Réponse et plan d’action de la direction (RPAD)

1. Positionnement stratégique et effet de levier du FCIL

1.1 Réaffirmer le but du FCIL : Le CGP doit procéder à un examen stratégique dans le but de réaffirmer et réarticuler le but, les objectifs et les utilisations du FCIL.

NMS/NMD est d'accord avec cette recommandation, ceci reflète le fait que le Conseil de gestion du programme (CGP) du FCIL a déclaré que l'objectif du FCIL est clair, mais que la réaffirmation de ses objectifs et le raffinement de ses mécanismes vont renforcer le programme et sa valeur pour les missions.

En tant que secrétariat du CGP du FCIL, NMS/NMD

soutiendra l'organisation de l'examen stratégique par le CGP sous la forme d'une retraite du CGP.

1.1.1 NMS organisera une retraite pour le Conseil de gestion du programme (CGP) du FCIL afin de tenir un examen stratégique et des discussions pour réaffirmer le but du FCIL, réarticuler les objectifs du programme et affiner les mécanismes et les structures du FCIL. Les résultats seront intégrés dans la réponse d'action pour 1b) afin de s'assurer que les missions soient au courant des résultats.

1.1.1 NMD/NMS

1.1.1 Q4 EF 2022-2023

1.2 Mettre à jour et opérationnaliser les orientations : NMS devrait mettre à jour ses orientations afin de refléter les résultats de l’examen stratégique mené par le CGP.

NMS/NMD est d'accord avec cette recommandation et mettra à jour les directives afin de refléter les résultats de la discussion

du CGP du FCIL. Une fonction essentielle du NMS en tant que responsable du programme du FCIL est de fournir aux missions les directives les plus récentes afin d'optimiser la capacité des missions à gérer leur programme du FCIL.

1.2.1 NMS/NMD procédera à un examen des lignes directrices du FCIL et des autres documents de référence et, le cas échéant, les mettra à jour pour refléter les résultats de la réflexion stratégique du CGP.

1.2.2 NMS mettra à jour son programme de formation afin de souligner et de refléter les nouvelles directives.

1.2.1 NMD/NMS

1.2.2 NMD/NMS

1.2.1 Q4 EF 2022-2023

1.2.2 Q1 EF 2023-2024

1.3 Intégrer et planifier de manière stratégique : Les missions qui exécutent le FCIL devraient intégrer explicitement le programme dans leurs exercices de planification stratégique.

NMS/NMD est d'accord avec cette recommandation et fournira des conseils supplémentaires aux missions concernant l'intégration du FCIL dans leurs exercices de planification.

1.3.1 NMS adaptera les documents de référence des missions afin de soutenir l'intégration du FCIL dans leurs exercices annuels de planification.

1.3.2 NMS mettra à jour et adaptera ses formations afin d'aider les missions à intégrer leur programmation du FCIL dans leur planification stratégique à long terme.

1.3.3 NMS exige actuellement que les missions intègrent leur programmation du FCIL dans leur planification stratégique annuelle - NMS procédera à un examen plus approfondi de l'intégration du FCIL dans la planification et le rapportage annuelle de Strategia des missions.

1.3.1 NMD/NMS

1.3.2 NMD/NMS

1.3.3 NMD/NMS

1.3.1 Q4 EF 2022-2023

1.3.2 Q1 EF 2023-2024

1.3.3 Q4 EF 2022-2023 et au-delà

2. Ressources et capacités

2.1 Examiner les besoins en ressources du FCIL à l’AC : NGM, en collaboration avec d’autres secteurs géographiques, devrait définir ses besoins en ressources humaines pour l’unité du FCIL à l’AC (NMS) et explorer des solutions afin d’assurer la mise en œuvre efficace du programme du FCIL.

NMS/NMD est d'accord avec cette recommandation, notant qu'il y a des défis en matière de ressources

humaines, tout en reconnaissant aussi que des limitations existent sur les secteurs pour obtenir des ressources supplémentaires en matière d'employés à temps plein (ETP).

