Audit de la gestion du parc automobile

Décembre 2019

Acronymes et symboles

AAC

Approvisionnement intérieur, contrats et gestion de l’actif

AAD

Services ministériels de la plateforme

AAO

Approvisionnement pour les missions

AC

Administration centrale

ACM

Plateforme internationale

AFD

Relations avec les clients et opérations des missions

AFS

Opérations des missions, politiques et innovation

AGC

Agent de gestion et des affaires consulaires

AMC

Affaires mondiales Canada

ARI

Automotive Resources International

AWC

Sécurité physique à l’étranger

AWD

Livraison, services professionnels et techniques

CDM

Chef de mission

CFM

Affaires consulaires, sécurité et gestion des urgences

CSD

Sécurité et gestion des urgences

CSS

Opérations de préparation et sécurité

CT

Conseil du Trésor

ERP

Employés recrutés sur place

FI

Fiche immobilisation

PON

Procédures opérationnelles normalisées

SCM

Planification ministérielle, finance et technologie de l’information

SFA

Système financier et administratif

SLM

Services en ligne pour les missions

SMD

Opérations financières

SMSC

Portefeuille de la logistique et des subventions et contributions

SPD

Approvisionnement et gestion de l’actif

SPP

Politique des marchés et de gestion du matériel

VBD

Bureau du dirigeant principal de l’audit

Sommaire

Conformément au Plan d’audit axé sur le risque 2019-2020 approuvé par Affaires mondiales Canada (AMC ou le Ministère), le Bureau du dirigeant principal de l’audit (VBD) a procédé à l’audit de la gestion du parc automobile du Ministère.

Pourquoi est-ce important?

Affaires mondiales Canada gère la Plateforme internationale (ACM) du Canada, un réseau mondial de 178 missions réparties dans 110 pays qui appuie les efforts internationaux du Ministère et de 37 autres ministères, organismes partenaires et cooccupants. L’utilisation de véhicules est essentielle pour soutenir ce réseau et aider le Ministère à remplir son mandat. AMC possède et exploite un parc automobile d’environ 907 véhicules, blindés et non blindés (véhicules légers), dans 142 emplacements partout dans le monde, ainsi qu’à l’administration centrale (AC) à Ottawa, dont la valeur d’acquisition est de 66 millions de dollars.

Points examinés

L’objectif de l’audit était de déterminer si le Ministère gère et exploite efficacement son parc automobile, tout au long de son cycle de vie.

L’audit a porté sur les véhicules légers et blindés appartenant au Ministère, d’une valeur supérieure à 10 000 $ CA, excluant ainsi les plus petits véhicules comme les scooters et les motocyclettes. L’audit a permis d’évaluer les activités réalisées par le Ministère à l’égard de son parc automobile au cours des exercices 2018-2019 et 2019-2020, jusqu’au 31 août 2019. Les processus d’acquisition et de passation de marchés ne faisaient pas partie du champ d’application du présent audit, puisqu’ils n’ont pas été évalués comme présentant un risque élevé; il en va de même pour les véhicules achetés pour le Sommet du G7 tenu au Canada en 2018.

L’annexe A présente des renseignements détaillés sur l’objectif, la portée et les critères de l’audit.

Constatations

L’audit a révélé que le Ministère a mis en place des processus efficaces pour gérer et exploiter son parc automobile. L’audit a permis de relever les améliorations à apporter afin de mieux soutenir la gouvernance globale et d’améliorer la gestion du cycle de vie du parc automobile du Ministère. Le Ministère est conscient des difficultés auxquelles il doit faire face et a mis en branle une initiative visant à résoudre certains problèmes fondamentaux.

Recommandations

Les recommandations ci-après ont été formulées, à la lumière des conclusions de l’audit :

1. Le sous-ministre adjoint de la Plateforme internationale (ACM) devrait :
   • Clarifier les rôles et les responsabilités de la gestion du parc automobile du Ministère; et
   • Mettre à jour les lignes directrices et les manuels du Ministère concernant la gestion du parc automobile.
2. Le sous-ministre adjoint d’ACM, en collaboration avec le sous-ministre adjoint du Secteur des affaires consulaires, de la sécurité et de la gestion des urgences (CFM), devrait :
   • Mettre en place un processus pour évaluer l’ensemble des besoins des missions en matière de transport et veiller à ce que les missions disposent d’un parc de véhicules dont la taille et la composition sont adéquates pour remplir leur mandat;
   • Veiller à ce que la planification du cycle de vie du parc automobile du Ministère soit un processus éclairé fondé sur la taille et l’état actuels du parc automobile et sur une prévision des besoins futurs en matière d’acquisition, d’entretien, de réparation et d’aliénation.
3. Le sous-ministre adjoint d’ACM devrait :
   • [CAVIARDÉ]
   • Préciser la norme relative à la durée de vie des véhicules blindés actuellement utilisés par les missions canadiennes;
   • Élaborer et officialiser des lignes directrices sur la destruction des véhicules blindés;
   • Mettre en place un processus de communication officiel pour informer les missions en temps opportun du calendrier de destruction de leurs véhicules blindés.
4. Le sous-ministre adjoint d’ACM devrait inclure les véhicules blindés dans l’initiative visant à améliorer la gestion du parc automobile dans les missions et surveiller régulièrement l’initiative pour en assurer la mise en œuvre complète dans les délais fixés.

