Authentification des documents : 2. Exigences relatives à votre document

Autres documents gouvernementaux

Les documents délivrés par le gouvernement du Canada, ou par le gouvernement d’une province ou d’un territoire canadien, qui ne sont pas énumérés dans cette page doivent être notariés.

Pour toute question concernant les documents qui ne figurent pas dans la liste, veuillez communiquer avec nous.

Voici des exemples de documents du gouvernement du Canada qui doivent être notariés :

• les documents de l’Agence du revenu du Canada;
• les documents de Service Canada;
• les certificats d’assujettissement;
• les certificats du Régime de pensions du Canada;
• les documents d’un autre ministère ou organisme fédéral.

Certificats commémoratifs

Nous n'authentifions pas les certificats commémoratifs (par exemple, les certificats commémoratifs de citoyenneté canadienne, de remise de diplômes d'études secondaires, d'anniversaire ou de mariage). Il ne faut pas confondre ces certificats avec les certificats de citoyenneté canadienne ordinaires, les documents scolaires ou d'état civil, que nous authentifions.

Certificats de changement de nom

Nous authentifions les certificats de changement de nom délivrés par un bureau provincial ou territorial de l’état civil. Ces certificats n’ont pas besoin d’être notariés.

Nous ne sommes pas en mesure d’authentifier les copies notariées. Si vous avez besoin d’une copie, elle doit être délivrée par le bureau de l’état civil pertinent.

Certificats de compétence d’apprenti et certificats délivrés par une école de métiers

Les certificats de compétence d’apprenti et les certificats délivrés par une école de métiers doivent être notariés.

Certificats d’écoles de langues

Nous n’authentifions que les certificats d’écoles de langues délivrés par des établissements reconnus au Canada.

Les établissements reconnus sont accrédités par les organismes suivants :

• Langues Canada;
• TESL Canada;
• TESL Ontario (en anglais seulement).

Les certificats d’écoles de langues délivrés par des établissements reconnus doivent être notariés.

Certificats de cours

Nous n’authentifions que les certificats de cours délivrés par des établissements d’enseignement reconnus au Canada. Ces établissements d’enseignement doivent être reconnus par le ministère de l’Éducation de la province ou du territoire.

Les certificats de cours doivent être notariés.

Certificats de décès

Les certificats de décès doivent être délivrés par un bureau provincial ou territorial de l’état civil. Ils n’ont pas besoin d’être notariés.

Nous ne pouvons pas authentifier les certificats de décès qui sont :

• des copies notariées (si vous avez besoin d’une copie, elle doit être délivrée par le bureau de l’état civil pertinent);
• délivrés par des institutions religieuses;
• délivrés par des salons funéraires (même s’ils sont certifiés par un notaire).

Certificats de divorce

Les certificats de divorce canadiens signés par un greffier du tribunal n’ont pas besoin d’être notariés.

Un certificat de divorce constitue la preuve que les personnes nommées sont légalement divorcées et qu’elles peuvent se remarier. Il y a généralement une période d’attente entre l’ordonnance de divorce et le certificat de divorce.

Certificats de vie

Les certificats de vie (aussi appelés certificats d’existence) doivent être notariées. Veuillez noter que si le document est rédigé dans une langue autre que l'anglais ou le français, vous devez l’accompagner d’une traduction certifiée conforme et notariée.

Notez que les certificats de vie rédigés dans une langue étrangère ayant rapport à une prestation de pension n’ont pas besoin d’être traduits au français ou à l’anglais pour qu’ils puissent être authentifiés pourvu que le texte ne dépasse une demi-page. Aussi, vous devez indiquer dans le formulaire de demande qu’il s’agit d’un certificat de vie. Si le texte est plus long qu’une demi-page, il doit être traduit selon ces consignes.

Certificats délivrés par l’Office de la propriété intellectuelle du Canada

Nous authentifions les certificats délivrés par l’Office de la propriété intellectuelle du Canada (OPIC). Les certificats portant une signature ou un sceau original d’un officier de l’OPIC n’ont pas besoin d’être notariés. Tous les autres certificats doivent être notariés.

Nous authentifions des documents tels que :

• les certificats d’enregistrement de marques de commerce;
• les certificats d’enregistrement de dessins industriels;
• les certificats d’enregistrement de droits d’auteur.

Certificats de mariage

Les certificats de mariage doivent être délivrés par un bureau provincial ou territorial de l’état civil. Ils n’ont pas besoin d’être notariés.

Nous ne pouvons pas authentifier les certificats de mariage qui sont :

• des copies notariées (si vous avez besoin d’une copie, elle doit être délivrée par le bureau de l’état civil pertinent);
• délivrés par des institutions religieuses.
• en format de poche.

