Authentification des documents : Foire aux questions

Nous comptons les délais de traitement à partir du moment où nous recevons vos documents dans notre bureau.

Les délais de traitement ne tiennent pas compte des délais de poste. Lorsque vous envoyez vos documents par courrier, veuillez allouer au moins 5 jours ouvrables pour que les documents nous parviennent et au moins 5 jours ouvrables pour que vous les receviez lorsque nous les renvoyons.

Mises en garde :

• Vous devez respecter toutes nos exigences et nos procédures. Sinon, nous vous renverrons vos documents par la poste. Nous ne les authentifierons pas.
• Nous ne sommes pas responsables des documents perdus, qu’ils aient été envoyés par la poste ou par service de messagerie.
• Nous ne pouvons pas assurer le suivi de vos documents pendant l’expédition.

Nous n’offrons pas de service accéléré. Nous vous prions donc de vous y prendre à l’avance. Si vous faites face à des circonstances urgentes et extraordinaires (généralement définies comme des événements inattendus et hors de votre contrôle et qui nécessitent une action immédiate) et que vous souhaitez que nous considérions traiter votre document en priorité, vous pouvez nous contacter. Veuillez noter que vous n'avez pas besoin de faire appel à de tierces parties pour soumettre votre demande à notre bureau.

Veuillez noter qu’un minimum délai doit s’écouler avant que nous soyons en mesure de vous donner une mise à jour concernant l’état de toute demande soumise à la Section des services d’authentification. Si vous nous avez demandé d’envoyer vos documents à une ambassade, à un consulat ou à un haut-commissariat, vérifiez d’abord vérifier auprès d’eux pour voir si les ont reçus. Pour connaître le délai d'attente minimum pour demander une mise à jour et pour accéder au formulaire de demande de mise à jour, visitez la page Vérifier le statut de votre demande.

Si votre demande contient au moins un document destiné à un pays pour lequel l'une des options énumérées dans la page Alternatives à l'authentification par la Section des services d'authentification d'Affaires mondiales Canada est disponible, le délai de traitement plus long s'appliquera à l'ensemble de la demande. Par conséquent, si vous souhaitez que les documents destinés à des pays pour lesquels aucune solution de rechange n'est disponible soient traités selon le délai de traitement plus court, vous devrez les soumettre séparément.

L'obligation de faire authentifier vos documents par une autorité canadienne (fédérale ou provinciale/territoriale) est entièrement déterminée par les lois, les règlements ou les pratiques du pays où votre document canadien est destiné. Par conséquent, vous devrez vous renseigner auprès des autorités compétentes (par exemple, l'ambassade, le haut-commissariat ou le consulat au Canada) du pays de destination de votre document pour savoir si ces options ou d'autres s’offrent à vous. Veuillez noter que la Section des services d’authentification n’est pas en mesure de vous confirmer si l’une des options énumérées s’offrent à vous, ou de confirmer leur pertinence pour votre cas en particulier.

Notre bureau traite les demandes dans l’ordre où elles sont reçues. À l’heure actuelle, nous n’offrons pas de service de demandes urgentes. Nous vous prions donc de vous y prendre à l’avance. Si vous faites face à des circonstances urgentes et exceptionnelles (généralement définies comme des événements inattendus et hors de votre contrôle et qui nécessitent une action immédiate) et que vous souhaitez que nous considérions traiter votre document en priorité, vous pouvez nous contacter. Veuillez noter que vous n'avez pas besoin de faire appel à de tierces parties pour soumettre votre demande à notre bureau.

Nous n’offrons pas de service en personne. Pour obtenir les consignes sur la façon de soumettre votre demande par courrier, veuillez visiter ici.

L’exigence de faire authentifier vos documents par une autorité canadienne (provinciale/territoriale ou fédérale) dépend entièrement des lois, règlements ou pratiques du pays où votre document canadien sera utilisé. Il ne s'agit pas d'une exigence d'une loi ou d'un règlement canadien.

Pour confirmer l'exigence d'authentification, consultez l'autorité ou l'institution auprès de qui à destination ou la mission étrangère (ambassade, haut-commissariat ou consulat) du pays où votre document sera utilisé :

• Ambassades et haut-commissariat étrangers au Canada
• Consulats étrangers au Canada

Veuillez noter que certaines provinces et certains territoires offrent des services d'authentification  de documents publics émis sur leur territoire. Ces services fonctionnent indépendamment du gouvernement du Canada et leurs authentifications ont la même validité que celles effectués par la Section des services d'authentification d'Affaires mondiales Ottawa à Ottawa. Veuillez noter que certains pays n'acceptent que l'authentification effectuée par Affaires mondiales Canada. Pour savoir si le pays de destination de votre document accepte l'authentification provinciale ou territoriale, nous vous suggérons de vous informer auprès de la mission étrangère du pays de destination de vos documents (voir le lien ci-dessus).

