Audit des directives sur le service extérieur – Études

Rapport final

Affaires mondiales Canada
Bureau du dirigeant principal de l’audit

Date de dépôt :
Décembre 2019

Sigles et symboles

EC

Employés canadiens

PPSC

Point de prestation des services communs

ACMA

Agent consulaire de la mission adjoint

DSE

Directive sur le service extérieur

CDM

Chef de mission

ERP

Employés recrutés sur place

ACM

Agent consulaire de la mission

CNM

Conseil national mixte

Sommaire

Conformément au Plan d’audit axé sur le risque 2019-2020 d’Affaires mondiales Canada, qui a été approuvé, le Bureau du dirigeant principal de la vérification a effectué l’audit des DSE – Études.

Pourquoi est-ce important?

Le gouvernement du Canada est constitué d’employés qui travaillent au Canada, d’employés recrutés sur place (ERP) et d’employés canadiens (EC) qui travaillent à l’étranger. Ces employés canadiens sont des fonctionnaires fédéraux qui occupent des postes par rotation dans des missions partout dans le monde. En plus de leur salaire, les employés canadiens sont admissibles à des indemnités et à des avantages sociaux pendant leur affectation à l’étranger en vertu du pouvoir juridique des DSE. Les directives s’appuient sur trois principes : la comparabilité avec le mode de vie au Canada, les incitatifs à travailler à l’étranger et les besoins liés au programme. Les DSE sont élaborées conjointement par les agents négociateurs et les employeurs de la fonction publique au CNM de la fonction publique du Canada. Les DSE font partie intégrante des conventions collectives des employés et font l’objet d’un examen cyclique. À la suite de l’examen cyclique, de nouvelles DSE sont entrées en vigueur le 1er avril 2019.

En 2018-2019, Affaires mondiales Canada a versé environ 157 millions de dollars au titre des DSE. Ces paiements comprenaient environ 35 millions de dollars pour les DSE liées aux études. Les dépenses pour les DSE liées aux études ont augmentées de façon constante au cours des trois derniers exercices. 

Points examinés

Le présent audit avait pour but de déterminer si les principaux contrôles relatifs à la gestion des DSE liées aux études étaient en place et s’ils fonctionnent bien. L’audit portait spécifiquement sur les opérations des DSE liées aux études, notamment les DSE 30.7, 32, 33, 34 et 35. On a vérifié un échantillon des opérations allant du 1er avril 2018 au 31 mars 2019. L’audit a également examiné les processus et les mesures de gestion pour intégrer et communiquer les modifications apportées aux DSE liées aux études depuis le 1er avril 2019. L’annexe B présente des renseignements détaillés sur l’objectif, la portée et les critères de l’audit.

Constatations

Les contrôles clés sur le paiement des DSE liées aux études sont en place et fonctionnent généralement bien. Il existe toutefois des possibilités d’améliorer l’administration des transactions et les pratiques de surveillance.

Recommandations

1. Le sous-ministre adjoint, Ressources humaines, devrait s’assurer que les DSE administrées par les missions et les PPSC sont conformes aux directives du CNM, à la délégation des pouvoirs financiers et aux procédures ministérielles;
2. Le sous-ministre adjoint, Ressources humaines, devrait préciser les rôles et les responsabilités liés à la surveillance des DSE traitées dans les missions et s’assurer qu’on fournit une formation et un soutien suffisants aux personnes qui effectuent la surveillance.

Énoncé de conformité

Cet audit a été effectué conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institut des auditeurs internes de même qu’à la Politique et à la Directive du Conseil du Trésor sur la vérification interne, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité. Les procédés d’audit appliqués et les éléments de preuve recueillis sont suffisants et appropriés pour étayer l’exactitude des constatations et des conclusions et pour fournir un niveau d’assurance correspondant à un audit. Les constatations et les conclusions reposent sur une comparaison entre les conditions qui existaient au moment de l’audit et les critères d’audit préétablis convenus avec la direction. Elles ne s’appliquent qu’à l’entité examinée pour la période visée par l’audit.

1. Contexte

Conformément au Plan d’audit axé sur le risque 2019-2020 d’Affaires mondiales Canada, qui a été approuvé, le Bureau du dirigeant principal de l’audit a effectué l’audit des Directives sur le service extérieur (DSE) – Études. L’objectif de cet audit était de déterminer si les contrôles clés relatifs au paiement des DSE liées aux études sont en place et fonctionnent efficacement.