2.1.1 NMD effectuera un examen du personnel et de l'organisation au niveau de la Direction générale. Les besoins NMS, incluant ceux du programme du FCIL, seront inclus dans cette évaluation, et les changements recommandés seront mis en œuvre en vue de renforcer la capacité du FCIL.

2.1.2 Dans le cadre de la portée et de la capacité de la Direction générale, NMS explorera des solutions spécifiques en matière de personnel pour soutenir les aspects de la programmation du FCIL qui sont à la charge de l'administration centrale. En fonction des besoins évalués, ces solutions pourraient inclure des formations supplémentaires et le recours à des contractuels pour soutenir les domaines de travail clés.

2.1.1 NMD/NMS

2.1.2 NMD/NMS

2.1.1 Q4 EF 2022-2023

2.1.2 Q4 EF 2022-2023 et au-delà

2.2 Examiner les besoins en ressources des missions qui exécutent le FCIL : Les secteurs géographiques d’AMC, en collaboration avec les missions où le FCIL est mis en œuvre et l’équipe du FCIL à l’AC, devraient définir les besoins en ressources humaines des équipes du FCIL au sein des missions et explorer des solutions afin de permettre la mise en œuvre efficace du programme du FCIL. En outre, une attention particulière doit être accordée à l’identification de mécanismes de dotation en personnel appropriés pour le rôle de coordinateur.

Les secteurs géographiques d'AMC sont d'accord avec cette recommandation, notant que les missions ont des besoins en ressources humaines et des domaines de travail difficiles, tout en reconnaissant aussi que des limitations existent sur les secteurs pour obtenir des ressources supplémentaires en matière d'ETP.

MMS/NMD collaborera avec les secteurs géographiques d'AMC pour évaluer la capacité de leurs missions et

soutenir l'exploration d'approches innovantes pour gérer les rôles de coordonnateur.

2.2.1 Les secteurs géographiques d'AMC encourageront leurs missions à faire usage de leurs exercices annuels de planification et d'établissement des priorités pour examiner et clarifier leurs besoins et responsabilités liés à la gestion de leur programme du FCIL afin d'identifier les lacunes en matière de ressources de planifier leurs ressources en conséquence d’où un soutien est nécessaire.

2.2.2 Étant donné qu'il ne sera peut-être pas possible d'obtenir des ressources supplémentaires, au besoin, les missions, en collaboration avec NMS, étudieront comment les ressources existantes peuvent être utilisées plus efficacement. Conformément aux mesures prises en réponse aux recommandations 1 à 5, NMS explorera les possibilités de réduire la charge administrative imposée aux missions afin de renforcer leurs capacités.

2.2.3 Les secteurs géographiques travailleront avec les missions sur une base individuelle afin d'identifier des approches innovantes pour soutenir les missions en cas de crise ou de périodes achalandées soudaines au cours des étapes clés du cycle du programme du FCIL. NMS soutiendra les Directions géographiques d'AMC et les missions pour identifier des approches possibles.

2.2.4 NMS développera des outils de suivi de base pour mesurer la performance des coordonnateurs sous contrat afin d'identifier les lacunes pour les missions et les contractuels.

2.2.1 Directions d'EGM, OGM, NGM, WGM avec des missions FCIL, soutenues par NMD/NMS

2.2.2 Directions d'EGM, OGM, NGM, WGM avec des missions FCIL, soutenues par NMD/NMS

2.2.3 Directions d'EGM, OGM, NGM, WGM avec des missions FCIL, soutenues par NMD/NMS

2.2.4 NMD/NMS

2.2.1 Q1 EF 2023-2024 et au-delà

2.2.2 Q1 EF 2023-2024 et au-delà

2.2.3 Q1 EF 2023-2024 et au-delà

2.2.4 Q1 EF 2024-2025 et au-delà

2.3 Renforcer les capacités des missions liées au FCIL : Les secteurs géographiques d’AMC, en collaboration avec l’équipe du FCIL à l’AC, doivent s’assurer que les capacités (p. ex., connaissances, compétences, accès et temps) des membres de l’équipe du FCIL et coordinateurs au sein des missions sont suffisantes pour exécuter le programme.

