Audit de la gestion de la permutation et de la mobilité du personnel

Affaires mondiales Canada
Bureau du dirigeant principal de la vérification

Février 2016

Sommaire

Conformément au Plan de vérification axé sur le risque 2014-2015 d’Affaires mondiales Canada (ancien ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement, ou le Ministère), le Bureau du dirigeant principal de la vérification a réalisé un audit interne de la gestion de la permutation et de la mobilité du personnel.

Pourquoi est-ce important?

Comme le décrit le Rapport sur les plans et priorités 2014-2015, le Ministère « est responsable de la conduite des relations internationales du Canada, y compris en matière d’affaires étrangères, de commerce international et de développement international.Le Ministère fait la promotion des valeurs et intérêts du Canada sur la scène internationale, exécute des programmes internationaux et administre le programme d’aide internationale du Canada en vue de réduire la pauvreté dans les pays en développement et de fournir une aide humanitaire. Le Ministère offre des services commerciaux et consulaires aux Canadiens, tant au pays qu’à l’étranger, et gère le réseau mondial des missions du gouvernement du Canada. »

Pour exécuter ce mandat complexe au pays et à l’étranger, le Ministère compte sur un effectif souple, compétent, diversifié et mobile; il s’est donc doté d’un système de permutation et de mobilité pour doter les postes du réseau des missions du Canada dans le monde entier, contribuer au perfectionnement des ressources humaines du Ministère et répondre aux besoins opérationnels du service extérieur. Grâce à ce système qui s’applique à une partie de l’effectif, la direction du Ministère peut affecterun employé à un poste pour une période donnée. Ce système vise à répondre aux besoins opérationnels tout en réduisant le fardeau administratif par rapport aux méthodes de dotation habituelles.

L’effectif touché par la permutation et la mobilité représente une proportion importante des employés du Ministère. Au 31 mars 2015, les bassins d’employés permutants et mobiles représentaient^{Note de bas de page 1} 42 % (2 578) de l’effectif des employés canadiens (EC) (6 139) et 40 % (223 M$) des dépenses salariales^{Note de bas de page 2} pour les EC (556 M$).

Qu’avons-nous examiné?

L’objectif de l’audit était de donner l’assurance que la gestion de la permutation et de la mobilité du personnel était efficace et efficiente, et correspondait aux valeurs d’équité et de transparence de la fonction publique^{Note de bas de page 3}.

L’équipe de l’audit a étudié les systèmes d’affectation et de dotation de l’ancienne Agence canadienne de développement international et de l’ancien ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (à l’exception du processus de sélection des chefs de missions diplomatiques), de même que les projets d’harmonisation entrepris dans le Ministère fusionné.  Les transactions financières et les ressources humaines de même que les documents relatifs à la permutation et à la mobilité du personnel ont été examinés.

Qu’avons-nous constaté?

L’audit nous a permis de conclure que le système de permutation et de mobilité du Ministère favorise l’exécution de son mandat en permettant d’effectuer l’affectation, avec souplesse et en temps opportun, des employés permutants et mobiles au Canada et à l’étranger. L’audit a permis d’établir que certains éléments du système nécessitent des améliorations : la communication des objectifs ministériels et des principes soutenant la prise de décisions touchant les affectations, la gouvernance et la supervision au niveau opérationnel, les indicateurs de rendement et les rapports, la planification des ressources humaines et la documentation des processus d’affectation. Ce rapport contient des recommandations sur les questions à améliorer.

Conclusion

Dans sa forme actuelle, le système de permutation et de mobilité permet au Ministère de doter des postes au Canada et à l’étranger de façon souple, en temps opportun. Cependant, l’audit a permis de cerner des secteurs qui pourraient être améliorés pour augmenter l’efficacité et l’efficience du système de permutation et de mobilité. 

Énoncé de conformité

Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeant principal de la vérification, l’audit a été mené conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institut des vérificateurs internes et aux Normes relatives à l’audit interne au sein du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité. Les procédés de vérification appliqués et les éléments de preuve recueillis sont suffisants et appropriés pour appuyer l’exactitude des constatations et de la conclusion formulée dans le présent rapport, et pour fournir une assurance au niveau de l’audit. Les constatations et la conclusion reposent sur une comparaison entre les conditions qui existaient au moment de l’audit et les critères de vérification préétablis convenus avec la direction. Les constatations et les conclusions ne concernent que l’entité examinée ainsi que la portée de la vérification et la période visées.