Le gouvernement du Canada est constitué d’employés qui travaillent au Canada, d’ERP et d’employés canadiens qui travaillent à l’étranger. Ces employés canadiens sont des fonctionnaires fédéraux qui changent de postes par rotation dans 178 missions situées dans 110 pays^{Note de bas de page 1}. En plus de leur salaire, ces employés sont admissibles à des indemnités et à des avantages sociaux pendant leur affectation à l’étranger en vertu du pouvoir juridique des DSE. Les directives s’appuient sur trois principes : la comparabilité avec le mode de vie au Canada, les incitatifs à travailler à l’étranger et les besoins liés au programme. Les dispositions des directives tiennent compte des différences entre les régions, les pays et les villes en ce qui concerne les conditions de vie, y compris le coût de la vie, les soins de santé, la sécurité, le logement adéquat et les études.

Les DSE sont élaborées conjointement par les agents négociateurs et les employeurs de la fonction publique au CNM de la fonction publique du Canada. Les DSE font partie intégrante des conventions collectives des employés et font l’objet d’un examen cyclique. À la suite de l’examen cyclique le plus récent, de nouvelles DSE sont entrées en vigueur le 1er avril 2019. Le CNM est responsable de l’élaboration de DSE alors que le Conseil du Trésor est responsable de la surveillance. Affaires mondiales Canada applique les DSE pour ses employés et ceux de 22 autres entités gouvernementales. Le Ministère fournit également de la rétroaction sur le contenu et les enjeux possibles concernant l’application des DSE grâce à sa participation aux groupes de travail du CNM. En 2018-2019, Affaires mondiales Canada a versé en vertu des DSE des paiements d’environ 157 millions de dollars.

Les DSE comprennent plusieurs dispositions liées aux études, y compris l’aide en matière de services de garde, l’aide à l’éducation dans un lycée au Canada, les indemnités d’études et le déplacement à des fins éducatives. En 2018‑2019, le Ministère a versé environ 35 millions de dollars en vertu des DSE liées aux études. Les dépenses en vertu des DSE liées aux études augmentent régulièrement depuis les trois derniers exercices (voir l’annexe A). Certaines des DSE sont administrées à l’Administration centrale, d’autres dans les missions à l’étranger. La responsabilité de certaines des DSE est partagée entre les missions et l’Administration centrale.

Contexte ministériel

Direction générale des directives sur le service extérieur

À Affaires mondiales Canada, la Direction générale des ressources humaines est responsable de l’administration et de l’interprétation des DSE. Relevant de la Direction générale des ressources humaines, la Direction générale des directives sur le service extérieur est chargée d’offrir des services aux employés qui sont affectés à l’étranger et aux personnes à leur charge, à l’appui des principaux secteurs d’activités du Ministère et des autres programmes du gouvernement du Canada. La Direction générale compte deux directions :

• Le Centre à la clientèle des DSE fournit des conseils axés sur les clients et administre les DSE pour les employés admissibles affectés à l’étranger et les personnes à leur charge. Il comprend 21 conseillers à la clientèle des DSE, chacun étant affecté à un portefeuille de missions.
• La Direction des initiatives et du contrôle des DSE clarifie et interprète la politique sur les DSE et surveille les dépenses effectuées en vertu des autorisations accordées par les DSE. Elle comporte un coordonnateur de l’enseignement qui est responsable de la coordination des politiques et de l’administration des DSE liées aux études.

Missions

Les CDM participent au processus de planification stratégique et de prise de décisions pour tous les programmes, y compris les DSE. Même si les CDM délèguent normalement aux ACM la responsabilité de l’application des DSE, ce sont eux qui en demeurent les responsables. Les missions ont un pouvoir délégué pour appliquer les DSE 32, Aide aux frais de garde et 34.2, Études à la mission, moyennant certaines restrictions. Toutefois, toutes les dépenses du CDM et des personnes à sa charge doivent être approuvées par la Direction générale des DSE.

PPSC

Le Ministère compte sept points de prestation de services communs (PPSC) qui fournissent des services financiers, de passation de marchés et d’approvisionnement normalisés et des services de ressources humaines au ERP partout dans le monde. En ce qui concerne les DSE, les PPSC sont responsables de traiter les paiements effectués par les missions et de veiller à ce que les opérations soient conformes aux politiques et aux autorisations financières.

Comité de coordination interministériel (groupe de travail B)

Le groupe de travail B, situé à l’Administration centrale, est présidé par le directeur de la Direction de la politique et de l’application des DSE et est composé de représentants de sept autres ministères. Il se réunit chaque mois et offre un forum pour discuter de l’interprétation et de l’application de certaines DSE. Ses objectifs sont d’assurer une interprétation et une application uniforme, de discuter et de recommander des solutions possibles aux préoccupations et aux enjeux particuliers au cas par cas; et de fournir aux administrateurs ministériels un endroit où échanger de l’information. En ce qui concerne les DSE liées aux études, le groupe de travail B doit approuver les dépenses liées aux établissements d’enseignement qui ne figurent pas sur la liste préalablement approuvée, ainsi que les programmes supplémentaires et l’éducation spécialisée.

