Audit des activités bancaires internationales

Rapport final

Décembre 2019

Table des matières

• Symboles et sigles
• Résumé
• 1. Contexte
• 2. Observations et recommandations
  • 2.1 Structure bancaire internationale
  • 2.2 Aperçu des opérations bancaires des missions
  • 2.3 Gestion des comptes bancaires locaux
  • 2.4 Financement aux missions
  • 2.5 Paiements à l’étranger
• 3. Conclusion
• Annexe A : À propos de l’audit
• Annexe B : Plan d’action de la direction

Symboles et sigles

Liste des symboles

SMD

Opérations financières

SMF

Opérations comptables

SMFB

Groupe de projets financiers international

SMFF

Opérations financières internationales

Liste des sigles

AC

Administration centrale

AGC

Agent de gestion et des affaires consulaires

CDM

Chef de mission

LGFP

Loi sur la gestion des finances publiques

PPSC

Point de prestation de services communs

SAF

Système d’administration financière

Résumé

En conformité avec le Plan d’audit axé sur les risques pour 2019-2020 d’Affaires mondiales Canada, qui a été approuvé, le Bureau du dirigeant principal de l’audit a mené un audit des activités bancaires internationales.

Pourquoi est-ce important?

Le Ministère gère les missions diplomatiques et consulaires du Canada à l’étranger de façon à ce que les Canadiens soient servis efficacement par le gouvernement du Canada et que les intérêts du pays soient mis de l’avant dans le monde entier. Les activités bancaires internationales jouent un rôle important dans l’appui des opérations et du mandat du Ministère.

Le Ministère a reçu l’autorisation de créer, de gérer et de tenir une plateforme bancaire internationale. En plus de créer des comptes bancaires locaux pour les missions à l’étranger, le Ministère est autorisé à émettre des paiements en différentes devises et à percevoir des recettes au nom du gouvernement du Canada.

Points examinés

L’audit avait pour objectif de s’assurer que les activités bancaires internationales sont gérées pour appuyer les opérations ministérielles à l’étranger, conformément aux lois et aux politiques applicables. Cet audit a porté sur les processus, les procédures et les systèmes mis en œuvre pour appuyer les principales activités bancaires internationales du Ministère. Des entrevues ont été menées et des documents ont été passés en revue jusqu’à octobre 2019 inclusivement. L’annexe A présente des renseignements détaillés sur l’objectif, la portée et les critères de l’audit.

Constatations

L’audit a permis de conclure que les activités bancaires internationales du Ministère sont généralement bien gérées, qu’elles appuient les opérations ministérielles à l’étranger et qu’elles sont conformes aux lois, aux règlements et aux politiques applicables. Les rôles et les responsabilités relatifs aux activités bancaires internationales sont généralement bien définis et communiqués. Le Ministère a mis en place des processus et des mesures clés et a élaboré un cadre de suivi en vue d’atténuer les risques associés à la plupart des activités bancaires internationales et d’accroître l’efficacité opérationnelle pour mieux appuyer les opérations dans les missions.

Certains aspects à améliorer ont été notés en ce qui concerne la documentation, la mise à jour et le respect des procédures ministérielles, l’élaboration d’un cadre de gestion du risque exhaustif pour les activités bancaires internationales et l’assurance de la mise en œuvre complète du cadre de suiv

Recommandations

1. Le sous-ministre adjoint du Secteur de la planification ministérielle, des finances et de la technologie de l’information devrait s’assurer que tous les processus ministériels liés aux activités bancaires internationales sont documentés, mis à jour et communiqués.
2. Le sous-ministre adjoint du Secteur de la planification ministérielle, des finances et de la technologie de l’information devrait établir un cadre de gestion du risque exhaustif pour faciliter le suivi des activités bancaires internationales en fonction du risque.
3. Le sous-ministre adjoint du Secteur de la planification ministérielle, des finances et de la technologie de l’information devrait s’assurer que les rajustements relevés dans les rapprochements des comptes bancaires et de caisse sont réglés par les missions en temps opportun.
4. Le sous-ministre adjoint du Secteur de la planification ministérielle, des finances et de la technologie de l’information devrait renforcer le processus de délégation et de suivi des pouvoirs de signature de documents bancaires.
5. Le sous-ministre adjoint du Secteur de la planification ministérielle, des finances et de la technologie de l’information devrait obtenir l’autorisation d’augmenter le seuil du compte d’avance de fonds de roulement du Ministère.

Énoncé de conformité

Cet audit a été effectué conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institut des auditeurs internes de même qu’à la Politique et à la Directive du Conseil du Trésor sur l’audit interne, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité. Les procédés d’audit appliqués et les éléments de preuve recueillis sont suffisants et appropriés pour étayer l’exactitude des constatations et des conclusions et pour fournir un niveau d’assurance correspondant à un audit. Les constatations et les conclusions reposent sur une comparaison entre les conditions qui existaient au moment de l’audit et les critères d’audit préétablis convenus avec la direction. Elles ne s’appliquent qu’à l’entité examinée pour la période visée par l’audit.