Certificats de naissance

Les certificats de naissance doivent être délivrés par un bureau provincial ou territorial de l’état civil. Ils n’ont pas besoin d’être notariés.

Nous ne pouvons pas authentifier les certificats de naissance qui sont :

• des copies notariées (si vous avez besoin d’une copie, elle doit être délivrée par le bureau de l’état civil pertinent);
• délivrés par des institutions religieuses;
• en format de poche.

Veuillez noter que nous n’acceptons pas les attestations de naissance délivrées par un hôpital et qui contiennent le nom du nouveau-né, même si celles-ci ont été signées par un notaire.

Certificats de partenariat domestique

Les certificats de partenariat domestique doivent être délivrés par un bureau provincial ou territorial de l’état civil. Ils n’ont pas besoin d’être notariés.

Nous n’authentifions pas les copies notariées de certificats de partenariat domestique. Si vous avez besoin d’une copie, elle doit être délivrée par le bureau de l’état civil pertinent.

Certificats de vente libre

Un certificat de vente libre délivré par l'Agence canadienne d'inspection des aliments peut être authentifié tel quel. Tous les autres doivent être notariés.

Certificats de vérification de livraison

Nous authentifions les certificats de vérification de livraison délivrés par le gouvernement du Canada. Ils n’ont pas besoin d’être notariés.

Un certificat de vérification de livraison confirme qu’on a bel et bien livré au destinataire les marchandises ou les technologies importées.

Certificats d’origine

Un certificat d'origine délivré de façon électronique par la Chambre de commerce du Canada à l’aide du système essCert peut être authentifié tel quel. Ces certificats contiennent un lien vers un portail de vérification en ligne. Les certificats d'origine qui ne sont pas délivrés avec le système essCert doivent être notariés.

Certificats du coroner

Les certificats du coroner doivent être notariés.

Vous devez joindre un certificat de décès délivré par un bureau provincial ou territorial de l’état civil à ces documents.

Certificats et attestations de l’Agence canadienne d’inspection des aliments

Les certificats et les attestations de l’Agence canadienne d’inspection des aliments (ACIA) n’ont pas besoin d’être notariés.

Nous authentifions les documents suivants :

• les certificats d’exportation;
• les déclarations certifiées de fabricants;
• les certificats de vente libre et les attestations sanitaires;
• certificats de santé animale

Certificats internationaux d’importation

Les certificats internationaux d’importation délivrés par le gouvernement du Canada n’ont pas besoin d’être notariés.

Le certificat international d’importation reconnaît que le gouvernement du Canada est au courant de la proposition d’importation de marchandises spécifiques au Canada.

Certificats professionnels

Les certificats de compétence n’ont pas besoin d’être notariés s’ils sont délivrés par :

• la Society of Notaries Public of British Columbia;
• la Chambre des notaires du Québec;
• les barreaux de toutes les provinces et de tous les territoires du Canada.

Tout autre certificat professionnel doit être notariés.

Demandes d’assistance judiciaire internationale

Les demandes d’assistance judiciaire internationale signées par un juge ou un greffier du tribunal n’ont pas besoin d’être notariées.

La demande d’assistance judiciaire internationale est une lettre d’un tribunal canadien qui demande l’aide d’autorités judiciaires étrangères dans le cadre d’une procédure judiciaire. Ces demandes sont également connues sous les noms de « demandes d’entraide juridique » ou de « lettres rogatoires ».

Diplômes collégiaux/de cégep et universitaires

Nous authentifions les diplômes collégiaux/de cégep et universitaires délivrés par des établissements d’enseignement postsecondaire canadiens reconnus. Les diplômes collégiaux/de cégep et universitaires originaux n’ont pas besoin d’être notariés.

Nous utilisons un tampon encreur, qui est appliqué directement sur les documents lors de leur authentification. Si vous ne souhaitez pas que nous apposions notre tampon sur l’original, nous vous suggérons de nous fournir une copie certifiée conforme. Avant de nous fournir cette copie certifiée conforme, vous devez vérifier si elle sera acceptée dans le pays où vos documents seront utilisés.

Les diplômes en latin ou en grec n’ont pas besoin d’une traduction certifiée.

Diplômes d’études primaires et secondaires

Nous n’authentifions que les diplômes délivrés par des écoles primaires et secondaires reconnues au Canada. Ces écoles doivent être reconnues par le ministère de l’Éducation de la province ou du territoire.

Les diplômes d’études primaires et secondaires doivent être notariés.

Documents bancaires

Les documents bancaires doivent être notariés.

