Évaluation des bureaux commerciaux du Canada en Chine – Rapport sommaire

Évaluation des bureaux commerciaux du Canada en Chine Rapport complet

Pourquoi est-ce important?

En 2007 et en 2013, le Canada a étendu son Service des délégués commerciaux (SDC) en créant des bureaux commerciaux (BCC) de deux personnes dans les marchés émergents que sont la Chine, le Brésil et l’Inde. Les bureaux commerciaux ont permis au Canada d’être plus présent pour aider les entreprises canadiennes à cerner les occasions d’affaires au sein des principaux marchés secondaires et à les saisir.

Les dix BCC situés en Chine connaissent un déficit structurel chaque année depuis l’exercice 2010-2011.
Il s’agit de la première évaluation des BCC en Chine depuis que la Corporation commerciale canadienne (CCC) a pris en charge les activités pendant l’exercice 2009-2010.

La présente évaluation était axée sur le rendement des BCC en Chine et certaines observations secondaires ont été formulées concernant le modèle en Inde et au Brésil.

Aspects évalués

Efficacité des BCC à contribuer à la promotion et à la croissance du commerce et des investissements.
Efficacité de l’approche en matière d’utilisation des ressources des BCC.
Efficacité des approches organisationnelles et des approches en matière de gouvernance des BCC et du Service des délégués commerciaux.

Questions de l’évaluation

Dans quelle mesure les BCC contribuent efficacement à la promotion et à la croissance du commerce et des investissements?

Les BCC ont-ils obtenu les résultats attendus?
Les BCC ont-ils été en mesure d’intervenir ou de chercher des occasions dans les villes de second rang?

Dans quelle mesure l’approche en matière d’utilisation des ressources des BCC est efficace?

Les ressources sont-elles affectées efficacement aux missions et au réseau des BCC?
A-t-il été possible d’adapter le modèle actuel des BCC?
Existent-t-ils d’autres approches permettant aux délégués commerciaux d’offrir leurs services dans les villes de second rang?

Dans quelle mesure les approches organisationnelles et les approches en matière de gouvernance des BCC et des délégués commerciaux sont efficaces?

Le modèle des BCC est-il efficace pour appuyer le Service des délégués commerciaux dans le pays?
Quel type et quel degré de soutien l’Administration centrale d’AMC et les missions en Chine doivent-elles fournir?

Portée de l’évaluation : 2011-2012 à 2016-2017
Financement total de la Stratégie commerciale mondiale (SCM) et du Plan d’action sur les marchés mondiaux (PAMM) : 9,55 M$
Fonds supplémentaires d’OGM (déficit) : 2,74 M$
Sources de données
- Entrevues (n=114)
- Visites sur le terrain (n=13 en Chine et en Inde)
- Examen des dossiers et des documents
- Données de la base de données TRIO2 (2013 et les années subséquentes)
- Sondage sur la satisfaction des clients du SDC
Fin de l’évaluation : avril 2017