1. Contexte

En conformité avec le Plan d’audit axé sur les risques pour 2019-2020 d’Affaires mondiales Canada, qui a été approuvé, le Bureau du dirigeant principal de l’audit a mené un audit des activités bancaires internationales.

Contexte ministériel

Le receveur général délègue les pouvoirs liés aux comptes bancaires internationaux à la Direction générale des opérations financières d’Affaires mondiales Canada. Ces pouvoirs, qui sont accordés depuis 1980, permettent au Ministère de créer, de gérer et de tenir une plateforme bancaire internationale pour appuyer les opérations du gouvernement du Canada à l’étranger. À tout moment, le Ministère peut engager à l’avance une somme inférieure ou égale à un plafond établi grâce au compte d’avance de fonds de roulement pour le financement des missions à l’étranger (le compte).

La Direction des opérations comptables (SMF), les points de prestation de services communs (PPSC) et les missions jouent tous un rôle dans les activités bancaires internationales du Ministère.

Le mandat et les fonctions du Ministère en matière d’activités bancaires internationales sont sous la responsabilité de la directrice de SMF, qui relève de la directrice générale de la Direction générale des opérations financières (SMD). SMF comprend le Groupe des projets financiers international (SMFB) et les Opérations financières internationales (SMFF).

SMFB se concentre sur les opérations bancaires, en offrant des conseils et du soutien aux missions en matière de gestion bancaire et de la trésorerie, y compris l’ouverture et la fermeture de comptes bancaires; des virements de fonds aux missions et la remise des fonds à l’AC; la prise de dispositions bancaires; et, le soutien à la plateforme bancaire électronique centralisée, les Services de paiement électronique des missions (SPEM) et le Système normalisé des paiements (SNP). Bien que SMFB ait eu des postes vacants au cours de la dernière année, l’équipe a pu poursuivre ses opérations quotidiennes. 

SMFF joue un rôle clé dans les services de suivi et de consultation, les évaluations du risque ainsi que la formation et le perfectionnement. SMFF est aussi chargé d’approuver l’utilisation des comptes de caisse et de certains modes de paiement ainsi que de créer ou de modifier les principales fiches fournisseurs des missions. En raison d’un projet pilote récent dans le cadre duquel SMFF exploite actuellement un PPSC à partir de l’AC, SMFF disposait de ressources limitées pour jouer son rôle de suivi.

Sur le terrain, les PPSC sont responsables du traitement des paiements dans le Système d’administration financière (SAF) et des rapprochements mensuels des comptes bancaires et de caisse au nom de leurs missions clientes. Les PPSC ont également le pouvoir de signer des documents bancaires dans les cas où la mission cliente a recours à des paiements par virement électronique de fonds et à des modes de paiement en ligne.

Enfin, le chef de mission (CDM) se voit déléguer des pouvoirs d’administration bancaire à l’échelle locale dans son territoire de compétence et a le pouvoir de signer des documents bancaires. Il incombe aux missions de préparer les demandes de paiement et d’effectuer les paiements au besoin. Les missions sont aussi chargées de faire la liaison avec les banques locales pour s’assurer que les dispositions bancaires répondent à leurs exigences opérationnelles.

2. Observations et recommandations

Cette section énonce les principales constatations et observations, divisées en cinq grands thèmes : la structure bancaire internationale; la surveillance des opérations bancaires des missions; la gestion des comptes bancaires locaux; le financement à la direction des missions; les paiements à l’étranger.

2.1 Structure bancaire internationale

Rôles et responsabilités

On s’attendait à ce que les rôles, les responsabilités et les obligations de rendre des comptes liés aux activités bancaires internationales soient clairement définis, communiqués et compris. Dans l’ensemble, les rôles et les responsabilités des missions, des PPSC et de l’AC (SMFB et SMFF) sont généralement bien compris, définis et communiqués.

Bien que la plupart des rôles et des responsabilités en lien aux activités bancaires internationales soient décrits dans Modus, certaines procédures sont absentes ou incomplètes ou avaient besoin d’une mise à jour. Par exemple, le rôle de SMFB dans le suivi du compte pour le financement des missions à l’étranger, tout comme de nombreuses étapes effectuées par SMFB au moment du virement de fonds aux missions, n’est pas documenté adéquatement. De plus, il n’y a pas de procédures ministérielles établies pour la préparation des lettres envoyées à la banque au sujet des pouvoirs de signature de documents bancaires. Les procédures d’approbation des paiements de virements bancaires et en ligne, de la signature des chèques et des retraits personnels devraient être mises à jour.