Énoncé de conformité

Cet audit a été effectué conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institut des auditeurs internes de même qu’à la Politique et à la Directive du Conseil du Trésor sur la vérification interne, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité. Des procédures d’audit suffisantes et appropriées ont été suivies et des éléments probants recueillis pour appuyer l’exactitude des constatations et des conclusions et pour fournir un niveau d’assurance correspondant à un audit. Les constatations et les conclusions reposent sur une comparaison entre les conditions qui existaient au moment de l’audit et les critères d’audit préétablis convenus avec la direction. Elles ne s’appliquent qu’à l’entité examinée pour la période visée par l’audit.

1. Contexte

L’audit de la gestion du parc automobile a été sélectionné dans le cadre du Plan d’audit axé sur le risque 2019-2020 d’AMC et a été approuvé par le sous-ministre. L’objectif du présent audit était de déterminer si le Ministère gère et exploite efficacement son parc automobile tout au long de son cycle de vie.

Contexte ministériel

Affaires mondiales Canada possède et exploite un parc automobile d’environ 907 véhicules, blindés et non blindés (véhicules légers), qui sont utilisés dans 142 emplacements au sein de son réseau mondial de missions à l’étranger, ainsi qu’à l’AC à Ottawa. La valeur d’achat de ces véhicules est de 66 millions de dollars, tandis que la valeur comptable nette s’élève à 27 millions de dollars. Le parc automobile du Ministère dans les missions se compose de véhicules légers réservés au chef de mission (CDM), de véhicules pour l’usage du personnel des missions, de véhicules d’entretien et d’autres véhicules ministériels spécialisés. Il comprend également des véhicules blindés utilisés pour se rendre dans les zones à risque élevé, où des mesures de sécurité renforcées s’imposent. Le parc intérieur se compose de véhicules de fonction et de véhicules légers à usage opérationnel.

Le nombre de véhicules varie constamment, à mesure que le Ministère fait l’acquisition de nouveaux véhicules et se défait de certains autres au cours de l’exercice. Selon la valeur marchande de 2016, la valeur d’achat d’un seul véhicule léger est évaluée à 30 000 $ CA, tandis que celle d’un véhicule blindé est évaluée à 250 000 $ CA. Par conséquent, les véhicules blindés affichent la valeur globale la plus élevée, malgré le nombre inférieur de véhicules.

Au cours de l’exercice 2018-2019, le Ministère a consacré 9,6 millions de dollars à son parc automobile, ce qui inclut des frais d’exploitation et d’entretien de 4,9 millions de dollars et des dépenses en immobilisations de 4,7 millions de dollars pour l’achat de véhicules. Ces données n’incluent pas les coûts des véhicules associés au Sommet du G7, qui s’élevaient à 4,3 millions de dollars. Pour l’exercice 2019-2020, le Ministère prévoit acquérir [CAVIARDÉ] nouveaux véhicules, dont environ 81 % serviront à remplacer des véhicules existants.

Au cours des trois dernières années, VBD a réalisé 18 audits dans les missions. L’objectif de ces audits consistait à déterminer si de saines pratiques de gestion et des contrôles efficaces étaient en place pour favoriser la bonne intendance des ressources à la mission, tout en contribuant à l’atteinte des objectifs du Ministère. Un des volets prioritaires de ces audits portait sur les pratiques de gestion des actifs et les mesures de contrôle des missions, notamment la gestion du parc automobile, afin de déterminer si ces pratiques et ces mesures étaient adéquates et appropriées. Dans l’ensemble, les audits menés dans les missions ont permis de formuler des recommandations en vue d’apporter des améliorations et de corriger les faiblesses relevées, dont les suivantes :

• La planification et la budgétisation effectuées à l’égard du parc automobile n’étaient pas uniformes dans toutes les missions;
• Les missions n’avaient pas toutes un plan d’entretien détaillé;
• L’utilisation des véhicules ne respectait pas toujours les exigences minimales établies dans les lignes directrices du CT;
• Des pratiques non uniformes ont été observées entre les missions en ce qui a trait à la surveillance du carburant, à l’exhaustivité des carnets de route et au suivi du kilométrage;
• [CAVIARDÉ] des véhicules n’a pas toujours été effectuée conformément aux politiques et aux procédures ministérielles.

Politiques et lignes directrices

Les ministères fédéraux ont la responsabilité d’assurer la gestion durable et sont financièrement responsable du matériel pour permettre l’exécution efficace et efficiente des programmes du gouvernement. La Politique sur la gestion du matériel du CT fournit aux entités fédérales des directives sur la gestion des actifs matériels du Ministère tout au long de leur cycle de vie. Au sein d’AMC, Politique des marchés et de gestion du matériel (SPP) a élaboré un ensemble de politiques sur la gestion du matériel pour orienter l’exécution des activités de gestion du matériel et définir les responsabilités connexes, y compris la gestion du parc automobile, en conformité avec la politique du CT.

La Plateforme internationale (ACM) est responsable de la mise en œuvre des politiques ministérielles et de l’élaboration des lignes directrices et des manuels pour appuyer la gestion du parc automobile, notamment :

1. Le Manuel de gestion du matériel (2015) décrit les responsabilités du Ministère en ce qui a trait à la gestion de tout le matériel du gouvernement du Canada, incluant le parc automobile, à l’étranger, sauf dans les bases militaires.
2. Les Lignes directrices sur la gestion du parc automobile dans les missions (2012) décrivent les procédures obligatoires en matière de gestion des actifs liées au cycle de vie des véhicules automobiles. Les étapes de la gestion du cycle de vie comprennent la détermination du besoin, l’analyse des possibilités, la planification de l’acquisition, l’acquisition, le fonctionnement, l’utilisation et l’entretien, l’aliénation et le remplacement.
3. Les Lignes directrices opérationnelles de la mission en matière de transports (2019), qui sont en cours d’élaboration, fourniront une orientation concernant les services de transport dans les missions, y compris l’utilisation autorisée des véhicules, l’affectation des véhicules officiels, les registres d’utilisation de ces derniers et les considérations liées à la sécurité et aux situations d’urgence.

