Politique sur la désignation des membres du personnel en affectation et sur la dénomination des locaux diplomatiques et consulaires

Note circulaire No XDC-1760 du 30 octobre 2007

Date plus récente des changements : le 28 avril 2011

Le Ministère des Affaires étrangères et du Commerce international présente ses compliments aux Chefs de mission accrédités auprès du Canada et a l'honneur de porter à leur connaissance la politique du Gouvernement du Canada sur les titres des membres du personnel et la dénomination des locaux des Missions diplomatiques et des Postes consulaires. La présente remplace la Note circulaire XDC-2548 datée du 21 juin 1990

  1. Titres des agents diplomatiques
  2. Titres des fonctionnaires consulaires
  3. Titres des employés de soutien
  4. Dénomination des locaux des Missions diplomatiques ou des Postes consulaires

1. Titres des agents diplomatiques

L’expression « agent diplomatique » s’entend du Chef de la Mission ou d’un membre du personnel diplomatique de la Mission, conformément à l'alinéa d de l'article 1 de la Convention de Vienne sur les Relations diplomatiques.

Le Canada exige que les agents diplomatiques soient titulaires d'un passeport diplomatique, à défaut de quoi ils seront considérés comme des membres du personnel de soutien (Titres des employés de soutien).

Les titres utilisés couramment en vertu des conventions internationales et que le Gouvernement du Canada accepte sont les suivants :

Outre les titres susmentionnés, le Gouvernement du Canada reconnaît les titres suivants :

  • Haut-commissaire adjoint (le cas des Hauts-Commissariats)
  • Chef de mission adjoint (le cas des Ambassades)
  • Premier conseiller
  • Deuxième conseiller
  • Troisième conseiller
  • Attaché adjoint

Il est possible que d'autres titres soient utilisés; chaque cas sera étudié individuellement.

Finalement, certains membres des missions sont considérés comme des Attachés militaires et portent des titres très variés. Les titres les plus courants entérinés par le Gouvernement du Canada sont : Attaché de l'air, Attaché de l'armée, Attaché naval, Attaché de défense, Attaché militaire, Conseiller de l'air, Conseiller de l’armée, Conseiller naval, Conseiller de la défense et Conseiller militaire. Il arrive aussi qu’un même officier représente plus d'une branche des forces armées et porte, par conséquent, un titre composé comme « Attaché naval, militaire et de l'air ».

Les adjoints appartiennent à une deuxième catégorie de personnel militaire. Ils peuvent porter les mêmes titres que les officiers principaux, mais suivis du terme « adjoint ».

Exemples : Attaché de l'air adjoint; Attaché naval et militaire adjoint.

Note : Le Gouvernement du Canada doit donner son approbation avant d’admettre au Canada des Attachés et des Attachés adjoints qui représentent des forces armées.

2. Titres des fonctionnaires consulaires

Fonctionnaires consulaires

L’expression « fonctionnaire consulaire » s’entend de toute personne, y compris le Chef du poste consulaire, chargée en cette qualité de l’exercice des fonctions consulaires, conformément à l'alinéa 1(d) de l'article 1 de la Convention de Vienne sur les Relations consulaires.

En tenant compte de l’article 9 de la Convention de Vienne sur les Relations consulaires, le gouvernement du Canada reconnaît les titres consulaires suivants :

  • Consul général;
  • Vice-consul général ou Consul général adjoint;
  • Consul;
  • Vice-consul ou Consul adjoint;
  • Agents consulaire

De plus, il est permis d’utiliser certains titres seulement si l'un des titres mentionnés ci-dessus les précède. Ces titres sont les suivants :

  • Délégué commercial principal;
  • Délégué commercial;
  • Commissaire adjoint du commerce
  • Délégué commercial adjoint

Exemples : Consul et Délégué commercial; Vice-consul et Délégué commercial adjoint.

Note : Il est possible que d'autres titres soient utilisés; chaque cas sera étudié individuellement. Cependant, le gouvernement du Canada n'acceptera en aucune façon qu'un fonctionnaire consulaire, affecté à un Poste consulaire, porte un titre qui indique un rang diplomatique.

Exemple : Attaché consulaire

3. Titres des employés de soutien

3.1 L’expression « personnel administratif et technique » s’entend des membres du personnel de la Mission employés dans le service administratif et technique de la Mission. Ces personnes, de façon minimale, doivent détenir un passeport officiel, spécial ou de service.