Constatations de l’évaluation

Rendement

Les BCC bonifient les services des délégués commerciaux en Chine. Cela dit, leur contribution à la croissance du commerce et des investissements ne peut pas être quantifiée avec exactitude, car l’information n’a pas été consignée de manière uniforme ou exhaustive. Les résultats sur le rendement ont montré que les services offerts par les bureaux étaient axés sur les fondements du SDC et que les bureaux ne comptaient pas sur les entretiens téléphoniques pour générer des services. Dans l’ensemble, les clients étaient très satisfaits de leur travail. La planification des résultats attendus et des indicateurs de rendement clés (IRC) doit encore être harmonisée aux plans d’activités de chaque BCC. De plus, les réussites que connaissent chaque BCC n’étaient pas consignées de manière uniforme au cours des derniers exercices financiers. Le réseau commercial de la Chine a enregistré les réussites de façon plus large, allant au-delà de la définition utilisée par la Direction des systèmes et des analyses d’AMC pour considérer les opportunités poursuivies comme des réussites.
La valeur des BCC ne se limite pas aux services et aux résultats définis dans les IRC. TRIO2 (le système de gestion des relations avec les clients d’AMC) ne consignait que partiellement les travaux du SDC réalisés par les BCC. Ils ont appuyé des visites de haut niveau, ont authentifié des contacts locaux, ce qui peut nécessiter des efforts considérables, et ont transmis régulièrement des renseignements sur le marché aux missions du Canada en Chine. Les travaux visant à répondre aux besoins plus généraux des autres missions du Canada en Chine ne sont pas consignés dans TRIO. En outre, le contexte commercial de la Chine accorde beaucoup de valeur aux relations et aux réseaux. Il est donc essentiel que des BCC soient présents dans les marchés de second rang puisqu’il faut déployer des efforts pour établir et entretenir ces relations. Cette situation se reflétait dans les types de visites que les BCC effectuaient chez des contacts gouvernementaux et non gouvernementaux ainsi que du secteur privé.
Certains obstacles rencontrés par les BCC de la Chine sont systémiques. Des risques et des obstacles additionnels liés au réseau commercial de la Chine subsisteront tant qu’il n’y aura pas de solutions adaptées pour les régler. Il importe de souligner que certaines mesures ont été prises pour adapter les activités, ce qui témoigne des efforts déployés pour améliorer l’utilisation des ressources dans les domaines sélectionnés. La gestion a notamment été décentralisée en 2016 et des délégués commerciaux adjoints ont été assignés pour soutenir le secteur de l’éducation. Néanmoins, les occasions de trouver des solutions à certains problèmes n’ont pas encore été exploitées au maximum.
L’exploitation des BCC a entraîné un déficit. Les coûts réels afférents au programme de BCC en Chine ont dépassé les fonds disponibles dès le début du programme. L’augmentation des coûts associés au programme était attribuable à plusieurs facteurs, notamment l’inflation, la variation du taux de change, la hausse des salaires et les frais de gestion. Les responsables du programme ont pallié la lacune en matière de financement par la réaffectation de ressources internes tandis qu’ils cherchaient des moyens plus durables de combler le déficit. Ils ont notamment travaillé avec la CCC afin de réduire les coûts, obtenu le statut de cadre quasi législatif (la norme pour les missions à l’étranger afin de se protéger de la fluctuation du taux de change et de l’inflation) et tenté d’obtenir un financement additionnel.
Affaires mondiales Canada a tenté d’établir un modèle fondé sur deux employés recrutés sur place (ERP) qui est considéré comme standard et qui change peu au fil du temps. Bien que le modèle de BCC soit perçu comme flexible et adaptable, dans les faits, peu de flexibilité et d’adaptabilité ont été observées. Il importe de souligner qu’un certain nombre de pays aux vues similaires offrent des services commerciaux semblables dans les marchés de second rang de la Chine. La plupart de leurs bureaux commerciaux sont généralement concentrés dans les mêmes lieux que les BCC. Même si tous les modèles possèdent des avantages et des inconvénients, les intervenants ont affirmé que le modèle canadien actuel se compare favorablement aux autres modèles.