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Dirigeant principal de la vérification

1. Contexte

La gestion du système de permutation et de mobilité du personnel a été ciblée comme secteur à risque dans le Plan de vérification axé sur le risque 2014-2015.L’audit avait pour objectif d’offrir l’assurance que la gestion de la mobilité et de la permutation du personnel était efficace, efficiente et conforme aux valeurs du secteur public. L’annexe A décrit l’objectif, la portée et les critères de l’audit ainsi que la méthode employée.

Permutation et mobilité du personnel au Ministère

Le système de permutation et de mobilité du personnel du ministère des Affaires mondiales Canada (le Ministère) est un outil important pour l’exécution de son mandat. Ce système permet au Ministère d’affecter ses employés à divers postes au Canada et à l’étranger. Il l’aide également à s’assurer que ses employés comprennent aussi bien les opérations et les priorités de l’administration centrale que celles des missions en permettant aux employés de postuler des postes pour des périodes de deux à quatre ans, au Canada et à l’étranger.

Le système de permutation et de mobilité du Ministère comporte deux volets distincts :

• Les employés permutants occupent des postes de durée indéterminée au Ministère, et leurs modalités d’emploi stipulent qu’ils doivent consentir à être affectés à des missions à l’étranger pour des périodes de deux à quatre ans. Ces employés sont habituellement recrutés au niveau d’entrée à l’aide d’un processus de dotation collective et sont gérés par bassin. Il s’agit d’agents du service extérieur (filière politique, économique et, gestion et affaires consulaires), d’adjoints administratifs, de spécialistes en informatique ou de cadre de direction. Après une affectation à l’étranger, les employés retournent habituellement dans des postes à l’administration centrale.
• Les employés mobiles sont des employés qui occupent des postes de durée indéterminée et dont les modalités d’emploi stipulent qu’ils doivent être disposés à être affectés périodiquement à divers postes, mais uniquement à l’administration centrale. Ces employés incluent des agents des domaines de l’économie et des services des sciences sociales, du commerce et de l’administration de programmes.

Considérations relatives à l’importance relative, à la gestion et à l’administration

Le système de permutation et de mobilité du Ministère a des répercussions individuelles importantes sur les membres de l’effectif, de même que sur les processus administratifs et la charge de travail au Ministère. Le processus est géré par la Direction générale des affectations et de la gestion des cadres (HFD) du Secteur des ressources humaines (HCM). Les affectations des membres de la direction relèvent des Services exécutifs (HFR) et les autres affectations sont gérées par Affectations et gestion des bassins communs (HFP). Ces directions appuient un mandat de plus en plus vaste dans le contexte du nouveau ministère fusionné et de la nécessité croissante de disposer d’un effectif encore plus souple et intégré.

L’effectif touché par la permutation et la mobilité représente une proportion importante des employés du Ministère. Au 31 mars 2015, comme l’illustre le graphique qui suit, les bassins permutants et mobiles représentaient 42 % (2 578) de l’effectif des employés canadiens (EC) (6 139) et 40 % (223 M$) des dépenses salariales des EC (556 M$). L’annexe B décrit plus en détail l’effectif permutant et mobile du Ministère.

Graphique 1 : Catégories du personnel des employés canadiens du Ministère^{Note de bas de page 4} et dépenses salariales^{Note de bas de page 5} au 31 mars 2015

Les postes d’employés permutants et mobiles sont répartis dans tout le Ministère, au Canada et à l’étranger. Les salaires des employés permutants et mobiles sont financés par les secteurs et les directions générales auxquels ils sont affectés. Le salaire de tout employé permutant ou mobile sans affectation est financé par un centre de financement commun au bassin, géré par Affectations et gestion des bassins.

Processus d’affectation

Il y a deux cycles d’affectation chaque année, un pour les affectations à l’étranger et un pour les affectations au Canada (à l’administration centrale et dans les bureaux régionaux). L’affichage des affectations à l’étranger commence à l’automne, pour une dotation à l’été ou à l’automne suivant.L’affichage pour les affectations à l’administration centrale se fait au printemps, après les décisions concernant les affectations à l’étranger.