Lorsque le niveau de menace le justifie, certaines missions à l’étranger élaborent un protocole de déplacement et de voyage de la mission, qui établit des procédures pour l’utilisation des véhicules des missions, entre autres.

Intervenants

La gestion du parc automobile au sein d’AMC est complexe et fait intervenir de nombreuses parties prenantes au sein du Ministère, notamment le réseau mondial des missions et trois secteurs, à savoir :

• Les missions, qui évaluent leurs besoins en matière de transport et présentent des demandes pour l’achat de nouveaux véhicules légers ou le remplacement des véhicules dans le cadre de l’exercice annuel de planification des activités dans Strategia. Les véhicules blindés sont remplacés selon le calendrier du cycle de vie géré par Sécurité physique à l’étranger (AWC). Lorsque les missions reçoivent des véhicules, elles ont la responsabilité quotidienne de les utiliser en respectant les politiques, les lignes directrices et les directives applicables. Les missions tiennent à jour des registres d’utilisation, effectuent la réparation et l’entretien de tous les véhicules et comptabilisent les dépenses connexes. Les missions sont également responsables de l’aliénation de tous leurs véhicules légers et blindés, et à ce titre, procèdent au transfert, à la vente, à l’aliénation (y compris la destruction des véhicules blindés) de ceux ci ou en font don, au moyen de Mission Exchange, au besoin. Le CDM approuve le protocole de déplacement et de voyage de la mission, s’il y a lieu, suivant la recommandation du comité de sécurité de la mission, qui est composé de spécialistes de la sécurité issus de différentes entités fédérales.
• La Plateforme internationale (ACM) est responsable de la prestation des services liés à la gestion du matériel, notamment la gestion du parc automobile, et fournit un soutien aux missions, de la manière suivante :
  • Opérations des missions, politiques et innovation (AFS) évalue les demandes de véhicules légers des missions et de l’AC et formule des recommandations concernant le budget d’immobilisations à l’intention de Relations avec les clients et opérations des missions (AFD) aux fins d’approbation;
  • Approvisionnement pour les missions (AAO) est chargé de fournir une orientation concernant l’acquisition de véhicules légers pour les missions, une fois le budget approuvé par AFD;
  • Approvisionnement intérieur, contrats et gestion de l’actif (AAC) est chargé d’examiner les stratégies et le modèle de gouvernance liés aux véhicules légers dans les missions, ainsi que d’élaborer des outils et des systèmes;
  • Sécurité physique à l’étranger (AWC) coordonne le programme des véhicules blindés du Ministère, qui englobe la gestion du parc automobile, les demandes d’approvisionnement dans le cadre du cycle de vie, la formation des conducteurs, la coordination de l’entretien, le transfert et la destruction finale des véhicules.
• Planification ministérielle, finance et technologie de l’information – Dirigeant principal des finances (SCM) assume la responsabilité globale de la gestion du matériel au sein du Ministère. Les responsabilités particulières liées à la gestion du parc automobile comprennent, notamment, les suivantes :
  • SPP est responsable de l’élaboration de la Politique sur la gestion du matériel du Ministère, y compris de la gestion du parc automobile, conformément à la politique du CT;
  • SAP ministériel – Portefeuille de la logistique et des subventions et contributions est chargé de fournir un outil ou une procédure de système au Service national de l’approvisionnement, des marchés et de la gestion des biens (AAC) pour la saisie des données sur le parc automobile.
• Affaires consulaires, sécurité et gestion des urgences (CFM) :
  • Opérations de préparation et sécurité (CSS) détermine et classe par ordre de priorité les missions ayant besoin de véhicules blindés, en fonction du protocole de déplacement et de voyage de la mission, et communique à la Sécurité physique à l’étranger (AWC) les exigences en matière de sécurité liées à l’acquisition de tels véhicules.

2. Observations et recommandations

La présente section décrit les principales conclusions et observations fondées sur l’examen de la documentation, les entrevues auprès des intervenants, l’examen des dossiers et l’analyse des données. Les observations tirées de l’audit portent sur les structures organisationnelles, la gestion du cycle de vie et l’information aux fins de la prise de décisions.

Voir l’annexe A pour une description détaillée des critères d’audit.

2.1 Structures organisationnelles

La Politique sur la gestion du matériel d’AMC précise les attentes du Ministère en ce qui a trait à la gestion du matériel conformément aux lois et aux politiques applicables et définit des rôles et des responsabilités claires. On s’attendait à ce que tous les intervenants concernés aient clairement défini, documenté, communiqué et compris les rôles et les responsabilités. On s’attendait également à ce que la gestion du parc automobile s’appuie sur des politiques, des lignes directrices, des procédures et des manuels ministériels clairs et à jour.

Rôles et responsabilités

L’équipe d’audit a examiné la structure organisationnelle du Ministère relative à la gestion du parc automobile. Elle a rencontré les principaux intervenants et a envoyé des questionnaires à un échantillon de 22 missions pour déterminer si les rôles et les responsabilités respectifs des intervenants à l’AC et des missions étaient clairement définis, communiqués et compris.

