Note d’orientation no 1 : Transparence et confidentialité : Note d’orientation à l’intention des participants au processus d’examen du Bureau du conseiller en responsabilité sociale des entreprises (RSE) de l’industrie extractive

Accessible, efficace, indépendant, prévisible, réceptif, transparent

Bureau du conseiller en responsabilité sociale des entreprises (RSE) de l’industrie extractive
Gouvernement du Canada

Les opinions exprimées dans le présent document sont celles du Bureau du conseiller en RSE de l’industrie extractive.

Le Bureau assume la responsabilité de toute erreur ou omission.

Septembre 2012

Transparence et confidentialité : Note d’orientation à l’intention des participants au processus d’examen

Le Bureau du conseiller en RSE de l’industrie extractive du gouvernement du Canada s’est engagé à faire de la transparence l’un de ses principaux principes directeurs. Mais nous reconnaissons que la confidentialité des renseignements que nous transmettent les participants est aussi très importante. Par conséquent, si nous nous efforçons de rendre notre processus d’examen transparent, il est très important pour nous de protéger la confidentialité des renseignements sensibles qui peuvent nous être communiqués.

Le Bureau faisant partie du gouvernement du Canada, notre façon de traiter l’information répond à certaines lois.

Le Bureau du conseiller en RSE de l’industrie extractive fait partie du gouvernement du Canada et est, par conséquent, assujetti à deux lois – la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels (tout comme c’est le cas pour tous les autres bureaux du gouvernement du Canada avec lesquels vous pourriez faire affaire). À ce titre, tous les documents recueillis ou créés par le Bureau pourraient faire l’objet de demandes présentées en vertu des deux lois.

La présente note d’orientation aide les participants éventuels au processus d’examen à déterminer comment ces lois pourraient les toucher.

Loi sur l’accès à l’information

Tout citoyen canadien, résident permanent ou toute personne ou entreprise présente au Canada a le droit de demander de consulter l’information comprise dans les documents du gouvernement du Canada. En d’autres mots, toute personne ou entreprise au Canada peut déposer une demande auprès du gouvernement du Canada et obtenir des renseignements sur le sujet de sa demande contenus dans les dossiers du gouvernement du Canada, y compris les dossiers du Bureau.

Loi sur la protection des renseignements personnels 

Tout citoyen canadien, résident permanent ou toute personne présente au Canada a le droit de consulter les renseignements personnels à son sujet détenus par le gouvernement du Canada, sous réserve de quelques exceptions limitées et précises. Vous n’avez pas le droit d’obtenir les renseignements personnels des autres.

AVIS DE CONFIDENTIALITÉ À L’INTENTION DES PARTICIPANTS AU PROCESSUS D’EXAMEN

Les renseignements personnels recueillis dans le cadre du processus d’examen seront utilisés afin de permettre au Bureau du conseiller en RSE de l’industrie extractive d’entrer en contact avec le demandeur et la partie intimée, de déterminer l’admissibilité de la demande d’examen (demande écrite), ainsi que de mener à bien l’examen. L’identité du demandeur et de la partie intimée sera publiée dans le Registre des demandes d’examen en ligne. Un demandeur peut déposer une requête pour que son identité ne soit pas affichée dans le Registre en ligne. L’identité du demandeur sera communiquée à la partie intimée, sous réserve des demandes de confidentialité. L’identité des parties au processus d’examen sera divulguée au Point de contact national du Canada. Ces renseignements seront protégés conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels du gouvernement fédéral et se trouvent dans le Répertoire de renseignements personnels d’InfoSource sous le numéro MAECI PPU 906.

Le Bureau est assujetti aux lois sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels : pouvez-vous préserver la confidentialité de ces renseignements?