L’équipe de l’audit a décrit en détail les processus d’affectation du Ministère.Le processus d’affectation comporte les étapes suivantes :

• Les directions chargées des affectations (HFR et HFP) tiennent des consultations avec les gestionnaires recruteurs pour déterminer la nature et le nombre de postes à remplir.
• Les consultations mènent à une liste d’affectations disponibles.
• Les listes sont publiées dans l’intranet du Ministère.
• Les employés consultent ces listes et soumettent leurs cinq affectations préférées dans le Système de gestion des ressources humaines (SGRH) ou, dans certains cas, les envoient par courriel dans les délais fixés.
• Une première liste de candidats est présentée aux gestionnaires recruteurs, qui classent les candidats conformément aux lignes directrices sur l’affectation, aux CV, aux entrevues et aux vérifications des références.
• Les directions chargées des affectations préparent les listes des personnes nommées à partir des préférences des employés ainsi que des gestionnaires.
• Les directions chargées des affectations soumettent les candidatures au comité consultatif sur les affectations (CCA), qui les étudie pour s’assurer qu’elles sont conformes aux lignes directrices et aux besoins opérationnels avant que le directeur général des affectations et de la gestion des cadres donne son approbation finale.
• Les directions chargées des affectations (HFR et HFP) informent ensuite les candidats et les gestionnaires recruteurs des nominations.

Une fois les affectations confirmées, le processus de dotation commence. Chaque employé doit prendre les mesures nécessaires telles que : autorisations de sécurité, besoins médicaux pour lui et sa famille, logement, inscription des enfants à l’école, etc.

De manière générale, les employés permutants doivent changer d’affectation tous les deux à quatre ans. Une affectation plus courte d’un an ou moins est possible dans une zone de conflit, en cas d’évacuation ou de nouvelle affectation à un autre poste. D’un autre côté, une affectation peut être prolongée d’une période allant jusqu’à deux ans pour répondre à des besoins opérationnels.

L’affectation d’un employé permutant ou mobile n’est pas une nomination

Il importe de comprendre que l’affectation d’un employé permutant ou mobile n’est pas une nomination au sens de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (la Loi). Les nominations doivent respecter la Loi et ses règlements d’application, ce qui n’est pas nécessaire pour une affectation. Une affectation est le déplacement temporaire d’un employé au niveau de son poste d’attache au sein du Ministère pour exécuter les fonctions d’un poste qui existe déjà ou participer à un projet spécial.

Il est également possible d’occuper un poste par intérim dans le cadre d’une affectation. Conformément au Règlement sur l’emploi dans la fonction publique, les nominations par intérim à des postes permutants ou mobiles sont exemptées des obligations imposées par la Loi concernant l’attribution au mérite et les recours disponibles pour l’employé.

2. Observations et recommandations

2.1  Exécution du mandat du Ministère

L’équipe de l’audit a conclu que le système de permutation et de mobilité du personnel est conçu et fonctionne de façon à permettre d’effectuer, avec souplesse et en temps opportun, l’affectation des employés pour répondre aux priorités opérationnelles du Ministère au Canada et à l’étranger.

Le système actuel présente certaines caractéristiques qui facilitent l’affectation des employés. Par exemple, la permutation et la mobilité sont des conditions d’emploi; les affectations par intérim sont exclues des exigences relatives au mérite et aux recours; le processus d’affectation n’est pas officiel. Tout cela contribue à la souplesse et à l’efficacité du processus.

Cette souplesse et cette efficacité permettent la permutation d’un grand nombre d’employés lors des saisons d’affectation que sont l’été et l’automne. Par exemple, lors de la saison d’affectation 2014, 540 employés ont été affectés à l’étranger et 470 à l’administration centrale. Deux cent quatre autres employés de l’administration centrale ont été affectés au bassin des affectations spéciales, à une formation en langue étrangère ou à la formation destinée aux nouveaux employés.

En décidant récemment d’étendre la permutation et la mobilité à davantage d’employés, le Ministère a encore accru sa souplesse. Tous les postes de direction sont devenus permutants, sauf ceux pour lesquels on peut justifier la nécessité d’une spécialisation (p. ex. politiques sur le commerce, ou ressources humaines et finances avec >titres professionnels). Le Ministère a également étendu entièrement la possibilité de mobilité aux employés du groupe Économique et services de sciences sociales (EC), Commerce (CO) et Administration des programmes (PM) de l’ancien ministère des Affaires étrangères et du Commerce international et de l’ancienne Agence canadienne de développement international afin de réduire les barrières entre les groupes et d’accroître la souplesse pour les gestionnaires dans l’affectation du personnel.

2.2  Objectifs stratégiques ministériels

L’équipe de l’audit s’attendait à trouver des politiques, des procédures ou d’autres instruments particuliers pour la gestion des affectations d’employés permutants et mobiles permettant au Ministère de structurer les objectifs de son processus d’affectation, les principes clés sous-tendant les décisions liées aux affectations et les résultats attendus du système d’affectation. Ces éléments orienteraient la direction vers une gestion efficace du système d’affectation des employés permutants et mobiles.