D’après les renseignements recueillis au moyen du questionnaire, l’équipe d’audit a constaté que les rôles et les responsabilités des missions sont clairement définis et compris, ce qui est tout particulièrement important du fait que les missions jouent un rôle central dans tous les aspects de la gestion du cycle de vie (planification, acquisition, exploitation et aliénation).

À l’AC, les rôles et les responsabilités sont documentés, mais ils ne sont pas clairement communiqués et compris. Pris individuellement, les intervenants comprennent les responsabilités qui leur incombent. Toutefois, en général, ils ne connaissent pas très bien les rôles et les responsabilités des autres intervenants, notamment les aspects qui ne relèvent pas d’eux. Cette situation s’explique en partie par le fait que les principaux intervenants qui participent à la gestion du parc automobile du Ministère sont dispersés. Voir les annexes C et D pour plus de détails sur les processus de gestion du cycle de vie des véhicules légers et blindés et la répartition des responsabilités connexes.

Les entrevues réalisées ont indiqué que le Ministère bénéficierait grandement d’une structure de gestion simplifiée, qui regrouperait les efforts des divers intervenants, au sein des différentes directions ou entre elles. Un tel regroupement donnerait l’occasion de clarifier les rôles et les responsabilités et permettrait d’accroître l’efficacité et l’efficience de la gestion du cycle de vie des véhicules du parc automobile.

Politiques et lignes directrices

L’équipe d’audit a examiné l’ensemble des politiques, des lignes directrices, des procédures et des manuels ministériels disponibles. Elle a constaté que la plupart d’entre eux étaient désuets ou présentaient des lacunes et des contradictions, et, donc, qu’ils étaient moins fiables pour offrir un soutien ou une orientation. Plusieurs des directions ou des unités énumérées comme ayant des responsabilités en matière de gestion du parc automobile n’existent plus ou ont un mandat différent de celui qui est décrit dans ces documents de politique. Par exemple, les Lignes directrices sur la gestion du parc automobile dans les missions (2012) précisent que Contrats et gestion de l’actif (AAC), maintenant Approvisionnement intérieur, contrats et gestion de l’actif (AAC), a la responsabilité de présenter un plan global pour l’achat des véhicules, aux fins d’approbation, de déterminer les options en matière d’approvisionnement et de communiquer les spécifications approuvées au préalable. Au moment de l’audit, AFS et AAO se partageaient ces responsabilités. En outre, le mandat d’AAC avait changé et était désormais lié à l’examen du modèle de gouvernance pour la gestion des véhicules. Les Lignes directrices sur la gestion du parc automobile dans les missions (2012) ne reflétaient pas les changements apportés en matière de responsabilité.

De plus, ces politiques, lignes directrices et manuels présentaient des lacunes et des contradictions. Par exemple :

• Les Lignes directrices sur la gestion du parc automobile dans les missions (2012) établissent des normes concernant la durée de vie utile des véhicules légers, conformément aux normes définies par le CT. Toutefois, le Manuel de gestion du matériel (2015) indique qu’aucune norme n’a été établie à cet égard pour les véhicules;
• Le responsable fonctionnel des Lignes directrices sur la gestion du parc automobile dans les missions (2012) n’est pas clairement identifié. Les Lignes directrices précisent qu’il s’agit de Contrats et gestion de l’actif (ancien nom donné à AAC). Cependant, au moment de l’audit, la page MODUS affichant les Lignes directrices indiquait qu’AFS en était le responsable fonctionnel depuis décembre 2016. Les responsables de MODUS ont admis que cette page devait être renouvelée. Peu de temps après une discussion avec l’équipe d’audit à ce sujet, il a été confirmé sur la page MODUS que le responsable fonctionnel du document était AFS.

L’absence de politiques et de lignes directrices ministérielles à jour crée de la confusion quant à savoir qui est responsable des différentes activités du cycle de vie liées à la gestion du parc automobile.

Recommandation 1

Le sous-ministre adjoint d’ACM devrait :

• Clarifier les rôles et les responsabilités de la gestion du parc automobile du Ministère; et
• Mettre à jour les lignes directrices et les manuels du Ministère concernant la gestion du parc automobile.

2.2 Gestion du cycle de vie

La Politique sur la gestion du matériel d’Affaires mondiales Canada stipule que le régime ministériel de gestion du matériel doit mettre en œuvre et maintenir une approche efficace pour gérer le matériel et les biens, tout au long de leur cycle de vie. La gestion du cycle de vie est le processus qui permet de gérer les biens de façon efficace et efficiente à l’échelle du continuum, de la détermination d’un besoin jusqu’au remplacement du bien ayant servi à répondre à ce besoin, en passant par l’aliénation de ce bien. Les étapes de la gestion du cycle de vie sont les suivantes :

• l’évaluation du besoin et l’analyse des possibilités;
• la planification de l’acquisition et l’acquisition comme telle;
• l’exploitation, l’utilisation et l’entretien; et
• l’aliénation et le remplacement.

On s’attendait à ce que les principes de gestion du cycle de vie soient appliqués au parc automobile du Ministère. L’audit a principalement porté sur les étapes que sont la détermination du besoin, l’exploitation et l’aliénation, car on avait jugé que celles-ci présentaient un risque élevé.