NMS/NMD est d'accord avec cette recommandation, et travaillera avec les directions géographiques pour souligner l'importance de former tout le personnel impliqué dans le FCIL, et affiner et adapter la formation disponible pour un large éventail de participants.

NMS/NMD est conscient de la nécessité d'éviter une relation employeur- employé dans le de la mise en place d'une formation ciblée pour les contractuels.

2.3.1 Les secteurs géographiques d'AMC souligneront l'importance d'assurer la formation adéquate du personnel en matière du FCIL, y compris pour les ERP et les coordonnateurs sous contrat. NMS insistera également auprès des missions admissibles à avoir un programme du FCIL sur l'inclusion de personnels appropriés dans les divers exercices de formation.

2.3.2 NMS adaptera son programme de formations et les documents de référence connexes afin de combler le manque de connaissances des ETP, ERP, et, dans la mesure du possible, des coordonnateurs, et cherchera à trouver des domaines dans lesquels des améliorations peuvent être apportées afin de réduire la charge administrative que représente la gestion du programme du FCIL pour les missions.

2.3.1 Directions d’EGM, NGM, OGM, WGM avec des missions FCIL, avec le soutien de NMD/NMS

2.3.2 NMD/NMS soutenue par les Directions d'EGM, OGM, NGM, WGM avec des missions FCIL

2.3.1 Q1 EF 2023-2024 et au-delà

2.3.2 Q3 EF 2023-2024

3. Processus et systèmes de gestion des données

3.1 L’équipe de transformation de la gestion des subventions et des contributions (KFMT), en collaboration avec NMS, les missions qui exécutent le FCIL, SGF, le Secteur A et les autres directions générales concernées, devrait élaborer et mettre en œuvre des solutions ayant pour but de remédier aux défis liés aux systèmes et aux processus de gestion des données et de gestion financière du FCIL.

NMS/NMD est d'accord avec cette recommandation et travaillera avec KFMT et consultera les secteurs A

et S en réponse à cette recommandation.

NMD/NMS reconnaît qu'un défi majeur pour

l’AC et, par extension pour les missions, est la surcharge actuelle imposée sur les ressources du programme et le manque de communication entre systèmes.

3.1.1 NMS réalisera un exercice de recensement afin de déterminer les lacunes et les mécanismes appropriés pour améliorer l'intégration des systèmes de données et financiers.

3.1.2 NMS formera un groupe de travail avec les directions concernées des secteurs S et A pour explorer comment améliorer l'entrée financière du FCIL dans le système financier et administratif afin de soutenir un suivi financier simplifié et une divulgation proactive.

3.1.3 NMS cherchera à accroître l'intégration du FCIL dans Strategia pour faciliter l'accessibilité aux données.

3.1.4 KFMT, en collaboration avec NMS, inclura le FCIL dans les discussions et exercices de transformation des subventions et contributions, afin d'assurer l'intégration du FCIL dans le développement de nouveaux systèmes.

3.1.1 NMD/NMS en consultation avec KFMT, et les directions appropriées des secteurs A et S

3.1.2 NMD/NMS en consultation avec KFMT, et les directions concernées des secteurs A et S

3.1.3 NMD/NMS

3.1.4 KFMT avec le soutien de NMD/NMS et en consultation avec le secteur S

3.1.1 Q4 EF 2022-2023

3.1.2 Q1 EF 2024-2025

3.1.3 Q3 EF 2023-2024 et au-delà

3.1.4 Q1 EF 2025-2026

4. Gestion du rendement

4.1 NMS devrait réexaminer le cadre, les systèmes et les outils de gestion du rendement du FCIL afin de s’assurer qu’ils permettent de définir, de mesurer et de suivre avec précision les résultats du FCIL et d’en rendre compte. Les modèles de rapports utilisés par les projets, les missions et le Ministère doivent également être mis à jour afin d’améliorer leur utilisation stratégique et leur utilité.