Des copies des documents conservés par le Bureau peuvent être demandées par les membres du public en vertu des lois sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels. Mais les documents ne sont pas toujours rendus publics. Les renseignements demandés sont susceptibles d’être visés par une exception et/ou exclusion en vertu des deux lois. Par exemple, les renseignements suivants sont normalement protégés de la divulgation publique :

  • Les « renseignements personnels » sont normalement protégés de la divulgation publique, par exemple :
    • l’adresse domiciliaire, la date de naissance, la religion, la race ou l’origine ethnique d’une personne;
    • l’historique financier, médical, criminel ou professionnel d’une personne;
    • les opinions et points de vue personnels des personnes (sauf s’il s’agit de fonctionnaires)
  • les renseignements dont la divulgation risquerait de nuire à la sécurité des personnes sont normalement protégés de la divulgation publique;
  • les renseignements confidentiels de nature commerciale relatifs à une tierce partie sont normalement protégés de la divulgation publique.

Au début du processus d’examen, on ne vous demandera jamais de communiquer des renseignements confidentiels, et vous ne devriez pas en fournir. Même si nous ne pouvons pas accepter de demande d’examen anonyme, vous pouvez nous demander de conserver votre nom et vos renseignements personnels à l’abri du public. Cela signifie que nous ne les afficherons pas sur notre site Web et que nous ne les utiliserons pas dans les documents publics.

Pendant les étapes ultérieures du processus d’examen, les parties peuvent convenir d’échanger des renseignements, y compris des renseignements personnels et des renseignements sensibles de nature commerciale, entre elles et avec le Bureau. Elles pourraient souhaiter que ces renseignements ne soient transmis à nulle autre partie. L’ensemble des renseignements recueillis par le Bureau n’est pas rendu public en vertu des lois sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels. Vous trouverez plus d’information à cet égard bien avant qu’on ne vous demande de communiquer de l’information potentiellement confidentielle.

Quel type de renseignements va-t-on me demander de communiquer dans le cadre du processus d’examen?

Il existe deux types de renseignements dont la communication suscite généralement des préoccupations : 1) leurs renseignements personnels et 2) leurs renseignements sensibles de nature commerciale.

Pendant les étapes initiales du processus d’examen, aucun renseignement confidentiel ne sera communiqué au Bureau. Ne communiquez que des renseignements publics dans votre demande initiale et dans toutes les conversations ou échanges de renseignements ultérieurs.

Toutefois, plus tard au cours du processus, il pourrait être utile, pour les participants, d’échanger des renseignements confidentiels avec le Bureau et entre eux, afin d’engager un dialogue constructif. Le type de renseignements que vous pourriez vouloir communiquer et la manière de le faire vous seront indiqués en détail avant toute demande d’information. Vous serez en mesure de bien comprendre les incidences que pourrait avoir le fait de communiquer ces renseignements, et décider volontairement si vous voulez communiquer les renseignements.

Est-ce que mes renseignements personnels demeureront confidentiels, ou pourraient-ils être rendus publics?

Les renseignements personnels, tels que votre adresse, date de naissance, sexe, les points de vue et opinions d’une autre personne à votre égard, les données financières et les antécédents professionnels, ne font pas généralement l’objet d’une divulgation publique en vertu d’une demande d’accès à l’information. Ces renseignements personnels sont normalement protégés de la divulgation publique et seulement échangés ou divulgués avec votre consentement, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels (certaines exclusions s’appliquent; veuillez communiquer avec nous pour obtenir de plus amples renseignements).

Les renseignements devant être protégés de la divulgation publique comprennent ceux qui, s’ils étaient communiqués, pourraient menacer la sécurité d’une personne.

Mes renseignements sensibles de nature commerciale demeureront-ils confidentiels ou pourraient-ils être divulgués au public?

Une demande d'accès à l'information pourrait comprendre des demandes de renseignements confidentiels de nature commerciale (relatifs à une tierce partie). Si une telle demande est reçue et que les documents ont été créés par votre entreprise, une consultation avec votre entreprise sera effectuée. Votre entreprise aura la possibilité de présenter des observations sur les raisons pour lesquelles les renseignements ne devraient pas être divulgués au public. Normalement, les renseignements qu’une entreprise traite constamment comme confidentiels ne seront pas divulgués au public.

Aucune information confidentielle ne sera communiquée au cours des premières étapes du processus d’examen, et vous aurez l’occasion de mieux connaître l’incidence que pourrait avoir sur vous la communication de renseignements confidentiels bien avant qu’on ne vous demande de communiquer quoi que ce soit.