditeurs ont mis l’accent sur les immobilisations corporelles totalement amorties depuis au moins douze mois, c.-à-d. d’une valeur comptable nette de 0 $ depuis le 31 mars 2014, au plus tôt.

En date du 31 mars 2015, le Ministère comptait des immobilisations corporelles d’une valeur de 200,4 millions de dollars qui répondaient à ce critère. Fondé sur un seuil de signification de travail de 10 millions de dollars, un échantillon de 27 opérations a été sélectionné et assujetti à des tests. Les auditeurs ont obtenu une certification des gardiens des biens que les biens étaient encore possédés et utilisés par le Ministère en date du 31 mars 2015.

1.4 Examen des rapports sur l’aliénation et la radiation d’immobilisations corporelles

Les états financiers du gouvernement du Canada sont préparés dans le respect des conventions comptables du gouvernement, qui sont fondées sur les Normes comptables canadiennes pour le secteur public. La norme comptable 1.2 du Conseil du Trésor s’applique aux états financiers préparés par les ministères du gouvernement depuis l’exercice 2011-2012 et suivants. Cette norme garantit que les états financiers ministériels présentent l’information financière de manière transparente et sont compréhensible pour les parlementaires et les Canadiens.

Les auditeurs ont obtenu les états financiers provisoires du Ministère pour l’exercice 2014-2015 et ont évalué les renseignements présentés se rapportant aux aliénations et aux radiations d’immobilisations corporelles. L’objectif de cette évaluation était de déterminer si les renseignements liés aux aliénations et aux radiations d’immobilisations corporelles étaient bien présentés, conformément à la norme comptable 1.2 du Conseil du Trésor.

Les auditeurs ont examiné les états financiers et les sections où sont présentées les informations suivantes pour évaluer l’exactitude des sommes déclarées et la conformité sur le plan de la forme et du contenu avec la norme comptable 1.2 du Conseil du Trésor :

• Les conventions comptables liées aux immobilisations corporelles;
• La note 3  – Autorisations parlementaires;
• La note 10  – Immobilisations corporelles;
• La note 15  – Information sectorielle sur les gains et les pertes liés aux aliénations d’immobilisations corporelles

À la suite de l’examen, les auditeurs ont souligné les deux points suivants :

• 1. Dans le cadre de l’examen de la note 10 – Immobilisations corporelles, les auditeurs ont observé des écarts entre les sommes déclarées dans la colonne des aliénations et des radiations de la note 10 et les données connexes du grand livre. Les auditeurs ont mené une analyse de l’écart et discuté avec les agents de l’Unité de comptabilité ministérielle qui ont convenu que les écarts étaient dus à une reclassification des biens (transferts au sein d’une même catégorie d’immobilisations) et à une capitalisation a postériori des immobilisations.  Au terme de la discussion, des révisions ont été apportées aux états financiers ministériels de l’exercice 2014-2015.
• 2. Dans le cadre de l’examen visant à évaluer si les éléments du rapport (c.-à-d. les gains (pertes) liés à l’aliénation ou à la radiation et les produits de l’aliénation des immobilisations) étaient bien présentés dans la note 3 – Autorisations parlementaires, les auditeurs ont remarqué que certains de ces éléments n’étaient pas inclus dans les rapprochements conformément à la norme comptable 1.2 du Conseil du Trésor. De plus, leur présentation n’était pas conforme à celle des exercices 2011-2012 et 2012-2013, pour des opérations de même nature. Au terme de la discussion avec l’Unité de comptabilité ministérielle, certains ajustements ont été faits; toutefois des problèmes de cohérence dans la présentation des informations persistent. Comme une justification n’avait pas été fournie à la fin du travail sur place d’audit, les auditeurs n’ont pas été en mesure d’évaluer le caractère adéquat pertinence des rapprochements.

En somme, à l’exception du point cerné dans le rapprochement aux termes de la note 3, d’après les procédures ci-dessus, les renseignements révisés liés à l’aliénation et la radiation d’immobilisations corporelles sont consistants à la norme comptable 1.2 du Conseil du Trésor.

2.0 Recommandations

Au terme de la mise en œuvre des procédures d’audit spécifiées, les éléments qui suivent ont été cernés en vue d’une amélioration :

• 1. Le dirigeant principal des finances devrait veiller à ce que les aliénations et radiations soient enregistrées dans l’exercice comptable pertinent.
• 2. Le dirigeant principal des finances devrait revoir son processus actuel de rapprochement de la note 3 a) des états financiers de manière à veiller à ce que tous les éléments importants soient inclus dans les conciliations de la note 3 a) selon la norme comptable 1.2 du Conseil du Trésor.