Évaluation des besoins

La planification s’applique à toutes les étapes de la gestion du cycle de vie, de l’évaluation des besoins à l’aliénation des biens. La planification à l’étape de l’évaluation exige que le Ministère examine régulièrement les besoins opérationnels et organisationnels, détermine les besoins initiaux et continus en fonction de prévisions réalistes au chapitre des fonds, connaisse les quantités de biens dont il dispose et les niveaux de stock à conserver, établisse des prévisions sur les besoins en matière d’entretien et de pièces de rechange, prépare des plans suffisamment tôt pour pouvoir contribuer au processus de planification budgétaire et prévoie l’aliénation des biens en surplus. On s’attendait à ce que le Ministère ait mis en place un processus pour s’assurer qu’il dispose des bons types de véhicules, au bon moment et en quantité suffisante.

Le Ministère suit deux processus distincts pour évaluer les besoins des missions en matière de véhicules, soit un processus pour les véhicules légers et un autre pour les véhicules blindés. Ces deux processus sont mis en œuvre en réaction aux besoins et non en fonction des besoins prévus; de même, aucun des deux ne sert à évaluer l’ensemble des besoins d’une mission donnée en matière de transport.

La planification de l’acquisition d’un nouveau véhicule léger commence par les missions, qui sont chargées d’établir leurs propres besoins en matière de transport. Pour évaluer leurs besoins en ce sens, les missions doivent déterminer quelle sera la fréquence d’utilisation du véhicule, à quoi il servira et dans quel contexte il sera utilisé. Les missions demandent à l’AC d’ajouter ou de remplacer un véhicule par l’entremise de Strategia, le portail de planification ministériel. Les demandes des missions sont évaluées par AFS, qui formule ensuite des recommandations à l’intention d’AFD aux fins d’approbation.

D’après les entrevues menées et les réponses recueillies au moyen du questionnaire envoyé à 22 missions, la taille et l’environnement des missions, l’utilisation des véhicules et les coûts habituels du remplacement de véhicules sont les principaux facteurs pris en compte dans les demandes d’achat ou de remplacement de véhicules légers. Des 22 missions qui ont reçu le questionnaire, 17 avaient présenté une demande pour obtenir ou remplacer un véhicule léger par l’intermédiaire de Strategia au cours de l’exercice 2018-2019. L’équipe d’audit a examiné les demandes de ces 17 missions et a constaté que, bien que le modèle de Strategia soit le même pour toutes les missions, les renseignements fournis ne sont pas normalisés. Par exemple, sept (7) missions n’avaient pas indiqué de raison pour justifier l’achat ou le remplacement d’un véhicule léger. De plus, l’équipe d’audit a noté que l’évaluation d’AFS n’est pas claire et que les décisions ne sont pas étayées par des justifications documentées. Dans l’évaluation effectuée pour chaque demande, il est simplement indiqué si cette dernière a été approuvée ou refusée. Par conséquent, en l’absence de justifications documentées, le Ministère pourrait ne pas être en mesure de démontrer qu’il a pris des décisions éclairées à l’appui de l’acquisition de véhicules.

Le processus de planification est différent pour les véhicules blindés, puisque ceux-ci sont considérés comme des contre-mesures de sécurité. On détermine si de tels véhicules sont nécessaires en fonction du contexte au chapitre des menaces dans la région concernée. Les spécialistes de la sécurité de la mission d’AMC et d’autres ministères élaborent et mettent à jour le protocole de déplacement et de voyage de la mission en fonction des renseignements de sécurité à leur disposition et déterminent quels sont les secteurs auxquels il faut avoir accès à l’aide d’un véhicule blindé. CSS évalue, aux fins d’approbation, les demandes des missions concernant de nouvelles démarches d’achat ou de remplacement en se fondant sur ce protocole. Les Opérations de préparation et de sécurité (CSS) fournissent à Sécurité physique à l’étranger (AWC) des besoins fondés sur le risque, qui détermine par la suite les spécifications techniques pour atténuer ces risques. Des changements rapides et radicaux au chapitre des menaces dans une région donnée peuvent également amener CSS à réagir rapidement et à affecter un véhicule blindé à une mission sans qu’une demande officielle soit déposée. Le processus de planification du déploiement des véhicules blindés est souple de sorte à pouvoir s’adapter promptement à l’évolution des menaces. Le nombre actuel de véhicules blindés a été réévalué pour la dernière fois par CSS en février 2019, en consultation avec les missions.

Le Ministère a élaboré un plan d’investissement de cinq (5) ans qui précise les principaux investissements à réaliser dans les biens, notamment les véhicules. Ce plan comprend des renseignements sur les montants que le Ministère a l’intention de dépenser pour les véhicules au cours de la période visée de cinq (5) ans; cependant, il ne fournit aucun renseignement sur le nombre et les types de véhicules ni sur l’endroit où ces véhicules seraient déployés, puisque les décisions sur l’acquisition de véhicules et les coûts connexes sont toujours prises au cas par cas pour les différentes missions. Il peut être difficile de prévoir les besoins en matière de véhicules blindés, car la situation dans un pays donné peut changer rapidement, ce qui influe sur le nombre de véhicules blindés requis. Toutefois, le nombre de véhicules légers nécessaires est facile à prévoir, d’autant plus que les nouvelles acquisitions sont beaucoup moins fréquentes que les remplacements.