Vous devez soumettre votre demande en format papier, en suivant les étapes  1, 2, 3, 4. Si, toutefois, vous avez des documents qui ont été délivrés par voie électronique ou qui sont signés numériquement, vous pouvez nous contacter pour de l’aide.

Si vous demandez une authentification de documents, vous n'avez pas besoin de soumettre une pièce d'identité avec votre demande.

Veuillez noter que si vous demandez une déclaration tenant lieu de certificat de non-empêchement au mariage à l'étranger, vous devez joindre une copie certifiée conforme d'une pièce d'identité.

Si vous soumettez une copie certifiée et notariée d'un document, vous n'avez pas besoin de joindre la version originale de celui-ci. Veuillez noter que certains documents ne sont acceptés que dans leur version originale (par exemple, les documents de l'état civil). Pour connaître les exigences relatives à votre document, veuillez consulter Étape 2 - Exigences relatives à votre document

Veillez à suivre les étapes  1, 2, 3, 4 sur notre site web et à joindre le formulaire EXT2165 à votre demande. Si vous avez des difficultés à ouvrir le formulaire, veuillez suivre ces instructions.

Comme il est indiqué à l'étape 4. Envoyez votre document, si vous voulez que nous vous le retournions ou que nous le fassions suivre à une partie autre qu'une mission étrangère à Ottawa, vous devez inclure une enveloppe pré-adressée ou une étiquette d'expédition prépayée avec votre demande. Si vous avez oublié d'inclure une enveloppe pré-adressée ou une étiquette d'expédition prépayée, nous vous renverrons ou transmettrons vos documents par courrier ordinaire. Toutefois, veuillez noter que cela peut entraîner certains retards. Si vous souhaitez envoyer une étiquette d'expédition prépayée après avoir soumis votre demande à notre bureau, vous pouvez l'envoyer par courriel à notre bureau. Nous ferons de notre mieux pour ajouter votre étiquette d'expédition prépayée à votre demande. Cela dit, étant donné le volume élevé de demandes que nous devons traiter, nous ne pouvons pas garantir que cela sera fait à temps. Dans ce cas, votre demande sera renvoyée par courrier ordinaire.

Si vous avez oublié de joindre le formulaire de demande obligatoire (EXT2165) à votre demande, vous pouvez l'envoyer par courriel à notre bureau. Nous ferons de notre mieux pour l’ajouter à votre demande, mais nous ne pouvons pas garantir que nous serons en mesure de le faire. Dans ce cas, votre demande sera renvoyée à l'expéditeur indiqué sur l'enveloppe ou à toute partie que vous auriez indiquée sur un papier séparé joint à votre demande.

Notre bureau peut authentifier les vérifications de casier judiciaire basées sur le nom. Pour plus d'informations sur l'authentification des vérifications de casier judiciaire, veuillez consulter Étape 2 - Exigences relatives à votre document.

Il n'est pas nécessaire que votre document soit certifié par la Chambre des notaires du Québec ou le barreau de la Colombie-Britannique pour qu'il soit traité par notre bureau.

Nous n'exigeons pas que les documents académiques soient envoyés dans une enveloppe scellée par le collège/cégep ou l'université qui les a délivrés.

Notre bureau a besoin de certaines informations pour pouvoir traiter correctement une demande. Toutes ces informations sont saisies dans le formulaire que vous devez soumettre avec votre demande (EXT2165). Par conséquent, si vous souhaitez que l'institution émettrice envoie votre document directement à notre bureau, veuillez leur demander de joindre un formulaire dûment rempli à votre demande. Si nous recevons des documents d'une institution et qu'aucun formulaire ou instructions de retour n’y sont inclus, nous les renverrons, après traitement, à l'expéditeur (dans le cas présent, l'institution émettrice qui a envoyé les documents à notre bureau).