Recommandation 1

Le sous-ministre adjoint du Secteur de la planification ministérielle, des finances et de la technologie de l’information devrait s’assurer que tous les processus ministériels liés aux activités bancaires internationales sont documentés, mis à jour et communiqués.

Politiques, lois et règlements gouvernementaux

On s’attendait à ce que les politiques, processus et procédures internes du Ministère qui guident adéquatement l’orientation stratégique et les attentes de la direction tiennent compte des politiques, des lois et des règlements gouvernementaux pertinents. Nous avons conclu que ces politiques, processus et procédures ministériels étaient bien intégrés.

De plus, le Ministère veille à la conformité aux lois et aux règlements internationaux en vigueur dans chaque institution bancaire locale respective. Cette conformité se reflète dans les contrats avec le fournisseur de services de la plateforme bancaire électronique centralisée, qui comprend une clause précise sur les activités antiterroristes ainsi qu’une clause stipulant que le contrat doit être interprété et régi et que les relations entre les parties doivent être déterminées par les lois en vigueur dans la juridiction bancaire où les services sont fournis.

2.2 Aperçu des opérations bancaires des missions

Détermination des risques et mesures d’atténuation

On s’attendait à ce que la direction détermine tous les principaux risques qui pourraient compromettre l’atteinte des objectifs, à ce qu’elle élabore des stratégies d’atténuation des risques et à ce qu’elle supervise constamment la mise en œuvre de ces stratégies et en assure le suivi. Un cadre de gestion du risque qui décrit les risques, les évaluations, les mesures d’atténuation et leur état d’avancement n’a cependant pas été élaboré par SMF à l’égard des activités bancaires internationales.

Bien qu’il n’y ait pas de cadre de gestion du risque ministériel pour les activités bancaires internationales, la direction connaît les risques dans ce secteur. Chaque année, SMFF effectue une analyse approfondie du risque financier de toutes les missions, ce qui comprend le recensement de certains indicateurs des risques associés aux activités bancaires internationales, accompagnés des échelles, des notes, des niveaux et de la pondération du risque ainsi que du calcul du risque global pour chaque mission. Les résultats de l’analyse du risque financier servent ensuite à déterminer le niveau de suivi à exercer dans les missions ainsi que les exigences de formation pour les employés désignés à l’étranger.

Plusieurs stratégies d’atténuation des risques ont également été élaborées pour réduire les risques, y compris des rapprochements bancaires et la séparation des tâches, lesquelles sont des contrôles essentiels afin d’atténuer le risque d’erreur, de mesures inappropriées ou de fraude. La séparation des tâches est généralement intégrée dans les processus ministériels de dépenses et de paiements ainsi que l’instrument de délégation des pouvoirs de signature de documents financiers et contractuels. Par exemple, les PPSC obtiennent généralement les pouvoirs énoncés à l’article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques avant le paiement. De plus, dans les missions où certains employés autorisés peuvent créer et modifier les fournisseurs^{Note de bas de page 1}, des mesures ont été mises en place pour veiller à ce que ces personnes n’aient pas de pouvoirs de signature conformément à l’article 34 de la Loi.

Le Ministère a aussi mis en place plusieurs contrôles pour réduire les risques associés aux paiements. L’approbation de SMFF est nécessaire avant l’ouverture d’un compte de caisse et le recours aux prélèvements automatiques et aux traites bancaires comme modes de paiement. Conformément au processus ministériel, tant les chèques manuels qu’automatisés doivent être signés par deux employés^{Note de bas de page 2} de la mission ayant le pouvoir de signer des documents bancaires avant de les envoyer par la poste ou de les remettre à des personnes (p. ex. des employés de la mission) ou des fournisseurs. De plus, dans le cas des paiements en ligne, deux personnes autorisées des PPSC ou de la mission^{Note de bas de page 3} doivent examiner les données et effectuer le paiement à l’aide du système bancaire en ligne de la mission. Enfin, l’analyse des paiements effectués par la mission au cours de l’exercice 2018-2019 a permis de confirmer les efforts qu’a déployés le Ministère pour réduire le recours au comptant; cette analyse a révélé que le recours aux paiements en comptant est en déclin comparativement aux données de l’exercice précédent. De plus, le comptant n’est présent que dans un nombre relativement faible de missions et n’a jamais été le principal mode de paiement.

Afin de réduire le risque de dépasser le plafond s’appliquant au compte pour le financement des missions à l’étranger, SMFB assure le suivi de celui-ci en obtenant le solde de tous les comptes bancaires dans le SAF. Des mesures sont en place, bien qu’elles ne soient pas documentées, pour réduire le montant si le plafond est presque atteint.

Activités de suivi

SMFF a élaboré un cadre de suivi pour surveiller certaines opérations bancaires et les risques associés aux activités bancaires. Le cadre comprend le suivi de plusieurs processus opérationnels clés : les pouvoirs de signature de documents bancaires; la gestion des comptes bancaires et de caisse; l’approvisionnement des comptes bancaires des missions; les paiements; la gestion des comptes des fournisseurs; les recettes.