2. Observations et recommandations

La présente section définit les principales constatations et observations divisées en quatre thèmes généraux qui abordent l’administration des opérations en vertu des DSE liées aux études, la surveillance, la capacité en ressources humaines, la formation, l’orientation et la gestion du changement.

2.1 Administration des opérations en vertu des DSE liées aux études

On s’attendait à ce que des contrôles soient en place pour s’assurer que les paiements en vertu des DSE liées aux études sont légitimes, exacts, conformes aux directives et approuvés, appuyés et consignés de manière appropriée. Pour évaluer ces contrôles, on a mis à l’essai un total de 135 opérations financières pendant l’audit, ce qui représente environ 4 millions de dollars. Les critères d’essai sont tirés des directives du CNM, des politiques et procédures ministérielles, et de l’instrument de délégation des pouvoirs de signer des documents financiers et contractuels du Ministère pour les DSE.

Les résultats des tests des opérations ont permis de déterminer que les contrôles fonctionnaient généralement bien pour ce qui est de l’application appropriée, légitime et conforme des DSE liées aux études. Toutefois, la mise à l’essai a permis de repérer de nombreuses erreurs résumées ci-dessous. On peut consulter à l’annexe B une ventilation détaillée des résultats des essais pour chaque DSE mise à l’essai ainsi que sa description.

Opérations traitées par la mission :

• Dans quatre cas, l’approbateur en vertu de l’article 34 (ACM/ACMA) des dépenses liées aux DSE n’avait pas de pouvoir financier délégué sur une opération (DSE pour la personne à charge du CDM);
• Dans deux cas, les indemnités versées n’étaient pas conformes aux directives ou aux politiques internes, et elles n’auraient pas dû être autorisées;
• Dans trois cas, on a dépassé les plafonds de dépenses approuvées au préalable;
• Dans deux cas, l’approbation préalable d’une indemnité a été effectuée à la mission alors qu’elle aurait dû avoir lieu à la Direction générale des DSE;
• Dans deux cas, on a versé des indemnités sans obtenir l’approbation du groupe de travail B requise; et
• Dans trois cas, les documents requis ne figuraient pas au dossier et/ou des preuves suffisantes n’ont pas pu être produites pour justifier le paiement.

Opérations traitées par la Direction générale des DSE :

• Dans un cas, les indemnités ont été payées avant l'approbation préalable; et
• Dans un cas, les documents requis ne figuraient pas au dossier et/ou des preuves suffisantes n’ont pas pu être produites pour justifier le paiement.

Bien que la majorité des transactions vérifiées étaient appropriées, on a constaté certaines lacunes relevées ci-dessus avec une fréquence suffisante pour justifier que des mesures précises de la part de la direction soient prises afin d’atténuer le risque que des transactions inappropriées ou illégitimes en vertu des DSE soient traitée. Pour régler les cas de non-conformité pour les procédures et la délégation des pouvoirs financiers et pour les cas dans lesquels il manque des documents requis et à l’appui, on recommande de prendre les mesures ci-dessous.

Recommandation 1 :

Le sous-ministre adjoint, Ressources humaines, devrait s’assurer que les DSE administrées par les missions et les PPSC sont conformes aux directives du CNM, à la délégation des pouvoirs financiers et aux procédures ministérielles.

2.2 Surveillance

On s’attendait à ce que des mécanismes de surveillance soient en place et fonctionnement efficacement pour veiller à ce que les DSE liées aux études soient appliquées de façon uniforme et appropriée. 

Dans l’ensemble, les pratiques de surveillance sont limitées, officieuses et incohérentes. La Direction générale des DSE a mis en place certaines pratiques de surveillance des DSE liées aux études qu’elle est chargée de traiter. Par exemple, la Direction générale vérifie l’admissibilité des personnes à charge assujetties à la DSE 33 (élèves inscrits dans un lycée au Canada).

Toutefois, il y a une surveillance limitée des opérations associées à la DSE 34, Études à la mission, qui représente 83 % des dépenses totales en vertu des DSE liées aux études. Ces DSE sont administrées dans les missions et soumises aux PPSC aux fins de paiement. Les répondants au questionnaire destiné aux PPSC ont indiqué qu’avant le paiement, ils examinent les transactions par rapport aux délégations financières, aux politiques et aux lignes directrices mais non par rapport au DSE. Ils ne considèrent pas que la surveillance de la conformité aux DSE fait partie de leur rôle ou ils ne croient pas avoir suffisamment d’expertise. Les tests ont permis de constater que les PPSC n’identifient pas de façon uniforme les cas où les ACM ou les ACMA approuvent l’article 34 pour les paiements de DSE liés aux personnes à charge du CDM, ce qui outrepasse leur pouvoir financier délégué. De plus, les répondants au questionnaire destiné aux PPSC ont indiqué qu’ils n’avaient pas reçu de formation spécifique et officielle liée aux DSE et qu’ils ne savaient pas toujours clairement où trouver l’information et l’orientation disponibles. Comme le mentionne l’article 2.4.2, la Direction générale des DSE est en train de mener des séances de formation à chaque PPSC.