Les auditeurs ont conclu que le Ministère a besoin de communiquer clairement ses objectifs stratégiques ainsi que les principes clés sous-tendant les décisions d’affection. Même si de la documentation de gouvernance identifiant des objectifs stratégiques a été fournie aux auditeurs, ils n’ont pas vu d’évidence que ces objectifs sont régulièrement communiqués de façon transparente aux employés.

Le système de permutation et de mobilité est communiqué aux gestionnaires et employés principalement à travers deux séries de lignes directrices:

• Les Lignes directrices sur la nomination à un poste permutant de l’ancien ministère des Affaires étrangères et du Commerce international, qui décrivent le processus de « nomination » à un poste permutant ou mobile.
• Les Lignes directrices sur l’affectation, qui sont des instructions destinées aux employés sur la façon de postuler une affectation. Elles sont rédigées pour chacun des deux cycles d’affectation annuelle pour les postes au Canada et à l’étranger (permutation et mobilité).

L’équipe de l’audit a constaté que les Lignes directrices sur l’affectation donnent d’importantes informations aux gestionnaires et aux employés concernant le processus d’affectation. Elles communiquent également certaines conditions régissant les décisions liées aux affectations. Par exemple, dans les Lignes directrices qui portent sur l’affectation au Canada, on peut lire que la mobilité et la permutabilité sont des conditions d’emploi et que, même si les préférences de l’employé sont importantes, une affectation peut ne pas correspondre à ces préférences. Cependant, les Lignes directrices ne communiquent pas d’éléments importants qui pourraient guider la gestion des affectations, comme les objectifs ministériels visés par le système d’affectation, les principes clés sous-tendant les décisions liées aux affectations et les résultats attendus du système d’affectation. Par exemple, les auditeurs sont d’avis qu’il serait bon que le processus d’affectation puisse s’appuyer sur des déclarations claires concernant l’objectif de placer la bonne personne dans le bon poste au bon moment et le principe voulant que les besoins ministériels sont prioritaires dans le processus décisionnel lié aux affectations. Le Ministère doit insister davantage sur l’importance de ces objectifs stratégiques et de ces principes clés auprès de tous les gestionnaires comme éléments clés de leurs décisions liées aux affectations. Par exemple, un instrument de politiques officielles pourrait  communiquer ces objectifs et principes, ce qui permettrait d’assurer leur prise en considération obligatoire dans les décisions liées aux affectations.

1re recommandation

Le sous-ministre adjoint, Secteur des ressources humaines, devrait veiller à ce que les objectifs stratégiques et les principes clés régissant la permutation et la mobilité du personnel soient clairement et systématiquement communiqués aux gestionnaires et aux employés afin que les décisions liées aux affectations reflètent les résultats attendus du Ministère.

2.3  Gouvernance et surveillance

Du fait que l’effectif permutant et mobile est unique en son genre, l’équipe de l’audit s’attendait donc à constater l’existence d’une structure ministérielle de gouvernance jouant un rôle actif de surveillance afin de s’assurer que les priorités ministérielles sont bien servies par le processus d’affectation.  Elle s’attendait également à ce que le Ministère se soit donné des indicateurs de rendement et une stratégie de collecte de données pour mesurer l’efficacité et l’efficience du système de permutation et de mobilité dans le cadre de rapports périodiques à la haute direction.

Après avoir examiné les mandats et les procès-verbaux de réunions et mené des entrevues, l’équipe de l’audit constate que les différents comités de la haute direction (le Comité de la gestion ministérielle, le Conseil exécutif et le comité composé des quatre sous-ministres) fournissent une orientation stratégique et sont impliqués dans nombreuses décisions importantes concernant la rotation et la mobilité.

L’équipe de l’audit a été informé que le rôle de surveillance au niveau opérationnel est joué par le comité consultatif sur les affectations (CCA).  Cependant, les auditeurs n’ont trouvé aucune preuve documentaire du mandat et des responsabilités de surveillance du CCA.  Après avoir mené des entrevues auprès de ses membres, l’équipe de l’audit a appris que le rôle du comité consultatif était de donner des conseils et de formuler des recommandations, à l’intention du directeur général, Affectations et gestion des bassins, qui a les pouvoirs délégués nécessaires pour l’affectation du personnel aux postes permutants et mobiles au Canada et à l’étranger. L’équipe de l’audit a également été informée que le mandat du comité avait été officieusement étendu et qu’il offrait aussi des conseils sur les problèmes qui touchent les employés permutants et mobiles avant la présentation d’options au sous-ministre ou au Conseil exécutif pour qu’ils prennent une décision. Bien que ce comité participe au processus décisionnel d’affectation de personnel aux postes permutants et mobiles, il n’a pas de mandat officiel de surveillance.