Certaines activités de contrôle ont été réalisées en ce qui concerne notamment la gestion de comptes bancaires et de caisse, les paiements, les rôles d’accès au SAF et les cartes d’achat. Par contre, d’autres activités de contrôle importantes ne l’ont pas été, dont celles liées aux recettes et à l’approvisionnement des comptes bancaires des missions, à la situation des rapprochements des comptes de caisse pour chaque mission et aux paiements à risque élevé. Même si aucun cas de non-conformité n’a été relevé, il y a un risque que des anomalies de paiement ne soient pas détectées et corrigées en temps voulu.

Recommandation 2

Le sous-ministre adjoint du Secteur de la planification ministérielle, des finances et de la technologie de l’information devrait établir un cadre de gestion du risque exhaustif pour faciliter le suivi des activités bancaires internationales en fonction du risque.

Suivi par SMFF des rapprochements bancaires effectués par les PPSC

Les rapprochements mensuels des comptes bancaires et de caisse sont effectués par les PPSC pour leurs missions clientes. Ces rapprochements constituent un contrôle essentiel pour repérer les écarts, des erreurs et les activités potentiellement frauduleuses; ils facilitent la détection des anomalies de paiement et d’une mauvaise utilisation des comptes bancaires et de caisse.

SMFF effectue certaines procédures de vérification visant les rapprochements mensuels des comptes bancaires et de caisse réalisés par les PPSC pour leurs missions clientes. Plus précisément, les employés de SMFF se servent d’une liste de vérification pour examiner les points suivants, notamment : la signature appropriée, l’écart du solde à la fermeture au moment de l’audit du compte de caisse et du rapprochement du compte de caisse, l’approbation appropriée des pièces de journal et des rajustements qui datent de plus de deux mois. D’après la direction, les conseillers des missions de SMFF effectuent un examen de tous les rapprochements bancaires des missions désignées comme étant à risque élevé, ainsi qu’un examen limité des lacunes importantes relevées dans les rapprochements bancaires des missions désignées comme était à risque faible ou modéré. Le suivi lié aux lacunes importantes est fait pour tous les PPSC à l’exception d’un.

SMFF tient des statistiques annuelles sur les opérations effectuées et les écarts dans les rapprochements des comptes bancaires et de caisse. Les statistiques sur les opérations effectuées fournissent des données sur les rapprochements escomptés et reçus, les rapprochements reçus dans les 60 jours, le temps de réception en moyenne (en jours), les rapprochements en retard et le temps de retard en moyenne (en jours). Selon les statistiques sur les opérations de 2018-2019, 61 p. 100 des rapprochements de comptes bancaires et de caisse reçus ont été soumis dans les 60 jours. Le retard était en moyenne de 256 jours. Les retards dans la soumission des rapprochements de comptes bancaires et de caisse ne permettent peut-être pas la détection à temps des écarts, des erreurs et des activités potentiellement frauduleuses.

Les rajustements effectués plus de deux mois en retard semblent être récurrents, car ils représentent près de la moitié des lacunes cernées en 2018-2019. Par exemple, les statistiques montrent 614 cas de rajustements effectués de deux à cinq mois plus tard et 336 cas de rajustements effectués plus de cinq mois plus tard. Selon SMFF, ces derniers constituent une lacune importante. Selon les lignes directrices ministérielles Rapprochement bancaire et attestations – Missions^{Note de bas de page 4}, les rajustements doivent être corrigés dès qu’ils sont détectés et ne devraient pas être reportés pendant deux mois.

On a conclu que SMFF avait achevé ses procédures de vérification de manière adéquate et que les conseillers financiers des missions de SMFF avaient assuré un bon suivi de toutes les lacunes importantes.

Recommandation 3

Le sous-ministre adjoint du Secteur de la planification ministérielle, des finances et de la technologie de l’information devrait s’assurer que les rajustements relevés dans les rapprochements des comptes bancaires et de caisse sont réglés par les missions en temps opportun.

2.3 Gestion des comptes bancaires locaux

Dispositions bancaires

On s’attendait à ce que les dispositions bancaires (c’est-à-dire les modes de paiement et le type de comptes bancaires) tiennent compte de la réduction des risques liés aux activités bancaires et de la hausse de l’efficacité opérationnelle pour mieux soutenir les activités des missions. SFMB privilégie, dans la mesure du possible, le recours au Système normalisé des paiements, dans lequel les paiements automatisés sont tirés directement du compte du receveur général pour être versés dans les comptes des fournisseurs.De plus, le Ministère est en train d’élargir la plateforme bancaire électronique centralisée qui facilite les opérations bancaires des missions et permet aux PPSC d’avoir accès aux comptes bancaires de leurs missions clientes.