3.2 L’expression « employé consulaire » s’entend de toute personne employée dans les services administratifs ou techniques d'un Poste consulaire. Ces personnes, de façon minimale, doivent elles aussi détenir un passeport officiel, spécial ou de service.

3.3 L’expression « membre du personnel de service » s’entend des membres du personnel de la Mission ou du Poste consulaire employés au service domestique de la Mission ou du Poste consulaire. Les membres du personnel de service doivent répondre à tous les critères suivants, à défaut de quoi ils seront considérés comme des domestiques privés :

  • être citoyens de l’État que représente la Mission ou le Poste consulaire où ils sont employés;
  • être rémunérés par l’État pour lequel ils travaillent et non par la Mission;
  • être titulaire d'un passeport spécial ou officiel, ou d'un passeport de service, de l’État par lequel ils sont employés

En général, les membres du personnel de service appartiennent aux catégories suivantes

  • Gardes;
  • Messagers;
  • Préposés à l'entretien (concierges, préposés au ménage, etc.);
  • Domestiques (maîtres d'hôtel, cuisiniers, femmes de chambre, etc.)

3.4 L’expression « domestique privé » s’entend des personnes employées au service domestique d'un membre de la Mission ou du Poste consulaire.

3.5 L’expression « employés recrutés sur place » s’entend des employés recrutés sur place par la Mission diplomatique ou le Poste consulaire. Il s'agit généralement de citoyens canadiens ou de résidents permanents. Cependant, la Mission diplomatique ou le Poste consulaire peut demander la permission d'engager des citoyens de leur pays venus au Canada à titre de visiteurs. Les personnes qui appartiennent à cette dernière catégorie doivent être venues au Canada pour une autre raison que celle d’occuper un emploi à la Mission ou au Poste consulaire. Les Missions ou les Postes consulaires ne peuvent engager des visiteurs qui sont venus au Canada expressément pour cette raison.

4. Dénomination des locaux des Missions diplomatiques ou des Postes consulaires

4.1 Missions diplomatiques

Les missions diplomatiques doivent être situées dans la région d'Ottawa-Carleton. Elles sont reconnues comme Ambassades » ou « Hauts-Commissariats ».

Les bureaux ou les sections des Ambassades et des Hauts-Commissariats ne peuvent être situés en dehors de la région d'Ottawa-Carleton.

Les Ambassades et les Hauts-Commissariats doivent obtenir l'approbation du Ministère pour acheter ou louer des locaux destinés à abriter une Mission, et pour ouvrir une section ou un bureau ailleurs que dans les locaux de la Mission. Les bureaux ou les sections ne peuvent être désignés comme des établissements séparés; leur dénomination doit indiquer qu’ils relèvent de l'Ambassade ou du Haut-Commissariat.

Exemples :

  • inacceptable : Bureau de liaison de la Défense
  • acceptable : Ambassade de (Bureau de liaison de la Défense)

De plus, les écriteaux, la papeterie, les inscriptions (y compris dans les répertoires téléphoniques), les cartes d'affaires, etc., doivent tous désigner le bureau ou la section conformément à l’exemple qui figure ci-dessus.

4.2 Postes consulaires

Les Postes consulaires se trouvent généralement dans des villes situées en dehors de la région de la capitale nationale. Les Postes consulaires, qui sont dirigés par des fonctionnaires consulaires de carrière ou honoraires, peuvent être situés dans la région d'Ottawa-Carleton seulement si aucune Mission diplomatique ne s'y trouve déjà. Si un tel Poste consulaire existe, et qu'on décide d'ouvrir une Mission diplomatique, on doit fermer ce Poste consulaire. Cependant, les Missions diplomatiques peuvent avoir des sections consulaires.

Les Postes consulaires doivent obtenir l'approbation du Ministère pour acheter ou louer des locaux destinés à abriter un Poste consulaire, et pour ouvrir une section ou un bureau ailleurs que dans les locaux du Poste consulaire. Les bureaux ou les sections ne peuvent être désignés comme des établissements séparés; leur dénomination doit indiquer qu’ils relèvent du poste consulaire.

Exemples :

  • inacceptable : Bureau du tourisme et du commerce
  • acceptable : Consulat du (Bureau du tourisme et du commerce)

De plus, les écriteaux, la papeterie, les inscriptions (y compris dans les répertoires téléphoniques), les cartes d'affaires, etc., doivent tous désigner le bureau ou la section conformément à l’exemple qui figure ci-dessus.

OTTAWA, le 30 octobre 1997