Certaines missions canadiennes offrent des services d'authentification. Pour savoir en savoir plus, veuillez consulter le site Web de la mission canadienne qui est responsable du pays ou de la région où vous vous trouvez ou avez l'intention de voyager. Si la mission offre ce service, leur délai de traitement pourrait être inférieur à celui de la Sections des services d'authentification à Ottawa.

Certaines provinces et certains territoires offrent des services d'authentification de documents émis dans leur territoire. Ces services fonctionnent indépendamment du gouvernement du Canada et leurs authentifications ont la même validité que celles effectués par la Section des services d'authentification d'Affaires mondiales Ottawa à Ottawa. Pour savoir si le pays de destination de votre document accepte les authentifications provinciales ou territoriales, nous vous suggérons de vérifier auprès de l'ambassade, du haut-commissariat ou du consulat de votre pays de destination.

Nous n'authentifions pas les certificats de naissance de format abrégé (format de portefeuille). Nous ne pouvons authentifier que les certificats de naissance grand format. Pour vous en procurer un, veuillez vous adresser au bureau de l'état civil de votre province ou territoire où la naissance a été inscrite.

À l'heure actuelle, il n'y a pas d'âge maximum fixé pour que les documents puissent être authentifiés par notre bureau. Toutefois, sachez que si nous ne disposons pas du spécimen de signature du signataire ou si nous ne sommes pas en mesure de vérifier l'authenticité ou la validité du document, nous pouvons refuser de l'authentifier. Dans ce cas, vous devrez obtenir un nouvel exemplaire de votre document pour pouvoir demander son authentification à notre bureau.

Nous ne facturons actuellement pas de frais pour l’authentification des documents.

Suivez ces instructions pour PDF.

Découvrez comment présenter une demande de déclaration tenant lieu de certificat de non-empêchement au mariage.

Sur demande, nous pouvons faire parvenir vos documents authentifiés à une ambassade, à un haut-commissariat ou à un consulat à Ottawa. Veuillez noter qu'en raison de la situation entourant la COVID-19, certains de ces bureaux sont temporairement fermés, travaillent à une capacité réduite ou ne peuvent pas recevoir de courrier. Par conséquent, avant de nous demander de leur transmettre vos documents authentifiés, nous vous recommandons de vérifier d'abord auprès d'eux pour vous assurer qu'ils sont bien en mesure de les accepter.

Si après avoir vérifié leur état opérationnel vous souhaitez toujours que nous fassions parvenir vos documents authentifiés, veuillez suivre ces consignes.

N’envoyez pas d’argent comptant par la poste. Les services d’authentification que nous fournissons à Ottawa sont gratuits. Si vos documents doivent ensuite être envoyés à une ambassade, à un haut-commissariat ou à un consulat étranger qui exige un paiement, prenez des dispositions relatives au paiement directement avec eux.

Nous vous recommandons d’inclure une enveloppe de retour affranchie pour assurer le suivi de vos documents. Si aucune enveloppe n’est fournie, vos documents seront renvoyés par courrier ordinaire, sans possibilité de suivi de l’expédition.

Les documents retournés par courrier ordinaire ne peuvent pas faire l’objet d’un suivi.

Une étiquette prépayée est une étiquette d’expédition qui a été commandée et payée à l’avance pour que vos documents vous soient retournés. Les bordereaux d’expédition de courrier avec des numéros de compte ne sont pas acceptés. Si un bordereau est fourni, vos documents vous seront renvoyés par courrier ordinaire, sans possibilité de suivi de l’expédition.

Les documents peuvent être envoyés à notre bureau par courrier ou par messagerie aux fins d’authentification. Veuillez vous assurer de suivre les instructions applicables à vos documents.

Nous vous recommandons de communiquer avec une entreprise canadienne qui expédie à l’étranger pour qu’elle vous fournisse une étiquette prépayée par courriel. Vous pouvez ensuite imprimer l’étiquette et l’ajouter à vos documents lors de leur envoi par courrier pour authentification.

L’exigence d’authentification varie selon le type de document fourni. Consultez les exigences d’authentification pour vos documents particuliers.

Nous ne pouvons pas authentifier les photocopies simples sans une signature et un sceau originaux. Nous pouvons être en mesure d’authentifier les copies qui ont été certifiées par un notaire. Consultez les exigences pour votre document.

Les règles régissant la nomination et l’autorité des commissaires à l’assermentation sont fixées par la province ou le territoire qui procède à leur nomination. À notre connaissance, au Canada, les commissaires à l’assermentation ne sont généralement pas autorisés à certifier des copies de documents.