Dans l’ensemble, le processus de planification suivi pour les véhicules légers et celui que l’on emploie pour les véhicules blindés fonctionnent de façon indépendante et ne sont pas harmonisés. Par conséquent, l’AC n’est pas en mesure d’évaluer l’ensemble des besoins en matière de transport d’une mission donnée. Dans certains cas, il est possible que des besoins relatifs au transport auparavant comblés à l’aide de véhicules légers le soient désormais à l’aide d’un ou de plusieurs véhicules blindés nouvellement acquis. Dans d’autres cas, soit lorsque le nombre de véhicules blindés est réduit, la mission peut nécessiter de nouveaux véhicules légers pour répondre à ses besoins en matière de transport pour lesquels elle n’a plus recours aux véhicules blindés puisque le niveau de menace est désormais jugé moins important. Étant donné que les deux processus de planification sont appliqués indépendamment l’un de l’autre, il se peut que les missions n’aient pas le nombre et les types de véhicules (véhicules légers et blindés) dont elles ont besoin pour remplir leur mandat.

Utilisation de véhicules dans les missions

Les missions sont responsables de l’exploitation des véhicules légers et blindés qui leur sont alloués. L’exploitation d’un véhicule englobe la conduite, mais aussi l’entretien, la réparation et la surveillance de celui ci, de même que la formation des conducteurs. VBD a mené un audit de l’entretien et de la réparation des véhicules lors des 18 audits touchant les pratiques de gestion des missions réalisés au cours des quatre (4) dernières années, et continuera de le faire à l’occasion des prochains audits de cette nature. La section 2.3 du présent rapport porte spécifiquement sur la surveillance. Par ailleurs, puisque l’on estime que la formation des conducteurs s’accompagne d’un risque important, la présente section se concentre sur cet aspect.

Selon le cadre de la Politique sur la gestion du matériel d’AMC, les gestionnaires doivent s’assurer que leurs employés reçoivent une formation adéquate. La conduite d’un véhicule léger ne nécessite aucune formation particulière, mais une formation adéquate pour conduire un véhicule blindé est importante pour assurer la sécurité des employés qui se déplacent à bord de ces véhicules. [CAVIARDÉ] le Manuel d’instructions de sécurité suggère que tous les efforts soient déployés pour s’assurer qu’au moins un conducteur par mission reçoive une formation spéciale pour conduire un véhicule blindé.

Les missions ont la responsabilité d’informer AWC que leurs conducteurs ont besoin d’une formation sur la conduite de véhicules blindés. Les missions reçoivent des fonds pour former les conducteurs dans les écoles de conduite désignées avec le programme de formation approprié. L’administration centrale consigne dans une feuille de calcul les conducteurs qui ont reçu une formation sur les véhicules blindés. [CAVIARDÉ]

Aliénation

La Politique sur la gestion du matériel du CT stipule que l’aliénation des biens matériels doit être effectuée le plus efficacement et le plus rapidement possible après qu’ils deviennent excédentaires dans le contexte des besoins liés à l’exécution des programmes, et de manière à obtenir la valeur nette la plus élevée pour l’État. Cette politique ne s’applique qu’aux véhicules légers. Dans le cas des véhicules blindés, le Ministère doit les détruire complètement à la fin de leur cycle de vie.

Sur les 22 missions qui ont reçu le questionnaire, 17 avaient procédé à l’aliénation d’un véhicule léger au cours des deux derniers exercices. L’équipe d’audit a examiné le processus d’aliénation de ces 17 véhicules et a constaté qu’il avait été mené conformément à la durée de vie prévue des véhicules. La plupart des aliénations (12 sur 17) avaient été approuvées au préalable par l’AC et faisaient l’objet d’un rapport signé par le CDM. Toutefois, dans un cas, il n’y avait aucune raison de procéder à l’aliénation du véhicule et, dans un autre, la mission a procédé à l’aliénation d’un véhicule même si l’AC n’avait pas encore approuvé le remplacement de celui-ci. Des 22 missions en question, 15 ont déclaré que, qu'avant de procéder à l’aliénation des véhicules, elles calculaient les coûts futurs de réparation et d’entretien afin de déterminer s’ils allaient être supérieurs à la valeur nette du véhicule. Par ailleurs, 21 missions ont déclaré qu’elles s’efforcent d’obtenir la valeur la plus élevée possible pour l’État. Les missions ont mentionné le kilométrage, l’état des véhicules et l’âge de ceux-ci comme étant les principales raisons pour lesquelles elles procédaient à l’aliénation de véhicules légers.

Selon AWC, l’aliénation des véhicules blindés se fait après huit (8) ans d’utilisation dans des conditions normales et après cinq (5) dans des conditions difficiles. Toutefois, aucun document ne mentionne la justification ou des calculs qui se rattachent à de telles normes d’aliénation; il ne s’agit donc que d’une façon de faire propre au Ministère. [CAVIARDÉ]

[CAVIARDÉ]

Sur les 22 missions qui ont reçu le questionnaire, six (6) missions ont dû détruire un total de [CAVIARDÉ] au cours de l’exercice 2018-2019. L’audit a permis de constater que [CAVIARDÉ] dans deux (2) missions avaient été détruits. [CAVIARDÉ]

[CAVIARDÉ]

Recommandation 2

Le sous-ministre adjoint d’ACM, en collaboration avec le sous-ministre adjoint de CFM, devrait :

• Mettre en place un processus pour évaluer l’ensemble des besoins des missions en matière de transport et veiller à ce que celles-ci disposent d’un parc de véhicules dont la taille et la composition sont adéquates pour remplir leur mandat;
• Veiller à ce que la planification du cycle de vie du parc automobile du Ministère soit un processus éclairé fondé sur la taille et l’état réels du parc et sur les besoins prévus en matière d’acquisition, d’entretien, de réparation et d’aliénation.