Il a également été démontré que les dispositions bancaires, y compris les modes de paiement^{Note de bas de page 1}, sont basées sur les besoins opérationnels des missions et les lois et règlements locaux en vigueur. Les missions qui se trouvent dans des pays où l’économie est fondée sur le comptant où d’autres modes de paiement ne sont pas acceptés ou le sont de façon très limitée sont en mesure d’obtenir l’approbation de SMFF pour établir des comptes de caisse. Comme dans le cas des comptes bancaires réguliers, les transactions des comptes de caisse doivent être inscrites dans le SAF.

Procédures d’ouverture et de fermeture de comptes bancaires

On s’attendait à ce que les procédures d’ouverture et de fermeture des comptes bancaires soient bien documentées, communiquées et respectées. Des procédures ministérielles d’ouverture et de fermeture de comptes bancaires ont été élaborées et sont bien documentées dans Modus. Cependant, il y a certaines incohérences dans l’application de ces procédures.

Les documents portant sur l’ouverture de comptes bancaires ont montré un haut niveau de conformité aux critères, bien que certains points laissent place à l’amélioration. L’équipe d’audit a relevé deux cas où le questionnaire du nouveau compte bancaire aurait dû être rempli et soumis à SMFB, mais les questionnaires n’ont pas pu être trouvés. Dans un cas, SMFB a validé des documents ministériels et bancaires avant de recevoir l’approbation de l’administration centrale. Dans un autre cas, des fonds ont été virés sans effectuer d’abord un essai.

La documentation relative aux comptes bancaires fermés a révélé une conformité totale aux critères, sauf dans un cas où la banque a confirmé que le montant du compte bancaire était nul, mais n’a pas confirmé qu’il était fermé.

Accès aux comptes bancaires

On s’attendait à ce que des procédures bien documentées soient en place pour expliquer le processus d’obtention et de modification de pouvoirs de signature de documents bancaires. Selon les résultats d’un examen, des procédures bien documentées avaient été élaborées pour la préparation et l’approbation du formulaire de demande de pouvoirs de signature de documents bancaires. Le chef de mission doit remplir et signer ce formulaire, puis déléguer les pouvoirs de signature de documents bancaires de la mission à certains membres du personnel canadien dans la mission et les PPSC correspondants. C’est SMFF qui doit accorder ces pouvoirs aux employés recrutés sur place. Le PPSC doit ensuite envoyer le formulaire dûment rempli et approuvé à SMFF et conserver une copie imprimée du formulaire à des fins de piste d’audit. Une fois ce processus terminé, la mission prépare une lettre à l’intention de la banque locale pour demander (ou mettre à jour) les pouvoirs de signature de documents bancaires.

Parmi les critères examinés : le caractère adéquat de l’accès; le retrait de l’accès au besoin; des mises à jour annuelles des pouvoirs et des accès aux documents bancaires.

Au cours des deux dernières années, SMFF n’a pas demandé aux missions de remplir et de soumettre le formulaire de demande de pouvoirs de signature. Par conséquent, les missions n’ont pas mis ce formulaire à jour chaque année. Sous réserve des limitations, les documents disponibles que l’équipe d’audit a examinés étaient appropriés pour le poste respectif de chaque employé, à l’exception d’un cas, dans lequel un employé recruté sur place n’avait pas reçu une approbation préalable de SMFF. De plus, deux formulaires ont été remplis en 2017-2018, mais ne portent pas la signature requise du chef de mission. L’équipe d’audit a observé que le formulaire avait changé récemment et qu’il n’exigeait plus la signature du chef de mission. Toutefois, ce changement ne correspond pas aux procédures ministérielles en vigueur.

Des lettres ont été envoyées en temps voulu aux banques pour demander le retrait de pouvoirs de signature de documents bancaires accordés à certaines personnes à la suite du processus de dotation de postes permutants. L’équipe d’audit a constaté que six personnes auraient dû se voir retirer les pouvoirs de signature de documents bancaires en raison d’un changement de poste. Cependant, l’équipe n’a pas été en mesure de confirmer qu’une demande officielle avait été présentée à la banque pour demander ce retrait, puisque seules les lettres les plus récemment envoyées aux banques ont été demandées.

Bien que les procédures ministérielles ne fournissent pas de renseignements sur la préparation des lettres à envoyer à la banque au sujet des pouvoirs de signature de documents bancaires, SMF a informé l’équipe d’audit que deux signataires autorisés sont exigés, l’un d’eux étant le chef de mission, le chef de mission adjoint, l’agent de gestion des affaires consulaires (AGC) ou l’AGC adjoint. Dans le cadre de l’examen, on a constaté que trois des lettres envoyées aux banques pour demander des changements aux pouvoirs de signature n’avaient pas été signées par deux personnes autorisées. De plus, en comparant certains formulaires remplis par les missions en 2019 aux lettres envoyées à la banque, on a constaté des divergences dans la moitié des documents.