Tous les documents nécessitant une authentification doivent être énumérés sur le formulaire de demande d’authentification. Nous authentifierons tous les documents énumérés dans le formulaire, à condition que les exigences applicables soient respectées. Si vous nous envoyez des pièces justificatives que vous ne souhaitez pas faire authentifier, veuillez ne pas les mentionner sur le formulaire de demande d’authentification.

Oui, certains documents ne peuvent pas être authentifiés. Découvrez pourquoi l’authentification de votre document peut être refusée.

La Section des services d’authentification a principalement pour rôle d’authentifier les documents publics canadiens devant être utilisés dans d’autres pays.

La loi canadienne n’exige pas l’authentification des documents publics étrangers avant qu’ils puissent être utilisés au Canada. Dans des circonstances exceptionnelles où une authentification peut être exigée par un organisme canadien, ce service peut être offert à l’ambassade, au haut-commissariat ou au consulat du pays de délivrance au Canada. Si l’organisation ou l’autorité au Canada à qui votre document est dirigé exige qu’il soit aussi authentifié par Affaires mondiales Canada, veuillez nous en envoyer la preuve accompagnée d'une explication. Nous évaluerons votre demande et essaierons de vous fournir une réponse dans les cinq jours ouvrables.

Veuillez noter que notre bureau n’authentifie pas de documents étrangers pour être utilisés à l’extérieur du Canada.

La Section des services d’authentification a principalement pour rôle d’authentifier les documents publics canadiens devant être utilisés dans d’autres pays. À la lumière de cela, nous n’authentifions pas de documents étrangers pour être utilisés à l’extérieur du Canada.

Un certain nombre de provinces et territoires offrent des services d’authentification pour les documents publics délivrés sur leur territoire. Ces services fonctionnent indépendamment de ceux du gouvernement du Canada. Notre bureau d’authentification est seulement situé à Ottawa.

Nous n’authentifions que les certificats de décès délivrés par les bureaux provinciaux ou territoriaux des statistiques de l’état civil. Nous ne pouvons pas authentifier les certificats de décès délivrés par les entreprises de salons funéraires.

Les certificats d’authentification délivrés par le gouvernement du Canada n’expirent pas. Toutefois, certaines autorités étrangères peuvent refuser d’anciens certificats d’authentification.

Nous n’offrons pas de services de documentation tels que les photocopies.

Les bordereaux d’expédition de courrier avec des numéros de compte ne sont pas acceptés. Les documents seront renvoyés par courrier ordinaire si un bordereau est fourni.

Nous fixons normalement les apostilles sur les documents à l'aide d'agrafes ou d'œillets. Si vous souhaitez conserver votre document original intact , nous vous suggérons alors de nous fournir une copie certifiée conforme. Avant de nous fournir cette copie certifiée conforme, vous devez vérifier si elle sera acceptée dans le pays où vos documents seront utilisés. Notez que pour les documents délivrés par l'état civil, nous ne pouvons délivrer des apostilles que s’il s’agit de documents originaux ou des copies certifiés conformes par l’organisme de délivrance (plutôt que par des notaires).

L’authentification prouve que la signature et le sceau d’un document sont authentiques, afin de permettre la reconnaissance du document dans un autre pays. Il est souvent exigé que les documents authentifiés par le pays de délivrance fassent ensuite l’objet d’une légalisation (c.-à-d. une certification supplémentaire par les autorités consulaires du pays de destination). La légalisation concerne la validité d'un document étranger dans le pays de destination. Une fois légalisé, le document étranger aura normalement la même validité qu'un document équivalent délivré par les autorités du pays de destination.

Une apostille est un type précis de certificat d’authentification. Les apostilles sont délivrées par les pays qui sont parties à la Convention de La Haye de 1961 supprimant l’exigence de la légalisation des actes publics étrangers (également appelée « Convention Apostille »). La Convention Apostille a pour objectif de simplifier le processus d’authentification en supprimant l’exigence de légalisation.

La Convention Apostille entrera en vigueur au Canada le 11 janvier 2024.

Si nous ne pouvons pas authentifier la signature sur votre document (p. ex. parce qu’il n’a pas été signé par un fonctionnaire dont la signature est connue de notre bureau), nous pouvons peut-être authentifier une copie notariée.

Vos informations personnelles sont nécessaires si nous devons vous contacter au sujet de l'authentification de vos documents.

Veuillez consulter la page avec nos coordonnées.