Concernant les indicateurs de rendement, l’audit a conclu qu’il y a du travail à faire pour élaborer et mettre en œuvre des mesures de rendement uniformes qui éclaireraient la mesure dans laquelle le système de permutation et de mobilité du personnel répond aux besoins opérationnels du Ministère. En particulier, des mesures liées au rendement harmonisées à l’objectif de « placer la bonne personne dans le bon poste au bon moment » permettraient de communiquer à la haute direction des rapports sur l’efficacité du système.

Au moment de l’examen de l’audit, les mesures du rendement et la collecte de données connexes étaient difficiles en raison de l’absence de moyen pour appuyer les décisions liées aux affectations et les résultats au fil du temps, et en faire le suivi.

2e recommandation

Le sous-ministre adjoint, Secteur des ressources humaines, devrait préciser le rôle de surveillance du CCA, y compris la nécessité de présenter des rapports à la haute direction, et s’assurer que le comité joue ce rôle de manière efficace.

3e recommandation

Le sous-ministre adjoint, Secteur des ressources humaines, devrait créer et mettre en œuvre un système de présentation de rapports sur la gestion du processus d’affectation à des postes permutants et mobiles afin que la haute direction soit mise au courant de la capacité et de l’efficacité du système d’affectation dans les postes permutants et mobiles pour répondre aux besoins opérationnels et stratégiques du Ministère.

2.4  Planification des ressources humaines

L’équipe de l’audit s’attendait à constater l’existence d’un plan ministériel de ressources humaines pour l’effectif permutant et mobile conforme au mandat et aux besoins stratégiques et opérationnels du Ministère.

Les projections en matière de ressources humaines

À partir de novembre 2014, la direction Affectations et gestion des bassins a commencé à préparer des projections en matière de permutation et de mobilité des ressources humaines, dans le but de maintenir la taille et la composition des divers bassins par groupe et niveau professionnels. Ces projections devaient être mises à jour chaque trimestre et être utilisées pour les demandes d’approbation des exercices d’embauche et de promotion. C’est une première étape vers l’établissement d’un outil de prévision.

Il faut cependant mentionner que ces projections présentent aussi certaines limites. D’abord, elles n’identifient que les groupes et niveaux professionnels dans lesquels on prévoit devoir doter des postes; elles ne décrivent pas les autres besoins, actuels et futurs, du Ministère en matière de compétences (au Canada et à l’étranger), comme les compétences en langues étrangères et les habiletés et connaissances spécifiques. Ensuite, les prévisions ne tiennent pas explicitement compte de l’évolution des besoins opérationnels du Ministère (p. ex. nouveaux accords commerciaux et accent accru sur certaines régions ou certains pays) et de son impact sur la composition des bassins de permutation et de mobilité.

Documentation sur les connaissances, compétences et habiletés des employés

L’équipe de l’audit s’attendait à constater que le Ministère, afin de jumeler efficacement chaque employé avec le poste auquel il convient le mieux, ait un moyen de consigner les connaissances, les compétences et les habiletés des employés et de les comparer aux caractéristiques des postes disponibles. Elle a cependant constaté qu’il n’existait pas de système organisé de documentation à long terme qui permette de jumeler efficacement les employés aux postes.

Cependant, en 2014, le Ministère a pris des mesures pour documenter systématiquement les profils des postes permutants, offrant ainsi un outil aux employés qui veulent prendre connaissance des exigences des postes ainsi que de l’expérience souhaitée. L’équipe de l’audit a passé en revue toutes les affectations affichées pour les catégories EX et FS pour les cycles d’affectation 2014 et 2015 à l’administration centrale afin de vérifier si des profils de postes connexes étaient disponibles et affichés. Aucun des postes EX affichés en 2014 ou 2015 n’avait de profil associé. Sur les postes FS examinés pour 2014, la majorité avait un profil de poste. En 2015, tous les postes FS examinés avaient un profil amélioré. Cette amélioration est attribuable à l’exigence imposée par la division des Affectations et de la gestion des bassins à tous les gestionnaires de fournir un profil de poste pour le cycle d’affectation 2015.