Recommandation 4

Le sous-ministre adjoint du Secteur de la planification ministérielle, des finances et de la technologie de l’information devrait renforcer le processus de délégation et de suivi des pouvoirs de signature de documents bancaires.

2.4 Financement aux missions

Compte d’avance de fonds de roulement pour financer les missions à l’étranger

En 1980, le Ministère a reçu l’autorisation d’établir les comptes bancaires du Ministère à l’étranger, ce qui lui permet de faire des paiements en devise étrangère pour appuyer les opérations du gouvernement du Canada à l’étranger. En 1988, le Ministère a reçu ensuite l’autorisation d’accroître le montant de la réserve à tout moment par rapport au compte d’avance de fonds de roulement pour financer les missions à l’étranger. Le montant approuvé en 1988 ne couvre plus que deux semaines de dépenses de fonctionnement aujourd’hui.

Bien que certaines missions aient trouvé des moyens de fonctionner en limitant les dépenses opérationnelles à deux semaines, d’autres ont trouvé que la situation complique les choses étant donné l’alourdissement du fardeau administratif et la perte de souplesse opérationnelle. SMFB entend demander une augmentation du seuil.

Recommandation 5

Le sous-ministre adjoint du Secteur de la planification ministérielle, des finances et de la technologie de l’information devrait obtenir l’autorisation d’augmenter le seuil du compte d’avance de fonds de roulement du Ministère.

Fonds virés aux missions

On s’attendait à ce que des procédures pour les virements de fonds soient documentées, communiquées, comprises et respectées. Comme on le précise de façon plus détaillée plus bas, la plupart des procédures de virement de fonds sont documentées et communiquées dans Modus et bien comprises par les intervenants. Cependant, certaines procédures ne sont pas appliquées de façon uniforme et les procédures internes ne sont pas suffisamment détaillées.

D’après les procédures ministérielles, les missions doivent évaluer leurs besoins opérationnels et ne demander que les fonds qui seront nécessaires pendant la période déterminée. Les critères examinés comprennent la justification appropriée des demandes de fonds; l’approbation appropriée par le pouvoir délégué du PPSC et la surveillance par SMFB. En gros, un examen du processus de virement de fonds a montré un niveau élevé de conformité aux critères; cependant, il y a encore certains points à améliorer.

Pour évaluer le caractère raisonnable des estimations présentées par les missions, SMFB a élaboré des estimations des dépenses de fonctionnement pour chaque mission. Lorsque les fonds demandés par les missions dépassent les estimations de SMFB, les demandes n’ont pas été remises en question. SMFB refuse rarement des demandes de fonds, particulièrement en ce qui a trait aux demandes liées aux salaires et à la pension. Comme de nombreuses missions paient leurs employés une seule fois par mois, SMFB a expliqué que dans ces cas, il est normal d’accepter des demandes de fonds qui dépassent le seuil. Cette pratique permet tout de même aux missions de présenter des demandes de financement moins fréquemment, ce qui augmente le risque de non-respect de la limite du fonds de roulement.

Il y a aussi dix opérations de virement de fonds où la demande du système de transfert des paiements de grande valeur a été signée par un agent qui n’était pas investi des pouvoirs délégués au titre de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) selon la carte de signature. La direction a expliqué que la personne occupait un poste intérimaire pendant quatre mois, ce qui aurait permis une telle signature, mais que la carte de signature n’avait pas été mise à jour.

Fonds virés à partir des missions

Les virements de fonds des missions à l’AC ont été réduits de façon importante au fil du temps pour trois principales raisons : moins de comptant est accepté dans les missions; la plupart des missions n’acceptent que des paiements en ligne pour des services consulaires; et SFMB surveille de près le fonds de roulement des missions pour s’assurer qu’il ne dépasse pas le seuil. Les fonds excédentaires peuvent être virés par courrier diplomatique ou virement bancaire, selon les procédures documentées dans Modus.

2.5 Paiements à l’étranger

Procédures de paiement

On s’attendait à ce que des procédures pour les paiements soient bien documentées et communiquées à tous les intervenants. On a déterminé que les procédures de paiement étaient bien documentées et communiquées à tous les intervenants. Bien que ces procédures soient bien documentées, il y a encore des points à améliorer. Par exemple, les procédures ministérielles n’indiquent pas dans quel type de situation les missions sont autorisées à approuver des paiements en ligne. Les procédures ministérielles en matière de virements bancaires ne mentionnent pas que les PPSC sont autorisés à approuver des virements lorsqu’ils ont accès aux comptes bancaires de leurs missions clientes. Les procédures relatives aux chèques des missions n’indiquent pas non plus qu’aucune signature des missions n’est requise pour les chèques émis par l’entremise de la plateforme bancaire électronique centralisée, puisqu’ils sont signés par l’ambassade du Canada.