Nos recommandations

Recommandation	Réponse et plan d’action liés au Programme
Recommandation 1 : Le réseau commercial de la Chine devrait utiliser pleinement les outils nouveaux et existants afin de mieux intégrer les BCC au programme commercial du pays. Élaborer et définir une structure de gouvernance du réseau commercial de la Chine qui inclut les BCC. Utiliser pleinement les outils pour combler les lacunes afin d’améliorer l’efficacité et l’intégration des BCC au Ministère (p. ex. site extranet de la CCC, GRC). Améliorer la qualité et l’actualité des rapports sur les IRC afin que les résultats puissent être suivis et transmis avec succès selon le BCC.	En accord. En collaboration avec les missions et la CCC, la Direction de la Chine élargie (OPC) élaborera une structure de gouvernance et des responsabilités indiquant comment les missions centrales peuvent interagir avec les BCC. Il devrait ainsi être plus facile pour les BCC de rediriger les questions et les agents permutants pourront se familiariser avec le réseau des BCC pendant les changements cycliques. La Direction de la Chine élargie (OPC), avec l’aide de la Direction Systèmes et analyses (BTB) et de la Direction d’appui au Service des délégués commerciaux (BTR), s’emploiera à trouver des solutions adaptées à un réseau de la Chine élargie intégré. Lorsque les fonds auront été garantis, la Direction de la Chine élargie (OPC) prévoit une mise en œuvre complète du système de gestion des relations avec la clientèle de la CCC qui devrait rationaliser le suivi des IRC et la saisie dans TRIO2. La Direction de la Chine élargie (OPC) s’efforcera d’améliorer la répartition des ressources ministérielles dans les BCC en utilisant le portail extranet en ligne de la CCC. Parmi les renseignements communiqués pourraient figurer, sans toutefois s’y limiter, des profils sectoriels, des rapports sur les capacités du Canada ainsi que du matériel promotionnel. De plus, il y aura une amélioration des cibles en matière d’IRC pour les cycles annuels de planification dans Strategia.
Recommandation 2 : Le réseau commercial de la Chine devrait explorer des options flexibilité et d’adaptabilité afin d’optimiser les services dans ses marchés dynamiques. Envisager la flexibilité et l’adaptabilité en ce qui a trait à la distribution du personnel et à l’emplacement des BCC. Reconnaître et mettre à profit les efforts déployés par le personnel des BCC pour appuyer la croissance du commerce et des investissements du Canada, lesquels efforts ne sont pas pris en compte aux fins des IRC.	En accord. La Direction de la Chine élargie (OPC) continuera de chercher une solution durable pour améliorer la situation financière du programme des BCC. Lorsque les finances des BCC seront équilibrées, ceux-ci devraient avoir plus de facilité à envisager la flexibilité et l’adaptabilité du programme. La Direction de la Chine élargie (OPC) est prêt à envisager les transferts de ressources des bureaux où la demande est plus faible vers les bureaux où elle est plus élevée, les accords sur la mobilité des travailleurs et les réinstallations, qui seraient tous réalisés de manière à ne pas entraîner de coûts supplémentaires. La Direction de la Chine élargie (OPC) examine des méthodes autres que les IRC, comme le résultat « les BCC appuient les visites de haut niveau », pour mesurer les efforts déployés par les BCC à titre de mesures de rendement « non traditionnelles ».
Recommandation 3 : Le réseau commercial de la Chine devrait chercher des possibilités appropriées sur le plan du leadership et de l’apprentissage pour les BCC en vue de renforcer le réseau.	En accord. Le programme Greater China (OPC) explorera diverses options pour offrir aux agents des OTC des possibilités d'apprentissage et de formation supplémentaires. Des opportunités neutres en termes de coûts et d'autres options seront explorées. Le Programme de la Chine élargie veillera à ce que les agents des OTC puissent participer aux principales foires commerciales régionales avec le personnel de la mission, explorer les possibilités d'emploi temporaire, les séminaires de formation en ligne, le mentorat des agents concernés et les agents canadiens. Enfin, les options offertes aux agents des OTC pour qu'ils reçoivent une formation plus vaste à l'intention des délégués commerciaux, à l'image de ce que reçoivent leurs homologues dans d'autres pays, seront examinées sous réserve d'un financement supplémentaire.

Recommandation

Réponse et plan d’action liés au Programme

Recommandation 1 : Le réseau commercial de la Chine devrait utiliser pleinement les outils nouveaux et existants afin de mieux intégrer les BCC au programme commercial du pays.