Faisant fond sur cette amélioration, les prochaines étapes consisteront à documenter les connaissances, l’expérience et les compétences des employés et à les jumeler au profil des postes. Dans le processus de sélection actuel, l’expérience et les compétences des employés figurent dans leur curriculum vitæ, mais ne sont pas consignées et tenues à jour par la Direction des affectations et de la gestion des bassins au-delà du processus d’affectation.   Comme les renseignements ne sont pas conservés dans une base de données normalisée et pourvue d’un outil de recherche, les directions chargées des affectations n’ont pas de moyen d’obtenir et de maintenir des connaissances sur les ressources disponibles en ce qui touche les compétences, les habiletés et les connaissances.

La Direction des affectations et de la gestion des bassins communs a informé l’équipe de l’audit que le Ministère passera sous peu à un système fondé sur les compétences, lequel, selon elle, permettra de déterminer plus clairement les exigences de chaque poste et de favoriser un meilleur jumelage des compétences et des exigences des postes.

4e recommandation

Le sous-ministre adjoint, Secteur des ressources humaines, devrait:

• a) Élaborer un processus démontrant que les connaissances, compétences, habiletés et expériences des employés sont comparées aux besoins opérationnels des postes pour affectation;
• b) Inclure dans le processus de planification des RH les besoins opérationnels actuels et futurs du Ministère pour les employés permutants et mobiles.

2.5  Documentation du processus d’affectation et décisions

Pour démontrer que les décisions en matière d’affectation sont appropriées, l’équipe de l’audit s’attendait à ce qu’il existe un système d’enregistrement structuré et complet des affectations aux postes permutants et mobiles. L’équipe s’attendait à trouver des dossiers d’affectation documentant tous les aspects du processus, de l’affichage des postes aux recommandations et aux décisions en matière d’affectation, en passant par la réception des demandes.

L’équipe de l’audit a examiné divers documents à partir de trois répertoires de données et en a conclu que la structure de consignation de l’information manquait de structure et de cohérence. Une structure trop lourde pourrait bien sûr nuire à l’efficacité des activités d’affectation (en augmentant la charge de travail), mais il importe de garantir une documentation structurée suffisante permettant aux responsables de fournir à la haute direction l’assurance que les besoins opérationnels du Ministère sont pris en compte de manière cohérente et appropriée dans les décisions relatives aux affectations. Toute solution envisagée devrait prendre en considération le coût et le temps requis.

5e recommandation

Le sous-ministre adjoint, Secteur des ressources humaines, devrait s’assurer que toutes les affectations à des postes permutants et mobiles sont bien documentées, notamment par une justification claire du lien entre les connaissances, les compétences et les habiletés d’un employé et les exigences du poste.

2.6  Équité et transparence du processus d’affectation

L’un des critères de l’audit était que le processus d’affectation à des postes permutants et mobiles devait respecter des valeurs du secteur public que sont l’équité et la transparence. Les auditeurs ont établi que le processus comporte des éléments qui contribuent à en démontrer l’équité et la transparence.  D’abord, les critères d’admissibilité des employés et l’ordre de priorité sont documentés et bien communiqués dans les lignes directrices sur les affectations à des postes permutants ou mobiles. Deuxièmement, la communication des possibilités d’affectation, le recrutement et les promotions se font de façon ouverte, en temps opportun. Troisièmement, le Ministère offre des séances d’information, des foires aux questions et des webinaires pour donner également à tous les employés la possibilité de poser des questions et de voir leur candidature examinée.

Cependant, la haute direction du Secteur des ressources humaines, d’anciens chefs de mission et des gestionnaires recruteurs ont informé l’équipe de l’audit du fait que certains membres du personnel ne trouvent peut-être pas le processus décisionnel d’affectation équitable et transparent. À cet égard, comme le processus est unique et touche un nombre considérable de membres du personnel, l’équipe de l’audit est d’avis que le Ministère devrait améliorer ses pratiques de documentation pour favoriser la transparence du processus (voir la section 2.5 plus haut). De plus les auditeurs sont également d’avis que continuer la mise en œuvre de l’approche axée sur les compétences dans le processus d’affectations ainsi que la mise en œuvre des recommandations contenues dans le présent rapport,  permettraient de répondre aux préoccupations touchant l’équité et la transparence.

3. Conclusion

La gestion de la permutation et de la mobilité du personnel est conçue et fonctionne de façon à permettre d’effectuer les affectations avec souplesse et en temps opportun pour répondre aux priorités opérationnelles ministérielles au Canada et à l’étranger.