À l’heure actuelle, il y a un manque de processus de surveillance officiels liés aux opérations en vertu de la DSE 34, qui comprennent des rôles, des responsabilités et des attentes clairement définis, une bonne exécution et un soutien à la formation. Sans ce processus, il se peut qu’on n’applique pas les DSE de manière uniforme et appropriée, et certaines opérations non conformes pourraient être approuvées ou payées.

Recommandation 2 :

Le sous-ministre adjoint, Ressources humaines, devrait préciser les rôles et les responsabilités liés à la surveillance des DSE traitées dans les missions et s’assurer de fournir une formation et un soutien suffisants aux personnes qui effectuent la surveillance.

2.3 Capacité en matière de ressources humaines

L’équipe d’audit s’attendait à ce que des stratégies soient en place pour maintenir la capacité en matière de ressources humaines dans la Direction générale des directives sur le service extérieur pour traiter et appuyer les opérations en vertu des DSE liées aux études. Cette stratégie irait au-delà des processus courants de planification des ressources humaines cycliques et viserait précisément à atténuer les taux de roulement élevés mentionnés ci-dessous et améliorer le maintien en poste du personnel.

La Direction générale des DSE applique les DSE pour plus de 4 200 clients et personnes à charge dans 22 ministères, à l’Administration centrale et dans des missions à l’étranger. La clientèle de la Direction générale a augmenté de 16 % depuis cinq ans, sans augmentation correspondante de ses effectifs. En juin 2019, chaque conseiller à la clientèle était responsable d’un nombre de clients pouvant atteindre 201. Les entrevues auprès de la direction de la Direction générale des DSE et des conseillers à la clientèle ont indiqué que la charge de travail élevée a eu une incidence considérable sur les activités, plus précisément la capacité de la Direction générale à traiter les opérations en vertu des DSE et à fournir rapidement des conseils à la clientèle. En effet, plusieurs répondants au questionnaire destiné aux ACM ont indiqué que, bien qu’ils reçoivent des conseils utiles, le délai d’intervention peut être long. Certains ACM ont indiqué qu’ils étaient d’avis que la Direction générale des DSE « manquait de personnel » et était « submergée ». Durant les entrevues, la direction a indiqué que la charge de travail élevée, jumelée au manque de possibilités internes pour l’avancement professionnel, a entraîné un taux de roulement élevé dans la Direction générale, ce qui complique davantage des problèmes liés à la charge de travail. Ils ont fait remarquer que le taux de roulement au Centre à la clientèle des DSE avait atteint 200 % au cours des deux dernières années.

Pour régler ces problèmes, la Direction générale des DSE a demandé et reçu l’autorisation de créer 10 postes pour réduire la charge de travail général et d'accroître la capacité de gérer les crises et les cas complexes, ainsi que les obligations de vérification accrues résultant des nouvelles DSE. Toutefois, la mise en œuvre de la stratégie a été retardée à la suite d’une recommandation du groupe de classification voulant qu’on effectue un examen de la classification et une rationalisation pour répondre à certains problèmes structurels organisationnels.

2.4 Directive, formation et gestion du changement

2.4.1 Directive ministérielle (procédures, outils et soutien de l’Administration centrale)

L’équipe d’audit s’attendait à ce que la directive ministérielle sur la politique et les procédures, les outils et le soutien soit claire et communiquée aux intervenants pour s’assurer que les paiements en vertu des DSE soient admissibles, suffisamment appuyés et approuvés de manière appropriée.

La Direction des initiatives et du contrôle des DSE tient à jour un site intranet comportant de nombreux outils et documents d’orientation, y compris un Guide du service extérieur, des pages MODUS et une foire aux questions. Destiné aux employés et aux personnes à leur charge qui se préparent pour une affectation à l’étranger, le Guide du service extérieur fournit une description de chaque DSE, des conditions d’application et des procédures ministérielles. Mis à jour chaque année, il est accessible à tous les employés par l’entremise du site intranet.

Dans certains cas, le manque de clarté dans les procédures et les outils documentés a donné lieu à une application incohérente de certaines DSE. Plus précisément, les lignes directrices ministérielles ne comprennent pas de procédure claire pour le calcul et la demande des repas de midi (DSE 34.2) et le Guide n’indique pas que les dépenses liées à l’éducation spécialisée (DSE 34.9) doivent être autorisées par le groupe de travail B. Au moment de l’audit, la Direction des initiatives et du contrôle des DSE était en train de préciser les rôles, les responsabilités et les procédures grâce à l’élaboration d’une série de pages intranet pour chaque DSE.