Nous authentifions des documents tels que :

• les relevés bancaires;
• les dossiers financiers.

Documents ou certificats de citoyenneté, de résident permanent ou d’immigration

Nous authentifions les certificats grand format de citoyenneté délivrés par Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada. Les certificats de citoyenneté n’ont pas besoin d’être notariés.

Si vous devez faire authentifier votre carte de citoyenneté canadienne ou de résident permanent, vous devez en soumettre une copie notariée. Vous n'avez pas besoin de joindre le document original à votre demande d'authentification.

Les fiches relatives au droit d’établissement, les documents de vérifications de statut, les lettres de recherche dans les dossiers de citoyenneté ou des documents d'immigration historiques doivent être notariés.

Veuillez noter que nous n'authentifions pas les certificats commémoratifs de citoyenneté.

Documents d’adoption

Les documents relatifs à l’adoption d’un enfant doivent être notariés.

Nous authentifions des documents tels que :

• les accords d’adoption;
• les certificats d’adoption;
• les formulaires relatifs à l’adoption.

Documents délivrés par Corporations Canada

Les documents délivrés par Corporations Canada portant une signature ou un sceau original n’ont pas besoin d’être notariés.

Si votre certificat délivré par Corporations Canada n’affiche pas une signature ou un sceau original, il doit être notarié. [lien]

Nous authentifions les documents suivants :

• les certificats de constitution fédérale;
• les certificats de conformité;
• les certificats d’existence;
• les certificats de prorogation.

Documents d’expédition

Les documents d’expédition (ou les lettres d’attestation du contenu) doivent être notariés.

Si vos documents sont relatifs au transport de restes humains, un certificat de décès doit les accompagner. Les certificats de décès doivent être délivrés par un bureau provincial ou territorial de l’état civil.

Documents d’identité

Si vous devez faire authentifier un document d'identité canadien (par exemple, un permis de conduire ou un passeport canadien), vous devez en soumettre une copie notariée. Vous n'avez pas besoin de joindre le document original à votre demande d'authentification.

Documents d’inhumation et d’incinération

Les documents d’inhumation et d’incinération doivent être notariés. Vous devez joindre un certificat de décès délivré par un bureau provincial ou territorial de l’état civil à ces documents.

Nous authentifions les documents suivants :

• les permis d’inhumation;
• les certificats d’incinération;
• les documents des salons funéraires (sauf les certificats de décès)

Documents étrangers (documents non canadiens)

Dans la plupart des cas, vous n’avez pas besoin de faire authentifier vos documents publics étrangers pour les utiliser au Canada. Toutefois, si l’organisation ou l'autorité au Canada à laquelle vous avez l'intention de soumettre votre document exige qu'il soit authentifié par Affaires mondiales Canada, veuillez nous en envoyer la preuve accompagnée d'une explication. Nous évaluerons votre demande et essaierons de vous fournir une réponse dans les cinq jours ouvrables.

Veuillez noter que notre bureau n'authentifie pas les documents étrangers destinés à être utilisés à l'étranger. Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter notre Foire aux questions - Authentifiez-vous les documents étrangers destinés à être utilisés au Canada? et Authentifiez-vous les documents étrangers destinés à être utilisés à l’extérieur du Canada ?

Documents judiciaires

Les ordonnances ou les jugements du tribunal portant le sceau, la signature et le nom imprimé d’un juge, d’un registraire ou d’un greffier au Canada n’ont pas besoin d’être notariés. Les autres documents judiciaires doivent être notariés.

Documents juridiques privés

Les documents juridiques privés doivent être notariés.

Nous authentifions des documents tels que :

• les testaments;
• les procurations;
• les serments ou les affirmations solennelles;
• les affidavits (par exemple, les déclarations sous serment de célibat);
• les déclarations solennelles.

Documents médicaux

Les documents médicaux doivent être notariés.

Nous authentifions les documents médicaux tels que :

• les certificats médicaux;
• les billets d’un médecin;
• les ordonnances

Veuillez noter que les attestations de naissance délivrées par les hôpitaux et qui contiennent ne font pas partie de cette catégorie de documents. Pour de plus amples renseignements à ce sujet, veuillez consulter la rubrique Certificats de naissance.

Dossiers commerciaux ou d’affaires

Les dossiers commerciaux ou d’affaires doivent être notariés.