L’audit a cependant permis de cerner des secteurs qui pourraient être améliorés pour augmenter l’efficacité et l’efficience du système de permutation et de mobilité:

• Communication claire et systématique des objectifs stratégiques visés par le Ministère à travers son système d’affectation du personnel, ainsi que les principes clés régissant la prise de décisions concernant les affections.
• S’assurer que les responsabilités de surveillance du cadre de gestion de la permutation et de la mobilité soient effectivement remplies.
• Mise en œuvre d’un système de présentation de rapports sur la gestion du processus d’affectation à des postes permutants et mobiles.
• Améliorer la planification des ressources humaines.
• Élaborer un système qui permet l’harmonisation des besoins opérationnels du Ministère avec les connaissances, les compétences, les habiletés et l’expérience des employés permutants et mobiles.
• Améliorer la documentation des processus d’affectation à des postes permutants et mobiles.

Annexe A : À propos de l’audit

L’audit avait pour objectif de fournir l’assurance que la gestion de la permutation et de la mobilité du personnel était efficace, efficiente et conforme aux valeurs de la fonction publique.

Portée de l’audit

L’audit portait notamment sur les éléments suivants :

• les systèmes de permutation et de mobilité de l’ancienne Agence canadienne de développement international et de l’ancien ministère des Affaires étrangères et du Commerce international, et les initiatives d’intégration menées dans le cadre de la fusion, qui a donné naissance au ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement;
• les ressources humaines et les transactions financières relatives à la permutation et à la mobilité du personnel pendant les exercices 2013-2014 et 2014-2015, réalisées avant le 31 janvier 2015.

Le processus de sélection des chefs de missions diplomatiques a été exclu de cet audit.

Critères de l’audit

Les critères suivants ont servi à cet audit; ils sont fondés sur les risques repérés lors de la planification et sur un examen des contrôles de gestion de base élaborés par le Bureau du contrôleur général du Canada.

1. Le Ministère s’est doté d’un système de permutation et de mobilité qui favorise le jumelage des compétences et des besoins opérationnels.
2. Il existe une structure de gouvernance adéquate pour assurer la surveillance et le suivi de la gestion de la permutation et de la mobilité.
3. Le processus d’affectation du Ministère est conçu de façon à optimiser l’utilisation des ressources et il est appuyé par une capacité et des outils adéquats.
4. Il existe une planification intégrée des finances et des ressources humaines ainsi qu’une saine gestion des budgets relatifs à la permutation et à la mobilité.
5. Les affectations à des postes permutants et mobiles respectent les valeurs de la fonction publique que sont l’équité et la transparence.

Approche et méthodologie

Les auditeurs ont utilisé les méthodes d’audit suivantes :

• Description détaillée et analyse des contrôles de procédés pour repérer les principaux contrôles, en évaluer l’efficacité et souligner toute lacune ou économie potentielle;
• Analyse de données (ressources humaines et finances) pour déterminer les tendances, les données aberrantes et les secteurs de risque potentiel;
• Analyse des causes premières pour déterminer les raisons des non-conformités, des erreurs d’interprétation ou des incohérences – le cas échéant;
• Entrevues avec les directeurs, les gestionnaires recruteurs et les spécialistes des finances et des ressources humaines pour comprendre les principaux risques et possibilités;
• Examen et analyse de la documentation pour vérifier si les renseignements et les directives sont suffisants;
• Entrevues pour confirmer les diagrammes de processus, la documentation et le système d’affectation à des postes permutants et mobiles.

La phase d’exécution de l’audit a été menée de janvier à avril 2015.

Annexe B : Tableaux de distribution des postes permutants et mobiles

Annexe C : Plan d’action de la gestion

Recommandation découlant de l’audit

1. Le sous-ministre adjoint, Secteur des ressources humaines, devrait veiller à ce que les objectifs stratégiques et les principes clés régissant la permutation et la mobilité du personnel soient clairement et systématiquement communiqués aux gestionnaires et aux employés afin que les décisions liées aux affectations reflètent les résultats attendus du Ministère.

Mesure de la direction

Le SMA/RH (HCM) a commencé la mise en œuvre d’un nouveau cadre de gestion de ressources humaines fondée sur les compétences – adoptée par les Sous-Ministres (SM) en juillet 2015. Cette approche facilitera l’atteinte des objectifs et des orientations stratégiques du Ministère fusionné en utilisant la permutation et la mobilité comme outil. Quand cette approche sera complétement mise en œuvre dans plusieurs années avenir, elle fera la promotion du perfectionnement de l’effectif en conformité avec les compétences de leadership de la fonction publique et les besoins urgents liées à la mission du Ministère. L’approche fondée sur les compétences est utilisé au recrutement, à la formation, aux affectations, à la gestion du talent et à la promotion. Sa mise en œuvre fait déjà partie des engagements au titre de l’Entente de Rendement des employés EX du Ministère.