Selon les réponses au questionnaire, les ACM qui traitent les DSE à la mission connaissent généralement les lignes directrices et les outils, et trouvent que les informations sont suffisantes pour les aider à administrer les DSE. Toutefois, plusieurs ACM ont indiqué qu’ils aimeraient avoir plus de directives détaillées sur leurs rôles et responsabilités, comme des listes de contrôle ou un manuel. De plus, la plupart des répondants au questionnaire destiné aux ACM ont indiqué qu’ils reçoivent des conseils utiles et suffisants de leurs conseillers aux DSE.

2.4.2 Formation

L’équipe d’audit s’attendait à ce que les employés responsables de l’application et du traitement des DSE liées aux études reçoivent la formation adéquate pour s’acquitter de leurs responsabilités.

Le Ministère offre un cours préalable à l’affectation d’une journée pour les ACM et les ACM adjoints. L’objectif du cours est d’aider les employés à mieux prendre conscience des DSE et de leur fournir un aperçu de leur fonctionnalité. Il décrit également les rôles et les responsabilités de l’Administration centrale et des missions dans l’application de chaque DSE.

Selon les réponses au questionnaire à l’intention des ACM, environ le tiers des répondants disaient avoir suivi leur dernière formation de révisions il y a plus de 10 ans, alors qu’un autre tiers disaient avoir suivi peu de formation, voire aucune. L’équipe d’audit a noté que la Direction des initiatives et du contrôle des DSE dispense actuellement une formation sur les DSE aux ACM à l’étranger et aux employés du PPSC. Cette formation couvre trois thèmes principaux : la réinstallation, les pouvoirs délégués par les DSE et les modifications apportées aux DSE en 2019. La direction de la Direction générale des DSE a également indiqué qu’elle entend moderniser la formation ministérielle en créant de courtes vidéos pour clarifier et fournir des instructions sur les DSE les plus couramment utilisées.

Pour la formation des conseillers à la clientèle des DSE, les entrevues ont relevé que les conseillers suivent une formation de révisions avant la saison de réinstallation annuelle et les réunions du portefeuille tenues par les chefs d’équipe. Les nouveaux conseillers reçoivent une formation officielle et en cours d’emploi, et leur charge de travail augmente lentement à mesure qu’ils acquièrent de l’expérience et des connaissances. Pendant la période des affectations, la direction dirige des réunions quotidiennes pour discuter des enjeux et permettre de prendre rapidement des décisions avisées. Les conseillers à la clientèle interrogés ont indiqué qu’ils étaient d’avis que le niveau de formation qu’ils reçoivent est suffisant.

L’équipe d’audit s’attendait à ce qu’on communique efficacement à tous les intervenants les changements et les mises à jour (y compris les changements des examens périodiques des directives) pour que les DSE soient administrées conformément aux politiques et aux directives actuelles.

En avril 2019, les changements apportés aux DSE liées aux études ont été communiqués par divers moyens à ceux qui appliquent ces DSE et à ceux qui en profitent. Les moyens de communication comprenaient des messages à diffusion générale du Ministère, des courriels envoyés spécifiquement aux administrateurs des DSE, des ateliers préalables à l’affectation, des mises à jour des ressources en ligne et des conseils, des formations en personne aux PPSC et des téléconférences. Les répondants au questionnaire destiné aux ACM et aux PPSC ont indiqué que les personnes sur le terrain sont conscientes des changements qui ont été apportés aux DSE liées aux études en avril 2019.

Dans l’ensemble, la direction de la Direction générale des DSE prend les mesures nécessaires pour que les employés responsables d’administrer et de traiter les DSE liées aux études reçoivent une formation adéquate et une orientation appropriée et qu’ils sont au courant des mises à jour apportées aux DSE.

3. Conclusion

Des contrôles clés sur le paiement des DSE liées à aux études sont en place et ils fonctionnent généralement bien. Toutefois, il existe des possibilités d’améliorer l’administration des transactions et les pratiques de surveillance.