Recommandation 3

Le sous-ministre adjoint d’ACM devrait :

• [CAVIARDÉ]
• Préciser la norme relative à la durée de vie des véhicules blindés actuellement utilisés par les missions du Canada;
• Élaborer et officialiser des lignes directrices sur la destruction des véhicules blindés;
• Mettre en place un processus de communication officiel pour informer les missions en temps opportun du calendrier de destruction de leurs véhicules blindés.

2.3 Information pour la prise de décisions

La Directive sur la gestion du parc automobile pour les véhicules légers du CT, exige que les ministères s’assurent que les renseignements essentiels sur leur parc automobile sont suivis aux fins de gestion et de production de rapports au moyen d’un système d’information sur la gestion du parc automobile afin qu’il soit possible de surveiller les coûts d’entretien, de réparation et d’utilisation des véhicules, et ce, selon une approche de gestion du parc automobile fondée sur le cycle de vie. L’équipe d’audit s’attendait donc à ce que des systèmes et des pratiques soient en place pour gérer et surveiller le parc automobile du Ministère et produire des rapports à ce sujet. Plus précisément, on s’attendait à ce que soient consignés suffisamment de renseignements complets et exacts sur les véhicules. On s’attendait également à voir en place un processus régulier de surveillance des renseignements financiers et opérationnels et de production des rapports connexes pour faciliter la prise de décisions et voir à la gestion optimale du parc automobile.

Selon les documents de politique du Ministère, les missions sont responsables de la gestion de leur parc automobile et elles doivent, à cet égard, consigner les dépenses dans le système financier correspondant et également tenir à jour et analyser les registres des véhicules. Les missions utilisent de nombreux systèmes pour gérer leur parc de véhicules, comme le Système financier et administratif (SFA) et le Service en ligne pour les missions (SLM). Quelques missions utilisent également un logiciel disponible sur le marché. Tous ces systèmes fonctionnent indépendamment les uns des autres.

L’équipe d’audit a examiné les politiques ministérielles et a constaté qu’elles ne comportent aucune exigence obligatoire en matière de rapports internes. Des 22 missions qui ont reçu le questionnaire, 15 ont déclaré qu’elles produisaient des rapports sur la gestion du parc automobile (p. ex. réparations et entretien, consommation de carburant, utilisation); cependant, la plupart de ces renseignements ne sont pas communiqués à l’AC. Par conséquent, l’AC ne dispose pas de l’information dont elle a besoin pour prendre des décisions éclairées quant à la gestion du parc automobile.

L’équipe d’audit a examiné toutes les dépenses liées aux véhicules consignées dans le SFA pour les deux derniers exercices; elle a constaté que les missions n’entrent pas toujours comme il se doit l’information sur les coûts de gestion du parc automobile dans les systèmes ministériels. Par exemple, les entrées n’étaient pas toutes codées dans la bonne catégorie de dépenses et le numéro d’identification unique des véhicules, bien souvent, n’était pas consigné, ce qui rend la tâche difficile si l’on souhaite associer les coûts à un véhicule spécifique. L’absence de pratiques normalisées pour la consignation des données sur le parc automobile a donné lieu à des renseignements incohérents, inexacts et peu fiables sur les coûts liés à la gestion du parc. Sans un système officiel unique de gestion de l’information de même que des pratiques normalisées de consignation de l’information, le Ministère ne peut prendre des décisions éclairées concernant la gestion de son parc automobile.

Initiative ministérielle visant à améliorer la gestion du parc automobile dans les missions

Le Ministère est conscient des lacunes qui touchent les pratiques de gestion de son parc automobile dans les missions. Il a donc mis en œuvre une initiative pour les combler. Selon une présentation donnée au Comité des missions en avril 2019, on a lancé l’initiative après avoir relevé les principaux problèmes, résumés ci-dessous :

• l’absence de renseignements de base fiables, accessibles en temps réel, au sujet du parc automobile d’AMC, notamment en ce qui concerne le nombre de véhicules, leur emplacement et leur état, complique considérablement les choses lorsqu’il s’agit de répondre aux questions parlementaires, aux demandes d’accès à l’information et aux autres demandes de renseignements;
• l’absence d’un système unique, normalisé et automatisé pour appuyer la gestion efficace, rentable et conforme aux dispositions applicables du parc automobile d’AMC accroît le risque d’utilisation non optimale, abusive ou frauduleuse des véhicules du gouvernement du Canada;
• il n’existe essentiellement aucune capacité d’analyse automatique des données pour détecter les anomalies, notamment en ce qui a trait au kilométrage par rapport à la consommation de carburant ainsi qu’à l’utilisation inhabituelle des véhicules;
• la capacité de prévoir les besoins en vue de l’établissement de plans d’investissement pluriannuels est limitée;
• la capacité de gestion du cycle de vie est insuffisante.

L’objectif de l’initiative est d’uniformiser la gestion du parc automobile du Ministère en intégrant dans le SAF un nouveau module consacré à la gestion des véhicules légers déployés dans les missions. Cette initiative renforcerait la fiabilité des données de gestion du parc automobile, normaliserait les pratiques d’enregistrement et permettrait aux intervenants à l’AC d’obtenir un portrait complet du parc ministériel de véhicules légers en tout temps. Le Service national d’approvisionnement, de passation de marchés et de gestion des biens (AAC) recueille actuellement de l’information sur les véhicules légers dans les missions afin d’obtenir une base de données plus précise sur le parc de véhicules.