La mise en œuvre s’effectue en étroite collaboration avec les structures de gouvernance, et les étapes sont régulièrement communiquées. Des rapports seront fournis aux Sous-Ministres au fil du temps.

Secteur responsable

HCM par la voie de HFD

Date d’achèvement prévue

Complété

Recommandation découlant de l’audit

2. Le sous-ministre adjoint, Secteur des ressources humaines, devrait préciser le rôle de surveillance du Comité consultatif sur les affectations, y compris la nécessité de présenter des rapports à la haute direction, et s’assurer que le comité s’acquitte de ce rôle d’une manière efficace.

Mesure de la direction

Le mandat du comité consultatif sur les affectations (CCA) a été adopté. Les membres du CCA représentent tous les secteurs and leurs chefs hiérarchiques. Les minutes des décisions du CCA sont consignées pour chaque réunion. Le CCA se rapporte au Directeur général de HFD qui est redevable en ce qui concerne les affectations jusqu’au niveau EX2.

Les principes clés d’affectation sont maintenant incorporés dans le mandat du CCA en support à la 1ère recommandation.

Secteur responsable

HCM

Date d’achèvement prévue

Complété

Recommandation découlant de l’audit

3. Le sous-ministre adjoint, Secteur des ressources humaines, devrait créer et mettre en œuvre un système de présentation de rapports sur la gestion du processus d’affectation à des postes permutants et mobiles afin que la haute direction soit mise au courant de la capacité et de l’efficacité du système d’affectation dans les postes permutants et mobiles pour répondre aux besoins opérationnels et stratégiques du Ministère.

Mesure de la direction

Des profils complets, y compris les compétences, seront préparés pour le personnel et les postes. Cette information permettra l’établissement régulier de rapports complets sur le processus de permutation et de mobilité à l’intention de la direction. L’information sera rendue disponible au moyen d’un système de saisie de données à faible coût, géré par HFP. HFP envisagera la possibilité d’intégrer le système à Strategia, ou d’autres systèmes ministériels (ou du Gouvernement du Canada) ou d’autres outils de planification qui pourraient aider dans la prise de mesure sur l’efficacité du système.

Secteur responsable

HFP

Date d’achèvement prévue

Octobre 2016

Recommandation découlant de l’audit

4. Le sous-ministre adjoint, Secteur des ressources humaines, devrait :

• Élaborer un processus démontrant que les connaissances, compétences, habiletés et expériences des employés sont comparées aux besoins opérationnels des postes pour affectation;
• Inclure dans le processus de planification des ressources humaines les besoins opérationnels actuels et futurs du Ministère.

Mesure de la direction

Comme l’explique la réponse de la direction 1, HCM mettra en œuvre une approche fondée sur les compétences qui permettra de recourir :

• a) Aux profils des compétences par poste pour comparer de façon raisonnable les postes aux compétences, à l’expérience et aux aptitudes des employés. D’autres critères d’affection y compris les besoins opérationnels, les affectations à des fins de développement, les principes de bonne gestion et autres, seront pris en considération.
• b) À une analyse des écarts de compétences afin d’assurer une planification cohérente du recrutement, des affectations, de la promotion, de la formation et de la gestion du talent pour les employés mobiles et permutants.

Secteur responsable

HFP

Date d’achèvement prévue

Novembre 2016

Recommandation découlant de l’audit

5. Le sous-ministre adjoint, Secteur des ressources humaines, devrait s’assurer que toutes les affectations à des postes permutants et mobiles sont bien documentées, notamment par une justification claire du lien entre les connaissances, les compétences et les habiletés d’un employé et les exigences du poste.

Mesure de la direction

HCM a fait passer à InfoBanque le classement des affectations pour les employés mobiles ou permutants. Dans la structure des dossiers de HFP, le dossier d’affectation électronique d’un employé compte maintenant tous les documents relatifs aux décisions et aux processus entrepris. Une fois créés, les profils de compétences des employés seront aussi stockés sur InfoBanque, en prévision de l’éventuelle migration vers le dépôt centralisé GCDocs. Les justifications concernant les décisions relatives aux affectations seront ainsi plus faciles d’accès. Les justifications des décisions individuelles d’affectations ne seront pas consignées en détails puisque les affections ne sont pas des nominations et ne devraient pas être considérées comme telles.

Secteur responsable

HFP

Date d’achèvement prévue

Octobre 2016