Nous authentifions des documents tels que :

• les factures commerciales;
• les règlements administratifs;
• les statuts constitutifs;
• les documents provinciaux d’enregistrement des entreprises;
• les lettres d’emploi;
• les lettres d’invitation;
• les lettres de recommandation;
• les documents d’enregistrement des entreprises

Formulaires d'empreintes digitales

Les formulaires d'empreintes digitales (par exemple, le formulaire C-216C de la GRC), également connus sous le nom d'identification dactyloscopique, doivent être notariés. Il ne faut pas confondre ces formulaires avec les vérifications de casier judiciaire effectuées par une autorité municipale, provinciale ou fédérale canadienne (veuillez consulter la rubrique "Vérification de casier judiciaire" sur cette page pour obtenir des renseignements à ce sujet).

Législation fédérale

Les copies certifiées des lois et des règlements fédéraux signées par le greffier des Parlements n’ont pas besoin d’être notariées. On peut les solliciter auprès du Sénat du Canada.

Toute autre copie de lois et de règlements doit être notariée.

Lettres de collège/cégep ou d'université (p. ex. inscription, enregistrement, obtention du diplôme)

Les lettres de collège/cégep ou d'université, telles que les lettres d'inscription, d'enregistrement ou d'obtention du diplôme, doivent être notariées.

Lettres de recherche au registre des mariages

Nous n’authentifions que les lettres de recherche au registre des mariages délivrées par un bureau provincial ou territorial de l’état civil.

Les lettres de recherche au registre des mariages portant la signature ou le sceau original du registraire de l’état civil pertinent n’ont pas besoin d’être notariées. Autrement, elles doivent être notariés.

Assurez-vous d’avoir tout ce dont vous avez besoin si vous vous mariez à l’étranger.

Lettres d’établissements d’enseignement

Lettres d’établissements d’enseignement

Nous n’authentifions que les lettres d’établissements d’enseignement reconnus par le ministère de l’Éducation de la province ou du territoire.

Les lettres délivrées par un établissement d’enseignement doivent être notariées.

Nous authentifions les documents suivants :

• les lettres d’acceptation;
• les lettres d’inscription;
• les lettres d’admission;
• les lettres de confirmation d’inscription;
• les registres des présences.

Licences de mariage

Les licences de mariage doivent être délivrées et signées par un bureau de l'état civil provincial ou territorial. Elles n'ont pas besoin d'être notariées. Nous ne pouvons pas authentifier les licences de mariage qui ne sont pas délivrées par un bureau de l'état civil provincial ou territorial, même si elles sont notariées.

Licences de Santé Canada

Nous authentifions les licences délivrées par Santé Canada (par exemple, les licences de mise en marché et les licences d’établissement). Les licences de Santé Canada affichant une signature ou un sceau original n’ont pas besoin d’être notariés.

Si votre licence délivrée par Santé Canada n’affiche pas de signature ou de sceau original, elle doit être notariée.

Nous authentifions des documents tels que :

• les licences d’établissement de produits pharmaceutiques;
• les licences d’instruments médicaux

Licences d’exportation

Les licences d’exportation délivrées par le gouvernement du Canada n’ont pas besoin d’être notariées.

Preuves de vaccination

Les preuves de vaccination, telles que celles de la COVID, doivent être notariées. Avant de soumettre ces documents à notre bureau, nous vous suggérons de confirmer auprès de votre pays de destination que l'authentification et la légalisation de ces documents est bien une exigence. Veuillez noter que nous pouvons refuser d'authentifier ces documents si nous avons la confirmation que l'authentification n'est pas exigée.

Relevés d’emploi

Nous authentifions les relevés d’emploi émis conformément aux lignes directrices de Service Canada. Les relevés d’emploi doivent être notariés.

Relevé de notes d’école primaire ou secondaire

Les documents éducatifs doivent être délivrés par des établissements d’enseignement reconnus par le ministère de l’Éducation de la province ou du territoire canadien. Votre bulletin ou relevé de notes doit être notariés.

Relevés de notes collégiaux/de cégep et universitaires

Nous authentifions les relevés de notes délivrés par un établissement d’enseignement postsecondaire canadien reconnu. Les relevés de notes originaux qui sont signés par le registraire n’ont pas besoin d’être notariés.

Vérifications de casier judiciaire

Les documents délivrés par l’administration centrale de la Gendarmerie royale du Canada (GRC) à Ottawa n’ont pas besoin d’être notariés tant qu'ils :

• sont signés par le directeur général des Services canadiens d'identification criminelle en temps réel, et
• contiennent le sceau sec officiel de la GRC.

Les documents délivrés par un service de police provincial (p.ex. la Police provinciale de l’Ontario, la Sûreté du Québec) ou municipal (p. ex. service de police de la ville de Toronto, de Vancouver, de Montréal) ont besoin d’être notariés avant de les envoyer à notre bureau pour authentification.