Bien que l’initiative soit appuyée par le sous-ministre adjoint d’ACM, elle ne sera fructueuse que si AAC parvient à la gérer comme il se doit et à la mener à terme. L’audit a permis de constater qu’AAC n’a pas obtenu de ressources supplémentaires pour atteindre l’objectif de l’initiative. Par conséquent, cette dernière pourrait entrer en concurrence avec les priorités prévues dans le mandat d’AAC. Par ailleurs, cette initiative pourrait être une bonne occasion d’inclure de l’information sur les véhicules blindés dans le nouveau module du SFA afin de dresser un tableau complet du parc automobile du Ministère, et pas seulement des véhicules légers. D’ailleurs, le personnel d’AWC a fait savoir à l’équipe d’audit qu’il trouverait intéressant d’inclure des données sur la gestion du parc de véhicules blindés dans le nouveau module du SFA.

Recommandation 4

Le sous-ministre adjoint d’ACM devrait inclure les véhicules blindés dans l’initiative visant à améliorer la gestion du parc automobile dans les missions et surveiller régulièrement l’initiative pour en assurer la mise en œuvre complète dans les délais fixés.

3. Conclusion générale

L’équipe d’audit conclut que certains des processus établis par le Ministère pour gérer et exploiter son parc automobile sont efficaces. Elle a relevé des domaines dans lesquels il conviendrait d’apporter des améliorations afin de mieux soutenir la gouvernance globale du parc automobile et d’améliorer la gestion de son cycle de vie. Le Ministère est conscient des difficultés auxquelles il est confronté et a lancé une initiative visant à régler certains des problèmes fondamentaux qui ont été mis en lumière.

Annexe A : À propos de l’audit

Objectif

L’objectif de l’audit était de déterminer si le Ministère gère et exploite efficacement son parc automobile, tout au long de son cycle de vie.

Portée

Le présent audit portait sur tous les véhicules, légers et blindés, appartenant au Ministère. Toutefois, l’équipe d’audit n’a pas examiné les véhicules qui ont moins de quatre roues ou dont le coût d’achat avait été inférieur à 10 000 $, comme les scooters et les motocyclettes. Dans le cadre de l’audit, on s’est penché sur les opérations liées au parc automobile du Ministère pour l’exercice 2018-2019 ainsi que pour l’exercice 2019-2020, jusqu’au 31 août 2019. Cependant, afin de mieux comprendre le sujet à l’étude, l’équipe d’audit a également examiné certains documents pertinents produits en dehors de cette période. Enfin, la portée de l’audit n’englobait pas les processus d’acquisition et de passation de marchés, puisqu’elle n’a pas été évaluée comme étant un risque élevé tout comme les véhicules achetés pour le Sommet du G7 de 2018 tenu au Canada.

Critères

Les critères ci-après ont été formulés en fonction des résultats de l’évaluation des risques réalisée dans le cadre de l’audit et en s’appuyant sur les contrôles généralement reconnus que l’on s’attendait à voir en place.

Approche et méthodologie

L’audit a été effectué conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institut des auditeurs internes ainsi qu’à la Directive sur l’audit interne et à la Politique sur l’audit interne du CT. Selon les normes ainsi établies, l’audit doit être planifié et mené de façon à ce que l’on puisse obtenir une garantie raisonnable que son objectif a été atteint.

De manière à pouvoir tirer des conclusions en fonction des critères énoncés précédemment, l’équipe d’audit a recueilli des données probantes de la manière suivante :

• Identifier et examiner les politiques, les directives, les lignes directrices et les normes opérationnelles qui s’appliquent à la gestion du parc automobile;
• Examiner et analyser les renseignements financiers et non financiers sur les opérations liées au parc automobile;
• Réaliser un examen d’ensemble des processus clés afin de relever les principaux contrôles et d’évaluer leur efficacité;
• Mettre à l’essai des échantillons discrétionnaires choisis dans le contexte d’un examen des dossiers, en fonction des besoins;
• Mener des entrevues avec des représentants du Ministère à l’AC de même que d’autres ministères et organismes aux vues similaires (p. ex. Gendarmerie royale du Canada);
• Recueillir des renseignements pertinents auprès de certaines missions concernant leurs rôles et responsabilités dans certains aspects de la gestion de leur parc automobile;
• Tirer parti des visites dans les missions pour recueillir de l’information sur certains volets de la gestion du parc automobile et, ainsi, accroître l’efficacité des démarches menées;
• Effectuer une analyse des données et des tendances;
• Effectuer d’autres tâches d’essai et d’examen de documents jugées pertinentes.

Pour compléter le travail d’audit effectué à l’AC, l’équipe d’audit a envoyé un questionnaire à 22 missions; elle entendait ainsi recueillir, auprès de ces missions, de l’information sur la gestion du cycle de vie de leur parc automobile. Les missions ont été sélectionnées en fonction de divers critères, dont les suivants :

• la représentation géographique;
• la taille de la mission et du parc automobile;
• le nombre de véhicules légers par rapport au nombre de véhicules blindés;
• le total des dépenses consacrées au parc automobile au cours des deux derniers exercices;
• le nombre de nouvelles démarches d’acquisition et d’aliénation de véhicules au cours des deux derniers exercices.

Annexe B : Plan d’action de la direction

Annexe C : Processus de gestion du cycle de vie – Véhicules légers

Annexe D : Processus de gestion du cycle de vie – Véhicules blindés