Annexe A : Résumé des operations en vertu des DSE liées aux études

Annexe B : Résultats des tests des opérations

On s’attendait à ce que des contrôles soient en place pour s’assurer que les paiements en vertu des DSE liées aux études sont légitimes, exacts, conformes aux directives et approuvés, appuyés et consignés de manière appropriée. Les directives du CNM, ainsi que les procédures ministérielles, ont servi à déterminer la conformité et les exigences relatives aux DSE liées aux études. En outre, on a également évalué la conformité à l’instrument de délégation des pouvoirs de signer des documents financiers et contractuels du Ministère pour les DSE. Les missions ont un pouvoir délégué pour administrer les DSE 32, Aide aux frais de garde et 34.2, Études à la mission, moyennant certaines restrictions. Toutes les dépenses liées à la DSE 33, Lycée au Canada et à la DSE 35, Déplacement à des fins éducatives doivent être approuvées par la Direction générale des DSE, ainsi que toutes les dépenses de DSE pour le CDM et ses personnes à sa charge.

On a vérifié un total de 135 opérations financières pendant l’audit, ce qui représente environ 4 millions de dollars. Ces opérations ont été sélectionnées en fonction d’une méthode d’échantillonnage non statistique. Étant donné que l’échantillon sélectionné était dirigé et non au hasard, on ne peut extrapoler les résultats à l’ensemble de la population.

Veuillez consulter la ventilation ci-dessous :

Les essais ont permis de déterminer que les contrôles fonctionnaient généralement bien pour ce qui est de l’application appropriée, légitime et conforme des DSE liées aux études. Cependant, les essais ont relevé un certain nombre d’erreurs ou d’exceptions. On peut consulter ci-dessous le résumé des résultats des essais de chaque DSE mise à l’essai ainsi que sa description.

DSE 32, Aide aux frais de garde

Les employés qui sont des parents célibataires qui travaillent ont le droit de recevoir une indemnisation pour assumer les frais de garderie à la mission, qui dépassent les frais correspondants à Ottawa. L’AC, en consultation avec les missions et avec l’approbation du groupe de travail B, établit un plafond représentatif de l’indemnité de garde qui représente le montant maximal payable pour l’indemnité de garderie à la mission. Pour demander l’indemnité de garde, les employés doivent remplir le formulaire Aide aux frais de garde – DSE 32, et y joindre le contrat d’inscription, la grille tarifaire et la déclaration des frais de garde pour les conjoints autonomes seulement.

On a relevé les erreurs suivantes :

• Dans un cas, le plafond de l’indemnité de garde a été dépassé;
• Dans deux cas, le formulaire DSE 32 ne figurait pas dans le dossier; et
• Dans un cas, il n’y avait aucune preuve de la déclaration d’être un parent monoparental ou d’avoir un conjoint qui travaille à la mission.

DSE 33, Aide aux études dans un lycée au Canada

La disponibilité des études en français pendant qu’on occupe un poste à l’extérieur du Canada est souvent limitée au programme d’études destiné aux ressortissants français, qui exige que l’enfant le suive tout au long de son parcours scolaire. Par conséquent, les employés qui font carrière dans le service extérieur étranger qui occupent un poste au Canada ont le droit de recevoir une aide financière pour inscrire les enfants à leur charge dans un lycée au Canada.

Selon la directive du CNM de 2013, l’admissibilité de la DSE 33 se limite normalement à la période de deux ans suivant immédiatement l’affectation à l’étranger ou le début de l’emploi permutant. L’administrateur général peut faire une exception aux limites et approuver une prolongation jusqu’à concurrence d’un an à la fois en raison d’exigences opérationnelles. Toutefois, la direction de la Direction générale des DSE a indiqué que le Ministère n’a pas mis en application la limite de deux ans, bien que la direction générale ait mis en œuvre et en application une limite de sept ans depuis 2016. En 2019, on a imposé une limite d’au plus six ans immédiatement après l’affectation à l’étranger ou le début de l’emploi permutant. L’administrateur général peut envisager une exception à la limite au cas par cas. En outre, le groupe de travail B peut envisager d’autres demandes dans des circonstances exceptionnelles. Pour demander de l’aide en vertu de la DSE 33, les employés doivent remplir le Formulaire d’admissibilité — DSE 33. Le Ministère verse les frais de scolarité directement au lycée.

L’examen de l’inscription en 2018-2019, qui comprend 168 personnes à charge pour 103 EC, n’a révélé aucun problème important.

DSE 34, Indemnités scolaires

Les études à la mission (34.2)

Les employés qui occupent un poste à l’étranger ont également le droit de recevoir une aide financière pour s’assurer que l’éducation primaire et secondaire des enfants à leur charge répond aux normes canadiennes et leur permet de réintégrer facilement le système scolaire canadien. Le comité interministériel du groupe de travail B a dressé la liste des écoles qu’il considère offrir une éducation compatible avec celle offerte au Canada. À partir de cette liste des écoles compatibles, chaque mission désigne d’une à quatre écoles représentatives. Les frais de l’école représentative deviennent l’indemnité scolaire maximale admissible pour la mission. Si un employé souhaite inscrire son enfant à une école qui ne figure pas sur cette liste, le groupe de travail B doit examiner et approuver la demande.