Le plan d’action proposé par la direction pour répondre à ces recommandations est présenté à l’appendice A.

3.0 Conclusion

Au terme des procédures d’audit, les auditeurs ont conclu que la valeur des aliénations et des radiations déclarée dans les états financiers ministériels ne comportait pas d’anomalie importante.

Deux recommandations sont formulées pour combler des lacunes en matière de contrôle qui ont été cerné dans l’audit.

Appendice A : Au sujet de l’audit

Objectif de l’audit

Les objectifs de l’audit étaient d’assujettir les aliénations et les radiations d’immobilisations à des procédures particulières pour vérifier si

• les informations présentées dans les états financiers ministériels concernant les aliénations et les radiations d’immobilisations corporelles comportaient des anomalies importantes;
• les aliénations et les radiations d’immobilisations corporelles avaient été comptabilisées et déclarées correctement;
• les procédures de fin d’exercice avaient été consignées et suivies adéquatement.

Portée de l’audit

L’audit a porté essentiellement sur les aliénations et les radiations d’immobilisations corporelles. Il a exclu toutes les aliénations ou radiations non liées aux immobilisations corporelles comme les radiations de dettes et les aliénations de matériel excédentaire.

Cet audit visait la réalisation de procédures d’audit spécifiées dans le contexte de l’examen des états financiers ministériels pour l’exercice 2014-2015. Il ne visait pas à fournir une opinion sur les états financiers ministériels dans leur ensemble, mais plutôt à fournir de l’information précise sur le caractère exact et complet des informations présentées sur les aliénations et les radiations d’immobilisations corporelles.

Démarche et méthode suivies dans le cadre de l’audit

On a adopté pour cet audit la démarche utilisée au cours de l’exercice précédent à l’égard des procédures d’audit spécifiées de manière à

• comprendre les rôles et les responsabilités, les processus opérationnels, les systèmes et les contrôles internes dans les domaines de l’identification, de l’approbation, de l’enregistrement et de la déclaration des aliénations et des radiations d’immobilisations corporelles; et examiner les conventions comptables et les procédures de fin d’exercice connexes, ainsi que les schémas des processus opérationnels et des grilles de contrôles préparées par la direction pour répondre aux exigences de la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor;
• mettre en œuvre des procédures analytiques pour évaluer le caractère raisonnable des renseignements présentés concernant les aliénations et les radiations;
• réaliser des tests de corroboration importants fondés sur une stratégie d’échantillonnage établie pour déterminer si les aliénations et les radiations d’immobilisations corporelles avaient été correctement enregistrées et déclarées dans la bonne période; et
• examiner les états financiers et les domaines de présentation d’informations connexes pour évaluer l’exactitude des renseignements présentés concernant les aliénations et les radiations et la conformité de ces renseignements sur le plan de la forme et du contenu avec la norme comptable 1.2 du Conseil du Trésor.

Appendice B : Plan d’action de la direction

Recommandation découlant de l’audit 1

Le dirigeant principal des finances devrait veiller à ce que les aliénations et radiations soient enregistrées dans l’exercice comptable pertinent.

Mesure prise par la direction

L’équipe de la comptabilité ministérielle rencontrera tous les CGFs en novembre 2015. La rencontre sera complétée d’un bulletin d’informations traitant des procédures de fin d’année. La session et le bulletin d’informations passeront en revue les exigences comptables pour s’assurer que les transactions de vente d'actifs, y inclus les aliénations et radiations, soient enregistrées dans l'exercice approprié et que toutes les informations justificatives soient envoyées à la Comptabilité ministérielle en temps opportun.

Groupe responsable

SMO

Date d’achèvement prévue

Mars 2016

Recommandation découlant de l’audit 2

Le dirigeant principal des finances devrait revoir son processus actuel de rapprochement de la note 3 a) des états financiers de manière à veiller à ce que tous les éléments importants soient inclus dans les conciliations de la note 3 a) selon la norme comptable 1.2 du Conseil du Trésor.

Mesure prise par la direction

L’équipe de la Comptabilité ministérielle  examinera son processus de rapprochement de la note 3 et ajustera les procédures au besoin avant le 31 mars 2016. Les changements seront en vigueur pour les  états financiers 2015-16.

Groupe responsable

SMO

Date d’achèvement prévue

Juillet 2016