Les auditeurs s’attendaient aussi à ce que les procédures de paiement soient conformes aux procédures établies et à ce que les paiements soient effectués correctement.Parmi les critères qui ont été examinés : des documents justificatifs adéquats; la séparation des tâches; le respect des exigences prévues à l’article 33 de la LGFP avant le paiement; l’exactitude du paiement. L’examen des paiements, assujetti aux contraintes décrites plus bas, a révélé la pleine conformité aux critères mentionnés précédemment, à l’exception de quelques cas.

L’équipe d’audit a eu certaines difficultés à effectuer les procédures d’audit. Dans le cas de certains paiements en comptant, l’équipe n’a pas été en mesure de confirmer si les exigences prévues à l’article 33 de la LGFP avaient été respectées avant que le paiement en comptant ne soit remis à des personnes. Comme l’équipe d’audit n’a pas pu avoir accès aux comptes bancaires, elle n’a pas été en mesure de confirmer si les paiements en ligne et les virements bancaires en ligne avaient été approuvés par deux personnes ayant des pouvoirs de signature de documents bancaires. Dans quelques cas, les documents à l’appui des virements bancaires n’ont pas été mis à la disposition de l’équipe d’audit et les banques ont retenu les chèques encaissés qui ont été émis par certaines missions; l’équipe d’audit n’a donc pas été en mesure de confirmer qu’ils avaient été signés par deux personnes désignées.

À la fin de l’audit, l’équipe d’audit n’avait toujours pas accès aux lettres envoyées par la mission à la banque pour indiquer les personnes qui avaient les pouvoirs de signature de documents bancaires. Par conséquent, l’équipe d’audit n’a pas pu confirmer si certains chèques et virements bancaires imprimés avaient été signés par deux personnes autorisées. Cependant, l’équipe d’audit a pu vérifier si les documents avaient été signés par deux personnes – l’une d’elles étant le CDM ou l’AGC – qui occupent un poste ayant des pouvoirs délégués pour signer les documents bancaires.

L’équipe a aussi examiné la nature des prélèvements directs qui ont eu lieu pendant la période visée. Ce mode de paiement exige l’approbation préalable de SMFF parce qu’elle vise des fonds retirés des comptes bancaires d’une mission avant le respect des exigences prévues aux articles 33 et 34. Conformément aux procédures, ce mode de paiement devrait normalement être utilisé pour le paiement des services publics (p. ex. électricité, téléphone et eau). L’équipe a ainsi examiné les transactions d’autres types de paiements effectués et a déterminé que les prélèvements directs avaient été utilisés pour faire un nombre limité de paiements non liés aux services publics qui n’avaient pas été approuvés préalablement par SMFF.

Enfin, l’équipe d’audit a relevé plusieurs cas d’erreur de codage non critiques. Par exemple, les transactions étaient parfois codées au mauvais type de paiement. En 2018-2019, en tout, 42 transactions de paiement avaient par erreur le code de frais bancaires, et la situation a été discutée avec la direction à l’AC.

3. Conclusion

Les auditeurs ont conclu que les activités bancaires internationales ministérielles étaient généralement bien gérées, qu’elles appuyaient les opérations ministérielles à l’étranger en conformité aux lois, aux règlements et aux politiques applicables. Les rôles et les responsabilités liés aux activités bancaires internationales sont généralement bien définis et communiqués. Le Ministère a mis en place des processus et des mesures clés et élaboré un cadre de surveillance pour atténuer les risques associés à la plupart des activités bancaires internationales et accroître l’efficacité opérationnelle afin de mieux appuyer les opérations des missions.

Certains points à améliorer ont été constatés, principalement en ce qui concerne la documentation, la mise à jour et le respect des procédures ministérielles, l’élaboration d’un cadre de gestion du risque exhaustif pour les activités bancaires internationales et la mise en œuvre intégrale du cadre de suivi.

Annexe A : À propos de l’audit

Objectif

L’audit visait à s’assurer que les activités bancaires internationales sont gérées de manière à appuyer les opérations ministérielles à l’étranger en conformité aux lois et aux politiques applicables.

Portée

Cet audit a porté sur les processus, les procédures et les systèmes mis en œuvre pour soutenir les principales activités bancaires internationales du Ministère. L’audit visait plus précisément les éléments suivants :

• Structure bancaire internationale;
• Aperçu des opérations bancaires des missions;
• Gestion des comptes bancaires locaux;
• Financement à la direction de la mission;
• Paiements à l’étranger.

Dans le cadre de l’examen global de la gestion et de la surveillance des activités bancaires internationales, la portée a été axée sur les deux derniers exercices (2017-2018 et 2018-2019); en ce qui concerne le financement et la mise à l’essai des paiements, la portée s’est limitée à l’exercice 2018-2019 et au premier trimestre de 2019-2020.