NMD/NMS est d'accord avec cette recommandation et cherchera à renforcer la gestion du rendement du programme du FCIL par rapport aux objectifs du programme, et à aider les missions en améliorant les systèmes de suivi et leur compréhension, tout en gardant à l'esprit les contraintes liées à la capacité des missions.

4.1.1 NMS cherchera à affiner et à structurer le Modèle logique et la Théorie du changement qui seront mis- à-jour.

4.1.2 NMS révisera la structure du rapport annuel afin de simplifier le processus, de s'assurer que les missions comprennent, mesurent et suivent leurs résultats avec précision afin de garantir leur utilité stratégique.

4.1.3 NMS fournira des directives supplémentaires pour soutenir les missions quant au suivi des bénéficiaires du plaidoyer afin d'améliorer la dimension stratégique du programme du FCIL pour les missions.

4.1.1 NMD/NMS

4.1.2 NMD/NMS

4.1.3 NMD/NMS

4.1.1 Q1 EF 2024-2025

4.1.2 Q4 EF 2024-2025

4.1.3 Q1 EF 2024-2025

5. Localisation

5.1 Encourager une plus grande propension au risque : NMS, en collaboration avec SRD et KFMT, devrait actualiser l’approche actuelle de gestion des risques du programme du FCIL et les directives connexes afin de permettre une plus grande tolérance au risque et une cohérence avec le cadre de propension au risque qui sera bientôt lancé par SRD et l’initiative de transformation des subventions et des contributions d’AMC.

NMD/NMS est d'accord avec cette recommandation et collaborera avec SRD et KFMT pour affiner les approches et les directives de gestion des risques afin d'encourager une plus grande appétence pour le risque et une approche cohérente face au risque dans toutes les missions. NMS note que le FCIL est conçu pour être un programme tolérant aux risques. Un nouveau système de gestion des risques a été mis en place en 2020.

5.1.1 En collaboration avec SRD et KFMT, NMS mettra à jour son approche, ses directives et sa formation dédiés aux missions concernant le cadre ministériel de l’appétence au risque.

5.1.1 NMD/NMS avec le soutien de KFMT et du secteur S

5.1.1 Q4 EF 2023-2024

5.2 Renforcer les capacités locales : En tenant compte des contraintes de capacité, NMS, en consultation avec les secteurs géographiques d’AMC et SGF, devrait élaborer des directives sur les façons de soutenir et de renforcer de manière intentionnelle la capacité des petites organisations locales à agir à titre de partenaires efficaces du FCIL. NMS, en collaboration avec les missions où le FCIL est mis en œuvre, devrait élaborer des stratégies innovantes pour partager et rendre opérationnelles ces orientations dans différents contextes de mission.

NMD/NMS est d'accord avec cette recommandation, en consultation avec les secteurs géographiques d'AMC et SGD, NMD/NMS

cherchera des approches innovantes pour soutenir le renforcement des capacités de la société civile locale liées au programme, ce qui pourra

être mise en œuvre par les missions en tenant compte des contraintes liées à leur capacité.

5.2.1 NMS, le cas échéant, en consultation avec les secteurs géographiques d'AMC et SGD, développera ou adaptera du matériel de formation et des méthodes de formation pour cibler les OSC locales sur les lacunes en matière de connaissances relatives aux exigences de gestion de projet du FCIL, et pour encourager son utilisation par les missions lorsque cela est possible, en gardant à l'esprit les contraintes liées à la capacité des missions à mettre en œuvre des formations.

5.2.1 NMD/NMS en consultation avec les Directions d’EGM, NGM, OGM, WGM, avec des missions FCIL, et le secteur S

5.2.1 Q1 EF 2024-2025 et au-delà