La Directive du CNM dresse la liste des frais d’études admissibles, comme les frais d’inscription et de scolarité, et d’autres dépenses qui sont une condition obligatoire pour s’inscrire. Les excursions scolaires peuvent être considérées comme une dépense admissible si l’excursion est obligatoire et que les coûts sont inclus dans les frais de scolarité de l’établissement ou si le refus d’y participer provoquerait un échec de l’année scolaire pour l’enfant. Pour demander une indemnité d’études, les employés doivent remplir le formulaire Indemnités scolaires – DSE 34 et le faire approuver par leur mission.

On a relevé les erreurs suivantes :

• Dans trois cas, la personne qui approuve les dépenses en vertu des DSE n’avait pas le pouvoir délégué (un ACM ou un ACMA approuve l’article 34 pour la demande liée à la DSE du CDM);
• Dans un cas, l’enfant fréquentait une école qui ne figurait pas sur la liste approuvée et l’approbation du groupe de travail B n’a pas été demandée;
• Dans un cas, on a demandé à tort le montant déductible pour les repas de midi; et
• Dans un cas, une excursion a été remboursée sans preuve de sa nature obligatoire.

Tutorat (34.2.3)

Les employés peuvent demander, pour un enfant qui est à leur charge, des séances privées de tutorat dans la deuxième langue officielle allant jusqu’à 50 heures par année scolaire. Pour demander cette indemnisation, ils doivent remplir le formulaire Proposition indemnité scolaire (DSE 34) et joindre une lettre du tuteur qui précise les dates, les heures et les coûts de tutorat proposés. Selon le Guide du service extérieur 2019, la Direction générale des DSE approuve le tutorat dans la deuxième langue. De plus, les élèves peuvent également être admissibles à du tutorat supplémentaire dans les matières où leur niveau de scolarité est inférieur à celui de la classe si les faiblesses scolaires sont attribuables au service extérieur. Le tutorat supplémentaire doit être autorisé par le comité de coordination interministériel du service externe approprié.

On a relevé les erreurs suivantes :

• Dans deux cas, le tutorat dans la deuxième langue a été approuvé par l’ACM au lieu de la Direction générale des DSE;
• Dans deux cas, la dépense réelle dépassait le montant approuvé de plus de 1 000 $ canadiens; et
• Dans un cas, le tutorat supplémentaire a été approuvé par la mission sans l’approbation du groupe de travail B.

Études au Canada (DSE 34.3 et 34.4)

Les employés peuvent demander une indemnité scolaire pour l’enseignement élémentaire au Canada s’il n’y a pas d’étude compatible au lieu d’affectation pour un enfant particulier ou si les conditions de vie à cet endroit sont insalubres pour cet enfant et ni les parents ni les tuteurs sont au Canada pour s’occuper des enfants. Pour les études du niveau secondaire, même si les établissements d’enseignement existant à la mission sont compatibles, les employés peuvent décider d’inscrire leurs enfants dans un établissement d’enseignement canadien. Le seuil autorisé couvre les frais d’études admissibles ainsi que le repas, le logement, et les services de blanchissage et de reprisage, jusqu’à un plafond défini par le CNM. Pour demander une indemnité d’études au Canada, les employés doivent remplir le formulaire Proposition indemnité scolaire (DSE 34). Cette indemnité doit être approuvée et traitée par la Direction générale des DSE.

On a relevé les erreurs suivantes :

• Dans un cas, il n’y avait pas suffisamment de documents à l’appui pour justifier le paiement. On n’a pas pu fournir l’approbation au préalable obligatoire des DSE (formulaire 2020) ni l’approbation du paiement (article 34).
• Dans un cas, l’approbation au préalable des DSE (formulaire 2020) a été soumise et approuvée après le paiement des frais de scolarité.

Indemnité de logement pour les études postsecondaires (34.6)

Lorsqu’ils sont envoyés en mission, les employés peuvent également demander l’indemnité de logement pour les étudiants inscrits à temps plein à un établissement d’enseignement postsecondaire au Canada. Pour demander cette indemnité, les employés doivent remplir un formulaire d’attestation d’indemnité de logement et y joindre une confirmation de l’inscription de l’établissement d’enseignement pour confirmer l’inscription de l’étudiant, ainsi qu’une copie du bail ou du contrat de location signée par cet étudiant. L’indemnité de logement doit être approuvée par la Direction générale des DSE. La mise à l’essai n’a révélé aucun problème.

Enseignement spécialisé (34.9)

L’employé peut, au cas par cas, demander une indemnité d’enseignement spécialisé pour un élève à charge ayant des besoins avérés d’enseignement spécialisé. Cette indemnité doit se fonder sur les programmes normalement fournis gratuitement par le ministère de l’Éducation ou le ministère des Services sociaux et communautaires de l’Ontario. Le groupe de travail B doit approuver l’indemnité d’enseignement spécialisé. La vérification des transactions n’a relevé aucun problème important. 