Élaborer et définir une structure de gouvernance du réseau commercial de la Chine qui inclut les BCC.
Utiliser pleinement les outils pour combler les lacunes afin d’améliorer l’efficacité et l’intégration des BCC au Ministère (p. ex. site extranet de la CCC, GRC).
Améliorer la qualité et l’actualité des rapports sur les IRC afin que les résultats puissent être suivis et transmis avec succès selon le BCC.

En accord. En collaboration avec les missions et la CCC, la Direction de la Chine élargie (OPC) élaborera une structure de gouvernance et des responsabilités indiquant comment les missions centrales peuvent interagir avec les BCC. Il devrait ainsi être plus facile pour les BCC de rediriger les questions et les agents permutants pourront se familiariser avec le réseau des BCC pendant les changements cycliques. La Direction de la Chine élargie (OPC), avec l’aide de la Direction Systèmes et analyses (BTB) et de la Direction d’appui au Service des délégués commerciaux (BTR), s’emploiera à trouver des solutions adaptées à un réseau de la Chine élargie intégré. Lorsque les fonds auront été garantis, la Direction de la Chine élargie (OPC) prévoit une mise en œuvre complète du système de gestion des relations avec la clientèle de la CCC qui devrait rationaliser le suivi des IRC et la saisie dans TRIO2. La Direction de la Chine élargie (OPC) s’efforcera d’améliorer la répartition des ressources ministérielles dans les BCC en utilisant le portail extranet en ligne de la CCC. Parmi les renseignements communiqués pourraient figurer, sans toutefois s’y limiter, des profils sectoriels, des rapports sur les capacités du Canada ainsi que du matériel promotionnel. De plus, il y aura une amélioration des cibles en matière d’IRC pour les cycles annuels de planification dans Strategia.

Recommandation 2 : Le réseau commercial de la Chine devrait explorer des options flexibilité et d’adaptabilité afin d’optimiser les services dans ses marchés dynamiques.

Envisager la flexibilité et l’adaptabilité en ce qui a trait à la distribution du personnel et à l’emplacement des BCC.
Reconnaître et mettre à profit les efforts déployés par le personnel des BCC pour appuyer la croissance du commerce et des investissements du Canada, lesquels efforts ne sont pas pris en compte aux fins des IRC.

En accord. La Direction de la Chine élargie (OPC) continuera de chercher une solution durable pour améliorer la situation financière du programme des BCC. Lorsque les finances des BCC seront équilibrées, ceux-ci devraient avoir plus de facilité à envisager la flexibilité et l’adaptabilité du programme. La Direction de la Chine élargie (OPC) est prêt à envisager les transferts de ressources des bureaux où la demande est plus faible vers les bureaux où elle est plus élevée, les accords sur la mobilité des travailleurs et les réinstallations, qui seraient tous réalisés de manière à ne pas entraîner de coûts supplémentaires. La Direction de la Chine élargie (OPC) examine des méthodes autres que les IRC, comme le résultat « les BCC appuient les visites de haut niveau », pour mesurer les efforts déployés par les BCC à titre de mesures de rendement « non traditionnelles ».

Recommandation 3 : Le réseau commercial de la Chine devrait chercher des possibilités appropriées sur le plan du leadership et de l’apprentissage pour les BCC en vue de renforcer le réseau.

En accord. Le programme Greater China (OPC) explorera diverses options pour offrir aux agents des OTC des possibilités d'apprentissage et de formation supplémentaires. Des opportunités neutres en termes de coûts et d'autres options seront explorées. Le Programme de la Chine élargie veillera à ce que les agents des OTC puissent participer aux principales foires commerciales régionales avec le personnel de la mission, explorer les possibilités d'emploi temporaire, les séminaires de formation en ligne, le mentorat des agents concernés et les agents canadiens. Enfin, les options offertes aux agents des OTC pour qu'ils reçoivent une formation plus vaste à l'intention des délégués commerciaux, à l'image de ce que reçoivent leurs homologues dans d'autres pays, seront examinées sous réserve d'un financement supplémentaire.

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Date de modification:: 2018-09-10

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