Critères

Les critères ont été élaborés à la suite de l’évaluation détaillée des risques, et l’étude a porté sur les critères d’audit relatifs au cadre de responsabilisation de gestion établi par le Bureau du contrôleur général du Secrétariat du Conseil du Trésor. Les critères d’audit ont fait l’objet d’une discussion et d’un accord avec l’entité vérifiée. Les critères détaillés sont les suivants :

Les critères d’audit constituent des attentes raisonnables et atteignables en fonction desquels la conformité, l’adéquation des contrôles et le rendement dans l’ensemble ont été évalués. Ces critères sont fondés sur des lois et règlements, des politiques, des lignes directrices, des normes industrielles généralement reconnues, des résultats d’audits antérieurs et d’autres critères élaborés en consultation avec la direction du programme. Les critères suivants ont été évalués pendant l’audit et constituent le fondement de l’élaboration des observations et des recommandations découlant de l’audit.

Critère 1 : Les rôles, responsabilités et obligations de rendre des comptes sont clairement définis et communiqués entre toutes les parties participant aux activités bancaires internationales.

1. Les rôles, responsabilités et obligations de rendre des comptes liés aux activités bancaires internationales sont clairement définis, communiqués et compris.
2. Séparation appropriée des tâches.
3. La capacité d’effectuer les tâches liées aux activités bancaires internationales est appropriée.

Critère 2 : La direction a une approche documentée en matière de gestion du risque.

1. La direction détermine les principaux risques qui pourraient compromettre l’atteinte des objectifs, élabore des stratégies d’atténuation des risques et supervise constamment la mise en œuvre de ces stratégies et en assure le suivi.

Critère 3 : Les comptes bancaires des missions à l’étranger sont gérés conformément aux pouvoirs et aux procédures.

1. Dans les dispositions bancaires, on prend en compte la réduction des risques bancaires et l’accroissement de l’efficacité opérationnelle pour mieux soutenir les opérations des missions en fonction du contexte du pays.
2. Les procédures d’ouverture et de fermeture des comptes bancaires sont bien documentées, communiquées et respectées.
3. Les pouvoirs d’accès aux comptes bancaires qui sont délégués correspondent aux responsabilités assignées et sont surveillés régulièrement.

Critère 4 : Les virements de fonds entre l’administration centrale et les missions sont effectués de manière efficiente et efficace.

1. Les procédures pour les virements de fonds sont documentées, communiquées, comprises et respectées.

Critère 5 : Les paiements à l’étranger sont effectués avec exactitude et en temps voulu pour appuyer les activités des missions conformément aux lois, aux règlements et aux politiques applicables.

1. Les procédures liées aux paiements à l’étranger tiennent compte des risques, y compris les risques de fraude, et sont conformes aux lois, aux règlements et aux politiques applicables.
2. Les procédures liées aux paiements sont bien documentées, communiquées et respectées.
3. Les applications de TI adéquates et mises à jour sont établies pour appuyer le traitement des paiements à l’étranger.

Approche et méthodologie

Le présent audit a été mené conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institut des auditeurs internes et conformément à la directive et à la politique de l’audit interne du Conseil du Trésor. Ces normes stipulent que l’audit doit être planifié et mené de façon à obtenir la garantie raisonnable que les objectifs de l’audit ont été atteints.

Afin de tirer des conclusions en fonction des critères qui précèdent ainsi que des principaux risques ciblés et évalués et des contrôles internes associés aux processus opérationnels connexes, la méthode d’audit englobait notamment ce qui suit :

• Cerner et examiner les politiques, les directives et les règlements pertinents ainsi que les lignes directrices et les normes opérationnelles sur les activités bancaires internationales;
• Acquérir une compréhension des processus et systèmes pertinents, ainsi que cerner les contrôles et les risques clés;
• Réviser les processus d’ouverture et de fermeture des comptes bancaires, les virements de fonds de l’AC aux missions, les paiements et les virements de fonds des missions à l’AC;
• Interroger les principaux intervenants et membres du personnel (voir le tableau 2);
• Réaliser une analyse des données et procéder à une vérification au moyen d’une revue de dossiers et d’un échantillon discrétionnaire (voir le tableau 1);
• Effectuer une analyse des activités bancaires internationales;
• Appliquer toute autre méthode jugée nécessaire par l’équipe d’audit.

Les échantillons ont été sélectionnés à l’aide d’une approche entièrement fondée sur le risque ou bien d’une combinaison d’échantillons aléatoires et fondés sur le risque. Les facteurs suivants ont été pris en considération dans la sélection.

• Risque associé au mode de paiement;
• Fréquence du mode de paiement utilisé;
• Si le PPSC a accès au compte bancaire de la mission;
• Risque associé au type de compte bancaire;
• Représentation des missions, des régions, des PPSC et l’année;
• Importance relative;
• Rétroaction et renseignements tirés des entrevues avec les principaux intervenants.

Annexe B : Plan d’action de la direction