DSE 35 – Déplacements à des fins éducatives

Les employés peuvent demander une indemnité pour frais de déplacement pour aider un élève à charge à se rendre à l’école où il étudie si elle se trouve loin de la mission. Les employés doivent demander l’approbation de la Direction générale des DSE avant le déplacement en lui soumettant une estimation des coûts fondée sur le prix des billets d’avion les moins chers disponibles. Le conseiller aux DSE déterminera l’admissibilité et le montant permis, et il enverra ensuite son autorisation par courriel à l’employé et à la mission. L’employé doit remplir le formulaire d’attestation et de vérification de déplacement dans les 30 jours suivant le déplacement effectif.

Sur la base des tests de transaction, il n'y avait pas de problème significatif.

DSE 30.7 – Transport relatif aux études

Les parents peuvent demander une indemnité pour les aider à assumer le coût du transport scolaire de leur enfant dans les cas où il n’est pas fourni par l’école ni comptabilisé dans les frais de scolarité.

Dans un échantillon de quatre opérations, la mise à l’essai a révélé un cas où la personne qui approuve les dépenses en vertu des DSE n’avait pas le pouvoir délégué. (Un ACM ou un ACMA approuve la demande liée à la DSE du CDM en vertu de l’article 34.)

Annexe C : À propos de l’audit

Objectif

L’audit avait pour but d’évaluer si les principaux contrôles relatifs au paiement en vertu des DSE liées aux études étaient en place et s’ils fonctionnent bien.

Portée

L’audit a examiné les opérations en vertu des DSE liées aux études et les contrôles qui ont une incidence sur la gestion de ces DSE. Il a mis à l’essai un échantillon des opérations allant du 1er avril 2018 au 31 mars 2019. Il a également examiné les processus et les mesures de gestion pour intégrer et communiquer les modifications apportées aux DSE liées aux études depuis le 1er avril 2019.

Les DSE comprennent plusieurs dispositions liées aux études, y compris l’aide en matière de services de garde, l’aide à l’éducation dans un lycée au Canada, les indemnités d’études et le déplacement à des fins éducatives. L’audit a mis l’accent sur l’application des DSE liées aux études suivantes :

• DSE 30.7 – Transport relatif aux études : L’indemnité doit aider les parents à assumer le coût de transport scolaire de leur enfant dans les cas où il n’est pas fourni par l’école ni comptabilisé dans les frais de scolarité.
• DSE 32 Aide aux frais de garde d’enfants : Indemnité pour aider les parents à assumer les frais d’inscription des enfants qui dépassent des frais semblables à Ottawa.
• FSD 33 Aide aux études dans un lycée au Canada : Aide financière accordée aux employés du service extérieur qui occupent un poste au Canada pour inscrire les enfants à leur charge dans un lycée au Canada.
• DSE 34 Indemnités scolaires : Aide financière accordée aux employés qui occupent un poste à l’étranger pour s’assurer que l’éducation primaire et secondaire des enfants à leur charge répond aux normes canadiennes et leur permet de réintégrer facilement le système scolaire canadien.
• DSE 35 Déplacement à des fins éducatives : Indemnité pour aider à payer les frais de déplacement d’un élève à charge (engagés au début et à la fin de l’affectation d’un employé à une mission) pour envoyer cet élève à un établissement d’enseignement approuvé.

Critères

Les critères ont été élaborés à la suite de l’évaluation détaillée des risques, et ont tenu compte des critères d’audit liés au Cadre de responsabilisation de gestion élaboré par le Bureau du contrôleur général du Secrétariat du Conseil du Trésor. Les parties visées par l’audit ont discuté des critères d’audit et les ont approuvés. Les critères détaillés sont les suivants .

Approche et méthode

Afin de tirer des conclusions en fonction des critères qui précèdent ainsi que des principaux risques ciblés et évalués et des contrôles internes associés aux processus opérationnels connexes, la méthode d’audit englobait notamment ce qui suit :

• Examen des politiques et des directives pertinentes sur les DSE – Études;
• Examen et schématisation des processus;
• Entrevues avec le personnel et la direction du Ministère;
• Questionnaires envoyés aux ACM (31 réponses) et aux PPSC (6 réponses);
• Revue des DSE – Portail éducatif (en cours d’élaboration);
• Analyse et mise à l’essai des données par l’entremise d’un examen de dossier et d’un échantillonnage non statistique; et
• Autres méthodes pertinentes jugées nécessaires par l’équipe d’audit.

Annexe D : Plan d’action de la direction